Software de management al ciclului de viață al contractelor: nu mai sunt dureri de cap

Fiecare dolar care intra și iese dintr-o companie este legat de un contract.

Contractele sunt un rău necesar pentru majoritatea afacerilor, iar trecerea lor prin intermediul departamentului juridic împiedică încheierea tranzacțiilor. Dar, în timp ce echipele de vânzări, achiziții și alte echipe de afaceri au instrumente specializate pentru a-și automatiza procesele, departamentul juridic a fost blocat cu Word vechi, fire de e-mail și unități de rezervă (atât online, cât și offline) de zeci de ani.

Aceasta este problema pe care o rezolvă software-ul de management al ciclului de viață al contractului (CLM). Un instrument CLM vă ajută să transformați haosul contractual în coeziune, reunind toate aspectele procesului contractual pe o singură platformă și reducând diferența dintre drept și afaceri.

Un sistem de management al ciclului de viață al contractului ajută companiile să automatizeze și să eficientizeze acest proces. Se asigură că toți cei implicați într-un anumit contract sau afacere, de la juridic la corporativ, sunt conectați de la început până la sfârșit și pot accesa cu ușurință informațiile aferente.

În timp ce managementul ciclului de viață al contractului nu necesită neapărat software dedicat, complexitatea afacerii moderne și mediul cu ritm rapid necesită mai mult decât foi de calcul, foldere și lanțuri de e-mail pentru a gestiona eficient diferitele părți în mișcare.

Un ciclu de viață al unui contract include un set divers și complex de sarcini, care apar de obicei în următoarele faze:

1. Crearea sau crearea contractului
2. Contract de colaborare si negociere
3. Aprobarea contractului
4. Executarea contractului
5. Urmărirea contractelor, auditul și raportarea
6. Reînnoirea sau expirarea contractului

Capcanele tradiționale în managementul contractelor

În mod tradițional, echipele juridice lucrează într-un mediu izolat, separat de alte departamente, dar încă profund implicate în toate aspectele de afaceri. Acest lucru creează blocaje din cauza colaborării pe niveluri și a fluxului de informații întrerupt între funcții, ducând la ineficiența procesului.

O echipă juridică care lucrează cu modele învechite s-ar putea confrunta cu următoarele provocări.

Lipsa standardizării

Fără procese și șabloane standardizate pentru crearea și gestionarea contractelor, domnește haosul, rezultând în echipe care se luptă cu diferite formate și limbi. Acest lucru nu numai că face ca urmărirea contractelor să fie un coșmar, dar complică și aplicarea corectă și în timp util a termenilor contractuali.

Lucrurile care cad prin fisuri

Cel mai mare semn al unei echipe de avocați suprasolicitate și al unui proces de contractare dezorganizat este atunci când pierdeți date importante de reînnoire sau expirare a contractului sau vă luptați să țineți evidența contractelor dvs. executate, ceea ce duce la erori costisitoare și lipsă de conformitate.

Lipsa de aliniere între prioritățile de afaceri și cele legale

Comunicarea slabă între echipele de afaceri și cele juridice duce la nealinierea cu prioritățile companiei. Ei pot ajunge să lucreze independent, fără o colaborare productivă. Acest lucru poate provoca neînțelegeri și întârzieri care frustrează ambele echipe și afectează negativ afacerile.

Vizibilitate și documentare inadecvate

Pe cine ați contacta dacă ați căuta un anumit contract sau ați dori să aflați mai multe despre acesta? Aceste informații sunt ușor disponibile? Nepăstrarea corectă a documentelor contractuale face dificilă găsirea și referința unor termeni și condiții specifice atunci când este necesar, mai ales pe măsură ce afacerea dvs. crește.

Percepție negativă în cadrul organizației

Deoarece Legal poate împiedica o înțelegere sau un parteneriat atunci când este necesar, echipele cărora le lipsește vizibilitatea în încheierea tranzacțiilor sau a canalelor de comunicare adecvate cu Legal pot deveni frustrate, creând distanțe între ele. Toate echipele trebuie să lucreze împreună pentru a încheia tranzacții și pentru a asigura succesul afacerii, astfel încât o percepție negativă a departamentului juridic ar cauza doar mai multe probleme întreprinderilor.

Automatizarea proceselor contractuale tradiționale cu tehnologie

Cel mai simplu mod de a începe gestionarea ciclului de viață al contractului este să utilizați mai întâi aplicații online, cum ar fi panouri kanban, software de gestionare a proiectelor, soluții de stocare online și foi de calcul pentru a aduce o oarecare aparență de organizare în depozitul dvs. de contracte. Multe echipe adoptă, de asemenea, instrumente de semnătură electronică pentru a automatiza colectarea semnăturilor.

Acest lucru vă va ajuta să vă îndepărtați de:

• Procese învechite, cum ar fi contractele stocate pe hard disk-uri individuale
• Cernerea firelor de e-mail pentru indicii contextuale
• Lipsa de vizibilitate asupra contractelor executate care pot fi reînnoite sau care expiră
• Semnarea manuală și scanarea acordurilor pentru a rezolva execuția

De asemenea, puteți utiliza software-ul dedicat CLM pentru a eficientiza gestionarea ciclului de viață al contractului și pentru a elimina blocajele. Un instrument specializat de gestionare a contractelor vă ajută echipa juridică să automatizeze sarcinile manuale repetitive, oferă o perspectivă asupra diferitelor etape ale ciclului de viață al contractului și vă ajută să identificați zonele de îmbunătățire în procesele dvs. curente.

Cum să recunoști dacă echipa ta are nevoie de o soluție CLM

Înainte de a investi în organizarea procesului contractual, examinați cazul de utilizare al unui CLM în compania dvs. Ai nevoie de software CLM?

Adoptarea unei soluții CLM poate fi cel mai bun pariu dacă echipa dvs. juridică se luptă cu provocările tradiționale de gestionare a contractelor. Iată un exercițiu simplu pentru a face bilanțul proceselor dvs. actuale și a identifica nevoile de automatizare.

Sursa: SpotDraft

Acest exercițiu vă va ajuta, de asemenea, să creați un caz de afaceri atunci când evaluați diferitele soluții CLM și convingeți părțile interesate să obțină finanțare.

CLM nu este doar pentru echipele juridice

În timp ce software-ul de gestionare a ciclului de viață al contractelor este în primul rând un factor de sprijin legal, el acționează și ca un facilitator de afaceri. Întreaga organizație beneficiază de un management eficient al contractelor. Diferitele echipe și părți interesate pot folosi software-ul CLM în diferite moduri pentru a eficientiza sarcinile juridice și de afaceri, de la crearea de contracte folosind șabloane aprobate în prealabil până la urmărirea datelor și a informațiilor contractuale.

Echipa de vânzări încheie oferte mai repede

Un instrument CLM oferă vânzărilor documente standardizate și preaprobate pentru a crea și personaliza contracte în mod independent. De asemenea, se integrează cu soluția de management al relațiilor cu clienții (CRM) pentru a permite un proces de creare a contractelor mai eficient și mai transparent.

Cu un CLM, echipa de vânzări poate încheia tranzacții mai rapid, se poate concentra pe propunerea de valoare și poate negocia termeni specifici în loc să se confrunte cu structura și limbajul general al unui contract. Economisește timp și efort petrecut altfel pentru redactarea și negocierea termenilor contractului de la zero. Șabloanele preaprobate reduc riscul de erori sau omisiuni care pot întârzia finalizarea contractului.

Software-ul de gestionare a contractelor ajută, de asemenea, echipele de vânzări să eficientizeze procesul de negociere a contractului, să urmărească activitățile, să accelereze procesul de revizuire, să urmărească starea contractelor, să identifice oportunitățile de upselling sau cross-selling și multe altele.

Finanțarea câștigă vizibilitate și perspective cruciale

Contractele sunt sursa de date cel mai puțin utilizată, de obicei deoarece urmărirea și gestionarea lor la scară este o provocare. Cu toate acestea, prin sistemele CLM, echipele financiare pot folosi datele contractuale pentru a îmbunătăți fluxul de numerar, a crește eficiența, a reduce riscul și a lua decizii mai informate.

Gestionarea corectă a contractului asigură plățile la timp, în conformitate cu termenii contractului, îmbunătățește fluxul de numerar și reduce riscul de perturbare financiară. De asemenea, deschide calea pentru procese mai eficiente, economisind echipelor financiare timp și efort pentru sarcini manuale, cum ar fi găsirea de contracte și urmărirea plăților.

Cu o gestionare mai bună a contractelor, echipele financiare au o imagine mai completă și mai precisă a portofoliului lor de contracte pentru a lua decizii de afaceri mai bune și pentru a îmbunătăți planificarea financiară.

CFO, în special, pot obține beneficii incredibile din instrumentele CLM, de la valorificarea informațiilor contractuale pentru a crea previziuni financiare precise până la asigurarea conformității și atenuarea riscului financiar.

Sursa: SpotDraft

Achiziția pune sub control contractele furnizorilor

Echipele de achiziții au de-a face în mod regulat cu mulți furnizori și contracte. De asemenea, gestionează procesele, relațiile cu furnizorii, sănătatea financiară și urmăresc reînnoirile și expirările.

Software-ul de management al ciclului de viață al contractelor ușurează viața, oferind un depozit central pentru toate contractele cu furnizorii și o mai bună vizibilitate și urmărire a ciclului de viață al contractului. Automatizează sarcini precum urmărirea plăților sau primirea de mementouri pentru reînnoirea automată a contractelor.

Un CLM ajută, de asemenea, echipele de achiziții să colaboreze mai eficient cu alte echipe din organizație, cum ar fi cele financiare și cele juridice. Poate ajuta la automatizarea procesului de aprobare și la setarea logicii condiționate.

Puteți configura secvențe de declanșare a aprobărilor automate pentru contracte sub o anumită valoare și de revizuire a solicitărilor de la părțile interesate pentru contractele peste un anumit prag. Acest lucru asigură că contractele sunt revizuite și negociate în mod corespunzător și că toate părțile relevante sunt informate pe parcursul procesului.

În plus, instrumentele de management al ciclului de viață a contractelor ajută echipele de achiziții să ia decizii mai informate cu privire la portofoliul lor de contracte, să îmbunătățească planificarea strategică și să identifice oportunități de economisire a costurilor sau alte îmbunătățiri în procesul de achiziție.

Toate echipele din organizație se bucură de o eficiență sporită

Pe lângă sprijinirea echipelor juridice, de vânzări, financiare și de achiziții, sistemul CLM al unei organizații rezolvă provocările de afaceri pentru toți cei care se ocupă cu contracte și date.

Sursa: SpotDraft

Aceasta include:

• Echipele de resurse umane care folosesc software-ul CLM pentru a organiza și eficientiza scrisorile și acordurile de ofertă ale angajaților
• Echipele de operațiuni îl folosesc pentru o mai bună vizibilitate și urmărirea contractelor legate de proiecte specifice
• Echipele IT responsabile cu securitatea datelor din cadrul organizației și care se asigură că toate datele sensibile ale contractelor se află într-un singur depozit de contracte securizat

Cum automatizează software-ul CLM ciclul de viață al contractului?

Software-ul de management al contractelor vă echipează cu instrumentele și funcționalitățile necesare pentru fiecare fază a ciclului de viață al contractului, de la introducerea cererilor de contract din software-ul CRM sau crearea de contracte direct pe platformă până la urmărirea stării contractului și generarea de rapoarte.

Creare contract cu șabloane sau editor online

Au trecut vremurile în care MS Word era suficient pentru munca juridică. Afacerile de astăzi au nevoie de o soluție mai bună pentru crearea și editarea contractelor. Soluțiile CLM moderne oferă companiilor două moduri de a eficientiza crearea contractelor:

• Prin șabloane de contract preaprobate care permit utilizatorilor să completeze cu ușurință detalii precum nume, date și valorile contractului
• Prin editori de contracte în aplicație care îmbunătățesc software-ul tradițional de procesare a textului pentru a oferi o soluție special concepută pentru a simplifica documentele legale

Contract de colaborare si negociere

Multe programe software CLM includ caracteristici care permit o colaborare mai eficientă cu membrii echipei și părțile interesate din alte funcții de afaceri. Unele dintre aceste caracteristici sunt:

• Spații de lucru comune
• Partajarea documentelor cu control acces
• Instrumente de adnotare care permit mai multă flexibilitate
• Gestionarea și automatizarea cererii de revizuire sau aprobare

Unele instrumente de urmărire a contractelor oferă, de asemenea, soluții pentru desfășurarea negocierilor contractuale în cadrul platformei, permițând colaborarea cu contrapărțile prin instrumente de redlining și de urmărire a activității.

Executarea contractului și semnarea electronică

Deși există soluții specializate de semnătură electronică, multe echipe preferă să desfășoare întregul proces de contractare pe o singură platformă. Soluțiile CLM permit executarea contractului prin furnizarea unei soluții native sau integrate de semnătură electronică în cadrul platformei.

Utilizatorii pot marca contractele pentru executare, pot colecta semnături în ordine, pot trimite mementouri și pot urmări starea pe o singură platformă.

Gestionarea depozitului de contracte

Una dintre cele mai mari provocări pe care le rezolvă un CLM pentru echipele juridice este crearea unui depozit central al tuturor contractelor, documentelor și datelor aferente și furnizarea unui jurnal de activitate pentru mai mult context și transparență.

Raportare și analiză

Multe soluții CLM moderne oferă tablouri de bord de analiză și capabilități de raportare pentru urmărirea indicatorilor cheie de performanță (KPI) și a performanței contractelor. Aceste caracteristici ajută părțile interesate să obțină mai multă transparență și perspectivă asupra procesului de achiziții, să găsească domenii de îmbunătățire, să obțină eficiențe mai mari și să își prezinte în mod tangibil munca.

Integrare cu alte instrumente

Multe sisteme de management al contractelor oferă integrări cu alte instrumente de afaceri, cum ar fi CRM-uri precum Salesforce sau Hubspot, instrumente de colaborare precum Slack sau Microsoft Teams, soluții de stocare în cloud și așa mai departe. Integrările oferă eficiență în muncă atunci când lucrați cu mai multe platforme și o vedere mai cuprinzătoare a datelor legate de contract.

Cum să selectați software-ul CLM potrivit pentru dvs

Odată ce ați identificat nevoia de software CLM în afacerea dvs., revizuiți cu atenție diferitele soluții de pe piață pentru a o alege pe cea potrivită. Un instrument CLM este o investiție semnificativă. Pentru a obține o rentabilitate a investiției (ROI) și pentru a vă asigura că contractele nu eșuează complet, soluția aleasă ar trebui să se alinieze nevoilor dvs. de afaceri și modului în care lucrează echipa.

Sursa: SpotDraft

Iată câteva lucruri de luat în considerare atunci când evaluați soluțiile de gestionare a contractelor.

• Faceți un bilanț al proceselor dvs. curente și identificați problemele pe care doriți să le rezolvați.
• Discutați cu părțile interesate interne despre problemele cu care se confruntă.
• Listați caracteristicile și cerințele de integrare în ordinea necesității.
• Stabiliți-vă bugetul și stabiliți rentabilitatea investiției așteptată.
• Adunați recomandări de la oameni interni și externi familiarizați cu sistemele CLM.
• Examinați cu atenție soluțiile concurente, participați la demonstrații live și participați la teste gratuite ori de câte ori este posibil.
• Cercetați asistența pentru clienți și procesele de implementare a software-ului și comparați-le cu nivelul de asistență de care aveți nevoie pentru implementarea și utilizarea software-ului.

Ajută să fie cât mai minuțios posibil și să implice părțile interesate interne care în cele din urmă vor folosi platforma în procesul de evaluare.

Asigurarea succesului CLM

Majoritatea implementărilor CLM eșuează din cauza planificării insuficiente și a lipsei de acceptare în cadrul organizației. Afacerile găsesc adesea o deconectare între procesele diferitelor echipe și indivizi. Unii folosesc software-ul conform intenției, iar alții preferă fluxurile de lucru manuale sau nu cunosc soluțiile disponibile.

Învățarea unei noi soluții poate fi obositoare. Angajații dvs. pot fi reticenți în a utiliza software-ul CLM, ceea ce duce la rate mai scăzute de adoptare și la eșecuri de implementare. Cheia pentru adoptarea cu succes a CLM și pentru obținerea rentabilității investiției constă în planificarea atentă și lansarea bine organizată.

Sursa: SpotDraft

Începeți prin a crea un plan adecvat care ia în considerare cu atenție toate părțile interesate implicate, obiectivele pe care doriți să le atingeți, procesele pe care doriți să le eficientizați și așteptările dumneavoastră pentru calendarul de implementare. Apoi, urmați aceste sfaturi pentru a implementa cu succes noua soluție:

• Alocați un POC care să se ocupe de întregul proces de implementare de la început până la sfârșit și să vă coordonați cu furnizorul dvs. CLM.
• Investește în instruirea echipelor care utilizează CLM pentru a asigura adoptarea rapidă.
• Încercați să integrați instrumentele pe care diferite echipe le pot folosi pentru a asigura procese fără probleme și pentru a evita redundanțele.
• Planificați lansarea în etape și stabiliți termene limită.
• Deschideți canalele de comunicare și acceptați feedback. În mod similar, comunicați cu echipa de implementare pentru a înțelege cele mai bune practici.
• Reduceți întârzierile pentru a asigura implementarea la timp.

Fă tot ce poți; lăsați software-ul CLM restul

Ciclul de viață al managementului contractelor este un aspect esențial al unei afaceri. Are un impact asupra costurilor, conformității, operațiunilor și creșterii. Eficientizarea proceselor contractuale și îmbunătățirea comunicării interfuncționale prin software-ul de gestionare a contractelor este cea mai bună modalitate de a asigura transparența, de a reduce timpul de procesare și de a elibera echipa juridică pentru o muncă mai strategică.

Indiferent dacă ați identificat blocaje în operațiunile dvs. contractuale, fie că ați condus o echipă juridică slabă care se confruntă cu cerințele unei organizații care se extinde sau doriți doar să faceți loc pentru mai multe eficiențe în procesele dvs. actuale, o soluție de management al ciclului de viață al contractului (CLM) vă ajută să eficientizați lucrări comandate în funcție de nevoile dvs. de afaceri.

Reînnoirea contractelor software nu este o sarcină ușoară. Aflați mai multe despre când să reînnoiți un contract de software și când să vă luați la revedere.