Totul despre sistemul de management al comenzilor de comerț electronic (OMS)

Acum orice magazin online mic visează să devină o piață. Dar în procesul de creștere apar probleme de scalare care necesită automatizarea sistemului. O astfel de dificultate este mecanismul de control al comenzilor. Iar atunci când contabilitatea Excel începe să creeze mai multe probleme, aceasta este înlocuită cu sisteme de management al comenzilor (OMS). Statisticile Forrester estimează că cheltuielile globale pentru software-ul OMS vor crește la aproximativ 1,9 miliarde USD până în 2026. Acest articol va discuta ce este un sistem de gestionare a comenzilor (OMS) și de ce magazinele online nu pot funcționa fără el.

Probleme cu gestionarea comenzilor în majoritatea magazinelor online de comerț electronic

Gestionarea unor volume mari de comenzi într-un magazin online fără un sistem de management al comenzilor de comerț electronic (OMS) prezintă anumite provocări. Principalele probleme sunt următoarele:

• Erorile banale și fraudele pot fi create cu o coordonare confuză între departamente. Transferul constant al unei comenzi de la o mână la alta nu este în mod clar favorabil pentru munca responsabilă a personalului.
• Lipsa unui supraveghetor general al tranzacției. Un angajat vede doar una dintre etapele procesării comenzii. În acest caz, nimeni nu are o imagine de ansamblu a sistemului. Logica comună deconectată poate duce la redundanța acțiunilor, la creșterea costurilor și la reducerea satisfacției medii a clienților cu serviciul.
• Lipsa capacității de a sincroniza expedierea, livrarea și nevoile minime ale clienților duce la costuri de logistică ridicate.
• Dificultăți în gestionarea situațiilor care nu sunt de rutină . De exemplu, când există sortare în depozit, iar produsul de care are nevoie clientul lipsește de fapt. Este important ca clientul să fie informat în timp util și să i se ofere mai multe opțiuni pentru acțiuni ulterioare.
• Număr irațional de stocuri în depozite sau puncte de vânzare cu amănuntul pentru a onora comenzile. Dacă clientul dorește să ridice mărfurile, el poate economisi la ambalare și transport. Fără sisteme OMS, implementarea unei astfel de scheme este problematică.

Implementarea chiar și OMS de bază va permite antreprenorului să evite majoritatea problemelor de mai sus.

Locul OMS în schema de funcționare a magazinului online

Lansarea unui magazin online de succes fără a-i automatiza activitatea este aproape imposibil. Planificarea achizițiilor și a reclamei, contabilizarea returnărilor, calculul veniturilor/cheltuielilor și plăților – gestionarea acestor procese este acum fie încorporată în funcționalitatea de bază a site-ului, fie furnizată de module plug-in.

De obicei, magazinul online este automatizat folosind următoarele sisteme:

• Contabilitatea mărfurilor: PIM
• Lucrați cu comenzi: OMS
• Interacțiunea cu clienții: CRM

Pe această listă, lucrul cu comenzi oferă afacerii profituri. Pentru ca un client să aducă profit, trebuie să gestionați în mod precis și eficient depozitarea, logistica, expedierea, livrarea și alte etape ale comenzii. În acest scop sunt create sisteme de gestionare a comenzilor de comerț electronic.

Ciclul de viață al comenzii

Etapele comenzii depind în mare măsură de specificul magazinului online. Un lanț de bază de stări este prezentat mai jos:

1. Crearea comenzii : Această etapă se formează în interfața de interacțiune cu clientul: aplicație mobilă, call center, marketplace și altele. Rezultatul este o comandă care intră în OMS.

2. Preprocesarea comenzii : Acest proces include adesea următoarele acțiuni:

• Clarificarea disponibilității bunurilor de la furnizor sau în stoc
• Coordonarea compozitiei finale a comenzii, in cazul in care ceva nu este in stoc, acesta poate fi inlocuit
• Verificarea corectitudinii adresei si a posibilitatii de a efectua livrarea prin metoda selectata
• Verificarea plății

3. Asamblare, ambalare și adresare : La sfârșitul acestei etape, magazinul online are un pachet ambalat cu o etichetă pentru identificare și livrare.

4. Livrare : Posibilitatea monitorizării acestei etape se negociază cu firma de logistică.

5. Rezultatul livrării : Colet primit sau returnat.

Un sistem de management al comenzilor (OMS) ar trebui să vă permită să gestionați comanda pe tot parcursul ciclului său de viață, de la formarea comenzii până la îndeplinire sau returnare.

Varietate de sisteme de gestionare a comenzilor

Să aruncăm o privire la toate modalitățile posibile de a gestiona comenzile care sunt disponibile pentru magazinele online.

1. Management manual comenzi

Dacă magazinul online este doar un supliment la afacerea principală, pentru prima dată, puteți introduce manual contabilitatea comenzilor în Excel și chiar într-un caiet. Dar cu 2 sau 3 comenzi pe zi, această metodologie devine incredibil de consumatoare de timp.

Menținerea constantă a relevanței tabelelor și adăugarea manuală de noi comenzi la acestea va duce ocazional la erori. Și dacă munca cu documente va fi angajată 2 persoane în același timp, problemele încep să crească ca avalanșă. Prin urmare, dacă volumul vânzărilor crește sau ați angajat muncitori, nu puteți face fără automatizarea gestiunii comenzilor.

2. Software special pentru gestionarea comenzilor

Aceste sisteme speciale de gestionare a comenzilor se caracterizează prin versatilitatea lor. Acestea pot fi conectate simultan la mai multe magazine online construite pe platforme diferite. Un astfel de software face parte din infrastructura IT a companiei și oferă adesea nu numai sarcini de gestionare a comenzilor, ci și funcții de reaprovizionare automată.

Dezavantajele software-ului de gestionare a comenzilor speciale sunt costul ridicat al întreținerii acestora și posibilele erori în sincronizarea datelor.

3. Sisteme ERP cu funcționalitate de gestionare a comenzilor

Sistemele ERP sunt o soluție cuprinzătoare pentru afaceri, care integrează aproape toate aplicațiile de contabilitate ale unei întreprinderi: personal, mărfuri, contabilitate, client și altele. ERP face posibilă nu numai structurarea datelor, ci și reglementarea proceselor de afaceri în același timp.

Desigur, automatizarea completă a unui mare magazin online va costa mulți bani și va dura ani de zile pentru a fi implementată. Sistemul ERP își va manifesta rentabilitatea doar pe termen lung. În activitatea site-urilor mici, astfel de sisteme nu sunt utilizate.

Tranziția de la un tip de OMS la altul are loc, de obicei, organic odată cu creșterea scarii afacerii.

Caracteristicile sistemului de management al comenzilor de comerț electronic (OMS)

Automatizarea managementului comenzilor are mai multe fațete, iar capacitățile sale depind în mare măsură de platforma pe care este construit magazinul online. Să luăm în considerare caracteristicile esențiale pe care trebuie să le aibă un OMS:

1. Primirea și generarea comenzilor : Companiile folosesc OMS pentru a automatiza cererile de achiziție primite prin diverse canale. Un client poate comanda un articol prin telefon, printr-o rețea de socializare sau un magazin online, dar, ca urmare, toate informațiile sunt acumulate într-un singur loc.

2. Gestionarea stocurilor : OMS vă permite să urmăriți anumite etape ale mișcării mărfurilor și să planificați achizițiile pe baza acestor date.

3. Controlul livrării : Accesul la OMS poate fi acordat companiilor terțe 3PL, ceea ce vă permite să garantați expedierea și să determinați întotdeauna cel mai bun loc pentru expediere.

4. Gestionarea retururilor și a garanției : Sistemele de gestionare a comenzilor vă permit să anulați marfa, să urmăriți pachetele returnate, să rambursați banii și să ajutați la finalizarea altor procese.

5. Managementul acțiunilor managerilor : Un OMS trebuie să fie capabil să răspundă la anumite declanșatoare și să genereze sarcini pentru personal. De exemplu, dacă o livrare are mai mult de 2 săptămâni, linia de comandă devine roșie și necesită atenție.

Declanșatorii pot fi utilizați și într-o situație de rutină. De exemplu, mutarea comenzii în starea „Plătit” poate semnala depozitarului să înceapă să formeze un pachet. Sistemul de declanșare reduce nevoia de interacțiune a personalului, economisind timp.

Cum economisesc timp magazinele de comerț electronic cu OMS?

Luați în considerare algoritmul clasic al acțiunilor unui manager atunci când lucrați într-un magazin online neautomat:

1. Primirea comenzilor in panoul de administrare al magazinului online
2. Revizuirea procesului de plată în bancă
3. Livrarea mărfurilor în software special
4. Introducerea unei comenzi pe site-ul serviciului de livrare
5. Spate în spate în panoul de administrare și schimbare manuală a stării comenzii

După implementarea unui sistem de gestionare a comenzilor eCommerce complet funcțional, operațiunile de mai sus pot fi efectuate într-o singură fereastră.

Beneficiile cheie ale sistemelor de gestionare a comenzilor de comerț electronic

Scopul oricărei afaceri este de a obține profit, așa că scopul final al utilizării OMS ar trebui să fie creșterea veniturilor. Se realizează în următoarele moduri:

• Optimizarea managementului stocurilor permite direcționarea fondurilor eliberate pentru extinderea sortimentului.

• Îmbunătățirea calității serviciului pentru clienți și reducerea erorilor de livrare crește probabilitatea unor achiziții repetate, ceea ce poate stimula vânzările generale ale magazinului online.

• Servirea mai multor canale de vânzare într-o singură interfață oferă clienților mai multe opțiuni pentru cumpărarea și livrarea produselor.

• Reducerea personalului prin automatizarea proceselor și fără a fi nevoie să angajeze oameni suplimentari atunci când vânzările cresc.

• Minimizarea costurilor de livrare prin selectarea celei mai economice variante acceptabile clientului.

• Automatizarea și sincronizarea informațiilor în timpul plasării comenzii evită erorile logice care necesită timp și resurse umane semnificative pentru eliminare.

• Analiza rezultatelor vânzărilor în ceea ce privește condițiile de livrare și plată vă permite să stabiliți termeni mai atractivi pentru clienți și, în cele din urmă, să creșteți vânzările.

Beneficiul financiar al utilizării OMS este evident, deși configurarea lor inițială necesită ceva timp și bani.

Criterii de selecție pentru sistemele de gestionare a comenzilor de comerț electronic

Atunci când alegeți un OMS pentru magazinul online, ar trebui să acordați atenție următorilor factori:

1. Capacități de integrare : OMS ar trebui să se integreze perfect în majoritatea platformelor pentru magazine online, oferind o gestionare convenabilă a comenzilor. De asemenea, aplicația trebuie să suporte schimbul de informații cu alte elemente ale site-ului web – module de plată, livrare și altele.

2. Multicanal: este de dorit ca OMS să poată concentra vânzările prin diverse canale: site-uri web, piețe, rețele sociale și așa mai departe. Acest lucru vă permite să consolidați toate datele într-un singur loc și să formați o singură interfață pentru analiză.

3. Scalabilitate: dimensiunea unei afaceri de comerț electronic este rareori stabilă. De aceea OMS va permite procesarea unui flux de comenzi mult mai mare decât cel existent.

4. Previziune și raportare: Un OMS bun ar trebui să ajute la analiza vânzărilor și să avertizeze despre potențiale probleme. De exemplu, sistemul poate prezice lipsa de produse după o anumită perioadă prin evaluarea dinamicii stărilor comenzilor.

5. Automatizare: Sistemul de management al comenzilor de comerț electronic ar trebui să simplifice operațiunile zilnice de rutină și să reducă numărul de personal. În plus, automatizarea ar trebui să simplifice procedurile complicate de cumpărare, să analizeze restul bunurilor vândute și să formeze rapoarte regulate.

6. Personalizare: API-ul sistemului de management al comenzilor de comerț electronic ar trebui să fie disponibil pentru integrare cu alte module ale site-ului. La urma urmei, nimeni nu știe ce aplicații utile trebuie conectate într-o lună sau un an de funcționare a magazinului online.

Un OMS eficient și robust nu mai este un lux, ci o necesitate în lumea dinamică a comerțului electronic. Criteriile noastre vă vor ajuta să alegeți sau să dezvoltați cel mai bun sistem de gestionare a comenzilor de comerț electronic.

Concluzie

Automatizarea managementului comenzilor este un pas inevitabil cu care se confruntă fiecare magazin online. Sistemul de management al comenzilor de comerț electronic (OMS) joacă un rol critic în eficientizarea și optimizarea procesului de onorare a comenzilor pentru afacerile online. Acesta servește ca un hub centralizat care permite gestionarea eficientă a comenzilor, inventarului și datelor clienților, rezultând o satisfacție îmbunătățită a clienților și o eficiență operațională sporită.