Cum să alegi un sistem telefonic de afaceri: un ghid cuprinzător

În timp ce tehnologia ne-a oferit diverse instrumente de comunicare pentru afaceri, nu a reușit să elimine necesitatea telefoanelor într-un cadru corporativ. Cel mai favorit canal pentru serviciul clienți continuă să fie apelurile telefonice. Dar, datorită progresului tehnologic, companiile au acum o varietate de opțiuni pentru sistemul lor telefonic de afaceri.

Având în vedere gama de sisteme telefonice disponibile din care să alegeți, determinarea celei potrivite pentru întreprinderea dvs. poate părea descurajantă. Scopul acestei scrieri este de a vă oferi detalii clare despre sistemele accesibile, caracteristicile lor distincte și factorii pe care să îi luați în considerare atunci când decideți. Asadar, haideti sa începem.

De ce să vă îmbunătățiți comunicațiile de afaceri?

Dacă investigați sistemele telefonice de afaceri, probabil că aveți o afacere și, în prezent, există comunicări cu clienții într-o anumită formă. Este posibil ca tu și colegii tăi să-ți folosești telefoanele mobile personale la serviciu. Este posibil să fi stabilit numere de contact specifice pentru compania dvs., inclusiv un telefon fix de afaceri; cu toate acestea, rămân îndoieli cu privire la existența unor modalități mai eficiente de tratare a apelurilor legate de afaceri.

Indiferent de temeiul investigației dvs., alegerea sistemului potrivit, adaptat cerințelor afacerii dvs. se va dovedi plină de satisfacții. Tehnologiile sistemului de telefonie în zilele noastre nu sunt la fel de costisitoare ca înainte, sunt mai de încredere și mai pline cu funcții sofisticate care sunt superioare celor din vremuri trecute. În funcție de modul în care comunicați acum cu clienții și de sistemul telefonic pe care îl alegeți, iată câteva dintre beneficiile pe care le-ați putea vedea cu o actualizare a sistemului telefonic de afaceri:

• Comunicare centralizată: În funcție de telefoanele mobile individuale sau de liniile fixe deconectate, poate duce la neînțelegeri atunci când gestionați apelurile de afaceri; un sistem telefonic corporativ dedicat vă permite să direcționați toate apelurile primite dintr-un singur punct principal.
• Gestionare îmbunătățită a apelurilor: poate fi creată o experiență mai fluidă, iar apelurile vor fi întotdeauna răspunse cu funcționalități precum punerea în coadă a apelurilor, redirecționarea apelurilor și însoțitorii automati în sistemele telefonice de afaceri.
• Scalabilitate și creștere: Creșterea fără întreruperi pentru afacerea dvs. este posibilă cu un sistem telefonic care permite adăugarea de linii și extensii suplimentare după cum este necesar.
• Informații despre apeluri: interacțiunile cu clienții se pot îmbunătăți semnificativ în timp prin utilizarea unui sistem telefonic de afaceri echipat cu instrumente precum urmărirea apelurilor și analize pentru a vă oferi o mai bună înțelegere a apelurilor dvs.
• Integrari: aveți capacitatea de a îmbina datele colectate de la sistemele dvs. telefonice de afaceri cu alte instrumente care sunt utilizate în afacerea dvs. - cum ar fi CRM sau software-ul de birou de asistență - și acest lucru oferă agenților dvs. o viziune cuprinzătoare asupra angajamentelor clienților.
• Lucru de la distanță și hibrid: sistemele avansate de telefonie pentru afaceri care includ elemente precum aplicații mobile, sucursale virtuale și abilități de softphone fac gestionarea mediilor hibride și de lucru la distanță fără efort.

Înrudit: Viitorul comunicării VoIP: Cum inteligența artificială revoluționează modul în care ne conectăm.

Tipuri de sisteme telefonice pentru afaceri

În funcție de modul în care le clasificați, acesta determină numărul de sisteme telefonice existente. Aici, punctul nostru de atenție va fi împărțirea acestora în linii fixe tradiționale, sisteme VoIP și sisteme telefonice virtuale.

Telefoane fixe tradiționale

Companiile de telefonie locale sau regionale furnizează de obicei ceea ce sunt cunoscute sub denumirea de sisteme de telefonie fixă ​​tradițională. Ele sunt recunoscute și ca rețele telefonice publice comutate (PSTN-uri). Serviciul este furnizat afacerii dumneavoastră prin linii telefonice din cupru.

O centrală telefonică privată (PBX) bazată pe sediul dumneavoastră este esențială pentru gestionarea unui serviciu fix dedicat în cadrul companiei dumneavoastră. PBX-ul este hardware care oferă funcții precum extensii, transfer de apeluri și liste de agende telefonice către sistemul de telecomunicații. Multe dintre serviciile de telefonie fixă ​​existente sunt hibrizi care utilizează sisteme de telefonie virtuală sau VoIP.

Fiabilitatea și testarea timpului sunt avantajele utilizării sistemelor de telefonie fixă. Dar există multiple dezavantaje din cauza faptului că o mulțime de corporații de telecomunicații trec de la liniile fixe tradiționale; destul de curând aceste dispozitive vor deveni învechite. Companiile mari sunt de obicei singurele capabile să întrețină sistemele tradiționale de telefonie fixă ​​la un preț accesibil datorită bugetului lor pentru hardware și întreținere. Chiar și acolo, aceste sisteme sunt adesea marcate ca învechite și sunt înlocuite treptat.

Sisteme VoIP

În loc să folosească fire de telefon de cupru de modă veche pentru liniile fixe, sistemele de telefonie VoIP depind de conexiunea la internet a companiei. De asemenea, oferă aceleași caracteristici care erau disponibile numai în sistemele PBX de telefonie fixă ​​scumpe, cum ar fi:

• Însoțitori automatizați.
• Cozile de apeluri.
• Integrarea calculatorului.

Compania dumneavoastră își poate permite toate aceste caracteristici cu sistemele VoIP mai puțin costisitoare. Singura limitare pe care o au este că necesită complet o conexiune la internet fiabilă și de mare viteză pentru performanțe de vârf. Sistemele telefonice VoIP vin și în două tipuri.

VoIP on-premise

Având afacerea dvs. folosind un sistem VoIP local, organizația dvs. găzduiește tot hardware-ul și echipamentele pentru telefon în centrul său de date corporativ. Acest lucru permite afacerii dvs. control total asupra configurației de telecomunicații, deși însoțit de o taxă inițială crescută și necesită angajați dedicați să aibă grijă de hardware. Acest stil de instalare VoIP se potrivește companiilor care au nevoie de securitate totală pentru datele lor pentru a-și îndeplini obligațiile de conformitate și au un echipaj la fața locului care să aibă grijă de sistem.

VoIP bazat pe cloud

Tot hardware-ul fizic și serviciul de întreținere continuă sunt gestionate de furnizorul de sistem telefonic atunci când utilizați VoIP bazat pe cloud. Sistemul telefonic este tot ceea ce trebuie să se concentreze afacerea dvs. Cu utilizarea VoIP bazată pe cloud, chiar și companiile modeste pot accesa toate capabilitățile posibile ale unui PBX fix standard, împreună cu funcții suplimentare de VoIP, minus necazurile de întreținere și costuri. Firmele se conectează doar la sistemul lor de telefonie VoIP folosind internetul.

Sisteme telefonice virtuale

Întreprinderile mici și întreprinderile individuale descoperă adesea că soluția optimă pentru nevoile lor telefonice de afaceri este un sistem de telefonie virtuală, care se întâmplă să fie, de asemenea, ușor accesibil. Cu un sistem de telefon virtual, apelurile către numărul de telefon al companiei dvs. sunt direcționate către un software cloud care are toate caracteristicile celorlalte sisteme pe care le-am acoperit, cum ar fi:

• Extensii.
• Redirecționare a apelurilor.
• Analiza apelurilor.
• Urmărirea apelurilor.

Apoi, putem redirecționa toate apelurile primite către telefoane mobile, linii fixe sau, eventual, către mesageria dvs. vocală, conform setărilor dvs. preferate. Spre deosebire de alte sisteme, sistemele de telefonie virtuală conectează apelurile utilizând rețelele telefonice existente, iar adaptabilitatea lor oferă aceleași funcții de acces lucrătorilor la distanță, așa cum fac aceste sisteme convenționale.

Vezi și: Telefon digital vs. Sisteme telefonice VoIP – Avantaje și dezavantaje.

Factori de luat în considerare atunci când alegeți un sistem telefonic de afaceri

Când analizați toate funcțiile pe care le pot oferi diverse sisteme telefonice, este important să luați în considerare câțiva factori dincolo de acestea, inclusiv:

Buget

Luați în considerare toate cheltuielile legate de obținerea unui sistem telefonic înainte de a ajunge la o concluzie. Perspectiva de a avea o configurație VoIP găzduită de sine s-ar putea să vă atragă din cauza controlului operațional pe care îl oferă afacerii dvs., dar gândiți-vă la costul inițial substanțial, plus cheltuielile continue care ar putea fi mai mult decât ați cheltui în fiecare lună.

Scalabilitate

Creșterea nu este o sarcină simplă pentru sistemele de telefonie fixă. Dacă extinderea viitoare face parte din planurile dvs., verificați din nou dacă adăugarea de noi numere de contact și extensii în sistemul telefonic al organizației dvs. ar reprezenta vreo dificultate. De asemenea, căutați funcționalități care ar putea să nu fie utilizate în acest moment, dar care s-ar putea dovedi necesare mai târziu, pentru a vă asigura că soluția aleasă poate face față cerințelor viitoare de afaceri.

Suport tehnic

Nivelul de asistență tehnică ar trebui să fie un element cheie în deciderea oricărei soluții pentru care optați. Dacă vă decideți asupra alegerii VoIP internă, este esențial să aveți un sistem de asistență în vigoare pentru provocările hardware și software pe care echipa dvs. nu este echipată să le răspundă. Dacă alegeți un cadru de telefonie virtuală sau VoIP în cloud, este important ca suportul lor tehnologic să răspundă rapid la probleme.

Integrari

O mulțime de sisteme de telefonie actualizate au capacitatea de a se integra cu alte instrumente software pe care le utilizează afacerea dvs., cum ar fi CRM. Toți furnizorii de sisteme telefonice pot avea diverse seturi integrate sau pot prezenta acces API, astfel încât echipa dumneavoastră tehnică să le poată dezvolta pe ale lor. Când un obiectiv cheie al revizuirii sistemului dvs. telefonic este de a simplifica fluxurile de sarcini, este esențial să confirmați că soluția se potrivește bine cu instrumentele pe care le utilizați în mod activ.

Cum să alegi un furnizor de sistem telefonic de afaceri?

Odată ce înțelegeți diferitele elemente unice pentru un sistem telefonic de afaceri, împreună cu o idee despre tipurile acestuia, împreună cu abilitățile de aplicare a acestora conform cerințelor întreprinderii dvs.; în consecință, există o cerere aparentă de a investi timp și energie în acest proces. Trebuie să începem să căutăm un furnizor de sistem de telefonie acum. Iată sfaturi pentru a ajuta cu asta:

• Furnizori de cercetare: chestionați site-urile web online de comparare a software-ului pentru furnizorii de sisteme telefonice care oferă toate funcțiile de care aveți nevoie, totodată lăudându-se cu o reputație lăudabilă și se potrivesc cu bugetul dvs.
• Solicitați încercări: mulți furnizori oferă teste gratuite sau versiuni demo care vă vor permite să interacționați personal cu sistemele lor. Acest lucru vă va sprijini pe dumneavoastră și echipa dumneavoastră în a evalua dacă utilitatea se potrivește cu toate necesitățile dumneavoastră.
• Comparați prețurile și contractele: diferiți furnizori pot avea costuri cadru diferite. Evaluați costul fiecărui pachet pe care îl luați în considerare de la fiecare furnizor. Verificați dacă fiecare caracteristică esențială de care are nevoie afacerea dvs. este inclusă în planurile comparate pentru a asigura o evaluare precisă.
• Citiți recenzii și solicitați recomandări: cele mai importante aprobări pot veni de la cei pe care îi recunoașteți în domeniul dvs. de lucru. Nevoile similare pentru un sistem de telefonie profesional ar putea fi avute de ei și ar putea să vă sfătuiască un aranjament care s-ar potrivi.
• Negociați cu furnizorul: după ce ați ales un furnizor de sistem de telefonie de afaceri care se potrivește nevoilor dvs., negociați contractul final pentru a vă asigura cea mai bună afacere. Planurile disponibile pot fi nepotrivite nevoilor dvs. și ar putea ajunge să vă coste mai mult din cauza caracteristicilor suplimentare și inutile. În mod frecvent, personalizarea unui plan conform cerințelor dvs. vă poate aduce o ofertă mai bună.

Înrudit: Vulnerabilitatea VoIP și riscurile de securitate: tot ce trebuie să știți.

Gânduri finale

La un moment dat, pentru orice companie, indiferent cât de mică sau mare ar fi aceasta, apare nevoia unui sistem telefonic de afaceri. Acesta va îmbunătăți experiența personalului și a clienților dvs., va simplifica gestionarea apelurilor și va crește productivitatea. Dar având în vedere gama extinsă de opțiuni alternative disponibile, este esențial să nu luăm această decizie cu ușurință.

Este imperativ să luați în considerare nevoile specifice ale afacerii dumneavoastră înainte de a alege un sistem telefonic. Indiferent dacă rămâneți loial unui sistem de telefonie fixă, selectați o configurație VoIP sau alegeți un sistem de telefonie virtuală, toate aceste forme vin cu beneficii și dezavantaje care vă pot ajuta afacerea. Există mulți furnizori de servicii disponibili pentru selecție. Cu toate acestea, când ați determinat tipul de aranjament necesar pentru firma dvs.; examinarea listelor de prețuri, inclusiv a caracteristicilor, precum și a recenziilor utilizatorilor poate accelera luarea unei decizii cu privire la achiziționarea unei configurații telefonice eficiente, care va îmbogăți productivitatea, conducând la realizări organizaționale îmbunătățite.