Ce este arhivarea datelor? Obiective, tehnici și bune practici

Fiecare clic, glisare sau atingere continuă un traseu de date care se adaugă la vastul mozaic al lumii noastre online. Menținerea, protejarea și organizarea valorilor noastre digitale devin din ce în ce mai esențiale.

Soluțiile de stocare a arhivelor sunt concepute pentru păstrarea datelor pe termen lung. Acest tip de date nu este necesar pentru operațiunile de zi cu zi, dar sunt păstrate din motive comerciale sau de reglementare. Soluțiile de stocare, care încorporează frecvent comprimarea datelor, deduplicarea și criptarea, sunt menite să fie rentabile, menținând în același timp integritatea datelor.

Adoptarea datelor digitale este în centrul atenției atunci când inovația este constantă și informațiile digitale curg ca un râu fără sfârșit. Gestionarea și protejarea acestei bogății de date devine critică pe măsură ce amprenta noastră digitală se extinde exponențial.

Așa cum punem decorațiuni sezoniere într-o cameră de depozitare pentru cea mai mare parte a anului pentru a menține un spațiu de locuit ordonat, arhivarea datelor mută informațiile rar utilizate într-o locație sigură. Acest lucru facilitează recuperarea informațiilor vitale fără a vă înfunda spațiile de stocare active.

Într-un alt scenariu, consideră site-ul tău un tezaur de material, fiecare informație funcționând ca o bijuterie valoroasă. Pe măsură ce trece timpul, unele dintre aceste comori pot deveni mai puțin relevante sau accesibile, dar păstrează totuși semnificația istorică.

Arhivarea datelor stochează sistematic astfel de bijuterii mai puțin utilizate, dar importante, garantând că cufărul tău virtual rămâne ordonat și că excesul de date nu încetinește performanța site-ului tău.

O strategie de arhivare a datelor nu numai că mărește performanța site-ului dvs. web, dar contribuie și la păstrarea istoricului dvs. digital.

Obiectivele arhivarii datelor

Obiectivele arhivării datelor includ contribuția la gestionarea eficientă a datelor, respectarea reglementărilor, păstrarea istoricului digital și recuperarea datelor în urma dezastrelor, dacă acestea apar. Mai exact, acestea se referă la:

• Depozitare pe termen lung. Arhivarea urmărește să garanteze că datele esențiale, inactive, rămân accesibile și nedeteriorate pentru o perioadă prelungită. Protejează entitățile împotriva pierderii de date de la defecțiuni hardware, defecțiuni ale sistemului sau modificări tehnice.
• Optimizarea costurilor. Arhivarea eliberează resurse în sistemele de stocare active prin mutarea materialelor învechite într-un loc diferit. Acest lucru îmbunătățește performanța generală a sistemului și scade costul opțiunilor de stocare de înaltă performanță.
• Conformitate și cerințe de reglementare . Legile impun multor industrii să păstreze anumite tipuri de date pentru un anumit timp. Conservarea corectă a datelor menține companiile la curent cu reglementările.
• Referință și analiză istorică. Datele arhivate conțin date semnificative, perspective, tendințe și modele din trecut, chiar și atunci când nu sunt operaționale în prezent. Poate conține în continuare informații care vă ajută să luați decizii de afaceri în cunoștință de cauză sau să prognozați tendințele.
• Gestionarea eficientă a datelor. Un mediu de date bine organizat necesită date bine păstrate. Menține materialul vechi departe de locațiile de stocare active, permițând utilizatorilor să identifice și să recupereze rapid informațiile pe care le doresc.
• Managementul cunoștințelor . Cunoștințele instituționale critice sunt adesea încorporate în datele istorice din organizații. Organizațiile încorporează adesea informații critice în stocarea datelor lor istorice. Arhivarea corectă garantează că aceste informații sunt disponibile chiar și atunci când personalul se schimbă.

Arhiva de date vs. stocarea datelor vs. backup de date

Stocarea datelor păstrează informațiile la îndemână. Backup-ul de date se referă la recuperarea rapidă a datelor recente, compromise, pentru a asigura continuitatea afacerii. În cele din urmă, în timp ce arhivarea datelor atrage puțin din stocare și puțin din backup, obiectivul său principal este păstrarea datelor mai vechi, mai puțin utilizate.

Conformitatea cu reglementările, optimizarea și referința istorică sunt toate necesare pentru gestionarea eficientă a datelor. Stocarea se ocupă de cerințele operaționale curente, iar arhivarea abordează conservarea pe termen lung și eficiența resurselor.

Beneficiile arhivarii datelor

Arhivarea datelor depășește simpla păstrare a datelor; Practica permite întreprinderilor să îmbunătățească productivitatea, să mențină conformitatea, să ia decizii educate și să-și securizeze activele digitale pentru păstrarea pe termen lung.

• Datele istorice oferă perspective, tendințe și modele semnificative. Arhivarea garantează că datele istorice rămân disponibile pentru examinare, unde pot ajuta utilizatorii să ia decizii informate.
• Datele active, accesibile și modificabile necesită adesea resurse solide de stocare și procesare. Nimeni nu folosește la fel de mult fișierele de arhivă, ceea ce eliberează resurse, îmbunătățește eficiența sistemului și reduce cheltuielile.
• Activele digitale, cum ar fi înregistrările, lucrările și studiile de cercetare sunt adesea valoroase în timp. Arhivarea datelor protejează aceste active împotriva pierderii de date, a problemelor dispozitivelor și a uzurii tehnologice.
• Arhivarea este în concordanță cu practicile de succes de guvernare a datelor și confirmă faptul că datele sunt bine organizate, ușor accesibile și clasificate corect.
• Măsurile de securitate sunt incluse în metodele de arhivare adecvate pentru a proteja datele arhivate de accesul nedorit sau de încălcări.
• Incidentele neașteptate întrerup operațiunile de afaceri. Prin securizarea copiilor de rezervă ale datelor vitale, arhivarea menține continuitatea afacerii pe linia de plutire.

Legile cheie privind arhivarea datelor

Iată câteva legi și reglementări cu cerințe speciale privind politica de păstrare a datelor pentru a ne oferi o mai bună înțelegere a funcției de păstrare a datelor în conformitate.

• Potrivit articolului 5 litera (e) din Regulamentul general privind protecția datelor (GDPR), datele trebuie „păstrate într-o formă care să permită identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă nu mai mult decât este necesar pentru scopurile pentru care sunt prelucrate datele cu caracter personal”. GDPR permite firmelor să păstreze datele cu caracter personal pentru perioade lungi „în măsura în care datele cu caracter personal vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică sau în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1).”
• Legea privind portabilitatea și responsabilitatea asigurărilor de sănătate (HIPAA) nu conține criterii uniforme pentru arhivarea datelor medicale, deoarece variază în funcție de stat. Cu toate acestea, include informații clare despre păstrarea documentelor legate de HIPAA.
• Potrivit Departamentului Muncii din SUA, Legea privind standardele echitabile de muncă (FLSA) impune întreprinderilor să păstreze evidențe timp de cel puțin trei ani. Cardurile de pontaj, programele și înregistrările veniturilor trebuie păstrate timp de doi ani pentru a calcula plata. Agenții Departamentului Muncii trebuie să poată accesa toate înregistrările pentru examinare.
• Conform Sec. 802(a)(1) din Sarbanes-Oxley Act (SOX), „orice contabil care efectuează un audit al unui emitent de valori mobiliare căruia i se aplică secțiunea 10A(a) din Securities Exchange Act din 1934, va menține toate auditurile sau revizuirea documentelor de lucru pe o perioadă de cinci ani de la sfârșitul perioadei fiscale în care s-a încheiat auditul sau revizuirea.”

Provocările arhivării datelor

Arhivarea datelor prezintă câteva probleme pe care companiile trebuie să le depășească pentru a-și gestiona cu succes datele stocate. Mai jos sunt cinci probleme pe care este posibil să trebuiască să le rezolvați.

1. Volumul de date și creșterea: menținerea și păstrarea unor cantități masive de informații poate deveni copleșitoare pe măsură ce volumele se extind exponențial. Furnizarea de soluții de arhivare scalabile pentru a se adapta cantităților de date în creștere nu este o sarcină ușoară.
2. Clasificarea și identificarea datelor: trebuie să faceți unele alegeri dificile cu privire la datele pe care să le păstrați pe baza relevanței, a cerințelor de reglementare și a tendințelor de utilizare. Asigurați-vă că identificați și clasificați corect materialul pentru arhivare pentru a asigura o recuperare eficientă.
3. Reglementări privind păstrarea datelor și conformitatea: sectoarele diferite au reglementări diferite privind păstrarea datelor. Păstrarea datelor în conformitate cu aceste standarde și rămânerea accesibilă pentru audituri testează fiecare profesionist din domeniul informațiilor, mai ales atunci când reglementările se schimbă.
4. Recuperarea și accesibilitatea materialelor: Materialul arhivat este adesea mai puțin accesibil decât datele curente. Este un act de echilibru pentru a păstra datele păstrate ușor de recuperat, fără a compromite securitatea.
5. Învechirea tehnologiei: Pe măsură ce tehnologia avansează, formatele de date, metodele de stocare și procedurile de arhivare vor trebui actualizate. Garantarea accesibilității pe termen lung a datelor păstrate prezintă o dificultate substanțială.

Cele mai bune practici pentru arhivarea datelor

Trebuie să aveți un plan pentru arhivarea datelor ca o componentă crucială a politicii dvs. de gestionare a ciclului de viață al datelor. Vă permite să salvați informații și să mențineți un buget realist de stocare simultan.

Următoarele sunt primele cinci tehnici recomandate pentru construirea unei strategii puternice de arhivare a datelor.

1. Stabiliți politici clare de arhivare

Creați politici de arhivare bine definite care specifică tipul de date de păstrat și parametrii pentru când ar trebui să fie arhivate și cât timp ar trebui păstrate. Implementați criterii de eligibilitate a datelor pentru a menține coerența și conformitatea cu regulile.

2. Sortați și prioritizați datele

Clasificați datele după valoare, sensibilitate și frecvență de utilizare. Nu orice punct de date necesită același nivel de conservare. Prioritizează arhivarea datelor în funcție de cerințele afacerii, constrângerile de reglementare și importanța istorică.

3. Puneți măsuri de securitate a datelor

Configurați sisteme de criptare, controale de acces și autentificare pentru a asigura securitatea păstrată a datelor. Auditează și monitorizează în mod regulat accesul la datele arhivate pentru a evita accesul ilegal.

4. Folosiți soluții de stocare scalabile și eficiente

Alegeți sisteme de arhivare care pot gestiona volume de date în creștere. Luați în considerare aplicarea unui spațiu de stocare rentabil, cum ar fi arhivele pe bandă sau sistemele de arhivare în cloud pentru a gestiona taxele.

5. Concentrați-vă pe arhivarea documentelor

Păstrați înregistrări detaliate ale operațiunilor dvs. de arhivare a datelor, inclusiv regulile, metodele și raționamentul din spatele alegerilor de arhivare a datelor. Această documentație este utilă pentru audituri, asigură coerența și funcționează ca referință pentru luarea deciziilor viitoare.

Soluții de arhivare a datelor

Soluțiile de stocare a arhivei păstrează de obicei e-mailurile, documentele și alte date care nu sunt imediat relevante, dar au totuși valoare pentru referință istorică, conformitate sau recuperarea datelor. Aceste sisteme pot suporta stocare fizică, cum ar fi benzi, și stocare digitală, cum ar fi serviciile bazate pe cloud.

Deblocarea viitorului arhivelor de date

Arhivarea datelor apare ca un custode constant al informațiilor în structura erei noastre digitale, menținând firele de istorie, conformitate și eficiență. Pe măsură ce trecem prin curentele de inovație, descoperim că arhivarea datelor ne protejează istoria și ne orientează viitorul. Ne permite să emitem judecăți educate, să navigăm în mediile de reglementare și să optimizăm resursele.

Pe măsură ce tehnologia avansează, importanța păstrării și protecției adecvate a datelor va rămâne constantă, oferind o legătură între trecutul binecunoscut și teritoriul nedescoperit din față.

Profitați de ocazie și descoperiți mai multe despre protecția datelor !