Cum și de ce al gestionării datelor

Companiile se bazează pe date pentru a construi business intelligence, pentru a-și îmbunătăți procesele și pentru a genera mai multe venituri. Cu toate acestea, oportunitățile pe care le aduc datele vin cu un risc.

Atunci când datele nu sunt gestionate corespunzător, se pot deteriora, deveni imposibil de manevrat sau chiar se pot pierde, dăunând afacerii pe care trebuia să o susțină inițial.

Prin urmare, gestionarea corectă a datelor este crucială pentru succesul afacerii.

Ce este gestionarea datelor CRM?

Managementul datelor CRM este practica de colectare, verificare, stocare și utilizare a datelor de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru a sprijini operațiunile de afaceri și a atinge obiectivele de afaceri. O bună gestionare a datelor CRM are loc într-un mod sigur și eficient, permițând companiilor să profite la maximum de datele lor, rămânând în același timp rentabile și funcționând în conformitate cu toate reglementările privind datele.

Este necesară o strategie bine gândită pentru a cuprinde numeroasele funcții diferite de gestionare a datelor, cum ar fi:

• Facerea datelor accesibile persoanelor potrivite
• Păstrarea datelor la zi
• Organizarea și stocarea datelor în cloud și/sau on-premise
• Protejarea confidențialității datelor
• Securizarea datelor
• Oferă opțiuni de backup și recuperare a datelor
• Ștergerea datelor atunci când este necesar pentru a rămâne în conformitate cu legile și reglementările globale privind confidențialitatea

Aceste funcții sau activități au loc pe diferite instrumente și platforme, care împreună formează un sistem de gestionare a datelor.

Este important de reținut că gestionarea datelor cuprinde gestionarea tuturor tipurilor de date, nu doar a datelor CRM. De asemenea, supraveghează înregistrările angajaților, datele de referință, datele de cercetare, rapoartele, datele privind salariile și alte tipuri de date interne și informații din surse externe.

Ca atare, gestionarea datelor îi afectează pe toți cei care interacționează cu datele stocate de compania ta.

Importanța managementului datelor

Datele au devenit un activ de bază în multe companii. Companiile folosesc datele pentru a conduce campanii de marketing, pentru a îmbunătăți serviciile pentru clienți, pentru a optimiza fluxurile de lucru și pentru a lua decizii de afaceri la nivel înalt.

Această utilizare extinsă a (și chiar dependența de) date înseamnă că gestionarea adecvată a datelor este crucială. Fără el, este doar o chestiune de timp până când problemele legate de calitatea datelor să apară și să conducă la probleme la toate nivelurile organizației dumneavoastră.

Datele inconsecvente, incomplete sau incorecte pot duce la:

• Echipele de vânzări nu au suficiente detalii pentru a încheia tranzacții.
• Echipele de marketing nu reușesc să creeze campanii eficiente, direcționate.
• Asistența pentru clienți nu poate oferi ajutor personalizat.
• Managementul ia decizii strategice bazate pe informații greșite.

Și dacă nu aveți un proces adecvat de gestionare a datelor, nu va trece mult până când toate datele pe care le adunați devin greu de gestionat și vor începe să consume mai multe resurse în loc să vă ajute să performați mai bine.

Pe scurt, fără un management adecvat al datelor, riscați să pierdeți timp, bani și chiar reputația mărcii dvs.

În plus, companiile au obligația legală de a-și păstra datele în siguranță și de a respecta reglementările privind confidențialitatea, cum ar fi GDPR și California Consumer Privacy Act. Gestionarea datelor este crucială pentru a rămâne în conformitate cu aceste reglementări.

Beneficiile managementului datelor

Importanța unei gestionări adecvate a datelor depășește prevenirea problemelor. O strategie puternică de gestionare a datelor aduce o mulțime de beneficii cu ea.

Eficienţă

Păstrând datele dvs. de înaltă calitate și bine organizate, devine mult mai ușor de utilizat pentru toată lumea din organizația dvs. Oamenii pot utiliza datele relevante pentru sarcinile lor, pot efectua analize și pot sugera îmbunătățiri fără a fi nevoie să se bazeze pe specialiștii în date pentru a le interpreta pe toate.

Reputatie

Toate aceste înregistrări ale clienților și potențialului au cu ele responsabilități mari. Păstrați-le în siguranță și veți menține încrederea celor care lucrează și cumpără de la dvs. Dar dacă ceva nu merge bine, acea încălcare a securității, pierderea datelor sau încălcarea confidențialității vă vor afecta reputația.

Gestionarea consecventă a datelor CRM asigură confidențialitatea și securitatea datelor sunt priorități constante, protejându-vă reputația în acest proces.

Competitivitate

Adunarea unor seturi mari de date este una, dar folosirea lor eficientă este alta. O strategie de gestionare a datelor CRM orientată spre obiective vă poate oferi un avantaj competitiv, oferindu-vă informații care vă permit să vă îmbunătățiți procesele interne, precum și eforturile de marketing și vânzări.

Eficiența costurilor

Atunci când fluxurile de date sunt documentate în mod corespunzător și datele sunt optimizate pentru a oferi surse unice de informații fiabile între instrumente, devine mult mai ușor să creați procese repetate și să evitați rularea acelorași tipuri de analiză în mod repetat. (Ca să nu mai vorbim de resursele pe care le economisiți evitând duplicarea datelor.)

Tipuri de management al datelor

Fiind un domeniu atât de mare, există diferite tipuri de gestionare a datelor, fiecare având propriul set de responsabilități.

Guvernarea datelor

Guvernanța datelor se referă la setul de principii, proceduri și politici care determină modul în care o companie își gestionează datele în fiecare etapă a ciclului de viață al datelor, din momentul în care datele sunt adunate până la locul și modul în care sunt stocate, făcute accesibile, utilizate, mutate. , și (potențial) șters.

Fiecare companie are propriul cadru de guvernare a datelor bazat pe obiectivele de afaceri ale companiei și pe nevoile de date. Companiile mai mari pot avea guvernatori de date dedicati care supraveghează administratorii de date, echipele de securitate a datelor și alți profesioniști în managementul și calitatea datelor, precum și pe oricine altcineva care joacă un rol în protejarea calității și securității datelor.

Administrarea datelor

Un administrator de date este cineva care implementează și aplică politicile de guvernare a datelor în cadrul companiei. Ei nu stabilesc regulile, dar se asigură că sunt respectate liniile directoare și că sunt implementate cele mai bune practici.

De multe ori, administratorii de date sunt, de asemenea, responsabili pentru asigurarea calității datelor. Dar în companiile mai mari, pot exista manageri dedicati calității datelor care să ajute în această sarcină.

Arhitectura datelor

Acolo unde guvernanța datelor stabilește regulile pentru gestionarea datelor în cadrul unei companii, arhitectura datelor se concentrează pe furnizarea infrastructurii tehnologice care permite gestionarea datelor conform principiilor stabilite.

Securitatea datelor

Securitatea datelor se referă la toate procesele care asigură că datele unei companii sunt protejate, cum ar fi:

• Criptarea datelor
• Controlul accesului
• Prevenirea furtului de date
• Protecție împotriva relocarii sau ștergerii accidentale
• Protecție împotriva corupției datelor
• Procese de backup și recuperare

Echipele de securitate a datelor nu doar supraveghează datele reale, ci se asigură că hardware-ul și software-ul pe care se află aceste date sunt în siguranță.

Pregătirea datelor

Pregătirea datelor constă în profilarea, validarea, curățarea și transformarea datelor brute, astfel încât acestea să devină utilizabile pentru analiză și ca sursă de business intelligence. De multe ori include și combinarea datelor din diferite surse.

Modelarea datelor

Modelarea datelor documentează relațiile dintre diferitele date și modul în care acestea se deplasează printr-o companie, atât în ​​cadrul unor instrumente specifice, cât și între sistemele organizaționale.

Managementul datelor de bază

Managementul datelor de bază se concentrează pe asigurarea faptului că o companie lucrează întotdeauna cu o singură informație, verificată, actuală și de încredere. Aceasta înseamnă să extrageți date din toate sursele dvs. diferite de date și să le prezentați ca o sursă utilizabilă și de încredere. De asemenea, implică asigurarea faptului că datele sunt reprezentate în același mod calitativ în diferite sisteme și instrumente.

Managementul depozitului de date

Managementul depozitului de date determină modul în care datele unei companii sunt stocate fizic și/sau în cloud. Furnizează, supraveghează și gestionează infrastructura în care sunt colectate și organizate datele brute.

Managementul datelor mari

Managementul datelor mari se referă la modul în care o companie adună și stochează cantități uriașe de date brute și structurate, astfel încât echipele din cadrul companiei să poată folosi aceste date pentru a-și îmbunătăți procesele și pentru a lua decizii bazate pe date.

Cele mai bune practici de gestionare a datelor

Managementul datelor va arăta diferit de la o companie la alta, în funcție de obiectivele afacerii și de nevoile de date. Cu toate acestea, există câteva bune practici de care veți dori să țineți cont, indiferent de politicile și procedurile pe care decideți să le implementați.

Identificați obiectivele de afaceri

Ca și în cazul majorității întreprinderilor mari din afacerea dvs., practicile dvs. de gestionare a datelor ar trebui să vă sprijine obiectivele de afaceri. Aceasta înseamnă că trebuie să determinați de ce date aveți nevoie pentru a funcționa eficient și eficient, precum și modul în care aceste date sunt cel mai bine stocate și utilizate.

Colectarea prea multor date vă poate pune sub presiune resursele și vă poate îndepărta atenția asupra lucrurilor care vă vor ajuta cu adevărat să mutați acul. Colectarea prea puțină de date vă poate face să pierdeți oportunități pe măsură ce dezvoltați proceduri și fluxuri de lucru mai detaliate.

Prioritizează securitatea datelor

Indiferent care sunt obiectivele tale de afaceri, păstrarea datelor în siguranță ar trebui să fie întotdeauna o prioritate. Este important să lucrați activ la acest lucru și nu doar să luați măsuri atunci când are loc o încălcare. Creați un plan de întreținere a securității datelor care să permită echipei dvs. să detecteze riscurile de securitate și să le rezolve preventiv.

Securitatea datelor nu este doar responsabilitatea echipei dvs. de gestionare a datelor. Toți cei din companie care se ocupă de date trebuie să aibă cunoștințe despre cele mai bune practici de securitate a datelor. În mod ideal, acest lucru se întâmplă prin instruire și comunicare continuă în jurul celor mai recente amenințări, cum ar fi tehnicile de phishing și atacurile ransomware.

Concentrați-vă pe calitatea datelor

Pentru a vă proteja calitatea datelor, aveți nevoie de o definiție clară a modului în care arată datele de înaltă calitate în cadrul companiei dvs. Odată ce ați stabilit aceste standarde, dezvoltați un plan pentru a le monitoriza continuu. Verificați acuratețea și posibila corupție a datelor, astfel încât să puteți remedia erorile de îndată ce apar.

Iată câteva valori ale calității datelor pe care le puteți include:

• Acuratețe: Cât de corecte sunt datele?
• Relevanță: Cât de relevante sunt datele pentru obiectivele dvs. de afaceri?
• Completitudine: lipsește ceva care împiedică utilizarea datelor?
• Accesibilitate: Toți cei care au nevoie de acces la aceste date au acces?
• Consecvență: datele dvs. sunt formatate în același mod între sursele și sistemele de date?

În acest sens, este important ca cele mai bune practici de gestionare a datelor să fie cunoscute în întreaga companie, astfel încât fiecare să își poată face partea pentru a păstra datele cât mai curate posibil. De asemenea, puteți defini linii directoare de gestionare a datelor specifice instrumentului, cum ar fi cele mai bune practici de gestionare a datelor CRM, atâta timp cât acestea nu intră în conflict cu politicile dvs. generale de guvernare a datelor.

Dezvoltați o strategie de backup și recuperare a datelor

În cazul unei urgențe, procedurile detaliate de backup și recuperare vă pot ajuta să vă puneți rapid în funcțiune sistemele de date. De asemenea, vă asigură că puteți reveni imediat la lucrul cu datele de înaltă calitate pe care ați muncit atât de mult să le adunați și să le întrețineți.

Pentru a vă pregăti cel mai bine echipa, definiți dinainte ce poate merge prost și stabiliți cum veți gestiona fiecare scenariu. Schițați o abordare pas cu pas și utilizați diagrame de flux pentru a clarifica vizual ce trebuie să se întâmple (și când), astfel încât toată lumea să știe ce să facă atunci când este sub presiune.

De asemenea, este o idee bună să înregistrați cum funcționează toate instrumentele dvs. de gestionare a datelor și cum arată fluxurile de lucru dintre ele. Acest lucru facilitează depanarea într-un mod țintit și rulează procedurile de recuperare numai acolo unde este necesar.

Când vine vorba de stocarea în siguranță a datelor, metodologia 3-2-1 este frecvent utilizată și recomandată. Se spune să stocați trei copii ale datelor dvs. folosind două metode diferite de stocare, una dintre ele fiind în afara sediului. Acest sistem vă asigură că veți avea întotdeauna o copie a datelor lăsate în cazul în care o metodă de stocare sau o locație este pierdută sau distrusă.

Faceți datele utilizabile

Principalul obiectiv al gestionării corecte a datelor și al păstrării lor în siguranță este ca acestea să poată fi de folos companiei dvs. Aceasta înseamnă că trebuie să fie ușor accesibil și manevrabil pentru utilizatori. Un anumit design de bază de date poate funcționa bine pentru echipa dvs. IT, dar poate fi confuz pentru alți utilizatori.

Atunci când vă dezvoltați practicile de gestionare a datelor, țineți întotdeauna în minte utilizatorii finali și asigurați-le o experiență de utilizare fluidă. S-ar putea să nu reușiți întotdeauna acest lucru de la început, motiv pentru care este important să colectați feedback și să faceți adaptări după cum este necesar.

În cele din urmă, datele tale pot funcționa pentru tine doar în măsura în care membrii echipei pot lucra cu datele.

Utilizați un software solid de gestionare a datelor

Urmărirea celor mai bune practici de gestionare a datelor este cea mai simplă atunci când utilizați un software de gestionare a datelor creat pentru a sprijini aceste bune practici. Instrumentul potrivit pentru dvs. va depinde de obiectivele companiei dvs. și de nevoile de date, dar iată câteva lucruri pe care veți dori întotdeauna să aibă un instrument de gestionare a datelor:

• Interfață ușor de utilizat
• Caracteristica de curățare a datelor
• Funcția de recuperare
• Scalabilitate
• Opțiuni personalizabile

Un ghid pas cu pas pentru gestionarea eficientă a datelor

Managementul datelor a devenit un aspect inevitabil al conducerii unei afaceri în lumea actuală bazată pe date. Cu toate acestea, nu este ușor să o faci corect.

Deoarece cuprinde atât de multe moduri diferite de manipulare a datelor, gestionarea datelor poate deveni cu ușurință dezordonată și poate afecta calitatea datelor într-un mod negativ.

De aceea am creat ghidul nostru The Dirt on Data Quality. Vă oferă instrucțiuni pas cu pas pentru a crea o strategie eficientă de gestionare a datelor, astfel încât să vă puteți asigura că datele dvs. funcționează pentru dvs., nu împotriva dvs.