De ce integrarea bazată pe fișiere CSV poate fi mai bună decât integrarea bazată pe API

Comercianții au adesea nevoie să mute cantități mari de date (cum ar fi cataloage de produse, comenzi sau date despre clienți) de la un sistem la altul pentru procesare sau organizare. Problema este că modul în care un sistem structurează și acceptă datele ar putea să nu fie același cu sistemul de destinație. Cum transferați și partajați datele între sisteme atunci (altul decât introducerea manuală)?

mulți se bazează pe integrare care utilizează fișiere CSV (valori separate prin virgulă) pentru a exporta și importa fișiere text ale datelor lor între sisteme. CSV-urile sunt un tip de fișier universal pe care multe sisteme îl acceptă și comercianții se simt confortabil să îl gestioneze. În timp ce integrarea fișierelor este adesea o opțiune de integrare, are și limitări. Pe măsură ce evaluați această abordare de integrare a datelor, acest articol ia în considerare de ce integrarea bazată pe fișiere prin fișiere CSV poate fi mai bună decât integrarea bazată pe API.

Ce este integrarea fișierelor plate?

Integrarea bazată pe fișier este atunci când fie datele sursă și/sau destinația trebuie să fie reprezentate într-un fișier (cum ar fi un fișier CSV). Unele sisteme necesită acest lucru ca alternativă la un API sau o conexiune directă la baza de date. Integrarea bazată pe fișiere permite transmiterea datelor între diferite baze de date sau sisteme de operare, fără a se conecta neapărat direct la acestea.

În timp ce integrarea bazată pe fișiere poate include diferite tipuri de fișiere (de exemplu, XML, JSON), acest articol se concentrează în special pe integrarea fișierelor CSV. Un fișier CSV poate avea un singur fișier în el, deși uneori integrarea bazată pe fișiere necesită să combinați elemente din mai multe fișiere. Ele se numesc fișiere „aplatizate” în care o singură înregistrare este definită pe mai multe rânduri.

CSV-urile sunt folosite pentru a stoca date tabelare. Aceasta înseamnă că pot fi importate și exportate din programe care stochează date în tabele, cum ar fi Microsoft Excel sau alte programe de calcul pentru foi de calcul, pentru a deveni un format care poate fi citit. Este important să rețineți că fișierele CSV nu pot include formule sau oricare dintre funcțiile de formatare oferite de foile Excel. Dacă salvați un document Excel ca CSV, toate aceste lucruri suplimentare vor fi eliminate.

Comercianții au folosit cu succes integrarea fișierelor CSV de zeci de ani pentru a muta datele între sisteme din tot felul de motive. Cu toate acestea, în ultimii 10 – 15 ani, API-urile au apărut ca o modalitate mai „modernă” prin care două sisteme pot comunica sau se integrează între ele. Care este diferența?

Integrarea API vs Abordarea integrării CSV

Un API (Application Program Interface) este un set de cod care permite a două programe software să comunice între ele. API-ul unui software explică o modalitate standard, previzibilă, pentru un dezvoltator de a scrie un program care solicită servicii de la un alt sistem sau aplicație.

O API REST (Representational State Transfer) acceptă solicitări HTTP pentru GET, PUT, POST sau DELETE. REST reprezintă un stil arhitectural și o abordare a comunicării utilizate în majoritatea dezvoltării de servicii web moderne. Prin urmare, este adesea folosit pentru a construi API-uri care permit utilizatorilor să se conecteze și să interacționeze cu serviciile cloud.

SOAP (Simple Object Access Protocol) este un alt protocol folosit pentru dezvoltarea API-urilor. Este mai puțin comun în noile API decât REST, dar realizează practic același lucru.

Integrarea API vă permite să conectați două sisteme prin interpretarea și traducerea datelor între două sisteme prin intermediul API-urilor lor. Permite fluxuri de date precum „GET Product” de la un endpoint API cunoscut într-un ERP și „PUT Product” la un endpoint API cunoscut într-o platformă de comerț electronic.

Deși integrarea API este o abordare mai modernă, nu este întotdeauna soluția potrivită (sau posibilă) pentru comercianții care doresc să-și integreze sistemele. Iată o privire în profunzime asupra de ce integrarea bazată pe fișiere poate fi mai bună decât integrarea API.

De ce integrarea bazată pe fișiere poate fi mai bună decât integrarea API

Există scenarii în care integrarea CSV ar putea avea cel mai mult sens pentru afacerea dvs. Vedeți mai jos câteva dintre principalele avantaje ale acestei abordări de integrare a sistemului.

Păstrați și conectați sistemele fără API-uri

Nu toate sistemele software au API-uri disponibile pentru integrare. Acesta este adesea cazul software-ului „vechi” mai vechi, dar este chiar și cazul sistemelor moderne precum platforma de comerț electronic Salesforce Commerce Cloud (Demandware). Integrarea cu aceste sisteme trebuie făcută fără utilizarea API-urilor, ceea ce înseamnă că cea mai bună opțiune ar putea fi integrarea bazată pe fișiere.

Majoritatea sistemelor acceptă cel puțin CSV printr-un proces de import manual, indiferent de vârsta software-ului. Unele (din nou, cum ar fi Salesforce Commerce Cloud) oferă posibilitatea de a automatiza importul CSV, indicând către un server SFTP.

Este important de reținut că mulți comercianți vor folosi această abordare de integrare în loc să își asume proiecte uneori costisitoare pentru a actualiza sau înlocui aceste sisteme fără API.

Neproprietar

Fișierele CSV nu sunt proprietatea unui anumit furnizor de software. Crearea și partajarea unui CSV este o modalitate generică de a gestiona datele. Acest lucru le face ușor să interacționeze și să le partajeze între oameni și sisteme. Puteți crea fișiere CSV utilizând Excel sau alt software pentru foi de calcul și majoritatea oamenilor se simt confortabil să le manipuleze în acest fel. Indiferent de software-ul specific pe care îl utilizați, posibilitatea de a importa și exporta un fișier CSV nu este unică pentru acel software sau brand.

Mai ușor de creat fișiere

Deoarece fișierele CSV sunt fișiere text simplu, este mai ușor pentru un dezvoltator web sau pentru alți membri ai echipei dvs. să creeze, să vizualizeze și să valideze datele ca foaie de calcul. Tot ce aveți nevoie este un rând de antet în rândurile de date de sus și următoarele. Veți putea manipula datele pentru a le organiza după cum aveți nevoie. Apoi, este ușor să partajați aceste date pe diferite sisteme.

Nu există nicio relație ierarhică între date, cu excepția cazului în care reprezentați artificial acea ierarhie cu mai multe fișiere CSV. Dacă trebuie să faceți acest lucru, face integrarea bazată pe CSV mai complexă.

Exemple comune de fișiere CSV pe care comercianții le-ar putea crea sunt foile de prețuri, listele de clienți, datele despre produse, datele comenzilor și reducerile de partajat între comerțul lor electronic și sistemul ERP sau POS.

Comunicare standard între mai multe surse

Fișierele CSV sunt, de asemenea, o modalitate standard de a comunica date, ceea ce le face un instrument excelent pentru a colecta și a compila date din mai multe surse sau sisteme. În timp ce formatul datelor (care coloane în ce ordine) va varia probabil, un CSV este un tip de fișier bine stabilit, aproape universal acceptat.

De exemplu, puteți colecta cataloage de produse de la câțiva furnizori diferiți. Indiferent de sistemul pe care îl folosesc pentru a-și stăpâni datele despre produse, ar trebui să poată exporta un CSV cu toate datele despre produse. Apoi puteți prelua și importa acest CSV în sistemul dvs. Nu trebuie să vă faceți griji cu privire la integrarea directă în sistemul lor. Este posibil să nu aveți nici măcar integrarea directă API ca opțiune din cauza securității sau a altor preocupări.

Limitările integrării bazate pe fișiere

Există dezavantaje ale acestei abordări de integrare pe care ar trebui să le luați în considerare, mai ales când comparați această abordare cu o alternativă precum integrarea bazată pe API.

Responsabilități de securitate

Când automatizați transferurile de fișiere CSV, în esență aruncați un fișier pe un server care este apoi preluat de un alt sistem. Cine întreține serverele? Cum vă păstrați datele în siguranță pe parcursul acestui proces?

Integrarea bazată pe fișiere impune comercianților să se gândească la securitate într-un mod diferit. Deși doriți ca datele dvs. să fie în siguranță pe tot parcursul transferului, nici nu puteți face accesul prea dificil. În caz contrar, va fi foarte greu să comunicați cu alte sisteme de afaceri. Este responsabilitatea dvs. să găsiți acel echilibru și să vă asigurați că toți oamenii (și nu alții) pot accesa aceste fișiere după cum este necesar.

Sincronizare lot

Atunci când integrează sisteme, majoritatea comercianților doresc o sincronizare în timp real sau instantanee a datelor lor între sisteme.

Acest lucru ar fi deosebit de important pentru date precum articolele de comerț electronic cu disponibilitatea inventarului care se schimbă rapid sau comenzile care trebuie îndeplinite pentru livrarea de două zile. De îndată ce o comandă este plasată online, doriți să reduceți acea cantitate de inventar pe toate canalele de vânzare și să începeți procesarea comenzii. Întârzierile în această sincronizare, chiar și de 30 de minute, pot cauza supravânzare în perioadele de vârf de vânzări, cum ar fi vânzările flash sau vacanțele. De asemenea, pot încetini îndeplinirea comenzilor, determinându-vă să pierdeți datele de livrare garantate. Clientul dumneavoastră suferă consecințele.

Majoritatea integrării fișierelor CSV în mod implicit nu se pot sincroniza instantaneu. Acest lucru se datorează faptului că nu este cu adevărat posibil să scrieți în mod continuu linii noi într-un CSV, în timp ce un alt sistem citește continuu linii noi din CSV. Trebuie să scrieți o grămadă de linii într-un fișier, să aruncați acel fișier pentru a fi preluat, apoi să începeți un fișier nou.

Aceasta înseamnă că dacă regulile pentru începerea unui fișier nou sunt „număr de rânduri” sau „perioada de timp”, va exista un fel de întârziere în proces.

Gândiți-vă la integrarea fișierelor CSV într-un alt mod: nu vi se livrează e-mail la cerere, deoarece vine ca și cum ar ajunge un e-mail. O dată pe zi primești potențial un lot de scrisori și le trimiți și ca lot.

Manipularea structurilor complexe de date

În timp ce structura unui fișier plat a unui CSV poate fi un avantaj, poate fi și căderea acestuia. Prin proiectare, datele CSV nu sunt ierarhice și nici orientate pe obiecte, ceea ce înseamnă că au o structură omniprezentă. Pentru unii comercianți, aceasta este o problemă atunci când aveți mai multe straturi de date care se referă unul la celălalt. Gândiți-vă la modul în care ar trebui să reprezentați comenzile cu mai multe articole rând sau un produs care vine în mai multe dimensiuni sau culori.

Veți ajunge să creați mai multe fișiere CSV pentru a încerca să reprezentați această relație dintre datele dvs. Poate fi o provocare să încerci să gestionezi și să organizezi seturi mari de date.

Validarea datelor

Un pas crucial în integrarea sistemului este validarea datelor pe care le transferați. Nu doriți să trimiteți date inexacte sau proaste către un alt sistem, mai ales că poate provoca erori „invalide”. Cu integrarea fișierelor CSV, validarea datelor este un proces manual pentru utilizatorii săi.

Când aveți de-a face cu mai multe fișiere CSV cu sute de rânduri de date, validarea devine dificil de gestionat. Nu vei putea doar să „ochi” că totul pare în regulă de trimis. În schimb, utilizatorii se vor baza pe formule sau macrocomenzi scrise în Excel pentru a evidenția celulele dacă greșesc. Apoi, trebuie să intri manual pentru a remedia eventualele erori. Acest proces consumă timp și este greșit atunci când revizuiți cantități mari de date.

În unele cazuri, sistemul în care încărcați datele CSV poate oferi validarea datelor pentru CSV importat, dar acest lucru are și dezavantaje. Existența și robustețea acestor caracteristici nu este consecventă de la o platformă la alta. Și, adesea, ei nu gestionează bine tranzacția de import în caz de eșec. Aceasta ar putea însemna că, dacă un rând din 100.000 este incorect, întregul import ar putea eșua.

Recuperarea din erorile în timpul transferului de date

Integrarea fișierelor CSV se bazează pe eliminarea și preluarea fișierelor de pe servere. De-a lungul acestui proces, există multe care pot merge prost, cum ar fi fișierul care este corupt sau serverul sau sistemul de fișiere este defect. De asemenea, nu există de obicei verificări pentru caractere nevalide, descrieri ale datelor lipsă sau alte probleme legate de conținutul fișierului. Ce se întâmplă când trimiteți un fișier cu aceste probleme? Cum ai de gând să o repari?

Gestionarea resurselor de calcul pentru prelucrarea datelor

În funcție de modul în care este scris codul pentru a vă integra sistemele, integrarea bazată pe fișiere poate necesita mult CPU și RAM pentru a citi seturi mari de date din mai multe fișiere.

Probleme de codificare a caracterelor

Fiecare sistem are propriul său implicit pentru codificarea caracterelor, de exemplu UTF-8. Când partajează fișiere text (cum ar fi CSV), comercianții trebuie să ia în considerare faptul că fișierele trebuie să utilizeze aceleași caractere de codare. Dacă nu, unul dintre fișierele dvs. CSV poate fi respins sau datele pot părea incorecte, deoarece sistemul nu este capabil să vă citească corect caracterele. De exemplu, este posibil ca sistemul de destinație să nu poată citi apostrofe sau caractere specializate pentru limbile asiatice.

Aflați mai multe despre integrarea CSV

Comercianții au opțiuni când vine vorba de integrarea sistemelor lor. Și pentru mulți, integrarea bazată pe fișiere prin CSV-uri poate fi opțiunea potrivită. Cu toate acestea, această abordare de integrare nu vine fără dezavantajele sale pe care ar trebui să le luați în considerare.

Dacă sunteți interesat să aflați mai multe despre cum să vă automatizați afacerea prin integrarea bazată pe fișiere, aflați mai multe despre soluția de transfer de fișiere de la nChannel, care este creată pentru a răspunde direct tuturor provocărilor descrise în acest document.