Ce este o semnătură digitală? Aflați cum să îl asigurați

Apariția revoluției software a adus o productivitate și un confort fără precedent. Cu toate acestea, a dus, de asemenea, la o amenințare crescută sub formă de hacking și încălcări ale datelor.

Falsificarea unei semnături este una dintre cele mai vechi forme de fraudă din carte și este probabil cea mai rapidă modalitate prin care un criminal poate convinge o instituție juridică sau de afaceri că este cineva care nu este. Datorită securității semnăturii digitale, avem în sfârșit o modalitate de a verifica activitățile online.

La suprafață, trecerea de la semnătura scrisă tradițională la un software de semnătură electronică pentru desfășurarea afacerilor pare să fi făcut această imitație rău intenționată mai ușoară ca niciodată. La urma urmei, arta fizică de a crea o semnătură a fost înlocuită cu simple lovituri și imagini ale stiloului.

Din fericire, această problemă a fost în fruntea conștiinței experților IT și a companiilor de software de semnătură electronică. Protecția identității și a datelor este de departe una dintre cele mai importante părți ale modelelor lor de afaceri.

În ciuda acestui fapt, nu toate soluțiile software sunt create egale, așa că vă va ajuta să înțelegeți ce măsuri de securitate sunt necesare pentru a vă apăra afacerea și clienții.

Cum funcționează semnătura digitală

La baza tuturor acestor forme de securitate a datelor este semnătura digitală. O semnătură digitală este separată de semnătura electronică obișnuită prin faptul că nu este o reprezentare a unei semnături fizice „formale” și nu este utilizată pentru legalizarea contractelor de afaceri și a acordurilor legale.

În schimb, o semnătură digitală este un instrument de securitate constând dintr-un algoritm matematic complex utilizat pentru a verifica autenticitatea și validitatea unui mesaj trimis prin internet.

Software-ul de semnătură electronică utilizează semnături digitale pentru a oferi securitate sporită utilizatorilor săi. Funcția de bază a acestui proces este de a furniza două seturi de „chei” digitale pentru un document folosind ceea ce este cunoscut sub numele de sistemul de infrastructură a cheilor publice (PKI).

Prima cheie este o cheie publică pe care o deține expeditorul documentului, în timp ce a doua este o cheie privată care este generată de actul semnării documentului în sine.

Când documentul notarial este returnat entității inițiale, algoritmul criptografic încorporat va compara cele două chei. Dacă cheia privată trimisă de semnatar nu se potrivește cu cheia publică deținută de destinatar, documentul va rămâne blocat.

Acest proces simplu de criptare este totuși o modalitate extrem de eficientă de a se asigura că o semnătură electronică rămâne sigură și că înregistrările tranzacțiilor și acordurilor încheiate sunt exacte și reflectă starea reală a lucrurilor fie pentru o afacere, fie pentru o altă entitate juridică.

Tipuri de semnături digitale

În timp ce sistemul PKI standard este în general mai mult decât suficient pentru majoritatea întreprinderilor, unele organizații lucrează cu date extrem de sensibile și au nevoie de straturi suplimentare de protecție pentru acordurile pe care le gestionează.

Semnături certificate

Semnăturile certificate sunt ca semnăturile electronice tipice, în sensul că sunt folosite pentru a legaliza documentele legale și de afaceri. Cu toate acestea, acestea includ și un nivel suplimentar de securitate și asigurare sub forma unui certificat digital.

Aceste certificate sunt emise de o terță parte cunoscută sub numele de Autoritate de Certificare (CA) și ajută destinatarul să verifice originea și autenticitatea documentului în cauză.

Semnături de aprobare

Semnăturile de aprobare funcționează puțin diferit față de alte forme de semnătură electronică.

De fapt, nu sunt deloc lucruri pe care destinatarul final a intenționat să le semneze. Mai degrabă, ele funcționează pentru a semnifica că un anumit document a fost aprobat de o anumită persoană sau entitate, astfel încât să prevină corespondența inutilă și să optimizeze fluxurile de lucru și procesele birocratice.

Semnături invizibile

Această formă de semnătură digitală permite unui expeditor să transfere un tip de document în care reprezentarea vizuală a unei semnături ar putea să nu fie adecvată, verificând totuși dacă aceasta a fost aprobată de persoana potrivită (în cazul unei semnături de aprobare) și/sau a avut autenticitatea sa certificată.

Alegerea între furnizarea unei semnături digitale vizibile sau invizibile este, în general, decisă de politicile specifice ale companiei și de câte informații doriți să furnizați unui semnatar.

Clase de semnături digitale

Pe lângă diferitele tipuri de semnături digitale, există și niveluri specifice de securitate digitală, clasate de la cel mai puțin la cel mai sigur. Prezența unor caracteristici de securitate specifice poate influența clasarea unei anumite soluții și este legată de procesul general de certificare a semnăturii discutat mai sus.

Clasa I

Primul nivel de semnături digitale, certificatele de semnătură de clasa I, oferă un nivel de bază de securitate și sunt, în general, validate doar pe baza unui ID de e-mail și a unui nume de utilizator. Din acest motiv, semnăturile legate de aceasta nu sunt valabile pentru documentele legale sau pentru majoritatea acordurilor de afaceri.

Clasa II

A doua clasă de semnături digitale este adesea folosită pentru securizarea taxelor și a altor documente și înregistrări financiare în cazul în care riscurile și preocupările generale de securitate sunt scăzute sau moderate.

Semnăturile de clasa II funcționează prin compararea identității unui semnatar cu o bază de date securizată pentru a ajuta la controlul cine are acces la ce informații specifice.

Clasa III

Al treilea și ultimul nivel de securitate a semnăturii digitale vine sub forma unor „puncte de control” online care solicită unei organizații sau unei persoane să prezinte o anumită formă de identificare, cum ar fi un permis de conducere, înainte de a putea semna acordul sau documentul în cauză. .

Acest tip de securitate a semnăturii este utilizat pentru lucruri precum dosarele în instanță, biletele electronice și alte domenii în care este necesar un nivel ridicat de securitate.

Caracteristici de securitate a semnăturii digitale

În timp ce aceste concepte generale se vor rambursa cu siguranță de multe ori pe parcursul carierei tale, uneori trebuie doar să evaluezi o anumită bucată de software de semnătură electronică pe baza specificațiilor.

Mai jos este o listă cu diferite caracteristici legate de securitatea documentelor și a semnăturilor menite să vă ghideze căutarea pe măsură ce găsiți modalități de a vă asigura integritatea datelor.

PIN-uri, parole și coduri

Această primă caracteristică este de departe cea mai simplă și cea mai simplă; cu toate acestea, ubicuitatea sa aproape este o dovadă a cât de eficient este ca nivel de bază de securitate și este în sine înșelător de complex.

Folosind un document care este protejat de o parolă trimisă de proprietarul documentului, îl puteți ajuta pe semnatar să știe că ceea ce semnează este autentic, prevenind în același timp modificarea nedorită a documentului.

Securitate în cloud

Având în vedere că mult, dacă nu chiar tot, software-ul de semnătură digitală este livrat sub modelul Software as a Service (SaaS), este esențial să vă asigurați că știți ce să căutați atunci când vine vorba de protocoalele de securitate care vor fi implementate de la distanță pentru a protejați-vă acordurile legale și de afaceri de către furnizorul însuși.

Înțelegerea încălcărilor de securitate din trecut, pierderea datelor și a altor riscuri este crucială dacă doriți să faceți cea mai bună alegere posibilă pentru organizația dvs. Acest lucru se poate face în câteva moduri.

În primul rând, doriți să vă asigurați că furnizorul în cauză utilizează o infrastructură cloud puternică, de obicei printr-un parteneriat cu furnizori de servicii precum Microsoft Azure sau IBM SoftLayer. Avantajul acestui lucru este că asigură că infrastructura de securitate de bază a unui furnizor îndeplinește diferitele cerințe de reglementare pentru securitatea digitală de vârf.

Următoarea piesă a puzzle-ului vine sub forma înțelegerii modului în care furnizorul de software abordează criptarea datelor. Pentru aceasta, există doi termeni cheie pe care trebuie să îi înțelegi:

• Date de repaus: date care sunt păstrate pe un server cloud sau pe un hard disk care nu este în prezent accesat de un program.
• Date de tranzit : Datele în tranzit se referă la mișcarea datelor între servere și aplicații.

Pentru a avea o securitate cloud cu adevărat cuprinzătoare, trebuie să vă asigurați că furnizorul pe care îl luați în considerare are o criptare puternică a datelor atât în ​​timpul fazei de repaus, cât și în timpul fazei de tranzit a ciclului de viață al datelor. Acest lucru va ajuta la protejarea tranzacțiilor și acordurilor actuale, precum și la asigurarea securității înregistrărilor și a documentației.

Autentificarea utilizatorului

O altă modalitate de a asigura rapid și eficient un nivel suplimentar de securitate pentru documentele și acordurile dvs. este să implementați funcții care să ajute la verificarea identității semnatarului vizat.

Aceste caracteristici includ instrumente de autentificare a unui semnatar înainte de a-și executa semnătura electronică, precum și o metodă de a lega autentificarea de înregistrarea generală a semnăturii electronice.

În mod ideal, o soluție care utilizează un set bun de protocoale de autentificare a utilizatorilor va permite mai multe metode de autentificare, cum ar fi autorizarea de la distanță a ID-ului și a parolei, verificarea adresei de e-mail sau încărcarea de documente, cum ar fi un permis de conducere sau alte documente oficiale guvernamentale.

Marcare temporală

Marcajele de timp sunt de obicei asociate cu semnături certificate ca o modalitate de a afișa vizual verificarea unui anumit document sau acord.

Prezența unui marcaj temporal autorizat digital indică faptul că conținutul unui fișier a fost verificat la un moment dat de o anumită persoană sau entitate și nu s-a schimbat de atunci. Aceste ștampile sunt preluate și aplicate printr-un serviciu automat care este asociat cu procesul de certificare a semnăturii digitale.

Proces de audit încorporat

Capacitatea de a verifica și arhiva în mod independent o semnătură electronică poate oferi un nivel crucial de securitate pentru afacerea dvs.

Acest proces este realizat atunci când o bucată de software de semnătură electronică încorporează semnătura direct în documentul în sine, creând o înregistrare portabilă, autocontrolabilă, fără influența furnizorului original de software.

Efectul general al acestui lucru este de a asigura un control complet asupra înregistrărilor și documentelor dvs., astfel încât o modificare a contului cu furnizorul să nu afecteze capacitatea dumneavoastră de a accesa înregistrările.

Lista de verificare a conformității E-Sign

Acum că ați dezvoltat o înțelegere a caracteristicilor de securitate de care aveți nevoie pentru a vă proteja datele, următorul pas este să vă asigurați că semnăturile dvs. electronice rămân conforme cu diferitele supravegheri normative ale organizației sau industriei dvs.

Trebuie îndeplinite anumite cerințe legale pentru ca semnătura dumneavoastră electronică să funcționeze ca un proces de afaceri valid.

Acestea sunt incluse în Actul E-Sign din Statele Unite, care oferă semnăturilor electronice statutul lor juridic.

• Intenția de a semna: ca și în cazul unei semnături tradiționale, aceasta se referă la condiția legală standard în care o semnătură este valabilă numai dacă toate părțile intenționează să semneze.
• Consimțământul pentru a face afaceri electronic: pentru ca o semnătură electronică să fie considerată obligatorie din punct de vedere juridic, toate părțile trebuie să fie de acord să semneze într-un format digital.
• Asocierea semnăturii cu înregistrarea: Următoarea parte a asigurării conformității E-Sign este să vă asigurați că soluția software utilizată pentru legalizarea contractului păstrează o înregistrare asociată care reflectă procesul prin care a fost creată semnătura.
• Păstrarea înregistrărilor: Partea finală este de a vă asigura că înregistrările sunt păstrate complet și pot fi reproduse cu acuratețe de soluția software utilizată pentru a facilita semnătura.

Proces de semnare pentru auditurile de conformitate

Unul dintre cele mai importante elemente pentru reducerea riscului pentru organizația dumneavoastră vine sub forma auditurilor de conformitate.

Acestea sunt recenzii efectuate atât de entități interne, cât și externe pentru a evalua respectarea unei companii la liniile directoare și cerințele de reglementare pentru dimensiunea, locația, industria și multe altele.

Ca parte a acestor audituri, companiilor li se cere de obicei să furnizeze conturi detaliate pentru procesele lor de afaceri, inclusiv când un document a fost modificat sau accesat și de către cine.

Când vine vorba de utilizarea semnăturilor electronice pentru a desfășura afaceri, trebuie să vă asigurați că semnarea furnizată de soluția software aleasă poate oferi un audit detaliat al procesului de semnare în sine. Acest lucru va arăta cum un client sau partener de afaceri a finalizat o interacțiune de afaceri prin internet și a îndeplinit acordurile propriului audit al afacerii.

Acest lucru poate să nu fie necesar dacă compania dvs. nu intră sub supravegherea reglementară. Cu toate acestea, dacă o faceți, veți dori să vă asigurați că aveți toate bazele acoperite atunci când vine vorba de conformitate.

Semnat și asigurat

Indiferent de afacerea pe care intenționați să o desfășurați, preocupările de securitate ale semnăturilor electronice pot fi ușor compensate printr-o selecție prudentă a unei soluții software care să îndeplinească cerințele organizaționale și industriale unice ale întreprinderii dumneavoastră.

Urmărirea listei de verificare a conformității de mai sus și înțelegerea diferitelor caracteristici de securitate vă vor ajuta să înțelegeți exact ce aveți nevoie pentru a gestiona toate riscurile.

Căutați mai multe informații despre cum să vă protejați datele? Ghidul G2 privind securitatea cibernetică vă va înarma cu toate cunoștințele de care aveți nevoie pentru a vă păstra informațiile în siguranță.