Activarea excelenței: migrarea HCI la HubSpot

Migrarea de la un sistem la altul poate fi o sarcină descurajantă pentru orice companie, dar poate oferi și oportunități de creștere și eficiență sporită. Recent, echipa noastră a avut ocazia să lucreze cu HCI, o companie de management de mediu care dorește să treacă de la Quickbase la HubSpot. În acest proces, le-am implementat și rearhitectat structura și procesele complexe de date, precum și am instruit echipa lor cu privire la instrumentele HubSpot.

Compania și provocarea

HCI a folosit Quickbase ca bază de date principală timp de câțiva ani. Deși Quickbase le-a îndeplinit bine nevoile, ei au căutat să simplifice procesele cu automatizare și să îmbunătățească capacitățile de raportare. După ce s-au implicat cu Kuno Creative și au aflat despre capacitățile HubSpot, au decis că trecerea la HubSpot a fost decizia corectă. Pe lângă provocările obișnuite de migrare a datelor către un nou sistem și facilitarea tuturor proceselor care au venit odată cu acestea, HCI a avut, de asemenea, o echipă confortabilă cu procesele lor de zi cu zi și care ar avea nevoie de sprijin pe parcursul procesului pentru a asigura adoptarea și un nivel suficient de confort prin managementul schimbării.

Aflarea despre procesele HCI

Kuno a petrecut cea mai mare parte a primelor săptămâni învățând despre afacerile, procesele și provocările unice ale HCI. Acest lucru ne-a permis să dezvoltăm instanța lor HubSpot într-un mod care să aibă sens pentru ei, rămânând în același timp adoptabil și accesibil. De asemenea, era important să nu se repete greșelile făcute în CRM-ul anterior: la urma urmei, HCI se mișca dintr-un motiv și HubSpot a oferit o oportunitate unică de a reseta procesele defecte și de a le construi pe altele funcționale într-o soluție CRM mai personalizată.

De asemenea, a fost esențial să se alinieze cronologie, repere și succesiunea evenimentelor. Acest lucru a oferit echipei HCI încrederea de a continua să lucreze în CRM-ul lor actual printr-un plan de proiect comunicat eficient, care se întinde pe cinci luni.

Soluția noastră

Crearea unui obiect personalizat în HubSpot

Unul dintre primele elemente abordate în migrare a fost maparea unui obiect personalizat pentru „programarea lucrărilor”. Pentru a face acest lucru, echipa Kuno a folosit Lucidchart pentru a crea ERD-uri și a procesa documentația și diagramele de flux, ajutând echipa HCI să-și vizualizeze datele în noul mediu. Acest lucru a oferit și oportunitatea de a demonstra capacitățile HubSpot în ceea ce privește funcționalitatea și personalizarea CRM - ceva cu care s-au luptat în Quickbase. Am lucrat îndeaproape cu partenerii HCI pentru a ne asigura că noul obiect personalizat va satisface nevoile acestora și va oferi o raportare suficientă.

Migrarea datelor de la Quickbase la HubSpot

Odată ce obiectul personalizat a fost creat și validat, următorul pas a fost migrarea datelor în HubSpot. Acesta a fost un proces complex care a necesitat o planificare și o execuție atentă. Planul nostru a inclus maparea datelor din Quickbase, alinierea obiectelor, testarea procesului de migrare și implementarea verificărilor de validare a datelor pentru a asigura acuratețea în HubSpot.

Pentru a facilita migrarea, am dezvoltat o integrare personalizată unidirecțională de la Quickbase la HubSpot. Aceasta a conectat toate aspectele bazelor de date: activități, contacte, companii, oportunități și, la fel de important, asocierile dintre aceste entități. Acest lucru ne-a permis să mutăm seturi mari de date între obiectele personalizate și standard în vrac, făcând migrarea inițială un proces fără probleme și, în mod critic, facilitând migrările delta fără întreruperi. Deținerea de date în scopuri de instruire și configurare a fost importantă, dar a avea toate datele „între sisteme” a fost deosebit de importantă pentru confortul HCI în HubSpot la lansare.

Antrenarea echipei pe HubSpot

Cu datele migrate cu succes la HubSpot, următorul pas a fost instruirea HCI cu privire la utilizarea noii platforme. Am dezvoltat un plan de instruire personalizat care a inclus atât sesiuni de instruire în persoană, cât și virtuale, acoperind totul, de la navigarea de bază până la capabilități mai avansate de raportare.

Adopţie

Instruirea este doar o componentă a adopției, dar adoptarea cu succes este mai profundă decât atât - înseamnă să vă asigurați că o echipă de clienți este complet echipată pentru a reuși și a prospera în noul lor mediu.

• Am început cu elementele de bază, mergând în mod intenționat către funcții mai complexe, în măsura în care datele permit
• Am convenit în prealabil asupra datelor de schimbare pentru a ne asigura că toată lumea se simte confortabil și că nu au existat surprize
• Echipa Kuno ne-a pus la dispoziție cu plăcere pentru module de instruire suplimentare și apeluri de asistență în săptămânile următoare lansării HubSpot pentru a asigura adoptarea și confortul

Managementul schimbării în proiect

Managementul schimbării a fost o componentă critică a acestui proiect. Am recunoscut că migrarea de la Quickbase la HubSpot ar necesita o schimbare semnificativă a modului în care a lucrat echipa HCI. Pentru a ajuta la gestionarea acestei schimbări, am lucrat îndeaproape alături de ei pentru a dezvolta un plan de comunicare care a inclus actualizări regulate privind progresul proiectului, sesiuni de formare și asistență continuă.

De asemenea, am furnizat resurse, cum ar fi ghiduri de utilizare și foi de cheat, pentru a ajuta HCI să navigheze în noul sistem. În cele din urmă, am efectuat o evaluare post-implementare pentru a aduna feedback de la echipa de clienți și pentru a identifica orice domenii de îmbunătățire.

Rezultatele

Am reușit să migrăm cu succes HCI la HubSpot, să-și instruim echipa cu privire la noul sistem și să oferim asistență continuă pentru a asigura o adoptare de durată. Managementul schimbării a fost o componentă critică a proiectului și i-am ajutat prin dezvoltarea unui plan de comunicare clar și oferind resurse și suport intenționat. Rezultatul a fost un succes necalificat: clientul nostru se bucură acum de un proces mai eficient și de o eficiență sporită prin HubSpot.

Impactul

Numai automatizarea economisește HCI aproximativ 6,5 ore pe zi, care pot fi alocate mai degrabă vânzării decât activității administrative, având un impact pozitiv asupra veniturilor. Prin instruire extinsă și comunicare continuă, echipa HCI operează cu ușurință pe noua lor platformă, bucurându-se de generarea și rotația automată a clienților potențiali, de o vizibilitate mai mare atât asupra procesului de vânzări, cât și asupra transferurilor și de raportări mai clare, toate permițând HCI să crească și să se extindă. cu o platformă care poate crește și se poate scala cu ei.

Echipa noastră de profesioniști HubSpot a efectuat cu succes nenumărate migrari HubSpot, supraalimentând organizațiile de pe tot spectrul, permițându-le să atingă și să depășească cu ușurință obiectivele de afaceri. Contactați-ne și, împreună, să vedem cum putem permite excelența echipei dumneavoastră.