Ce sunt cheltuielile de afaceri? Cum să alimentezi economii inteligente de taxe

Nu poți să conduci o afacere fără să știi ce te aduce bani și ce îi drenează.

Fiecare afacere are cheltuieli, indiferent dacă operați de acasă sau de la un birou corporativ. Urmărirea acestor cheltuieli este incredibil de importantă pentru un proprietar de afaceri, mare sau mic. Aceste cheltuieli pot fi cheltuieli de capital sau operaționale, care apar ca deduceri în contul de profit și pierdere.

Puteți calcula venitul net impozabil al companiei dumneavoastră scăzând aceste deduceri din venitul total. În general, companiile urmăresc și gestionează cheltuielile de afaceri folosind software-ul de contabilitate.

Publicația 535 Internal Revenue Service (IRS) vă oferă o idee clară despre cheltuielile de afaceri deductibile și nedeductibile. Se precizează că o cheltuială de afaceri trebuie să fie atât necesară, cât și obișnuită pentru a fi deductibilă fiscal. Aceste cheltuieli pot fi deductibile total sau parțial.

Cheltuielile obișnuite sunt cheltuieli comune legate de afaceri, cum ar fi taxele de instalare a liniei telefonice. Cheltuielile necesare sunt cele care vă ajută să tranzacționați eficient. Cheltuielile nu trebuie să fie indispensabile pentru a fi considerate necesare. Exemplele comune includ chiria, statul de plată și inventarul.

Este important să poți face diferența între cheltuielile de afaceri și cele personale. Este un prânz cu colegul tău cu adevărat util pentru afacerea ta? Ce zici de acea lampă cu lavă de pe biroul tău? Din păcate, niciunul dintre aceste lucruri nu se încadrează în cheltuielile de afaceri deductibile.

Cheltuieli de afaceri vs. cheltuieli personale

Cheltuielile de afaceri sunt cele pe care le cheltuiți în scopuri comerciale sau în timpul desfășurării operațiunilor de afaceri. Cheltuielile obișnuite de afaceri apar atunci când cumpărați echipamente pentru a eficientiza producția sau închiriați spațiu de birou. Puteți deduce aceste cheltuieli din venit pentru a reduce obligațiile fiscale. Asigurați-vă că documentele pentru aceste cheltuieli menționează în mod clar suma cheltuielilor, numele comerciantului și data.

Cheltuielile personale sunt cele care nu sunt necesare pentru operațiunile de afaceri. De aceea, este înțelept să folosiți conturile bancare de afaceri pentru cheltuielile legate de afaceri. În acest fel, puteți păstra cheltuielile personale separate în scopuri fiscale.

Raportarea situației veniturilor

O declarație de venit este principala situație financiară pe care o folosesc întreprinderile pentru a înregistra cheltuielile și a determina venitul impozabil. Declarațiile de venit vă oferă o vedere la 360° asupra cheltuielilor, costurilor directe, costurilor indirecte și veniturilor.

Costuri directe

Costurile directe sunt cheltuieli pe care le suportați direct în timpul producerii de bunuri sau servicii. Acest cost al mărfurilor vândute (COGS), cunoscut și sub numele de costul mărfurilor fabricate sau achiziționate vândute, contribuie în mare măsură la cheltuielile directe ale unei companii.

COGS este egal cu diferența dintre inventarul disponibil la începutul și la sfârșitul unui an fiscal. Această diferență este cunoscută și sub numele de valoarea inventarului. Puteți deduce COGS sau valoarea de inventar din venitul total pentru a găsi profitul brut pentru anul.

Costuri indirecte

Costurile indirecte sunt cheltuieli de exploatare pe care le suportă afacerea dumneavoastră pentru activitățile de administrare și întreținere de zi cu zi. Exemplele comune includ cheltuielile generale, salariile directorilor, costurile de marketing și amortizarea.

Aceste costuri de operare pot fi fixe, variabile sau semivariabile, deoarece nu fluctuează în funcție de producție sau vânzări. Deducerea costurilor indirecte din profitul brut vă oferă câștigul înainte de dobânzi și impozite (EBIT).

Depreciere

Amortizarea este procesul de alocare sau deducere a costului unui activ fizic al afacerii pe o perioadă lungă de timp în loc de un an. Cheltuielile cu amortizarea se aplică activelor precum proprietăți, mobilier, computere etc.

Puteți afișa amortizarea ca o cheltuială indirectă deductibilă din punct de vedere fiscal în contul de profit și pierdere. Conform principiilor contabile general acceptate (GAAP), companiile trebuie să utilizeze metode standard de amortizare și programe specifice de amortizare.

Amortizarea este similară cu amortizarea, dar se aplică costului unei imobilizări necorporale. Întreprinderile pot prezenta, de asemenea, cheltuielile cu dobânzile sau dobânzile plătite la împrumuturi din venitul lor impozabil.

Cheltuieli de afaceri deductibile pentru impozite

Revenind la definiția de la IRS, cheltuielile de afaceri sunt deductibile dacă sunt considerate obișnuite (alte afaceri ca a dvs. au și această cheltuială) și necesare (cheltuiala este utilă pentru afacerea dvs.).

Locație

Majoritatea companiilor au nevoie de o locație fizică din care să funcționeze - cărămidă și mortar, spațiu de birouri și așa mai departe. Odată cu aceste spații vin ipoteci, leasing, chirii și utilități, toate acestea fiind cheltuieli deductibile de afaceri. Și aceasta include și cheltuielile cu telefonul și computerul.

Dacă sunteți un proprietar de mică întreprindere care desfășoară activități independente, care operează de acasă, este posibil să fiți eligibil pentru o deducere parțială a impozitelor pe proprietate, a dobânzii ipotecare și a spațiului de birou la domiciliu, care este principalul loc de afaceri.

Publicația IRS 587 are câteva reguli foarte stricte despre deducerile la biroul de acasă.

Nu sunteți sigur ce este deductibil? Luați în considerare utilizarea software-ului fiscal pentru întreprinderile mici pentru a simplifica depunerea impozitelor.

Echipamente

Activele pe care le cumpărați pentru uz comercial (de exemplu, imprimante, mobilier de birou, rafturi etc.) se încadrează în cheltuieli de afaceri deductibile.

Costul acestor active este puțin complicat, deoarece se depreciază în timp. Gândiți-vă la valoarea unei mașini când părăsește lotul; costul activelor pe termen lung face ceva similar în cazul în care valoarea activului se reduce într-o perioadă de timp. Software-ul de gestionare a activelor întreprinderii (EAM) poate ajuta companiile mai mari să țină cont de cât valorează activele lor. Luați în considerare calcularea amortizarii înainte de a deduce suma corespunzătoare.

Papetărie

Lucruri precum capse, hârtie de imprimantă, note lipicioase, evidențiatoare și alte rechizite de birou pot părea minuscule. Dar atunci când le reumpleți în fiecare lună, se pot adăuga cu adevărat. Păstrarea unui inventar al acestor lucruri mici poate fi extrem de utilă atunci când le trimiteți ca cheltuieli de afaceri deductibile.

Software

Ajutorul pe care un software îl poate oferi unei afaceri este inegalabil cu orice altceva, ceea ce îl face esențial pentru liber profesioniști și companii, atât mari, cât și mici. Va fi important să urmăriți toate aceste programe, astfel încât să puteți deduce elementele esențiale din taxe.

Urmărirea contractelor pe care afacerea dvs. le are cu furnizorii, până la locurile individuale pentru angajații dvs., vă poate ajuta să gestionați suma de bani pe care o cheltuiți în primul rând. Cu G2 Track, puteți face toate acestea și multe altele.

Există anumite circumstanțe speciale în care software-ul nu este deductibil. Pentru a fi în siguranță, verificați Secțiunea 179.

Publicitate și marketing

Costurile de publicitate tipărită și digitală, precum și costurile oricăror materiale de marketing și materiale promoționale pot fi deduse. Costurile pentru imprimarea sau digitizarea acestora ar putea fi destul de multe, dar luați în considerare cât plătiți designerul grafic independent pentru a veni cu un nou concept, precum și cât plătiți pentru livrare. Aceste costuri pot fi și ele deduse.

Cheltuieli de afaceri parțial deductibile

Lista de mai sus arată destul de clar că cheltuielile de afaceri deductibile sunt doar atât: cheltuieli de afaceri. Există, totuși, momente în care linia dintre cheltuielile de afaceri și cele personale devine puțin neclară.

De exemplu, cadourile, cheltuielile de divertisment și unele cheltuieli de călătorie sunt doar parțial deductibile, conform IRS. Poate doriți să explorați detaliile Publicației IRS 535 cu un contabil profesionist pentru a vă asigura că înregistrați totul cât mai precis posibil.

Cheltuieli de afaceri nedeductibile

În cele din urmă, există unele cheltuieli de afaceri pe care IRS pur și simplu nu le va deduce. În primul rând, IRS nu va deduce nimic despre care nu oferiți dovada. Dacă nu aveți înregistrările, nu vă obosiți să le trimiteți. Dar, chiar și cu înregistrările, următoarele nu vor fi niciodată deductibile:

• Cotizațiile clubului
• Îmbrăcăminte pentru muncă
• Donații politice
• Amenzi și penalități
• Costurile navetei
• Impozite federale sau de stat și alte impozite

Sfaturi pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri

Cheltuielile de afaceri pot fi dificil de gestionat, dar vă pot ajuta și să minimizați obligațiile fiscale totale. Încercați aceste sfaturi pentru eficientizarea managementului cheltuielilor de afaceri.

• Mențineți înregistrări meticuloase pentru deducerile fiscale și auditurile IRS. IRS vă solicită să păstrați chitanțele, registrele de angajare și declarațiile fiscale timp de până la patru ani. Dacă anulați datorii neperformante, luați în considerare păstrarea documentelor relevante timp de șapte ani.
• Păstrați chitanțele pentru cheltuielile de călătorie de afaceri deductibile din impozite , inclusiv transportul, cazarea și mesele de afaceri.
• Separați cheltuielile personale și cele de afaceri , deoarece puteți anula cheltuielile de afaceri pentru a reduce obligația fiscală.
• Fii la curent cu cheltuielile deductibile din punct de vedere fiscal. Deși nu toate cheltuielile sunt deductibile fiscal, majoritatea dintre ele pot fi eligibile pentru anulări de taxe. De exemplu, este posibil să nu puteți anula cheltuielile de capital ale unui echipament mare într-un an. Dar puteți anula costurile operaționale și valoarea de amortizare.
• Verificați periodic cheltuielile. Implementați politici solide de gestionare a cheltuielilor și evidența contabilă în partidă dublă pentru a urmări cheltuielile și a preveni erorile contabile.

Software de contabilitate pentru cheltuieli de afaceri

Soluțiile software de contabilitate asigură o evidență exactă prin automatizarea proceselor de management financiar. În funcție de software-ul pe care îl alegeți, veți putea gestiona și facturarea, raportarea financiară, procesarea salariilor și reconcilierea.

Rămâneți responsabil cu o contabilitate mai bună

În realitate, definiția deducerilor de afaceri are perfect sens. Partea grea este să ținem evidența veniturilor și cheltuielilor afacerii și să știi ce este deductibil și ce nu.

Dacă aveți timp să citiți singur despre asta, nu ezitați. Dar să știți că există și profesioniști în domeniul fiscal sau contabili publici autorizați (CPA) care sunt acolo și care ar fi mai mult decât bucuroși să vă ajute cu contabilitatea afacerilor.

Consultați cele mai bune platforme de contabilitate care vă ajută să lucrați mai inteligent și să creșteți mai rapid.

Acest articol a fost publicat inițial în 2019. A fost actualizat cu informații noi.