Ce este administrarea datelor și de ce este importantă pentru afacerea dvs.?

Companiile se bazează mai mult ca niciodată pe date pentru a îmbunătăți procesele, a crește veniturile și a lua decizii strategice. Dar cu o dependență mai mare vine un risc mai mare.

Organizarea slabă a datelor, datele de calitate scăzută și lipsa securității datelor pot depăși oportunitățile pe care le oferă colectarea datelor. În plus, nu are rost să strângem seturi mari de date dacă nu sunt puse în practică.

Deci, cum te asiguri că datele tale funcționează pentru tine, nu împotriva ta?

Aici intervine administrarea datelor.

Ce este administrarea datelor?

Administrarea datelor este gestionarea practică a datelor unei afaceri, de la momentul în care sunt create până la momentul în care sunt șterse. Această practică face și păstrează datele accesibile, utilizabile și securizate în conformitate cu politicile de guvernare a datelor ale companiei.

Administrarea datelor vs. guvernanța datelor

Guvernanța datelor se referă la regulile pe care o companie și le stabilește cu privire la accesul, utilizarea și manipularea datelor sale, în timp ce gestionarea datelor supraveghează și impune aplicarea practică a acestor reguli. Persoana responsabilă cu supravegherea și aplicarea acestor reguli este numită administrator de date.

Ce este un administrator de date?

Un administrator de date se asigură că toate datele sunt gestionate în conformitate cu politicile companiei de guvernare a datelor. Ei supraveghează și documentează:

• Ce date sunt create sau capturate
• Unde și cum sunt stocate acele date
• Cine îl poate accesa
• Cum este folosit și manipulat

Ei, de asemenea:

• Identificați și abordați problemele legate de calitatea datelor
• Aplicați politicile de date
• Educați pe alții din cadrul companiei cu privire la cele mai bune practici privind datele
• Identificați modalități prin care o companie își poate folosi datele pentru a obține avantaje competitive

Datorită responsabilităților lor, administratorii de date acționează adesea ca intermediari între IT și alte departamente. Ei trebuie să fie calificați din punct de vedere tehnic și, de asemenea, trebuie să fie buni comunicatori.

Companiile mai mici adesea nu au un administrator de date dedicat. În acest caz, gestionarea datelor este adesea împărțită între mai multe persoane și/sau (parțial) externalizată.

Dimpotrivă, companiile mai mari pot avea mai mulți administratori de date. Acestea pot fi atribuite fie unui anumit tip de date (gestionare verticală), fie unei anumite unități de afaceri sau departament (administrare orizontală).

De ce este importantă administrarea datelor?

A devenit mai ușor ca niciodată pentru companii să culeagă date. Această ușurință vine cu la fel de multă responsabilitate ca și oportunități. Pentru ca datele să fie utile, acestea trebuie să fie verificate din punct de vedere al calității, organizate, analizate, făcute accesibile și păstrate ușor de consumat.

Pe lângă un plan solid de gestionare a datelor , companiile trebuie să își păstreze datele în siguranță. Securitatea datelor este mai importantă ca niciodată, iar nerespectarea legilor privind datele poate duce companiile în probleme serioase.

Administrarea datelor abordează toate aceste considerente și multe altele. Hai să aruncăm o privire.

Date de calitate superioară

Administratorii de date urmăresc descendența datelor. Ei urmăresc de unde provine fiecare parte de date, unde este stocată și cum este utilizată. Acest lucru le permite să urmărească problemele de date până în momentul în care au apărut, ceea ce poate fi util atunci când apar probleme.

Administrarea datelor implică, de asemenea, stabilirea și urmărirea valorilor de calitate a datelor, validarea datelor și efectuarea de corecții acolo unde este necesar, precum și eliminarea eventualelor duplicate.

Toate aceste activități conduc la date de calitate superioară, ceea ce înseamnă că există mai puțin risc de luare a deciziilor greșite și de greșeli în cadrul companiei, deoarece toată lumea lucrează cu date mai bune.

Datele CRM sunt un bun exemplu de date care se pot deteriora rapid din punct de vedere al calității. Oamenii se mută, se înscriu cu adrese de e-mail pe care abia le folosesc sau au conturi diferite cu adrese de e-mail diferite. O bună gestionare a datelor va identifica aceste probleme și le va rezolva, astfel încât echipa dvs. de marketing să nu trimită, de exemplu, aceeași campanie de e-mail aceluiași client de două ori.

Securitatea datelor și confidențialitatea

Garantarea calității datelor este un lucru. Păstrarea în siguranță este alta. Este rar ca cineva să solicite acces la întreaga bază de date a unei companii. Deci, una dintre responsabilitățile administrației datelor este de a controla accesul la date.

Acest lucru nu numai că păstrează datele cât mai confidențiale posibil, dar limitează și riscul ca datele să fie manipulate greșit și corupte.

În cele din urmă, administratorii de date monitorizează dacă toate procedurile necesare sunt aplicate și urmate pentru a păstra datele în cadrul companiei. În acest fel, pot preveni încălcările de securitate și pot evita incidentele în care datele sunt furate sau – mai puțin severe, dar totuși nedorite – partajate persoanelor nepotrivite.

Să presupunem că managerul dvs. de marketing angajează un specialist independent de marketing prin e-mail pentru a vă îmbunătăți canalele de e-mail. Acel freelancer va avea nevoie de acces la canalele dvs. de marketing existente, dar nu ar trebui să vă poată exporta întreaga listă de e-mail și toate datele identificabile pe care le conține.

Conformarea legală

Există riscuri legale legate de deținerea datelor. O bună administrare a datelor protejează împotriva acestor riscuri. Administratorii de date nu numai că se asigură că compania lor respectă toate legile relevante legate de date, cum ar fi GDPR și CCPA , ci îi instruiesc și pe alții din cadrul companiei să facă același lucru.

În plus, gestionarea datelor poate ajuta la promovarea conversațiilor privind conformitatea comunicând deschis cu autoritățile de reglementare despre practicile și provocările privind datele.

Procese îmbunătățite și luare a deciziilor

Deoarece administratorii de date au atât cunoștințe tehnice despre crearea, stocarea și manipularea datelor, cât și o înțelegere solidă a funcționării companiei, ei pot ajuta diferitele departamente să profite la maximum de datele disponibile.

Aceasta include ajutarea echipelor să eficientizeze procesele, să îmbunătățească fluxurile de lucru și să ia decizii strategice mai bune. Adesea, cunoștințele obținute din gestionarea datelor pot duce chiar la un avantaj competitiv, pe măsură ce companiile obțin cunoștințe mai aprofundate despre piețele și publicul țintă prin analiza datelor.

Să presupunem că conduceți o afacere SaaS și echipa dvs. de marketing desfășoară în mod regulat sondaje pentru a evalua cât de mulțumiți sunt clienții dvs. cu caracteristicile produsului dvs. pe o scară de la 1 la 10. Aceste informații sunt foarte valoroase și pentru echipa dvs. de dezvoltare, deoarece îi pot ajuta stabiliți ce să acordați prioritate. Cu toate acestea, este posibil ca echipa dvs. de dezvoltare să nu acorde atenție sondajelor pe care le efectuează specialiștii dvs. de marketing.

În acest caz, un administrator de date poate construi o punte între cele două departamente și poate sugera dezvoltatorilor dvs. să includă acest nou tip de date ca parte a procesului lor de prioritizare a sarcinilor.

Administrarea datelor, nenegociabil

Importanța gestionării datelor nu poate fi supraestimată. Această practică supraveghează toate modurile în care datele sunt gestionate în cadrul companiei dvs. (inclusiv CRM) și asigură că datele sunt de cea mai înaltă calitate posibilă.

Acest lucru permite companiilor să evite erorile, să optimizeze procesele, să fie inovatoare și să obțină avantaje competitive. De asemenea, ajută companiile să-și îmbunătățească deciziile strategice, să prevină problemele de securitate a datelor și să rămână pe partea dreaptă a legii.

Indiferent de dimensiunea companiei și diviziile de rol, este esențial ca administrarea datelor să nu fie doar o funcție, ci o valoare a companiei care este înțeleasă și susținută de toată lumea. Gestionarea, monitorizarea și protejarea datelor devin mult mai ușoare atunci când toată lumea respectă cele mai bune practici.

Protejarea igienei datelor este un element cheie al gestionării de succes a datelor. Pentru un ghid pas cu pas pentru curățarea datelor dvs. CRM, consultați cartea noastră electronică: „ Pădirea calității datelor ”.