Importanța curățării datelor murdare pentru operațiuni îmbunătățite și succesul clienților

Imaginați-vă că încercați să traversați oceanul cu o barcă care are găuri în ea. Te vei uda. S-ar putea chiar să te scufunzi. Cu siguranță nu vei reuși să treci fără probleme.

Șansele ca acest lucru să se întâmple sunt destul de mici, deoarece orice persoană sensibilă și-ar verifica cu atenție barca înainte de a se îmbarca într-un astfel de efort.

Dar cum rămâne cu datele CRM pe care compania ta le folosește pentru a contacta clienții potențiali, a segmenta clienții și a lua decizii strategice? Verificați vreodată dacă are găuri în el?

Tu ar trebui.

Datele murdare afectează negativ fluxurile de lucru, eforturile de marketing și experiența clienților dvs. Te poate pune chiar în probleme legale.

Dar ce sunt exact datele murdare?

Ce sunt datele murdare?

Datele murdare sau datele necurate sunt date care sunt într-un fel defecte: pot conține duplicate sau pot fi învechite, nesigure, incomplete, inexacte sau inconsecvente. Exemplele de date murdare includ adrese greșite, valorile câmpurilor lipsă, numere de telefon învechite și înregistrări duplicate ale clienților.

Când sunt ignorate, datele murdare pot cauza probleme serioase afacerii dvs. Poate pune în pericol experiența clienților, poate duce la denaturarea rezultatelor afacerii și poate avea un impact negativ asupra deciziilor strategice.

Pentru a evita riscurile unei calități slabe a datelor, curățarea periodică a datelor este esențială. Vom discuta despre cum să curățăm datele mai jos în această postare. Dar mai întâi, să aruncăm o privire la modul în care datele se murdăresc.

Cum se murdăresc datele

Datele se pot murdări atunci când sunt introduse, stocate sau utilizate incorect. Adesea, acest lucru se reduce la o eroare umană sau o lipsă de reguli de standardizare pentru introducerea datelor, dar problemele tehnice pot duce și la date murdare.

Exemple de date murdare

Date duplicate

Datele duplicate se referă la înregistrările care partajează parțial sau total aceleași informații. Acestea apar atunci când aceeași informație este introdusă de mai multe ori, uneori în formate diferite. Un exemplu tipic de date murdare duplicat este atunci când un client există în CRM de mai multe ori. Acest lucru se întâmplă adesea deoarece numele clientului este scris ușor diferit de fiecare dată.

De exemplu:

• Patty J. Greenfield
• Patty Julia Greenfield
• Patricia J. Greenfield
• Patricia Julia Greenfield

Deoarece informațiile despre clienți sunt împrăștiate în diferite înregistrări, datele duplicate ale clienților conduc la:

• Serviciu slab pentru clienți
• Urmărire și raportare incorectă
• Direcționare de marketing dublă (sau triplă).

Date nesigure

Datele nesigure sunt date care nu sunt criptate sau accesul controlat. Este accesibil de către oricine din compania dvs. și, în cel mai rău caz, chiar și de către terți. Datele nesigure nu reprezintă doar un risc pentru confidențialitate, ci și o amenințare legală, deoarece companiile riscă să nu respecte legi precum GDPR și CCPA.

Date incomplete

Un exemplu de date murdare care este incompletă ar fi dacă formularul dvs. de înscriere la buletin informativ are un câmp pentru prenumele clientului potențial, dar câmpul nu este un câmp obligatoriu. Apoi, clienții potențiali se pot înscrie fără a-și lăsa numele, ceea ce ar face campaniile dvs. de e-mail personalizate mai puțin eficiente.

Date inexacte

Datele inexacte sunt date care conțin greșeli. Un exemplu de date inexacte ar fi un client care își introduce numele de familie pe unul dintre formularele dvs., dar face o greșeală de tipar. În acest caz, aveți numele de familie al clientului, dar este inexact. Este un record murdar.

Un alt exemplu ar fi dacă un reprezentant de vânzări înregistrează un număr de telefon incorect pentru un client potențial în Salesforce. În acest caz, este esențial să îmbunătățim datele Salesforce pentru a continua conversația cu acest client potențial.

Date învechite

Datele învechite sunt inexacte nu pentru că au fost introduse incorect, ci pentru că înainte erau exacte și acum nu mai sunt. Un exemplu tipic de date murdare care sunt învechite este dacă CRM-ul dvs. încă listează adresa veche a unui client după ce acesta s-a mutat.

Alte exemple de date învechite sunt:

• Adrese de e-mail care nu mai sunt utilizate
• Titlurile persoanelor care și-au schimbat locul de muncă
• Segmente de e-mail învechite

Date incorecte

Datele incorecte sunt date care nu fac parte din parametrii specificați anterior. Ca atare, este mai ușor de prevenit. Un exemplu ar fi dacă un client își introduce data nașterii folosind un meniu drop-down. Sistemul dvs. le va permite probabil să aleagă doar una din 12 luni, una din 31 de zile și poate că nici nu vor putea selecta un an de naștere care să-i facă mai în vârstă de 130 de ani.

Date inconsistente

Datele inconsistente sunt cunoscute și sub numele de redundanță de date. Apare atunci când companiile stochează aceleași informații în locuri diferite fără a sincroniza acele informații. Un prim exemplu ar fi o companie care stochează informații despre clienți atât în ​​CRM, cât și în instrumentul său de marketing prin e-mail.

Cum să curățați datele

Toate tipurile de date murdare de mai sus creează riscuri pentru compania dvs., așa că curățarea datelor și evitarea acestor situații este crucială.

Iată cum să faci asta:

Creați ghiduri privind calitatea datelor

Înainte de a începe curățarea datelor, definiți cum arată un set de date curat pentru compania dvs. și ce bune practici ar trebui urmate pentru a vă păstra datele cât mai curate posibil.

Standardizați datele

A avea o strategie de calitate a datelor include definirea unei modalități de standardizare a datelor de îndată ce acestea intră în sistemul dumneavoastră. Enumerați toate modalitățile în care colectați date chiar acum, care sunt punctele de intrare pentru acele date și cum vă veți asigura că toate acele date sunt introduse în același mod, indiferent de punctul de origine.

Efectuați un audit

După ce ați stabilit regulile de calitate a datelor ale companiei dvs. și sunteți sigur că toate datele noi vor fi introduse într-un mod standardizat, este timpul să efectuați un audit al datelor existente. Din păcate, găsirea tuturor datelor murdare nu este ușoară și, deși ar trebui să urmăriți detectarea 100%, știți că probabil că veți rata unele probleme. De aceea este important să faceți un audit nu o singură dată, ci în mod regulat.

O modalitate de a face acest proces mai ușor este să colectați în mod continuu feedback de la diferitele departamente din cadrul companiei dvs. care lucrează cu date. Acest tip de feedback vă arată unde datele murdare cauzează probleme în activitățile de zi cu zi.

Un exemplu: echipa dvs. de marketing spune că a observat cum prenumele din e-mailurile personalizate au uneori lipsă de majuscule. Acest lucru vă spune că valorile prenumelui nu sunt întotdeauna formatate în același mod - probabil pentru că abonații de e-mail nu se deranjează întotdeauna să-și scrie propriile nume cu majuscule.

Curățați datele murdare

După ce aveți o imagine de ansamblu asupra datelor murdare, începeți procesul de curățare. Curățarea datelor poate fi o sarcină îngrozitoare, care necesită timp. Există diferite moduri de a face acest lucru, fiecare cu propriile sale avantaje și dezavantaje.

1. Manual

Curățarea manuală a datelor trebuie făcută doar cu moderație. Este în regulă să curățați o înregistrare pe care trebuie să o utilizați chiar acum, dar curățarea manuală a tuturor datelor pe care le deține compania dvs. este o sarcină imposibilă.

Nu numai că va dura o veșnicie, dar ești obligat să ratezi lucruri și să faci greșeli, provocând și mai multe erori.

2. Folosind Excel

Folosirea formulelor Excel poate accelera procesul de curățare, dar este totuși destul de manual. Trebuie să construiți singur formulele, iar unele probleme de date ar putea fi prea complicate pentru a fi rezolvate cu o formulă Excel.

În plus, Excel nu poate gestiona seturi masive de date, așa că ar trebui să lucrați în bucăți, luând notă ce seturi de date le-ați curățat deja.

În cele din urmă, ești forțat să încarci seturi de date statice în Excel. Când importați datele clienților luni, probabil că sunt deja depășite până vineri.

3. Bazându-se pe o terță parte

Dacă nu doriți să alocați timp intern pentru curățarea datelor dvs., angajarea unui consultant de date poate fi o opțiune bună. Consultanții de date sunt specialiști care fac mai mult decât să vă curățeze datele murdare. De asemenea, pot efectua un audit pentru dvs. și vă pot ajuta să vă îmbunătățiți procesele de date existente, astfel încât să existe mai puține șanse ca date murdare să fie create în viitor.

Dezavantajele angajării consultanților includ costurile ridicate și faptul că probabil va trebui să le oferiți acces la toate datele dvs., ceea ce poate duce la unele preocupări legate de confidențialitate.

4. Angajarea de dezvoltatori dedicați

Deoarece managementul datelor este un proiect în derulare, puteți angaja unul sau mai mulți dezvoltatori care se dedică pe deplin păstrării curate a datelor. Deoarece acești oameni vor lucra în interior, probabil că vor fi mai loiali companiei dvs. decât ar fi un consultant extern și vor putea să se familiarizeze mai bine cu oferta dvs.

În plus, angajarea pe cineva pentru un proiect în derulare, cum ar fi întreținerea datelor, este adesea mai ieftină.

5. Utilizarea software-ului

Există o varietate de instrumente care vă ajută să identificați și să curățați datele murdare. Aceste instrumente sunt adesea mai ieftine decât angajarea unui consultant sau a unui dezvoltator dedicat și nu fac greșeli umane.

Cu toate acestea, nu toate aceste instrumente sunt create egale. Alegeți unul care poate identifica nepotrivirile datelor, verifica formatarea (de exemplu, a datelor) și recunoaște ce câmpuri să îmbinați.

De asemenea, veți dori să efectuați câteva teste pe mostre de date mici pentru a vă asigura că instrumentul funcționează așa cum trebuie. Dacă nu faceți acest lucru și nu o lăsați pe toată baza de date, riscați să ajungeți cu probleme mai mari decât ați început.

Configurați gestionarea continuă a bazei de date

Sperăm că aveți deja gestionarea bazei de date. Dacă nu, este timpul să-l configurați. Deși probabil va trebui să vă curățați datele la intervale regulate, este o practică proastă să lăsați problemele să apară până când acestea subminează calitatea generală a bazei de date.

Ca companie, culegeți, organizați, stocați și manipulați în mod constant date noi. Gestionarea continuă a bazelor de date include procesele și practicile necesare pentru a proteja calitatea acelor date și pentru a preveni murdărirea acestora.

Datele murdare necesită o gestionare continuă

Odată cu volumul de date pe care companiile le adună și le gestionează în zilele noastre, este practic imposibil să evitați ca unele dintre aceste date să se murdărească. Diferitele tipuri de date murdare vor avea consecințe diferite pentru afacerea dvs. Ca atare, veți dori să curățați înregistrările în mod regulat pentru a evita escaladarea problemelor.

Puteți să curățați datele manual, să utilizați Excel, să angajați o terță parte, să construiți o echipă internă de curățători de date și/sau să vă bazați pe software specializat.

Doriți să aflați mai multe?

Pentru un ghid pas cu pas pentru curățarea datelor dvs. CRM, consultați cartea noastră electronică: „Pădirea calității datelor”.