Managementul crizelor: Cum să îți menții afacerea pe linia de plutire?

Ți-ai făcut vreodată griji că faci o greșeală de afaceri care ar putea distruge numele companiei tale?

Din cauza acestei posibilități, multe companii sunt precaute cu privire la relațiile lor publice. Din fericire, există modalități de a preveni apariția unei crize.

Blogul de mai jos explică ce este managementul crizelor și cum să îl implementezi.

Ce este managementul crizei?

Managementul crizelor folosește strategii specifice de management pentru a face față cu pricepere evenimentelor adverse bruște și semnificative pentru companie.

Aceste evenimente pot fi diferite, rezultând din consecințele acțiunilor tale sau dintr-un eveniment imprevizibil. Cu toate acestea, ar trebui să fiți gata să luați decizii rapide care să minimizeze daunele în ambele cazuri.

De exemplu, prejudiciul ar putea fi adus securității, sănătății angajaților, finanțelor organizației și, desigur, reputației unei companii.

Prin urmare, cel mai bine ar fi să te pregătești și să devii eficient în acțiunile tale pentru aceste și multe alte opțiuni posibile.

Scopul managementului crizelor este de a ști dacă vreo criză este pe cale pentru a preveni apariția acesteia. Odată ce apare o criză, respectați strategia dvs. de gestionare a crizei pentru a stinge rapid focul. Să vedem cum să creăm o astfel de strategie.

Managementul crizelor este un proces lung și ar trebui să îl puneți în acțiune înainte ca potențialele daune să fie deja provocate. Desigur, urmărește să minimizeze daunele post-criză și să practice managementul crizelor atât înainte, în timpul, cât și după producerea unui eveniment advers.

Prima regulă a managementului crizelor: știi ce se spune despre tine

Când vorbiți despre principalele principii de management al crizelor, merită să vă subliniați responsabilitatea față de public. O criză ascunsă vă poate afecta reputația, iar opiniile publice negative care se formează de obicei atunci când apare o criză de PR vă pot distruge încrederea. De aceea este esențial să reacționezi imediat. În plus, un răspuns rapid către public va face mesajul mai vizibil și mai credibil.

Publicarea de informații despre situație pe profilurile tale de socializare și trimiterea unui e-mail clienților tăi este excelentă pentru a-ți menține publicul la zi. Procedând astfel, reduceți riscul de a-și pierde încrederea. Și, pierderea încrederii clienților dvs. ar putea însemna că aceștia încetează să vă mai folosească produsele sau serviciile, ceea ce ar putea fi un alt dezastru pe care îl puteți suferi într-o criză de relații publice.

Pentru a crea o strategie robustă de gestionare a crizelor, este esențial să monitorizați în mod continuu ceea ce se spune despre compania dvs. online. Trebuie să știi cât de mult feedback negativ și pozitiv obții zilnic și să fii în alertă dacă reputația ta începe să scadă.

În plus, este important să cultivați abilități specifice care vă vor ajuta să faceți față cu succes unei crize.

Abilități importante de gestionare a crizelor

Indiferent de situație, persoanele responsabile cu gestionarea unei crize ar trebui să demonstreze mai multe abilități universale pentru orice problemă potențială.

Autocontrol

Evitați panica cu orice preț. Deciziile emoționale vor provoca mai mult haos. Este esențial să păstrați o claritate a minții, care vă ajută să luați decizii raționale și să rezolvați eficient orice problemă.

Comunicare

Timpul este vital într-o criză, așa că persoana responsabilă trebuie să comunice clar și direct. În acest fel, colegii își vor acționa mai repede și vor rămâne calmi. Comunicarea eficientă se traduce puternic în calitatea muncii în echipă.

Creativitate

O criză nu va fi niciodată un caz tip șablon, simplu. Creativitatea este importantă atunci când problema este solicitantă. Trebuie să te gândești pe picioarele tale și să dezvolți o acțiune rapidă și eficientă.

Folosirea creativității vă va permite, de asemenea, să priviți problema din perspective diferite, ceea ce duce la o evaluare reală a situației.

Managementul relațiilor

Dacă o criză înseamnă un conflict cu o altă companie sau o persoană, poziția ta trebuie să fie prietenoasă, dar fermă. Răbdarea și înțelegerea într-o astfel de situație sunt cheile alianței ambelor părți. Drept urmare, negocierile pot decurge mai directe și mai bune decât v-ați așteptat.

Adaptare

Chiar dacă ați gestionat crize anterioare de PR fără nicio reclamație, soluțiile dvs. pot să nu funcționeze în cazul actual. Deci, merită să acceptați părerea altor colegi. Diversitatea de vedere într-o echipă este o contribuție pozitivă și semnificativă la rezolvarea problemelor.

Odată ce perfecționați aceste abilități, sunteți gata să executați metode de gestionare a crizelor.

Cinci metode de a gestiona eficient o criză

1. Rămâi calm

Liniștea sufletească te face mai rațional. Va funcționa mai bine decât deciziile luate sub influența emoțiilor negative și a panicii.

2. Acționează rapid

Nu așteptați! Rămâneți la curent cu rapoartele dvs. și informați-vă destinatarii despre orice probleme care apar. Notificările în timp real de la Mediatoolkit vă vor ajuta în acest sens.

3. Comunicați cu toate părțile relevante

Ține cont de părerea celorlalți, datorită căreia vei elimina cât mai multe erori și consecințele ulterioare rezultate în urma crizei.

4. Asumă-ți responsabilitatea

Fii matură și nu te scuze. În schimb, asumă-ți responsabilitatea pentru umerii tăi furnizând date specifice. În caz contrar, publicul poate crede că doriți să evitați orice consecință.

5. Evaluați rezultatele și faceți modificările necesare

Evaluați activitatea utilizatorilor în mod continuu și reacționați atunci când este necesar. Datorită Rapoartelor Mediatoolkit, vă veți forma o imagine obiectivă a situației pentru a sugera mai multe soluții și acțiuni pozitive.

Pași către un plan de management de criză de succes

Odată ce aveți abilitățile potrivite și cunoașteți metodele potrivite pentru gestionarea unei crize, puteți începe să vă formați planul de management al crizei.

Un plan de management al crizei este un instrument de referință. Conține o listă de informații de contact critice. Vă ajută să culegeți informații și surse la care vă puteți referi. Astfel de activități vă pot economisi în mod semnificativ timpul când fiecare minut contează.

Pasul 1: Formați o echipă de gestionare a crizelor

Echipa de gestionare a crizelor ar trebui să includă oameni care se ocupă de relații publice, securitate, resurse umane, finanțe, securitate și aspecte legale ale afacerii dumneavoastră. A avea oameni din diverse echipe în echipa ta de gestionare a crizelor vă va îmbogăți eforturile cu perspective diferite. Acest lucru vă poate ajuta să creați un răspuns rațional la mai multe crize, păstrând în același timp mai multe aspecte în minte – de la perspectiva resurselor umane până la perspectiva financiară a răspunsului dumneavoastră.

Pasul 2: Evaluați potențialul de risc

Evaluați ce elemente ale companiei dvs. pot fi cele mai expuse unei potențiale crize. În primul rând, luați în considerare chiar și cele mai puțin aparente opțiuni atunci când faceți o cercetare aprofundată. Apoi, identifică toate aspectele care ar putea fi relevante și analizează-le împreună cu membrii echipei tale.

Pasul 3: Calculați impactul

Aflați impactul fiecărei acțiuni și ce consecințe pot avea. Poate că criza nu va afecta restul aspectelor companiei, dar situația aduce o altă problemă. Aveți răbdare și aveți o analiză amănunțită cauza-efect.

Pasul 4: Creați un plan de răspuns

Răspunsul dumneavoastră la o criză trebuie să fie rapid. Răspundeți în primele ore de la începutul unei crize. Desigur, acest lucru pune presiune mare asupra persoanelor responsabile cu pregătirea unui astfel de mesaj.

Cu toate acestea, amintiți-vă că mass-media vă umple adesea golurile în informații cu date false. Trebuie să prezentați versiunea dvs. a evenimentului (evenimentelor) cu date și informații exacte care vor fi greu de pus sub semnul întrebării, deoarece există dovezi pentru acestea. Făcând acest lucru, publicul tău va conștientiza că tu controlezi situația și îi va face să câștige mai multă încredere și respect pentru tine. Pentru a avea toate informațiile vitale în palmă în doar câteva secunde, apelați la monitorizarea media. Dacă este vorba de securitatea cibernetică, poate doriți să luați în considerare și monitorizarea furtului de identitate.

Pasul 5: Creați un sistem de monitorizare a crizelor

Pe lângă abilitățile menționate mai sus și oamenii din diferite departamente ale companiei în echipa ta de gestionare a crizelor, este, de asemenea, esențial să știi mereu ce crede publicul despre compania ta pentru a forma un răspuns bun la criză.

După cum am menționat mai sus, pentru a avea o strategie excelentă de gestionare a crizelor, este esențial să fii la curent cu percepția publică a companiei tale și despre tendințele generale din industria ta pentru a răspunde oricărui feedback negativ. Este aproape imposibil și necesită foarte mult timp să faci acest lucru manual, așa că pentru a începe cu monitorizarea crizelor, este esențial să folosești un instrument excelent de monitorizare a media, cum ar fi Mediatoolkit.

Instrumentele de monitorizare media monitorizează web-ul pentru mențiunile cuvintelor cheie dorite și ar trebui să fie ajutoarele dvs. de bază în prevenirea și reacția la o criză de PR.

Cum să utilizați Mediatoolkit pentru gestionarea crizelor

Configurați o interogare

Pentru a aduna informații importante despre compania dvs., concurenți etc., începeți prin a vă configura întrebările de interes în Mediatoolkit. Puteți căuta cuvinte cheie precum numele mărcii, hashtag-ul sau subiectul.

Apoi, creați filtre rapide, care vă vor permite să vă filtrați rezultatele după sentiment, influenți, surse, autori, locații, acoperire, viralitate etc. În acest fel, veți asigura o cercetare rapidă, concentrată și avansată.

Activați Alerte

Mediatoolkit vă va permite să primiți alerte în timp real, inclusiv notificări despre mențiuni pe portaluri precum Facebook, Twitter, Youtube, site-uri web, bloguri și forumuri. Puteți crea Alerte și alegeți când și cum doriți să primiți datele dvs.

O altă caracteristică utilă pentru gestionarea crizelor este Spike Alert, care vă anunță ori de câte ori există o creștere a numărului de mențiuni ale cuvintelor cheie urmărite.

Folosiți Digest

Cu Mediatoolkit, puteți crea și rezumate zilnice care vă vor ajuta să creați un raport de încredere și să evaluați în mod obiectiv starea unei crize.

Pasul 6: Pregătește un plan de acțiune pentru rețelele sociale

Una dintre cele mai mari greșeli pe care le poți face este să ignori posibilitatea de a reacționa pe profilurile tale de socializare. În zilele noastre, rețelele sociale au un impact semnificativ asupra audienței dvs. și este cea mai simplă modalitate de a ajunge la public. Canalele de social media sunt, de asemenea, cea mai ușoară modalitate prin care publicul își exprime opinia într-o criză. Pentru a evita punctul culminant al feedback-ului negativ, publicați o declarație despre cazul dvs. prin intermediul rețelelor sociale de îndată ce apare o criză.

Mediatoolkit vă va informa despre toate zgomotele critice online din jurul cuvintelor dvs. cheie de interes pe rețelele sociale.

Începeți să vă urmăriți mențiunile online astăzi

Pentru a face față cu succes gestionării eficiente a unei crize, trebuie să luați în considerare mulți factori. Pornind de la atitudinea ta, reacția rapidă și comunicarea adecvată cu instrumente automate. În primul rând, nu uitați să:

• Evaluează nivelul de risc,
• Alege echipa potrivită,
• Aveți un răspuns rapid la criză,
• Analizați și creați rapoarte despre activitățile dvs

O criză în creștere poate avea un impact semnificativ asupra afacerii dvs., așa că merită să luați măsuri de precauție. Mediatoolkit vă va ajuta să urmăriți cu meticulozitate ceea ce se spune despre dvs. online. Cu toate informațiile și analizele cruciale, veți fi gata să preveniți și să rezolvați eventualele crize.

Puteți încerca gratuit Mediatoolkit astăzi și vedeți de ce ar trebui să vă fie ajutorul de bază în gestionarea crizelor.