Considerații pentru selectarea locului evenimentului

Planificatorii de evenimente au de făcut numeroase opțiuni, alegerea locației fiind una dintre cele mai importante. Această decizie afectează aproape orice altă alegere, de la catering-urile alese până la data la care are loc evenimentul. Participanții se așteaptă la o experiență memorabilă, iar alegerea locului potrivit face diferența. Aici, vom discuta unele dintre cele mai importante considerente de selecție a locației.

Când să începeți căutarea

Clevedon Hall este una dintre cele mai populare locații din zonă și este solicitată pe tot parcursul anului. În mod ideal, organizatorii de petreceri ar trebui să rezerve cu șase până la opt luni în avans, astfel încât să aibă timp să planifice alte aspecte, cum ar fi catering, sponsori, divertisment și multe altele.

Locație

Atunci când aleg un loc pentru eveniment, planificatorii trebuie să ia în considerare dacă locațiile potențiale sunt convenabile pentru participanții lor. Cei care planifică evenimente locale, de exemplu, ar trebui să aleagă locații apropiate de locul unde oaspeții lucrează și locuiesc. Dacă unii călătoresc de departe pentru a ajunge la eveniment, luați în considerare o locație lângă transportul public și cazare.

Pentru a îmbunătăți experiența oaspeților, luați în considerare crearea de ajutoare de navigare personalizate. Includeți locația evenimentului, proximitatea locului de metrou și linii de autobuz și locația farmaciilor, spitalelor și a altor puncte de interes. Pe baza preferințelor publicului, poate fi necesar să se ofere versiuni pe hârtie și digitizate.

Capacitate

Luarea în considerare a dimensiunii listei de invitați este crucială atunci când alegeți un loc. Rezervarea unei săli cu spațiu insuficient afectează experiența oaspeților și poate crea probleme de siguranță.

Mărimea potențială a listei de invitați depinde de tipul de eveniment planificat. În timp ce participanții la festivalul de muzică se așteaptă la aglomerație, invitații la nuntă au nevoie de mai mult spațiu pentru a se mișca. Când planificatorii iau în considerare dimensiunea listei lor de invitați, este mai probabil să aleagă locul potrivit.

Bugetul

Calculul bugetului este unul dintre cele mai vitale aspecte ale planificarii evenimentelor. Totul are un cost și atunci când este timpul să rezervi o locație, costul poate fi mare. Alte cheltuieli, cum ar fi cateringul, divertismentul și rechizitele, se adună rapid. Dacă există un anumit grad de flexibilitate în data aleasă, este posibil să aveți mai multă libertate cu bugetul evenimentului. Planificarea timpurie oferă mai multe opțiuni, precum și posibilitatea de a bloca o rată favorabilă.

Taxe ascunse

Fiți cât mai specific și detaliat posibil atunci când vă exprimați nevoile și enumerați exemple din evenimentele anterioare, dacă este necesar. Având o idee la ce să vă așteptați, o locație poate oferi o ofertă mai cuprinzătoare - și veți evita taxele surpriză și costurile ascunse pentru securitate, curățenie și alte servicii.

Plan pentru parcare

În timp ce unii oaspeți pot ajunge cu avionul, autobuzul sau trenul, alții vor conduce, făcând parcarea o considerație crucială. Zona de parcare a locației va găzdui toată lumea? Este disponibil serviciul de valet? Când selectați un loc pentru eveniment, alegeți unul cu parcare mare. Alternativ, ar putea fi posibil să recrutați șoferi cu transport partajat sau să rezervați o parcare și ca însoțitorii să colecteze taxe la intrare.

Dimensiunea evenimentului și Lista de invitați

Înainte de a căuta un loc pentru eveniment, luați în considerare numărul de invitați invitați. Cunoașterea dimensiunii listei de invitați vă va ajuta să alegeți un spațiu care să găzduiască pe toată lumea. Deși Clevedon Hall este un spațiu expansiv, oferă accentele calde și personale pe care le caută planificatorii de evenimente.

Facilități și servicii

Este ușor să fii copleșit de numărul de locuri disponibile. Pe lângă stabilirea unui buget, un alt pas către o listă mai scurtă este să aflați despre facilitățile și serviciile fiecărui loc. De exemplu, cei care intenționează să ofere mâncare în timpul unui eveniment ar trebui să ia în considerare locuri care includ mese, scaune, spațiu de bucătărie și lenjerie de pat. Alte facilități, cum ar fi accesul la echipamente AV și serviciile de configurare sau de curățare, sunt bine de căutat atunci când alegeți locații, în special pentru cei care planifică evenimente în afara orașului.

Schema

Aspectul unui loc de desfășurare este un alt factor vital pe care trebuie să vă concentrați în timpul procesului de selecție. Dacă puteți face acest lucru, cel mai bine este să vizitați fiecare loc în persoană. Aceste vizite vor oferi o mai bună înțelegere a activităților posibile, a modului în care echipamentele și locurile pot fi instalate și dacă vor fi necesare servicii suplimentare.

Dacă vizitele în persoană nu sunt posibile, solicitați planuri detaliate ale fiecărei locații luate în considerare. Deși acest pas poate părea consumator de timp, ajută la ghidarea procesului de luare a deciziilor. Pe măsură ce revizuiți fiecare locație, vizualizați cum ar fi amenajat spațiul și nu uitați să facilitați accesul celor cu dizabilități.

Stabilirea stării de spirit

Arhitectura și decorul locației se potrivesc cu starea pe care doriți să o evocați? Decorarea unui loc de eveniment poate fi costisitoare, ceea ce îi determină pe mulți planificatori să aleagă spații care oferă deja atmosfera pe care o caută. Indiferent dacă găzduiți o expoziție comercială, o conferință sau o nuntă, Clevedon Hall creează un mediu primitor.

Planificarea pentru neașteptat

Deși sperăm din suflet că evenimentul tău se va desfășura conform planului, ne dăm seama și că lucrurile se întâmplă. Unele locații refuză să facă afaceri cu cei care nu au asigurarea adecvată. Din acest motiv important, cel mai bine este să solicitați cât mai curând posibil asigurarea de răspundere civilă generală pentru eveniment.

Accesibilitatea oaspeților

Nevoile fiecărei persoane sunt diferite, iar unii oaspeți pot avea nevoie de cazare specială. Determinați nevoile oaspeților, învățând cine sunt aceștia, inclusiv vârstnici, copii și cei cu nevoi speciale. Locurile cu rampe pentru scaune cu rotile și lifturi sunt preferate și îi fac pe participanți să se simtă ca și cum ar fi apreciați.

Cazare pentru oaspeti

Pentru a planifica un eveniment de succes de mai multe zile, cel mai bine este să vă concentrați pe locurile din apropierea cazării. Anumite evenimente, cum ar fi seminarii, târguri comerciale și conferințe, solicită adesea oaspeților să planifice nopți. Când locurile de cazare sunt în apropiere, participanții pot accesa evenimente convenabil și pot evita naveta lungă.

Atunci când planificatorii oferă mai multe opțiuni, de la pensiuni ieftine până la apartamente de lux, participanții pot alege cazarea care se potrivește bugetului și nevoilor lor. În plus, apropierea de locație facilitează socializarea și crearea de rețele după program, ceea ce favorizează un sentiment de unitate și îmbunătățește experiența generală.

Acces la internet

Locurile cu conexiuni puternice la internet wireless oferă o experiență îmbunătățită vorbitorilor, vânzătorilor și vizitatorilor. Cu acces la Wi-Fi, vânzătorii pot accepta plăți mobile și pot crește vânzările, în timp ce oaspeții pot rămâne în contact cu prietenii și familia pe tot parcursul evenimentului. Când selectați o locație pentru un eveniment viitor, întrebați despre viteza Wi-Fi-ului acestuia, astfel încât totul să funcționeze fără probleme.

Calitatea sunetului și acustica

Mulți planificatori îl ignoră, dar acustica și călătoriile sonore pot face diferența între o experiență memorabilă pentru oaspeți și una săracă, mai ales când evenimentele implică acte muzicale și vorbitori invitați. Locurile cu tavane joase creează o atmosferă intimă, dar pot deveni destul de zgomotoase în cazul aglomerației mari. Dimpotrivă, sunetele răsună în camere mai mari. Țineți cont de acustica și de confortul oaspeților atunci când alegeți o locație.

Flexibilitatea datei evenimentului

După cum am menționat, selecția locației reprezintă o parte considerabilă din bugetul unui eveniment. Din fericire, cei cu flexibilitate pentru date pot avea acces la reduceri semnificative. În afară de locația în sine, planificatorii trebuie să rezerve servicii de catering, divertisment, difuzoare și alte servicii. Din aceste motive, este esențial să păstrați o anumită flexibilitate atunci când programele sunt nealiniate.

Acces la tehnologie

Includerea tehnologiei avansate într-un eveniment crește șansele de succes și oferă o experiență captivantă. Nevoile tehnologice ale planificatorilor variază în funcție de tipul de eveniment, dar odată ce v-ați luat în considerare nevoile, cel mai bine este să verificați cu locația pentru a vă asigura că veți avea acces la echipamente esențiale.

Costurile cu băuturi și alimente

Unele locații oferă pachete cu băuturi și alimente, dar majoritatea evaluează o taxă minimă. Contactați locația aleasă pentru a vă informa despre politicile sale privind băuturile și alimentele. Dacă plănuiți un eveniment discret cu o listă mică de invitați, un loc cu un minim de 200 de oaspeți poate să nu fie cea mai bună opțiune.

Alte servicii

Chiar și cu o listă de verificare cuprinzătoare, nevoile pot apărea brusc. Atunci când alegeți o locație, întrebați despre serviciile oferite. Unele locuri au săli de conferințe de înaltă tehnologie, în timp ce altele au zone pentru oaspeții să se joace și să se relaxeze. Deși nu orice eveniment necesită astfel de servicii, acestea adaugă o notă personală atunci când contează cel mai mult.

Durabilitate

Includerea stabilității într-un plan de evenimente facilitează pentru companii și persoane să urmeze principiile de responsabilitate socială și guvernanță. Începeți prin a alege un loc care se concentrează pe durabilitate, cum ar fi unul cu metode de curățare ecologice sau certificări ecologice.

În plus, cumpărarea de la furnizori locali sustenabili poate reduce amprenta de carbon a unei adunări prin scurtarea navetei și sprijinirea comunității în care are loc evenimentul. Alegerea unui loc eficient cu management eficient al deșeurilor și opțiuni de catering contribuie la sustenabilitatea generală a unui eveniment, fără a afecta experiența oaspeților.

Dacă planificați un eveniment, îl vom face să se întâmple

După cum probabil ați observat, există multe lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un loc pentru un eveniment viitor. Această decizie nu trebuie luată ușor și poate dura ceva timp pentru a găsi locul perfect, dar este un efort util.

Indiferent dacă ținem o întâlnire de afaceri sau plănuiești o nuntă, Clevedon Hall este locul potrivit. Acest conac în stil iacobian este plin de caracter și farmec, cu facilități care pot satisface majoritatea nevoilor. Cu considerentele de mai sus și cu echipa noastră de clasă mondială, puteți face orice eveniment memorabil și de succes.