Cum să alegi software-ul de contabilitate potrivit pentru IMM-uri?

S-au dus vremurile în care sarcinile contabile și financiare erau limitate la înregistrări în registrul general pe hârtie. Fiecare profesionist contabil și proprietar de afaceri în prezent se concentrează pe obținerea mai multor clienți, extinderea afacerii lor, reducerea sarcinilor ușoare de introducere a datelor, reducerea erorilor și obținerea de informații mai profunde asupra datelor lor. Cel mai bun mod de a face toate acestea în era digitală este utilizarea unui software de contabilitate. O soluție software de contabilitate ajută la creșterea eficienței afacerii și a productivității echipei dvs. prin generarea de previziuni de vânzări pentru următorul trimestru, determinând cele mai multe și cele mai puțin profitabile servicii și multe altele.

Importanța software-ului de contabilitate:

1. Vă accelerează viteza de lucru: Utilizarea software-ului de contabilitate vă poate crește productivitatea generală a afacerii, deoarece echipa dvs. ar avea mult mai puține documente de făcut. Rapoartele de afaceri și facturile generate automat economisesc timp pe care îl puteți dedica pentru a obține noi clienți.
2. Economisește timp: sarcinile de contabilitate se referă la calcule precise. A avea un software de contabilitate bun poate accelera procesul de contabilitate prin automatizarea sarcinilor ușoare. Nu numai că economisește timp, dar reduce potențialele erori care ar fi putut apărea dacă ați folosit tehnicile vechi de evidență a pixului și hârtiei.
3. Oferă analiză: un software de contabilitate bun vă oferă o analiză a modului în care ar arăta afacerea dvs. în câțiva ani, oferind previziuni trimestriale și situații ale fluxului de numerar. Software-ul de contabilitate vă poate ajuta să luați decizii financiare mai bune, investind în domeniile care generează profituri pentru afacerea dvs.
4. Securitatea datelor: Securitatea informațiilor critice ar trebui să fie cea mai mare prioritate a companiilor. În lumea în care criminalitatea cibernetică este în creștere, investiția în software-ul de contabilitate potrivit poate adăuga straturi suplimentare de securitate pentru a vă proteja datele financiare. Software-ul oferă caracteristici cum ar fi autentificarea cu mai mulți factori, accesul limitat al utilizatorilor la informații și protecție antivirus pentru a vă păstra informațiile în siguranță.
5. Management centralizat: O altă caracteristică a software-ului de contabilitate este că oferă un tablou de bord centralizat. Puteți vizualiza cu ușurință toate aspectele proceselor dvs. financiare, inclusiv facturile, statele de plată, taxele, inventarul, comenzile de vânzare și multe altele într-un singur loc, care vă poate ajuta să economisiți timp și să luați decizii rapide.

Recomandat pentru tine: 10 software de editare video de folosit de la începători până la profesioniști.

Sfaturi pentru a alege software-ul de contabilitate potrivit:

Cu toate acestea, există o mulțime de soluții software de contabilitate care se proclamă a fi cele mai bune de pe piață. Deci, cum alegeți software-ul potrivit pentru cerințele dvs. de afaceri?

Luând în considerare aceste sfaturi atunci când alegeți un software de contabilitate pentru afacerea dvs., vă poate ajuta:

1. Înțelege-ți afacerea

Cel mai important pas înainte de a alege software-ul de contabilitate este să înțelegeți cerințele dvs. de afaceri. Identificați dacă veți avea nevoie de vreo caracteristică specifică industriei pentru afacerea dvs. și selectați software-ul care oferă același lucru.

De asemenea, verificați ce aplicații suplimentare aveți nevoie și dacă acestea se integrează cu soluția dvs. de contabilitate.

Majoritatea întreprinderilor mici pot folosi software de contabilitate care oferă caracteristici de bază, cum ar fi facturarea, urmărirea cheltuielilor, generarea de rapoarte și multe altele. Cu toate acestea, dacă aveți nevoie de funcționalități avansate, cum ar fi urmărirea inventarului și prognoza vânzărilor, va trebui să alegeți software-ul în consecință.

2. Online sau Offline

În timp ce unele companii profită de instrumentele de contabilitate bazate pe cloud care au preluat piața în ultimii ani, unele organizații încă preferă software-ul desktop pentru cerințele lor financiare.

Mai mult, companiile care doresc atât funcționalitățile software-ului desktop, cât și caracteristicile cloud optează pentru servicii de găzduire în cloud. De exemplu, QuickBooks Enterprise, bazată pe cloud, cu software de găzduire, oferă nu numai aceleași caracteristici și interfață cu utilizatorul ca software-ul desktop, ci și accesibilitate la distanță similară cu QuickBooks Online (versiunea SaaS a QuickBooks).

Atunci când alegeți cel mai potrivit model pentru afacerea dvs., trebuie să efectuați o analiză adecvată. Cel mai bine ar fi să explorați toate opțiunile ținând cont atât de nevoile manageriale, cât și de cele financiare ale afacerii dvs.

De asemenea, puteți primi ajutor de la un expert financiar sau de la contabilul dumneavoastră.

3. Interfata utilizator

Deoarece majoritatea proprietarilor de afaceri nu au experiență în contabilitate, software-ul ar trebui să fie ușor de utilizat. O interfață curată, cu instrucțiuni adecvate pentru a vă conecta și a răsfoi funcțiile, poate ușura procesele de contabilitate pentru echipa dvs.

Pentru că, în cele din urmă, totul depinde de cât de confortabilă este interfața software-ului pentru ca tu și colegii tăi să lucrezi fără a cheltui mult pe costurile de antrenament.

Mai mult, gestionarea cărților dvs. va fi o simplă plimbare dacă sunt disponibile tutoriale online gratuite pentru a afla caracteristicile avansate ale software-ului dvs. de contabilitate.

4. Planificați-vă bugetul

Soluțiile software de contabilitate variază în funcție de caracteristicile și planurile de preț pe care le oferă. Puteți achiziționa planuri anuale de abonament, un pachet pentru mai mulți ani, puteți utiliza o versiune gratuită a software-ului, dacă este disponibil, sau puteți închiria software-ul de contabilitate în funcție de bugetul firmei dvs.

Se vede adesea că software-ul de contabilitate scump oferă funcționalități avansate. Include raportarea proiectelor, urmărirea cheltuielilor, salarizare asistată, conector CRM și multe altele.

În timp ce achiziționați software-ul de contabilitate, asigurați-vă că nu plătiți pentru funcții suplimentare pe care nu le-ați avea nevoie.

5. Utilizabilitatea software-ului

Un alt factor de luat în considerare înainte de a cumpăra software-ul de contabilitate este dacă acesta acceptă numărul de utilizatori de care aveți nevoie pentru a lucra la aplicație. Sau dacă vă permite să lucrați din mers și pe orice dispozitiv?

Dacă alegeți un software bazat pe cloud, acesta vă va ajuta să lucrați eficient de oriunde, oricând și pe orice dispozitiv prin Internet.

Există numeroase software-uri disponibile pe piață, de la un singur utilizator la până la 40 de utilizatori. Pentru întreprinderile, alegerea unui software care acceptă maximum utilizatori ar fi benefică. Dar, un start-up își poate începe călătoria contabilă cu o versiune pentru 1 utilizator.

Vă poate plăcea: Revizuirea software-ului de securitate Bitdefender Small Office pentru întreprinderile mici.

6. Consultați-vă echipa

Fiecare afacere este diferită, iar contabilul dumneavoastră ar putea să vă ofere cea mai educată opinie despre software-ul de contabilitate, conform nevoilor dumneavoastră organizaționale. Au lucrat la aproape toate tipurile de software de contabilitate. Ei știu exact ce tip de afacere aveți și ce software aveți nevoie.

În afară de asta, înțelegeți specificațiile hardware cerute de software-ul dvs. de contabilitate și consultați departamentul IT. Este esențial să revizuiți spațiul de stocare, resursele serverului și alte componente pentru a asigura operațiuni de afaceri optime.

7. Explorați toate opțiunile

Cu numeroase programe de contabilitate disponibile pe piață, este esențial să răsfoiți toate opțiunile înainte de a investi în software-ul care se va potrivi cel mai bine pentru organizația dvs. de contabilitate.

Printre unele dintre cele mai populare software-uri de pe piață se numără Intuit QuickBooks, Xero, FreshBooks, Kashoo, Sage, Wave, GoDaddy Bookkeeping, Accounting Seed și Zoho Books.

Unele dintre ele sunt solicitate datorită preciziei, vitezei și confortului lor. Altele sunt rentabile și ușor de utilizat.

8. Ia un proces

Înainte de a cumpăra orice software de contabilitate, faceți o încercare a aplicației de contabilitate. Puteți introduce tranzacții fictive, puteți crea facturi, puteți genera rapoarte și puteți testa toate funcționalitățile de care aveți nevoie.

De asemenea, puteți contacta serviciul de asistență pentru clienți și puteți șterge toate întrebările legate de afacerea dvs. în timpul perioadei de încercare. Dacă totul merge în concordanță cu afacerea dvs., puteți continua să cumpărați software-ul.

9. Integrari suplimentare

Fiecare software de contabilitate, indiferent cât de puternic este, va avea nevoie de niște integrări suplimentare pentru a menține toate procesele de afaceri să funcționeze fără probleme. Astfel, software-ul de contabilitate trebuie să integreze funcționalități de bază precum ERP, CRM, facturare, HR și multe altele pentru a funcționa în coordonare cu contabilitatea.

De exemplu, aplicații precum TSheets și Bill.com se integrează cu software-ul de contabilitate popular, cum ar fi QuickBooks. Cu toate acestea, nu toate programele oferă capacitatea de a încorpora suplimente. Prin urmare, se recomandă să țineți cont de acești factori înainte de a finaliza software-ul.

10. Asistență pentru clienți

Dacă sunteți nou în utilizarea software-ului de contabilitate, ar putea exista o mulțime de funcționalități pe care ați dori să le înțelegeți pentru o mai bună optimizare a proceselor dvs. financiare.

Prin urmare, un software de contabilitate bun trebuie să ofere întotdeauna asistență de specialitate pentru a vă ajuta pe dvs. și colegii dvs. de echipă cu toate întrebările legate de software-ul dvs.

Pe de altă parte, dacă afacerea dvs. se extinde și datele dvs. devin mai complexe, veți avea nevoie de îndrumări externe pentru a vă ajuta să vă păstrați înregistrările exacte. Prin urmare, căutați software care oferă asistență pentru clienți non-stop prin telefon, chat sau e-mail.

11. Recenziile clienților

În lumea bazată pe tehnologie, orice recomandări de software pe care le puteți obține online vă poate ajuta să alegeți software-ul potrivit. Deci, odată ce ați selectat software-ul care credeți că este potrivit pentru organizația dvs., căutați recenzii ale clienților pe diferite forumuri și site-uri web.

În funcție de diferiții parametri, inclusiv de asistență pentru clienți, prețuri, securitate, funcționalități și multe altele, puteți lua o decizie mai bună cu privire la software-ul dvs. de contabilitate.

S-ar putea să vă placă și: Ar trebui să optați pentru un software antivirus sau un VPN? Să aflăm!

Încheierea

Neavând instrumentele și software-ul potrivit crește riscurile de stres și epuizare la angajați. Cu cât forța de muncă este mai stresată, cu atât afacerea ta va avea de suferit.

Software-ul de contabilitate a ajutat companiile să-și gestioneze cărțile de foarte mult timp. Unele își propun să sporească vizibilitatea mărcii, în timp ce altele promit să îmbunătățească experiența clienților.

Deși poate fi copleșitor să alegi software-ul de contabilitate ținând cont de toți acești factori. Dar, deoarece va fi o investiție unică pentru afacerea dvs., ar trebui să vă limpeziți din cap și să vă faceți timp înainte de a lua o decizie.

Alegerea software-ului potrivit vă va reduce tot stresul, deoarece angajații dvs. vor fi mai informați și se vor simți mai apreciați. Acest lucru va duce la creșterea constantă a afacerii dvs. și la creșterea veniturilor companiei.

Deci, alegeți cu înțelepciune!

 Acest articol este scris de Sharad Acharya. Sharad este scriitor tehnic la Ace Cloud Hosting. Îi place să cerceteze cele mai noi tehnologii și a scris articole despre cloud, virtualizare și securitate. Îl poți urmări pe Facebook, Twitter și LinkedIn.