Ce este o scrisoare de afaceri? Cum să comunici profesional
Publicat: 2023-02-27Comunicarea de afaceri nu este același lucru cu comunicarea obișnuită.
Ziua medie într-un mediu corporativ implică comunicarea prin telefon, apeluri video sau scrisori de afaceri. Comunicarea la locul de muncă este formală și profesională - sau așa ar trebui să fie. Chiar și într-o cultură relaxată, ar trebui să creați și să înregistrați corespondența scrisă cu software-ul de creare a documentelor .
Scrisorile de afaceri sunt adesea private și confidențiale, iar natura lor variază în funcție de partea interesată căreia le trimiteți. Subiectul ar trebui să fie simplu și orientat spre scop, încurajând atenția imediată.
Pentru fiecare invitație de vorbitor, mărturie, plată de la furnizor sau urmărire client, puteți scrie o scrisoare de afaceri.
Ce este o scrisoare de afaceri?
O scrisoare de afaceri este un document scris pe care îl partajați clienților, investitorilor, potențialilor angajați și altor companii. Acesta abordează problemele sau agenda în cauză și sugerează modalități de finalizare. Scrisorile de afaceri au un format specific și sunt scrise într-un limbaj formal. Scrisorile de afaceri sunt o modalitate ideală de a vă conecta, de a comunica și de a colabora cu oamenii într-un mediu profesional.
Pentru a redacta o scrisoare de afaceri ideală, trebuie să acordați o atenție deosebită destinatarului. Când scrieți unui investitor, limbajul dvs. ar trebui să fie convingător și clar. Dacă trimiteți un e-mail unui client proaspăt încorporat, enumerați calendarul de implementare a produsului. De asemenea, asigurați-vă că utilizați antetul oficial al organizației în timp ce trimiteți scrisoarea.
Câteva exemple de scrisori de afaceri pe care le vom discuta sunt e-mailurile recrutorilor, scrisorile de mulțumire, scrisorile de recomandare, scrisorile de apreciere și scrisorile de înscriere pentru clienți.
Indiferent de cazul de utilizare, o scrisoare de afaceri ar trebui să sune clară, orientată spre acțiune și profesionistă. Perfecționează-ți abilitățile de scris și fii pregătit pentru ceea ce ți se întâmplă.
Format de scrisoare de afaceri ușor de înțeles
Mai întâi, să vorbim despre cum ar trebui să formatați o scrisoare de afaceri. Specificul fiecărei scrisori va arăta diferit, dar dacă trebuie să trimiteți o scrisoare de afaceri generică, trebuie să mergeți pe o reprezentare structurală.
1. Titlu: Ca orice scrisoare, ar trebui să aveți un titlu cu adresa și data.
Grace Pinegar
Specialist în marketing de conținut
G2
1234 Generic Ave.
Chicago, IL
60622
21 februarie 2023
2. Salutare : În continuare, ar trebui să scrieți salutul. Menționați numele. e-mailul, denumirea și adresa expeditorului și destinatarului scrisorii. Formatul standard este numele destinatarului urmat de titlul, compania și adresa acestuia.
doamna Claire Brenner
Specialist senior în marketing de conținut
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
2. Apoi vine subiectul . Rezumați argumentul scrisorii de afaceri într-un rând înainte de a trece la următoarea secțiune.
Grace Pinegar
Specialist în marketing de conținut
G2
1234 Generic Ave.
Chicago, IL
60622
21 februarie 2023
doamna Claire Brenner
Specialist senior în marketing de conținut
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
Subiect: proiecte de conținut viitoare pentru FY23-24
Apoi vine corpul scrisorii. Va trebui să vă referiți la destinatar după nume. Dacă nu le cunoașteți numele, puteți adresa scrisoarea către „Cui îi poate interesa”.
Odată ce ați terminat de scris scrisoarea dvs. de afaceri (foarte importantă), vă veți încheia cu o semnătură politicoasă.
Sper că ai găsit brief-ul pe placul tău. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați.
Cu sinceritate,
Grace Pinegar
Să punem totul împreună pentru a crea un șablon brut de scrisoare de afaceri pe care îl puteți folosi pentru a evalua succesul și îmbunătățirea proiectului.
Grace Pinegar
Specialist în marketing de conținut
G2
1234 Generic Ave.
Chicago, IL
60622
21 februarie 2023
doamna Claire Brenner
Specialist senior în marketing de conținut
G2
20 N Upper Wacker
Chicago, IL 60622
Subiect: proiecte de conținut viitoare pentru FY23-24
I ntroducere: Facilitează membrul senior sau colegii cu un salut adecvat
Paragraful 1 : Introduceți subiectul principal al scrisorii, care este „proiecte de conținut și audit”. Enumerați toate proiectele pe care doriți să le discutați, oamenii implicați, termenele, resursele și alte detalii concrete.
Paragraful 2: Detaliați mai mult subiectul. Dacă discutați despre proiecte de conținut, menționați progresul de până acum, idei noi, concepte și strategia de finalizare timpurie. Aruncă lumină asupra punctelor forte, provocărilor și modalităților mai noi de a accelera munca.
Paragraf de închidere: În sfârșit, încheiați pe o notă pozitivă cu o afirmație de a atinge țintele în curând; de asemenea, păstrați o ușă deschisă pentru întrebări încrucișate.
Sper că ai găsit brief-ul pe placul tău. Dacă aveți întrebări, vă rugăm să nu ezitați să mă contactați.
Delogare,
Cu stimă
Grace Pinegar
Cele mai bune practici pentru scrisoarea de afaceri
Pe măsură ce intrați în pasul scrisului de scrisori, amintiți-vă că scrisoarea de afaceri nu este o invitație la o petrecere de naștere. Sau o cină anuală cu grătar cu membrii echipei. Trebuie să sari peste plăcerile și să ajungi direct la obiect.
O modalitate de a vă asigura că mesajul dvs. este primit conform intenției este să respectați următoarele bune practici, indiferent de scopul unic al scrisorii.
- Verificați corecturi: asigurați-vă că vă examinați scrisoarea de două sau trei ori, verificând greșelile gramaticale și de ortografie. Acest lucru vă va asigura că păreți mai inteligent în comunicarea dvs.
- Editări de la egal la egal : dacă aveți un prieten, un coleg sau un mentor despre care știți că ar fi dispus să editeze documentul pentru dvs., nu vă fie teamă să întrebați. O privire proaspătă asupra scrisorii va prinde greșelile pe care creierul tău le-a ignorat.
- Format de fișier: asigurați-vă că scrisoarea dvs. este aliniată cu formatul de fișier solicitat. De exemplu, trimiteți scrisori de intenție ca fișiere PDF, dar trimiteți scrisori de vânzare după preferințele companiei dvs.
- Verificați ortografia numelui: știu că am menționat deja corectarea, dar verificarea pentru a vedea dacă ați scris corect numele ar trebui să fie un pas. Acest lucru este valabil mai ales pentru scrisorile de intenție și scrisorile de intenție. Este un semn de respect să înțelegi corect numele unei persoane sau al unei organizații.
- Lungimea literei: controlați lungimea cuvântului scrisorii dvs. de afaceri. Sari peste jargonul înflorit sau introducerea și, dacă este posibil, enumerați conținutul în marcatori. Spune-ți preocupările, una câte una, pe un ton clar. Nu vă confundați destinatarul cu un e-mail în bloc.
- Tonul corect: evitați sarcasmul în timp ce scrieți scrisoarea. Asigurați-vă că, în niciun moment, destinatarul dvs. nu simte ca și cum ar fi obligat sau ordonat să îndeplinească o anumită sarcină. Fii intuitiv, empatic și amabil, deoarece acestea sunt pietrele de temelie ale unui bun profesionist.
Nu putem pune degetul pe niciun fel de scrisoare de afaceri care să aibă importanță. O scrisoare de afaceri nu poate avea același conținut ca alta. Prin urmare, urmărirea unei schițe brute și editarea acesteia de fiecare dată ar putea fi o malpraxis.
Tipuri de scrisori de afaceri
Scrisorile de afaceri sunt împărțite în funcție de scopul lor. Nu fiecare parte de comunicare urmărește să transmită același mesaj. Unele scrisori vă încheie timpul la o companie; alții te fac remarcat de un nou manager de angajare. Unele sunt o însumare a mandatului dumneavoastră ca angajat; altele sunt sondaje pentru a vă măsura satisfacția față de spațiul de lucru actual.
Mai jos este o listă cu diferite formate de scrisori de afaceri, împreună cu mostre de scrisori de afaceri care v-ar ajuta să digerați mai bine sensul.
Tipuri de scrisori de afaceri
- E-mail către recrutor
- Scrisoare de intenție
- Scrisoare de mulțumire
- Demisie
- Scrisoare de referinta
- Scrisoare de intentie
- Scrisoare de vânzare
- Scrisoare de plângere
- Scrisoarea de ajustare
- Scrisoare de comandă
- Scrisoare de confirmare
Pentru a menține un raport profesional la locul de muncă, familiarizați-vă cu următoarele tipuri de litere și când să le utilizați.
1. Trimiteți e-mail recrutorului
Pe măsură ce intri în mlaștina lumii corporative, caută modalități de a te proteja. Fiecare solicitant de locuri de muncă completează cererile și detaliile personale și trimite un CV. Asta nu atrage ochiul antrenat. Cum te poți împiedica să cazi în acest șanț al redundanței? Prin trimiterea unui e-mail către recrutor.
În prezent asistăm la cea mai competitivă fază a secolului. Pentru fiecare loc de muncă vacant, candidații se aliniază în sute și chiar mii. Fișa postului pentru un rol entry-level include așteptări nerealiste, cum ar fi „MBA de top”, „cinci ani de experiență” și altele. Candidații umili nu au unde să meargă dacă nu trec în istoria academicilor. Un e-mail bine scris către un potențial recrutor vă poate scoate din această fază și vă poate face aplicația să strălucească.
Exemplu de scrisoare de afaceri către recrutor, prin care se solicită reevaluarea candidaturii
Draga domnule. sau doamna] [numele recrutorului],
Subiect: Contestație de reevaluare a candidaturii pentru [denumirea funcției]
Vă scriu acest e-mail în interesul statutului meu actual al cererii de angajare pentru postul de [Numele postului] în organizația dumneavoastră stimată. Întrucât cererea a fost retrasă de către companie, fac contestație pentru reevaluarea acesteia.
Mi-am absolvit licența în marketing internațional de la [Numele Institutului] cu un GPA de 7,5 (potrivit). Imediat după absolvire, am făcut un stagiu la [Compania anterioară] ca [Numele postului] timp de opt luni. În timpul stagiului meu, am fost instruit intens pe [competență 1], [competență 2] și [competență 3]. Am participat, de asemenea, la ateliere de comunicare în afaceri care mi-au adunat [abilitatea 1] și [abilitatea 2].
Pentru a rezuma îngrijorarea mea, vă solicit să vă reconsiderați cererea sau să precizați un motiv detaliat pentru respingere. Cred cu adevărat că experiența mea profesională și expertiza mea academică pot fi perfecte pentru această responsabilitate. În speranța unei reveniri!
Cel mai bun,
[Numele dumneavoastră]
2. Scrisoare de intentie
O scrisoare de intenție este o scrisoare pe care o trimiteți unei companii atunci când doriți să fiți luat în considerare pentru o oportunitate de angajare. Acesta acoperă aspecte suplimentare ale călătoriei profesionale pe care ai parcurs-o până acum, în afară de ceea ce este menționat în CV-ul tău. Puteți să vă personalizați și să atingeți câteva ciudatenii pentru a vă atrage recrutorii cu mintea. Scrisorile de intenție sunt de obicei trimise împreună cu cererea de angajare și CV-ul.
Scrisorile de intenție urmăresc să te angajeze pentru ceea ce ești. Acestea sunt informații pe care de obicei nu le-ar putea culege din celelalte materiale profesionale.
Pentru mai multe informații despre cum să scrieți scrisori de intenție, citiți tot ce trebuie să știți despre scrisorile de intenție.
Exemplu de scrisoare de afaceri către departamentul HR pentru reevaluarea candidaturii
Draga domnule. sau doamna] [numele recrutorului],
Subiect: scrisoare de intenție pentru postul de [numele funcției] la [numele organizației]
Trimit această scrisoare de intenție și CV-ul meu pentru postul de [numele funcției] la stimata dumneavoastră organizație. Îmi doresc să profit de acest moment și să-mi evidențiez abilitățile soft.
Din perioada mea de facultate, am fost întotdeauna un student la recepție. Copierea cu sârguință notele, ochii aplecați asupra cărților și caietele mele și scutind timp doar pentru a juca baschet. M-am identificat ca un rezolvator de probleme. Cineva cu talentul de a fi consecvent cu munca ei.
La scurt timp după absolvire, am fost intervievat de o mână de companii pentru mai multe posturi. Am fost numit [numele funcției] la [numele companiei]. În acel moment, eram dedicat câștigării unui impuls profesional. Deși primele zile au fost grele, încet m-am adaptat la diverse scenarii de afaceri. Am primit apreciere pentru abilitățile mele de comunicare, de rezolvare a problemelor, de analiză și de e-mail.
În timp ce sunt în pragul unui nou rol, nu-mi pot stăpâni entuziasmul pentru toate aventurile uimitoare. M-aș concentra pe obiectivele mele și voi ajuta compania să crească noi piloni de creștere și excelență.
Cel mai bun,
[Numele dumneavoastră]
Ar trebui să scrieți o scrisoare de intenție ori de câte ori încercați să fiți angajat pentru un loc de muncă în lumea corporativă. Multe cereri de angajare vor spune că o scrisoare de intenție este opțională. Oricum, vă încurajez să scrieți unul.
3. Scrisoare de mulțumire
O scrisoare de mulțumire este un semn de apreciere față de destinatar pentru orice ajutor sau timpul pe care ți l-a oferit. Puteți scrie o scrisoare de mulțumire unui potențial intervievator, manager sau colegi care v-a ajutat să treceți peste provocări și să deveniți încrezător. De obicei, scrisorile profesionale de mulțumire sunt scrise managerilor de angajare sau intervievatorilor de la un candidat care a fost intervievat și luat în considerare pentru un loc de muncă.
Scrisorile de mulțumire sunt o modalitate de a semnala recunoștință față de potențiala nouă organizație, precum și de a le arăta managerilor că nu vă este frică să luați inițiativa.
Exemplu de scrisoare de mulțumire după obținerea unei promovări
Respectat [Domnul] sau [Doamna] [Numele managerului]
Subiect: exprimându-mi sincere mulțumiri pentru promovarea în [noua funcție]
Doresc să vă exprim sincera recunoştinţă pentru că m-aţi promovat în rolul râvnit de [numele noului post]. Această știre a venit astăzi ca o surpriză și m-a lăsat într-o stare de uimire. Pentru fiecare angajat, nu există un cadou mai mare decât să fie înțeles, apreciat și apreciat pentru munca sa. Aș dori să vă acord un merit pentru că ați crezut în mine, m-ați îndrumat și m-ați încurajat să fac acel salt de credință.
Pe măsură ce mă pregătesc pentru noua poziție de [Numele funcției], promit să susțin virtuțile integrității, efortului de echipă și îmbunătățirii constante. Sunt norocos că am învățat atât de multe și că am ajuns atât de departe în călătorie. Sper să urmăresc vârfuri și mai mari și să stabilesc noi bare ale excelenței.
Iti multumesc inca o data!
Cel mai bun,
[Numele dumneavoastră]
Ar trebui să scrieți o scrisoare de mulțumire profesională din mai multe motive, dar în acest scenariu, ne referim la scrisori ca la o odă către angajator. Pentru cei intervievați, aceștia ar trebui să mulțumească angajatorului înainte de a se organiza în timpul unui interviu video personal.
4. Scrisoare de demisie
O scrisoare de demisie îl informează oficial pe actualul angajator că nu veți mai lucra acolo după o perioadă scurtă de timp. În cazuri mai extreme sau urgente, o scrisoare de demisie informează angajatorul că veți demisiona, cu efect imediat.
În majoritatea scenariilor, angajații vor preda această scrisoare cu un preaviz de două sau trei săptămâni. Aceasta înseamnă că ați informat angajatorul că plecați, dar veți continua să lucrați pentru o perioadă de timp predeterminată pentru a ajuta la trecerea fie la angajarea unui înlocuitor, fie la pierderea totală a unui angajat.
Pentru a solicita decontarea completă și finală (FnF) de la fostul angajator, utilizați următorul proiect:
Exemplu de scrisoare comercială către fostul angajator pentru eliberarea decontării integrale și definitive
Stimată doamnă
Subiect: Eliberarea decontării complete și finale pentru [numele funcției] de la [data începerii] până la [data sfârșitului]
Ar trebui să scrieți o scrisoare de demisie atunci când sunteți gata să renunțați la locul de muncă. Cantitatea de preaviz pe care o dați va depinde în întregime de situația dvs. Cu toate acestea, nu trimiteți o scrisoare de demisie decât dacă sunteți gata să renunțați în următoarele două sau trei săptămâni.
5. Scrisoare de referință
O scrisoare de referință este scrisă de o conexiune profesională sau personală care garantează abilitățile și experiența unui candidat, în speranța de a-l ajuta să obțină o nouă ofertă de muncă. Scrisorile de referință sunt adesea scrise de foști manageri sau alți directori sau profesori, profesori și mentori. Scrisorile de referință vor fi uneori, dar nu des, scrise de prieteni sau vecini.
Indiferent cine le scrie, acestea ar trebui să fie relatări pozitive ale experienței unui profesionist de lucru cu sau de supraveghere a candidatului. Ei ar trebui să menționeze anecdote specifice și să descrie aspecte ale caracterului candidatului. O scrisoare de referință este cunoscută și ca „scrisoare de recomandare”.
Exemplu de scrisoare de referință pentru un potențial prieten/cunoștință
Stimate [Domnule] sau [Doamna] [Nume]
Subiect: trimiterea unei recomandări a [Nume] pentru [Numele postului]
Salutari.
Scriu această scrisoare pentru a trimite [Nume], care mi-a fost cunoscut și coleg în [compania anterioară], pentru rolul actual de [noul rol] în compania noastră.
Cunosc [nume] de [x ani] la [compania anterioară] și am făcut parte din aceeași echipă cu ea. A fost promovată de două ori și a fost numită să conducă întregul [numele proiectului] din partea clientului. Ea este o [calificare] în [disciplina educației] și are un portofoliu profesional divers. Am găsit-o liniștită, orientată pe gânduri și pasionată de meseria ei. Rareori a ratat vreo întâlnire și a menținut un record de prezență aproape perfect pe tot parcursul. Ea a condus, de asemenea, ateliere de lucru pe [hard skill 1] și [hard skill 2], pe măsură ce echipa a făcut tranziția către un software diferit. Ea și-a asumat responsabilitatea de a educa întreaga echipă și a fost mereu pregătită să rezolve îndoielile.
Recomand cu tărie candidatura [numele] pentru funcția de [numele funcției] deoarece cred că are potențialul de a fi un atu pentru echipa noastră. Vă rugăm să nu ezitați să scrieți înapoi în cazul oricăror potențiale nelămuriri.
Salutări
Nume
Ar trebui să scrieți o scrisoare de referință dacă vi s-a cerut să scrieți o scrisoare de referință. Ar trebui să spuneți da numai dacă puteți vorbi sincer și pozitiv despre caracterul și experiența de muncă ale unei persoane. Dacă cineva pe care nu-l cunoști bine sau la care nu te gândești foarte bine îți cere să scrii o scrisoare de referință, ar fi mai bine să refuzi politicos.
6. Scrisoare de intenție
O scrisoare de intenție este exact așa cum sună: este o scrisoare care îți declară intențiile. Scrisorile de intenție sunt folosite pentru a forma un acord între diferite părți. Acestea pot fi folosite atunci când se elaborează o propunere, când se aplică sau se acceptă un loc de muncă sau când se acceptă o anumită înțelegere.
O scrisoare de intenție afișează afirmația ta pentru o anumită sarcină. Este posibil să fiți atribuit unui nou proiect, dar nu știți cum să începeți. O scrisoare de intenție vă poate arăta simpatia, vă poate ajuta să căutați îndrumare și să dinamizeze lucrurile.
Exemplu de scrisoare de intenție de afaceri pentru o oportunitate de angajare ca agent de marketing în rețelele sociale
Stimate [Domnule] sau [Doamna] [Nume]
Subiect: Interesat de poziția de agent de marketing în rețelele sociale în [numele companiei]
Vă scriu ca răspuns la postul dvs. vacant recent pentru un agent de marketing de rețele sociale cu normă întreagă. Lucrez în spațiul de marketing de conținut și social media de peste trei ani. Principalele mele puncte forte includ campania pe rețelele sociale, activarea mărcii, redactarea, gestionarea igienei, scrierea de scenarii și marketingul prin e-mail pentru clienții business-to-business (B2B). Sunt un specialist SEO calificat și am primit recunoașterea ca „tech marketer” în comunitatea rețelelor sociale.
În ceea ce privește educația mea personală, mi-am absolvit licența în informatică și masterul în marketing de brand. Când am început ca un utilizator timpuriu în spațiul rețelelor sociale, nu eram sigur cum funcționează. Dar mi-am crescut competențele cu timpul.
Am colaborat încrucișat cu echipe de produs și de inginerie pentru a afla despre noile versiuni și cum le putem folosi pentru achiziționarea consumatorilor. Rezultatele au dezvăluit o optimizare impresionantă a ratei de conversie de peste 3% numai în ultima lansare GTM. Sunt foarte interesat de această poziție cu normă întreagă care mă va ajuta să obțin un viitor de succes și o creștere a carierei.
Dacă voi avea ocazia, voi aduce abilitățile mele la bord, împreună cu înclinația spre creștere și voi ajuta echipa să atingă noi culmi!
Salutări
Nume
Puteți folosi o scrisoare de intenție pentru a comunica preocupările viitoare, precum și pentru a vă anunța sau a vă face publice preferințele. O scrisoare de intenție leagă ambele părți într-un acord „implicit” cu o punte de interes comună.
8. Scrisoare de vânzare
O scrisoare de vânzare, poate înțeleasă mai bine ca un e-mail de vânzări, este o formă de comunicare care există pentru a angaja și a interesa cititorul în a afla mai multe despre un produs sau serviciu.
Există multe strategii diferite cu privire la modul în care ar trebui să scrie o scrisoare de vânzare. În cele din urmă, ar trebui să urmați strategia pe care compania dvs. o prezintă în manualul său. Toate scrisorile de vânzare, totuși, ar trebui să includă un îndemn, precum și o metodă de a vă contacta dacă cititorul este interesat.
Exemplu de scrisoare de vânzare pentru a prezenta un produs Education CRM unui potențial client B2B.
Stimate [Domnule] sau [Doamna] [Nume]
Subiect: O singură platformă pentru a gestiona, eficientiza și crește numărul de înscrieri de admitere
Gestionarea admiterii rămâne o călătorie dificilă pentru instituțiile de învățământ.
Elevii fac acum alegeri mai inteligente. Atunci când urmează studii ulterioare, ei analizează dacă și dar din fiecare program universitar. Ei nu se lasă atrași de trucuri de marketing „spray and pray” pe care instituțiile online le aruncă. Pentru a supraviețui acestei ore grele, trebuie să priviți dincolo de soluțiile CRM standard orizontale. Dar cu asta ne hrănim până acum pentru generatorul principal.
Care este schimbarea?
Un CRM educațional special adaptat studenților și echipelor de admitere. Legarea acestor entități împreună într-un singur nod are ca rezultat o călătorie personalizată și mai multe conversii. Integrarea eforturilor tuturor părților interesate implicate, cum ar fi admiterea, finanțele, managementul și consilierea, într-o singură soluție CRM elimină silozurile, crește rentabilitatea investiției și vă pune pe calea succesului.
Aceasta este sinergia noastră la <numele companiei>. Am colaborat cu succes cu peste [număr de colegii], inclusiv cu nume puternice precum [colegiul 1], [colegiul 2] și [colegiul 3]. <Un cuvânt de la partenerii noștri>
Dacă găsiți acest lucru util, ne puteți trimite o linie sau ne puteți programa o întâlnire prin <site-ul companiei>. Sper că asta va merge undeva în viitor!
Salutări
Nume
Ar trebui să scrieți o scrisoare de vânzare atunci când doriți să câștigați atenția unui profesionist sau a unei organizații. Cu alte cuvinte, atunci când speri să interesezi pe cineva într-o afacere sau vânzare.
9. Scrisoare de reclamație
O scrisoare de plângere este o scrisoare pe care o scrii atunci când ai de ales cu o organizație sau un individ. Vă dezvăluie preocupările și le ridică în lumina reflectoarelor. O plângere poate vorbi în numele mai multor membri ai echipei. Să presupunem că ați primit un serviciu de clienți îngrozitor sau ați găsit un anunț care vă vizează în mod inadecvat.
Veți scrie o scrisoare de plângere pentru a informa o organizație despre situație și pentru a le permite să decidă pașii următori.
Deși are cuvântul „plângere” în titlu, nu toate scrisorile de plângere trebuie să fie documente de furie în care cercetați o companie pentru unele fapte greșite. Acestea ar putea fi o simplă descriere a nemulțumirii dvs. cu câteva așteptări sugerate pentru recurs.
Dacă ești supărat, totuși, trebuie să te gândești la asta.
Exemplu de scrisoare de reclamație către o agenție de închiriere de apartamente din cauza refuzului depozitului de garanție.
Stimate [Domnule] sau [Doamna] [Nume]
Subiect: Trimiteți o reclamație pentru depozitul de garanție întârziat
Eu, [nume], sunt rezident în [Numele apartamentului], care este situat în [zonă] în [oraș]. Doresc să vă aduc îngrijorarea că am închiriat acest apartament prin serviciile agenției dumneavoastră. Locuiesc aici de un an trecut. Am plătit un control de securitate în valoare de [Suma] înainte de înscriere pentru [număr de luni]. Ieri, am primit un telefon de la șeful departamentului, spunându-mi că solicitarea mea de a recupera depozitul de garanție a fost respinsă.
Conform contractului meu de închiriere, sunt responsabil să primesc suma totală a garanției. Depusesem o cerere de evacuare cu 30 de zile înainte de a părăsi apartamentul. Am executat întreaga perioadă de preaviz și mi-am plătit utilitățile, electricitatea, gazul, apa și toate celelalte facturile la timp. Proprietarul a efectuat și o inspecție amănunțită a proprietății. Nimic nu a fost uzat, furat sau deteriorat. Nu reușesc să înțeleg de ce nu au fost eliberați banii.
De asemenea, vreau să subliniez simțul slab al datoriei al agenților dumneavoastră, care nu ajută chiriașii în momentele grele. Vă rugăm să analizați soluția necesară pentru această problemă. În cazul în care doriți dovada documentelor, anunțați-mă.
Salutări
Nume
Ar trebui să scrieți o scrisoare de reclamație atunci când aveți o reclamație. Desigur, avem multe alte metode de a ne plânge în aceste zile (reprezentanți norocoși ai serviciului pentru clienți).
Este mai obișnuit să vezi pe cineva apelând linia telefonică de asistență pentru clienți a unei companii sau chiar discutând cu un reprezentant online. O scrisoare este o modalitate mai formală de comunicare, dar transmite mesajul că ești suficient de serios cu privire la această problemă pentru a scrie.
10. Scrisoarea de ajustare
Scrisorile de ajustare sunt o companie sau persoane care răspund la o scrisoare de plângere. Scrisoarea ar trebui să indice clar poziția companiei în acest caz.
Dacă sunteți de partea clientului, declarați-o imediat. Dacă nu sunteți de partea clientului, asigurați-vă că comunicați acest lucru în mod clar, oferind totuși servicii excepționale pentru clienți.
Ar trebui să scrieți o scrisoare de ajustare după ce compania dvs. a primit o scrisoare de reclamație de la un client. Este important să răspundeți la întrebările de asistență pentru a salva fața și a păstra loialitatea clienților.
Scrisoare de ajustare de la finalul companiei de închiriere la refuzul depozitului de garanție.
Stimate [Domnule] sau [Doamna] [Nume]
Subiect: În ceea ce privește depozitul de garanție pentru apartamentul închiriat
Salutări de la [numele companiei]
Îmi pare extrem de rău pentru experiența pe care ați avut-o. Acest lucru este extrem de inacceptabil și merită scuze în numele nostru. Fiți siguri; chestiunea va fi imediat analizată și rezolvată. Cu toate acestea, vă rugăm să ne permiteți să analizăm întreaga situație și să evaluăm lucrurile din punctul nostru de vedere.
În scurt timp, veți primi un apel pe numărul dvs. de telefon mobil înregistrat. Apelul ar fi de la un director de [companie] desemnat, care va răspunde întrebărilor dumneavoastră. În ceea ce privește depozitul de garanție, dacă ați depus o cerere de notificare prealabilă cu 30 de zile, sunteți eligibil să îl primiți. Dacă întâmpinați vreun comportament nedorit sau înșelător al personalului nostru, vă sugerez să ridicați un bilet de reclamație de la biroul de asistență. Ne străduim să facem serviciile noastre mai bune pentru toată lumea și nu am tolera inadecvarea comportamentală,
Apreciez răbdarea dumneavoastră și vă rog să rămâneți conectat.
Salutări
Numele companiei
11. Scrisoare de comandă
O scrisoare de comandă este un document în care managerii de afaceri sau proprietarii comunică producătorilor lor specificul a ceea ce vor cumpăra. Scrisorile de comandă conțin informații precum cantități, mărimi, culori, nume de produse și numere de comandă și prețul anticipat.
Scrisorile de comandă sunt adesea formatate ca un formular, mai degrabă decât o scrisoare oficială de afaceri. Acest lucru se datorează faptului că formularele și foile de calcul facilitează înțelegerea unei imagini de ansamblu a ceea ce își dorește o persoană.
Ar trebui să scrieți o scrisoare de comandă atunci când sunteți gata să cumpărați bunuri cu ridicata pentru vânzări cu amănuntul. Unii manageri și proprietari de afaceri vor include plata pentru mărfuri în scrisoarea de comandă, așa că este imperativ să nu trimiteți o scrisoare de comandă până când nu sunteți gata și puteți face achiziția.
12. Scrisori de recunoaștere
Scrisorile de confirmare sunt ca și confirmările de comandă. Companiile le trimit pentru a anunța un client sau o relație să știe că au primit apeluri telefonice, e-mailuri, scrisori etc.
Scrisorile de confirmare nu garantează nimic. De asemenea, nu comunică faptul că o afacere a luat măsuri pentru a îmbunătăți o situație. Mai degrabă, ei spun unui client că au fost auziți.
Întreprinderile ar trebui să scrie o scrisoare de confirmare atunci când consideră că este necesar ca o persoană sau o organizație să știe că au primit corespondența lor. Acest lucru este necesar mai ales dacă comunicarea inițială a privit ceva grav, cum ar fi o rănire în magazin.
O scrisoare de confirmare nu înseamnă că ați întreprins nicio măsură. Mai degrabă, este echivalentul comercial al unei chitanțe de citire – oferind liniștire.
La scrisoare
O scrisoare de afaceri explică concizia situației și sugerează modalități de a o rezolva fără rău. Gândiți-vă la el ca la un înlocuitor pentru conversațiile profesionale pe măsuța de cafea. Trebuie să ții stiloul cu grijă, ca nu cumva să reverse neprofesionalism.
Sperăm că acest lucru vă oferă o idee despre scrisorile de afaceri. Faceți din acesta modul oficial de interacțiune, astfel încât cealaltă parte să aibă foarte puține de spus în obiecție.
Cu cât cultura companiei este mai puternică, cu atât mai puține scrisori de afaceri negative. Încorporați cele mai bune practici de cultură a companiei și fiți în fruntea satisfacției angajaților.