Cum să scrieți un cod de conduită care este util pentru angajați

Stabilirea așteptărilor este importantă în mai multe domenii ale vieții.

De exemplu, atunci când închirieți un apartament nou cu un coleg de cameră, probabil că veți stabili o așteptare ca ușa de la intrare să rămână încuiată tot timpul.

În lumea afacerilor, stabilirea așteptărilor este deosebit de crucială, deoarece acest lucru oferă claritate tuturor angajaților și pregătește compania pentru succes. Iar succesul începe cu scrierea unui cod de conduită cuprinzător.

Este obișnuit ca întreprinderile să-și încorporeze valorile de bază și misiunea în codul lor de conduită. Codul ar trebui folosit ca linii directoare pentru a stabili o bază solidă pentru alte politici ale companiei. Aceste detalii despre comportamentul și interacțiunile angajaților ar trebui să fie în manualul angajaților unei companii.

Companiile care își scriu codul de conduită apelează de obicei la software de prevenire a hărțuirii pentru a oferi conținut standard de învățare în jurul regulilor, principiilor și standardelor pe care angajații ar trebui să le respecte.

Codul de conduită vs. codul de etică

Un cod de conduită este adesea confundat cu un cod de etică, dar cele două sunt diferite.

Codul de conduită al unei companii este un set de reguli care ghidează comportamentul. Este o colecție de principii și comportamente despre care compania crede că joacă un rol în succesul său. De asemenea, încorporează elemente ale culturii companiei .

Un cod de etică este un set de principii care face posibil ca angajații să cunoască binele de rău. Într-un fel, este mai larg decât un cod de conduită și oferă principii care afectează mentalitatea angajaților și procesul de luare a deciziilor.

Ambele componente ar trebui să facă parte din manualul angajatului .

De ce este importantă scrierea unui cod de conduită

Indiferent dacă afacerea ta are zece angajați sau 1.000, toți cei implicați, de la CEO până la stagiari, și chiar și consiliul de administrație, beneficiază de cunoașterea detaliilor unui cod de conduită. Când conducerea își pune așteptările în scris, ei creează un cadru în care toată lumea știe cum să ofere sprijin.

Prin scrierea unui cod de conduită, o afacere:

• Elaborează valorile companiei. Codul de conduită demonstrează valorile pe care o companie încearcă să le susțină, evidențiind comportamentul acceptabil și inacceptabil. Dacă se decide să distribuie codul în mod public, persoanele interesate să aplice pentru roluri deschise pot afla mai multe despre etica, valorile și morala în afaceri ale potențialilor lor angajatori înainte de interviu.
• Ghidează comportamentul la locul de muncă. Așteptările clare facilitează crearea unui mediu de lucru sănătos, în care toți angajații se comportă profesional. Codul de conduită ar trebui să orienteze comportamentul prin alinierea comportamentului cu valorile companiei.
• Respectă legile aplicabile . Deoarece codul de conduită abordează comportamentul inadecvat, cum ar fi hărțuirea și metodele de formare pentru prevenirea hărțuirii , asigură angajații acționează în conformitate cu legea și că toată lumea se simte în siguranță la locul de muncă. În plus, Legea Sarbanes-Oxley din 2002 cere companiilor publice să implementeze coduri de conduită.
• Îmbunătățește moralul angajaților. Angajații care se tratează unul pe altul în mod egal și cu respect tind să devină membri ai echipei mai buni. Când codul de conduită întărește acest comportament, angajații actuali au un impuls moral, ceea ce poate ajuta la reținerea talentelor de top.

Ce să includă într-un cod de conduită

Informațiile incluse într-un cod de conduită detaliază politicile de lucru, comportamentul acceptabil și inacceptabil, acțiunile și consecințele. Este un ghid pe care angajații îl pot accesa în timpul integrării și pe parcursul mandatului lor organizațional.

Fiecare companie funcționează diferit, așa că un cod de conduită nu aderă la un șablon. Indiferent, informațiile de mai jos explică ce poate include fiecare secțiune.

Valorile companiei, etica și responsabilitatea

Această secțiune a codului de conduită detaliază orice subiecte legate de valorile pe care organizația le susține și modul în care intenționează să le pună în aplicare.

Informațiile despre valori pot include:

• Etică de afaceri.
• Drepturile angajaților.
• Diversitate și incluziune .
• Responsabilitate socială .
• Responsabilitatea de mediu.
• Angajament și responsabilitate.

Comportamentul și acțiunea angajaților

În secțiunea privind comportamentul și acțiunea angajaților din codul de conduită, conducerea ar trebui să treacă peste ceea ce se așteaptă în ceea ce privește performanța și comportamentul. Aceasta poate include elemente precum modul de tratare a colegilor angajați sau detalii referitoare la modul în care își exercită rolul profesional. De asemenea, poate descrie subiecte despre comportamentul angajaților.

Exemple de comportament și acțiuni din această secțiune sunt:

• Onestitate in ceea ce priveste angajamentele de munca
• Standarde de profesionalism
• Utilizarea rețelelor sociale referitoare la dacă este adecvat să fii pe platforme precum Facebook, Twitter sau Instagram în timpul programului de lucru
• Utilizarea activelor companiei – de obicei reguli care descriu o mașină de companie, un telefon sau un computer.
• Reguli de comunicare.
• Relații romantice cu alți angajați.
• Actiuni disciplinare.

Politici interne

Partea politicilor interne a codului de conduită acoperă operațiunile de afaceri de zi cu zi. Această secțiune își propune să ofere angajaților informațiile necesare pentru întrebările care apar mai mult decât altele, cum ar fi cât timp liber plătit primesc sau ce trebuie să facă în timpul unei urgențe meteorologice.

Câteva practici interne pe care trebuie să le detalieze această secțiune sunt:

• Codul vestimentar al companiei.
• Concediu anual, concediu plătit și concediu.
• Politica vremii nefavorabile.
• Procesul de îmbarcare .
• Prezența, întârzierea și punctualitatea.
• Utilizarea telefoanelor mobile personale în timpul programului de lucru.
• Lanțul de comandă.
• Conformitate juridică și HR .

Exemplu de cod vestimentar: codul vestimentar al [Company Name] este relaxat sau business casual. Angajații au voie să poarte blugi, tricouri, hanorace și jambiere. Îmbrăcămintea formală de afaceri, cum ar fi cămăși, pantaloni și sacouri, este de asemenea potrivită. Evitați îmbrăcămintea care prezintă înjurături, rupturi, găuri, declarații brute și substanțe ilegale.

Dacă un client, un client sau un investitor vizitează biroul, [Numele companiei] va oferi un avertisment avansat adecvat în cazul în care poate fi necesară o schimbare a codului vestimentar. Aceste cazuri pot necesita rochii formale, fuste, pantaloni, kaki, cămăși cu nasturi, bluze și pantofi cu vârfuri închise.

Politici externe

Pe de altă parte, un cod de conduită ar trebui să aibă și politici externe. Această secțiune detaliază cum ar trebui să se comporte angajații atunci când au de-a face cu părți externe, cum ar fi clienții, clienții sau părțile interesate externe.

Această secțiune clarifică informații cu privire la:

• Conflict de interese.
• Confidențialitate.
• Confidențialitate.
• Politici de proprietate intelectuală.
• Cerințe privind comunicarea cu clienții.

Conduita greșită

În cele din urmă, este necesară o secțiune care detaliază comportamentul calificat ca abatere. Din punct de vedere tehnic, comportamentul necorespunzător se poate întâmpla în secțiunile de mai sus, dar aici trebuie să numiți în mod explicit comportamentul neadecvat.

Această parte trebuie să includă politici privind:

• Discriminare.
• Hărțuire sexuală.
• Abuz sau agresiune.
• Intoxicaţie.
• Bullying .
• Plagiat.
• Raportarea abaterilor.

Cum să gestionați o încălcare a codului de conduită

Este dificil să știi cum să gestionezi o încălcare a unui cod de conduită. Dacă un angajat nu respectă standardele profesionale prezentate în codul de conduită, poate fi necesară luarea măsurilor corespunzătoare.

În cele din urmă, modul în care este tratată această încălcare depinde de ce element al codului de conduită a fost încălcat. De exemplu, procedurile disciplinare pentru cineva care folosește rețelele sociale în timpul programului de lucru și pentru cineva care se prezintă la muncă sub influența drogurilor nu vor fi aceleași.

Acestea fiind spuse, este înțelept să subliniem în codul de conduită că acțiuni disciplinare, inclusiv reziliere, pentru încălcarea unui cod de conduită pot fi necesare.

Sfaturi pentru redactarea unei politici de cod de conduită

Când redactează o politică de cod de conduită, echipele de resurse umane ar trebui să-și amintească aceste șase sfaturi pentru a se asigura că este cât mai cuprinzătoare și clară posibil.

• Luați în considerare industria dvs. De exemplu, un cod de conduită va fi diferit pentru companiile cu angajați într-o școală față de cei dintr-o fabrică.
• Evitați jargonul legal. Codul de conduită ar trebui să fie scris folosind un limbaj clar pe care oricine îl poate înțelege. Jargonul juridic poate fi neclar în funcție de cine îl citește.
• Fă-l accesibil. Odată completat, codul ar trebui să fie stocat într-un sistem de informare a resurselor umane (HRIS), astfel încât angajații să îl poată accesa în orice moment.
• Implicați întreaga echipă de HR. Toată lumea din departamentul de resurse umane ar trebui să fie inclusă în crearea codului de conduită. Întreaga echipă ar trebui să semneze detaliile cheie pentru a se asigura că nimic nu trece prin fisuri.
• Includeți o acceptare din partea conducerii superioare. Luați în considerare începerea codului de conduită cu o notă sau un mesaj din partea CEO-ului, arătând sprijinul conducerii seniori cu privire la detaliile prezentate în paginile următoare.
• Asigurați-vă că este complet și plin de exemple. Codul de conduită ar trebui să conțină exemple clare pe care le pot experimenta angajații și o secțiune de întrebări frecvente care să răspundă la întrebări importante.

Exemple de cod de conduită

Uneori este mai bine să înveți din exemple. Mai jos sunt câteva coduri de conduită scrise de mărci cunoscute și de încredere.

• Coca-Cola : Marca de băuturi răcoritoare simplifică angajaților să găsească răspunsuri la exact ceea ce caută, cu un cuprins clar. De acolo, membrii echipei pot căuta detalii cu privire la marcă, protejarea activelor, evitarea conflictelor de interese și lucrul în echipă.
• Google : De la lucruri la care vă așteptați, cum ar fi integritatea, principiile și detaliile privind discriminarea, până la lucruri pe care nu le puteți, cum ar fi politica privind câinii, codul de conduită Google este informativ și simplu, deoarece prezintă detaliile cheie pe care angajații ar trebui să le cunoască.
• IBM : Codul lor de conduită se referă la încredere, iar angajații văd că aceasta este tema comună în acest document. IBM începe lucrurile cu un cuprins ușor de citit, un mesaj din partea CEO-ului și apoi se scufundă direct în liniile directoare ale acestora.
• Apple : Acest cod de conduită începe cu „Modul în care facem afaceri”, care dă tonul imediat pentru detalii cheie despre comportamentele la locul de muncă, protecția mărcii, responsabilitatea individuală și integritatea afacerii.
• Mastercard : Este ușor să-ți dai seama imediat că codul de conduită al Mastercard-ului stabilește marca, tema și culorile. Începe cu un mesaj de la CEO și urmează cu o notă din partea consiliului de administrație. De asemenea, oferă un cuprins, astfel încât angajații să poată trece înainte la răspunsurile pe care le caută.

E bine să ai standarde înalte

Mai ales când vine vorba de codul de conduită pe care îl susține afacerea ta. De la detalii despre etica în afaceri și utilizarea rețelelor sociale până la codul vestimentar și hărțuirea, furnizarea acestor informații angajaților asigură un mediu de lucru sigur și productiv.

Aflați mai multe despre ce poate face compania dumneavoastră pentru a evita un mediu de lucru ostil .