Controlul continuu al tranzacțiilor: de ce este benefic și pentru companii

Pentru companii, Continuous Transaction Control reprezintă o noutate importantă, care nu înseamnă doar mai multă atenție din partea autorităților, ci și o serie de avantaje semnificative și o oportunitate de a-și evolua afacerea către un model digital mai transparent, mai sigur și mai deschis către piata internationala.

Controlul continuu al tranzacțiilor pentru companii : este un atu sau o „povara”? Răspunsul nu este evident.

La prima vedere, ați putea crede că sistemele de control continuu al tranzacțiilor sunt utile doar autorităților guvernamentale care pot beneficia de un instrument suplimentar de monitorizare a activităților companiei, evitând comportamentul incorect, sau mai rău, fraudulos.

La urma urmei, într-o postare recentă, am enumerat principalele avantaje ale controlului continuu al tranzacțiilor pentru sistemul de țară și a apărut o imagine foarte pozitivă:

1. Soluțiile CTC îmbunătățesc eficiența controalelor , deoarece toate tranzacțiile pot fi monitorizate în orice moment, în esență în timp real;
2. Întrucât controlul tranzacțiilor este în esență contemporan cu momentul în care acestea sunt încheiate, autoritățile au avantajul enorm de a nu fi nevoite să cheltuiască resurse pentru activități de inspecție îndelungate pentru a prelua informații istorice chiar de demult;
3. În general, datorită unui sistem de controale mai eficient și mai eficient, costul activităților de monitorizare și verificare este considerabil mai mic și, în același timp, permite o creștere constantă a veniturilor fiscale , combaterea fraudei sau evaziunii.

Numai aceste motive ar fi mai mult decât suficiente pentru a împinge orice stat să adopte tehnologiile de control continuu al tranzacțiilor cât mai curând posibil, dar se poate spune același lucru când se analizează din perspectiva afacerii?

Controlul continuu al tranzacțiilor favorizează digitizarea

Ca răspuns la întrebarea de mai sus, răspunsul este da: Controlul continuu al tranzacțiilor este un instrument formidabil atunci când vine vorba de impulsionarea transformării digitale în cadrul companiilor. Această transformare nu ar trebui să privească doar faza de producție sau faza de relație cu clienții. Ar trebui să fie cât mai transversal posibil, implicând toate sectoarele de activitate a afacerilor. Facturarea este, fără îndoială, unul dintre cele mai strategice domenii de aplicare , deoarece nu doar afectează companiile pe plan intern, ci afectează și contextul în care operează companiile și relațiile pe care le stabilesc cu alte entități publice și private. În acest fel, companiile ajung să joace un rol activ în transformarea digitală a întregului sistem de țară, ajutând la obținerea beneficiilor pe care le-am menționat mai sus.

Controlul continuu al tranzacțiilor încurajează dematerializarea documentelor

Mai exact, un aspect al transformării digitale pe care adoptarea modelelor de control continuu al tranzacțiilor îl încurajează cel mai mult este dematerializarea documentelor . La urma urmei, facturarea și toate procedurile aferente necesită în mod tradițional mai multe documente pe hârtie, atât în ​​timpul tranzacției propriu-zise, ​​cât și în fazele de declarare și evaluare. La aceasta trebuie să adăugăm apoi toate celelalte documente care se întocmesc în cursul activităților zilnice.

Pentru a vă face o idee despre ce vorbim, luați în considerare doar că, potrivit unor sondaje, un angajat italian folosește în medie aproximativ 70 de kilograme de hârtie pe an : aceasta corespunde tăierii a 17 copaci, consumului de 440.000 de litri de apă. , utilizarea a 3 barili de petrol și, în final, producerea a 3 m² de deșeuri (Sursa: Adnkronos). Și, după cum am menționat, un procent bun din hârtia utilizată este cu siguranță legat de facturare și alte activități conexe. Mai mult, trebuie subliniat că utilizarea suporturilor de hârtie reprezintă un cost considerabil pentru companii , care trebuie să facă față în fiecare an diverse articole de cheltuieli aferente, inclusiv achiziționarea de hârtie, toner, fotocopiatoare, întreținere și spațiu de arhivă fizică.

Continuous Transaction Control , prin solicitarea digitalizării datelor tranzacțiilor de la fiecare companie, determină companiile să abandoneze metodele tradiționale de facturare în favoarea celor digitale. De altfel, dincolo de modelul CTC care este implementat, modul în care sunt transferate informațiile către autoritățile centrale necesită adoptarea unor forme specifice dematerializate.

De exemplu, în cazul modelului de raportare, care este larg răspândit în toate statele membre ale Uniunii Europene, sunt stabilite standarde XML specifice (ca și în Spania) sau așa-numitul Fișier de audit standard pentru taxe (impus în Portugalia și Polonia) introdus de OCDE. În mod similar, în modelul de clearance sunt utilizate anumite modele standard de comunicare, precum Raportul fiscal pe factură ISO20022, chiar dacă doar ca model de transmitere, la care ar trebui să se facă referire în ceea ce privește schimburile de date între companii și Administrația Publică. De aici, este de înțeles că dematerializarea documentelor are sens și ajută companiile să se alinieze eficient la sistemele implementate de autoritățile de control.

Totuși, așa cum am menționat în alte postări, dematerializarea nu înseamnă doar abandonarea suporturilor de hârtie folosite într-o companie. Este, de asemenea, despre regândirea completă a proceselor interne ale documentelor, care variază de la momentul în care este creat un document, până la momentul în care este arhivat. Altfel, ajungi la efectul opus: în loc să faci procesele interne mai agile și mai sustenabile, creezi inevitabil fricțiuni între utilizarea documentelor în format digital și un sistem de management al documentelor care este încă legat de proceduri și intervale de timp analogice, cu toate ineficiențe care pot fi ușor imaginate.

Controlul continuu al tranzacțiilor protejează companiile

Un alt avantaj interesant al implementării sistemelor de control continuu al tranzacțiilor este că face gestionarea relațiilor cu autoritățile centrale de control mai eficientă. În plus, având în vedere numărul de termene care trebuie respectate și termenele în sine, problema conformității este atât de sensibilă pentru orice companie. De aceea, companiile au adesea echipe interne cu rolul specific de a asigura îndeplinirea acestor obligații.

Sistemele de control continuu al tranzacțiilor (CTC) măresc capacitatea autorităților de a controla sistemul și, în consecință, presiunea asupra firmelor, deoarece chiar și cele mai mici nereguli sunt mai ușor de detectat. În același timp, însă, implementarea tehnologiilor de control continuu a tranzacțiilor oferă tuturor operatorilor din orice sector o oportunitate de a descoperi și adopta o gamă de soluții digitale care sunt concepute pentru a controla și gestiona toate procesele legate de facturarea și declararea TVA într-un mod automatizat. mod (Sursa: The European Financial Review) .

În acest fel, blocuri întregi de sarcini pot fi îndeplinite eficient de platforme special construite, care nu numai că îmbunătățesc eficiența acestor activități, dar asigură și o monitorizare mai bună și constantă a conformității corporative.

Controlul continuu al tranzacțiilor și informațiile interne ale datelor

Legătura dintre controlul continuu al tranzacțiilor și conformitatea corporativă are un avantaj suplimentar care nu trebuie subestimat. Deoarece sistemele CTC permit companiilor să automatizeze gestionarea unei părți semnificative a datelor lor, aceeași tehnologie poate fi folosită și pentru analiza internă a datelor . Acest lucru poate oferi perspective foarte interesante asupra afacerii dvs.

Pe de altă parte, dacă este adevărat că sistemele Continuous Transaction Control tind să crească nivelul de transparență al activităților față de lumea exterioară, este la fel de adevărat că de aceeași transparență poate beneficia și compania însăși. În plus, controlul în timp real al tranzacțiilor le face urmăribile și, în consecință, facilitează colectarea datelor, care devine o sursă de informații imediat accesibile pentru fiecare parte a organizației. Tot în acest caz, însă, companiile trebuie să depună un efort pentru a profita de situație: în special, ar putea fi nevoite să facă o investiție pentru a implementa soluții tehnologice bazate pe inteligența artificială și în special pe învățarea automată.

Aceste instrumente sunt foarte utile atunci când vine vorba de gestionarea unei cantități mari de date, reorganizarea, clasificarea, analizarea, arhivarea și, mai presus de toate, de a le face inteligibile. De aici, puteți trece la construirea anumitor strategii și, mai ales, la organizarea sarcinilor legate de conformare într-un mod funcțional și eficient, intervenind înaintea oricăror criticități care pot apărea.

Controlul continuu al tranzacțiilor și comerțul internațional

Deloc surprinzător, majoritatea companiilor își propun să-și extindă afacerile pe cât posibil, trecând granițele naționale. De altfel, una dintre consecințele hiperdigitalizării economiei și societății este aceea a reducerii distanțelor și lărgirii pieței de referință pentru fiecare companie. Cu toate acestea, tranzacțiile internaționale implică adesea unele dificultăți în ceea ce privește facturarea și conformitatea fiscală. Din acest punct de vedere, Continuous Transaction Control reprezintă un instrument de simplificare extraordinară, întrucât, teoretic, fiecare companie care se adaptează la un sistem CTC devine parte dintr-un circuit de organizații care împărtășesc formulare, platforme, standarde de securitate și modele de facturare.

Din punctul de vedere al autorităților centrale, avantajele sunt evidente, dar același lucru este valabil și pentru companiile care pot interacționa mai ușor cu alți jucători, reducând orice riscuri de conformare. Și simplificarea este întotdeauna un prieten al afacerilor.

Trebuie remarcat, totuși, că pentru ca acest lucru să se întâmple, toate țările trebuie să adopte sisteme de control continuu al tranzacțiilor într-o manieră uniformă și consecventă pentru a evita o multitudine de modele și procese diferite. Din păcate, uniformizarea implementării este încă un obiectiv de nivel mediu, deoarece până acum țările au acționat în mare măsură independent, lipsind (la nivel european și nu numai) directive obligatorii sau un model „preferat oficial”.

Camera Internațională de Comerț sau ICC este o organizație privată care lucrează pentru „promovarea investițiilor, deschiderea piețelor pentru bunuri și servicii și libera circulație a capitalului”. ICC a încercat să rezolve problema conturând o listă de principii și valori care ar trebui să inspire implementarea oricărui sistem de control continuu al tranzacțiilor. Printre numeroasele valori ale Controlului Continuu al Tranzacțiilor identificate se numără cooperarea, comprehensibilitatea, respectul pentru confidențialitate, precum și principiul impactului minim și al nediscriminării: toate acestea sunt foarte importante și relevante, dar nu foarte stricte din punct de vedere. de implementare practică atunci când este vorba de un volum mare de tranzacții zilnice.

Totuși, crearea unei astfel de rețele de tranzacții securizate, urmăribile, atât interne, cât și internaționale, ar trebui să fie un obiectiv pe care statele și companiile trebuie să-l urmărească, pentru a lărgi tot mai mult spațiul de piață disponibil în care își desfășoară activitatea fără obstacole fiscale sau riscuri de conformare. Din acest motiv, companiile trebuie să facă tot posibilul pentru a desfășura activități pozitive de lobby, punând presiune asupra instituțiilor și organismelor naționale și internaționale pentru a implementa toate măsurile necesare care să conducă la construirea de modele și platforme de control continuu a tranzacțiilor uniforme și partajate.

Controlul continuu al tranzacțiilor schimbă și birocrația

O consecință foarte pozitivă a adoptării sistemelor de control continuu al tranzacțiilor este apoi sistematică și poate fi înțeleasă prin adunarea celor spuse mai sus. Datorită dematerializării, introducerii platformelor de interfață și controalelor care sunt în esență contemporane cu încheierea diferitelor tranzacții, este de așteptat ca, acolo unde există sisteme CTC, povara birocrației să poată fi redusă în timp.

Managementul digital, de fapt, ar trebui să simplifice procedurile și, prin urmare, să permită firmelor să cheltuiască mai puține resurse (atât umane, cât și financiare) pentru a îndeplini toate sarcinile necesare, cu condiția ca firmele să continue să investească în tehnologie pentru a ține pasul pe măsură ce sistemele de control evoluează. Este clar că implementarea unor astfel de sisteme nu este o concluzie dinainte și nu este lipsită de dificultăți. În același timp, este la fel de incontestabil că aici se îndreaptă viitorul. Mai mult decât atât, potrivit multor experți, principalele economii emergente și țările cele mai complet industrializate vor fi angajate în acest proces cel puțin până în 2030, când este de așteptat ca nivelul de maturitate și conștientizare în utilizarea acestor instrumente să fie de așa natură încât Tranzacția Continuă . Sistemele de control vor deveni principala metodă de evaluare fiscală atât la nivel național, cât și internațional (Sursa: Fintech Direct) .

Fiecare companie, așadar, este chemată să își facă partea pentru a nu fi lăsată în afara acestui trend și, mai ales, pentru a putea profita din plin de beneficiile pe care soluțiile CTC le oferă întregului sistem de țară. Provocarea este deschisă și sunt multe în joc, dar este și adevărat că digitizarea este acum o realitate acceptată în multe sectoare și așa trebuie să fie și când vine vorba de controlul tranzacțiilor.