Planificarea evenimentelor corporative 101: 5 sfaturi pentru succes

Evenimentele corporative pot lua mai multe forme, inclusiv lansări de produse, promoții, team building, networking și formare și dezvoltare profesională. Oricare ar fi motivul, planificarea poate fi copleșitoare – mai ales când este un concept nou.

În plus, trebuie să aveți un avans pentru ca acesta să aibă succes. Având atâtea detalii de luat în considerare, acordarea de mai mult timp va ajuta la prevenirea greșelilor, cum ar fi omiterea informațiilor esențiale, cum ar fi invitarea acționarilor sau planificarea bugetului.

Poate doriți să luați în considerare colaborarea cu planificatorii de evenimente din zona dvs. pentru a reduce o parte din presiune. De exemplu, dacă intenționați să organizați evenimente în Londra, contactați planificatorii de evenimente cu experiență pentru a obține idei despre planificarea celui mai bun eveniment corporativ.

Dacă vă întrebați cum să organizați un eveniment de succes al companiei, acest ghid oferă noi perspective, sfaturi și trucuri pentru a vă ajuta cu planificarea:

1. Evaluați-vă principalele obiective

Identificarea scopului și obiectivelor evenimentului este o modalitate excelentă de a începe planificarea. Vă va oferi o imagine clară a segmentelor pe care să le includeți în program, a persoanelor pe care să le invitați și a sarcinilor pe care să le delegați echipei.

În general, vă ghidează toate deciziile și vă permite să măsurați succesul evenimentului. Mai mult, vă va oferi o perspectivă asupra fiecărui pas pe măsură ce progresează.

Pentru a eficientiza planificarea, nu uitați să includeți câteva dintre aceste obiective principale:

• Generați un venit pentru companie
• Creșteți gradul de cunoaștere a mărcii dvs
• Atrageți potențiali investitori și noi clienți
• Creați o comunitate prin interacțiunea socială
• Introduceți concepte noi sau provocatoare
• Sărbătorind realizările sau descoperirile recente
• Recunoașterea angajaților pentru dăruirea lor
• Încurajează munca în echipă și colaborarea

Determinarea obiectivelor dvs. este piatra de temelie către planificarea, găzduirea și finalizarea unui eveniment corporativ de succes.

2. Determinați tipul și dimensiunea evenimentului

Odată ce cunoașteți scopul, este mai ușor să determinați tipul de eveniment de planificat. În funcție de tonul pe care doriți să-l dați, fiecare eveniment poate diferi și de următorul. Din acest motiv, companiile ar trebui să ia în considerare cu atenție dimensiunea evenimentelor lor.

În medie, majoritatea evenimentelor corporative se încadrează în una dintre următoarele categorii:

• Micro: Acestea sunt destinate organizațiilor să organizeze evenimente simple cu până la 100 de invitați. Planificarea unor astfel de evenimente este relativ ușoară, dar ar putea depinde de delegații invitați. De exemplu, dacă aveți mai mulți manageri superiori, poate fi necesar să vă luați mai mult timp organizând logistica și cazarea, în funcție de interval de timp.
• Mici: Aceste evenimente găzduiesc de obicei 100-250 de delegați. Cantitatea de muncă pe care o faceți va depinde și de rangurile participanților. Cu toate acestea, ca și pentru micro-evenimente, trebuie să creați un program care să permită pauze și să planifice transportul pentru oaspeții managerilor superiori.
• Mijloace de dimensiuni medii: Acestea sunt evenimente mai mari pentru până la 2000 de invitați, în primul rând pentru crearea de rețele și expoziții comerciale, atunci când conducerea de top dorește să se întâlnească cu clienții lor de top. Implică mai multă planificare, deoarece poate fi necesar să includeți și divertismentul după întâlnire, alături de cazare și logistică.
• La scară largă: acestea sunt cele mai importante evenimente corporative, cu aproximativ 10.000 de delegați. Navigarea în aceste aranjamente poate fi o provocare și veți avea nevoie de ajutorul profesioniștilor pentru a trece. De asemenea, puteți utiliza tehnologia companiei pentru rezervarea zborului și cazarea, înregistrarea și alocarea bugetului pentru eficiență.

Evenimentul dvs. corporativ va avea mai mult succes atunci când estimați invitații pe care să îi planificați. Vă permite să planificați în consecință și să evitați surprizele care ar putea demonta întregul program. Imaginează-ți ce se va întâmpla dacă ai peste 500 de delegați când ai planificat doar 200!

3. Creați-vă bugetul

Obiectivele și dimensiunea evenimentului vor influența bugetul. Spre deosebire de alte investiții financiare, în care îți creezi un buget și îți concentrezi deciziile, planificarea evenimentelor corporative implică stabilirea bugetului tău în funcție de dimensiunea, obiectivele și tipul de invitați pe care îi invitați.

De exemplu, atunci când microseminarele sunt doar pentru managerii de top, probabil că veți avea nevoie de mai multe resurse decât atunci când planificați o formare mică a personalului cu aproximativ 200 de membri ai echipei.

Se poate datora faptului că este posibil ca compania să fie nevoită să asigure transportul, cazarea și divertismentul VIP-urilor, ceea ce poate fi mai costisitor, bugetul include de obicei următoarele:

• Locatie cu echipamente si materiale
• Băuturi răcoritoare și mese
• Cadouri premium
• Costuri promotionale
• Urgențele includ întreruperi neprevăzute de curent în care sunt necesare soluții de rezervă.

Luarea în considerare a altor costuri potențiale și de urgență vă va asigura că alocați resurse adecvate pentru eveniment, indiferent de ceea ce se întâmplă. Nu va fi loc pentru surprize și aveți șanse mai mari la un eveniment corporativ de succes.

4. Selectați un loc și o dată convenabile

Locația aleasă va depinde de poziția și numărul de delegați care vin la evenimente. Cu toate acestea, asigurați-vă că rezervați locația cu cel puțin câteva luni înainte pentru a vă asigura că este disponibilă. Cu cât puteți asigura locația mai devreme, cu atât mai devreme puteți trimite și invitații.

Atunci când alegeți locația, asigurați-vă că luați în considerare bugetul. S-ar putea să doriți ceva fantezist și elaborat pentru a crea un interes, dar nici nu doriți să supraîncărcați resursele companiei. Dacă bugetul nu permite un loc de lux, alegeți o locație bună și decorați-o conform standardelor companiei dvs.

De asemenea, trebuie să luați în considerare locația locației. Trebuie să fie accesibilă oaspeților, cu facilități esențiale precum toalete. Trebuie să fie suficient de mare pentru a găzdui toți participanții și să permită un aspect decent, fără a părea prea înghesuit. Locul ar trebui să fie, de asemenea, sigur și securizat, cu un protocol de urgență adecvat și un plan de evacuare.

5. Construiește-ți echipa

Veți avea nevoie de o echipă de experți care să vă ajute cu planificarea evenimentului, de la rezervarea locațiilor și a cazării la timp, programarea și trimiterea invitațiilor până la crearea materialelor. Implicarea echipei dumneavoastră în astfel de pregătiri stimulează implicarea și vă ajută să vă asigurați că sarcinile sunt delegate și finalizate în detaliu.

În plus, este o oportunitate de a prezenta abilitățile și cunoștințele personalului actual atunci când vine vorba de planificarea evenimentelor. De exemplu, echipa de marketing poate ajuta cu articole promoționale și pamflete, dacă este necesar, în timp ce departamentul de grafică preia proiectarea cardurilor de invitație și a bannerelor online.

Ei pot oferi, de asemenea, perspective și idei valoroase pentru a face evenimentul de succes, cum să planificați mai bine programul și alte considerații. Prin urmare, deși este posibil să aveți planificatori de evenimente profesioniști la plată, asigurați-vă că lăsați deoparte și unele responsabilități pentru colegii dvs. de muncă.

Concluzie

Planificarea evenimentelor corporative, fie că este virtuală sau fizică, poate fi solicitantă și descurajantă. Nu uitați că cele mai importante considerații sunt dimensiunea evenimentului și obiectivele. Cu echipa potrivită formată din cei mai buni din personalul actual și planificatori de evenimente profesioniști externalizați, primul dvs. eveniment corporativ ar putea avea atât de mult succes încât veți avea încredere că veți gestiona din nou data viitoare.