Managementul tranzacțiilor digitale: 4 pași către o întreprindere fără hârtie

Pentru o companie de succes de astăzi, nu există o transformare digitală matură decât dacă sunt implementate cele mai bune soluții de management al tranzacțiilor digitale . Să începem prin a pune o întrebare: ce conține acronimul DTM?

Include o categorie largă de servicii cloud create pentru a gestiona digital tranzacțiile pe baza fluxurilor de documente . Toate acestea se realizează într-un context care asigură securitatea datelor și respectă reglementările de confidențialitate (actualizate în mod constant) .

Vorbim despre: tranzacții electronice, transferuri de documente, autentificare, semnături digitale, certificări și stocare securizată și dematerializată, aspectele legale de „ non-repudiere ” și co-browsing între companie și client.

Din aceste exemple, putem înțelege că soluțiile Digital Transaction Management se încadrează într-un domeniu de acțiune foarte larg și articulat, care implică multe aspecte interconectate.

În această postare, ne vom concentra pe 4 puncte cheie care sunt esențiale pentru tranziția către o companie inteligentă și fără hârtie. Dar, mai întâi, să înțelegem rapid beneficiile implementării sistemelor DTM.

Beneficiile managementului tranzacțiilor digitale

Am vorbit deja despre beneficiile soluțiilor de management digital al tranzacțiilor , la care vă puteți referi pentru o privire de ansamblu mai aprofundată. Aici, putem rezuma principalele beneficii:

1) Economii de costuri : Cu procesele digitale, costurile de tipărire, expediere, depunere și certificare (și personalul aferent) sunt eliminate.

2) Economii de timp : economiile de timp realizate la trecerea de la analog la digital au și un impact financiar. Rețineți: economiile de timp nu sunt doar din partea companiei, ci și din partea clienților... și acest lucru este crucial pentru reputația mărcii, experiența clienților și aspectele de loialitate.

3) Securitate sporită : cu DTM, riscurile – legate de stocarea documentelor fizice, de pierdere sau deteriorare în timpul transferurilor, de contrafacere și cele legate de scurgerea sau pierderea datelor – în general sunt reduse. Totul rămâne întotdeauna perfect urmăribil, recuperabil și verificabil, rapid și intuitiv.

4) Flexibilitate și scalabilitate : două caracteristici care provin direct din arhitectura de cloud computing pe care sistemele DTM sunt întotdeauna construite și care sunt esențiale pentru a face față provocărilor ecosistemului fluid și accelerat de astăzi.

Un mic start-up, de exemplu, ar putea fi nevoit să gestioneze o creștere neprevăzută a tranzacțiilor într-un interval de timp scurt. Fără soluții eficiente de management al tranzacțiilor digitale , cu siguranță ar risca să se confrunte cu blocaje care o împiedică să profite de oportunitățile unei creșteri rapide și neplanificate.

5) Integrarea cu sistemele CRM și CCM : acesta este un punct central care nu poate fi rezumat în doar câteva rânduri. Dar vom reveni la asta mai târziu în această postare, când ne vom concentra pe procesele digitale.

În cele din urmă, iată o cifră elocventă care a reieșit din cercetări recente: în 2021, piața globală de management al tranzacțiilor digitale a fost evaluată la 8,04 miliarde de dolari . Se estimează că va crește din 2022 până în 2030 la o rată medie anuală (CAGR) DE 25,5% (sursa: grandviewresearch.com).

Acum, așa cum am promis, să trecem la specificul soluțiilor de management al tranzacțiilor digitale . După cum era de așteptat, le-am izolat pe cele patru care sunt cele mai esențiale și promițătoare pentru prezent și viitorul apropiat.

1. Semnătură electronică

Potrivit site-ului Agenției pentru Italia Digitală (AgID), „Semnătura electronică calificată (FEQ) – sau semnătura digitală – este rezultatul unei proceduri informatice, numită validare, care garantează autenticitatea, integritatea și nerepudiarea documente informatice” (agid.gov.it).

Din definiții mai tehnice, care sunt avantajele semnăturilor digitale?

În primul rând, viteză și comoditate : documentele computerizate pot fi validate oriunde v-ați afla, fără limitări geografice sau legate de dispozitiv. Mai puțină hârtie : cu eliminarea costurilor de tipărire și apoi de arhivare (cu toate riscurile asociate pe care le-am discutat deja). Acest lucru are un impact pozitiv în ceea ce privește eficiența , făcând procesul de semnare a oricărui tip de contract mai agil și mai inteligent. În plus, există și o creștere a securității .

Bazându-se pe servicii de semnătură electronică precum cele oferite de Doxee, există aspectul important al integrării cu alte soluții de management al tranzacțiilor digitale . Soluțiile de semnătură electronică Doxee pot fi integrate cu ușurință cu alte produse precum facturarea electronică, stocarea digitală conformă cu reglementările, dar și cu sistemele CRM și CCM.

Pe scurt, este un proces digital complet de onboarding care combină conformitatea cu reglementările cu o experiență de nivel înalt pentru clienți și utilizator .

2. Blockchain

De la un instrument bine consacrat precum semnăturile electronice, ne întoarcem la o tehnologie destul de tânără, una care are încă mai multe de oferit.

Ne referim la Blockchain , care face parte din domeniul mai larg al Tehnologiei Distributed Ledger (DLT). Această tehnologie a sărit în prim-planul publicului larg pe valul de entuziasm pentru Bitcoin și ecosistemul criptomonedei, dar aplicațiile sale depășesc cu mult cele de natură strict financiară.

De fapt, blockchain se bazează pe conceptul de consens distribuit și este un registru neschimbabil al tranzacțiilor , fără a fi nevoie ca o entitate centrală să acționeze ca intermediar. Este o adevărată revoluție, una care nu a fost încă explorată , care are impact asupra tuturor tipurilor de tranzacții, transferuri de documente, proprietate, certificare și autentificare.

Gândiți-vă doar la așa-numitele „ contracte inteligente ”. Aceasta se referă la activarea automată a contractelor între diferite tipuri de părți private pe baza tehnologiilor software de registru distribuit și cu cele mai solide garanții legate de integritatea datelor despre un serviciu, proces, tranzacție sau document.

Cuvântul cheie este dezintermediere . Și tocmai în această direcție se îndreaptă mediul social și economic cu pași din ce în ce mai decisivi. Nu este surprinzător că autoritățile de reglementare din întreaga lume (inclusiv Italia) apelează din ce în ce mai deschis la acest tip de tehnologie pentru a reglementa modul în care este utilizată.

3. Depozitare dematerializată

Soluțiile eficiente de management al tranzacțiilor digitale încep cu conservarea dematerializată a documentelor.

Dar înainte de a merge mai departe, să lămurim aerul neînțelegerilor: digitizarea și dematerializarea sunt două concepte diferite .

Dematerializarea este un proces care trece dincolo de simpla digitalizare. Cu acesta, documentele pe hârtie pot fi complet eliminate , deoarece omologii digitale preiau valoare juridică și probatorie deplină .

În acest domeniu nu poți improviza. Și este esențial să te bazezi pe companii specializate. De mai bine de 10 ani, Doxee Standard Digital Preservation este aleasă de sute de companii din diferite sectoare, cu peste 2 miliarde de documente păstrate și peste 400 de entități juridice gestionate . 

Și mai important, soluțiile de conservare dematerializate de la Doxee nu numai că îndeplinesc obligațiile legislative și asigură actualizări constante ale reglementărilor, ci sunt concepute în funcție de nevoile fiecărei companii, astfel încât să poată fi integrate cu sistemele CRM și CCM dintr-o perspectivă omnicanal și bazată pe date .

Tocmai procesele digitale, cum ar fi CRM și CCM, ne vom adresa în încheierea acestei postări.

4. Procese digitale CRM și CCM

O companie fără hârtie este o companie mai eficientă, una care reduce risipa, optimizează costurile și accelerează și își face procesele interne mai inteligente.

Dar asta nu este tot. Există un punct și mai important: o companie fără hârtie este și o companie care poate oferi clienților săi cea mai bună Experiență Clientului .

Cât de importante sunt soluțiile DTM în acest sens? Aici, vom lăsa datele să vorbească pentru noi. Într-un studiu comandat de DocuSign pentru Forrester, 32% dintre respondenți au declarat că au renunțat la încheierea contractelor, acordurilor și tranzacțiilor deoarece au fost descurajați de procedurile pe hârtie și manuale (sursa: docusign.co.uk).

Și aici ajungem la un punct decisiv: posibilitățile de integrare a sistemelor de Digital Transaction Management cu sistemele de Customer Relationship Management și Customer Communication Management . Acesta este un adevărat cerc virtuos: prin implementarea soluțiilor DTM, precum semnăturile electronice și stocarea dematerializată, o companie are la dispoziție o cantitate imensă de date . Chiar mai la obiect: are la dispoziție date extrem de granulare care pot fi preluate și sortate într-un mod automat și funcțional. În ce se traduce toate acestea?

Se traduce prin capacitatea de a face o imagine foarte precisă a tuturor proceselor digitale implicate în relația cu clienții . Urmărirea istoriei, cunoașterea caracteristicilor indivizilor, obiceiurile, preferințele și posibilele nevoi ale acestora.

Din aceste cunoștințe foarte aprofundate, atunci, se pot construi atâtea relații personalizate câte clienți sunt înșiși: automat, desigur.

Și aici, odată cu integrarea perspectivei bazate pe date în sistemele CRM și CCM, trecerea de la o relație unu-la-mulți la un adevărat dialog unu-la-unu este perfect realizată.

Pe scurt: fructul cel mai copt al implementării soluțiilor de management al tranzacțiilor digitale este acela de a realiza cea mai importantă promisiune a transformării digitale: capacitatea de a pune cu adevărat persoanele în centrul fiecărei afaceri .