6 sfaturi fantastice pentru gestionarea rapoartelor de cheltuieli de afaceri

Urmărirea cheltuielilor pentru afacerea dvs. poate fi copleșitoare, mai ales dacă nu sunteți obișnuit să le gestionați. Cheltuielile rămase neverificate se pot aduna rapid, lăsându-vă să vă amestecați la sfârșitul anului fiscal încercând să vă amintiți cât ați cheltuit și pentru ce.

Dar, având un sistem consistent pentru gestionarea rapoartelor de cheltuieli ale afacerii dvs., vă veți putea asigura că nimic nu este trecut cu vederea și că toate cheltuielile sunt plătite la timp și cu acuratețe. Dacă acest lucru pare descurajant sau care necesită prea mult timp pentru a fi gestionat pe cont propriu, am compilat câteva sfaturi esențiale care vă vor ajuta să urmăriți cheltuielile companiei mai ușor decât oricând.

1. Urmăriți cheltuielile pe tot parcursul anului

Sezonul fiscal poate fi copleșitor și frustrant dacă nu ești pregătit. A ști ce cheltuieli sunt deductibile fiscal este o modalitate excelentă de a maximiza potențialele economii fiscale. Începeți prin a vă familiariza cu toate deducerile disponibile, inclusiv cu cele din cheltuielile legate de afaceri.

Cu toate acestea, ținerea evidenței acestor cheltuieli pe tot parcursul anului necesită un efort, dar poate plăti foarte mult atunci când este timpul să depuneți taxele. În plus, existența unui sistem organizat vă va ajuta să vă asigurați că nimic nu este trecut cu vederea la momentul impozitării și să maximizați deducerile disponibile, astfel încât banii dvs. câștigați cu greu să nu se piardă.

Recomandat pentru dvs.: Cum să vă păstrați afacerea în siguranță online? Un ghid detaliat!

Cum să țin evidența cheltuielilor?

Crearea unui buget poate fi de neprețuit pentru gestionarea cheltuielilor de afaceri pe tot parcursul anului. Urmărirea locurilor în care cheltuiți banii vă va asigura că toate fondurile sunt direcționate către achiziții înțelepte și necesare. Acest lucru lasă alte resurse disponibile pentru investiții suplimentare sau oportunități de economii.

Este esențial să rămâi organizat cu documentele tale financiare. Este ca și cum ai crea o foaie de parcurs pentru cheltuielile viitoare și declarațiile fiscale. Păstrând toate chitanțele, facturile și facturile într-un singur loc, le face ușor de accesat ori de câte ori sunteți gata să planificați din timp sau să revizuiți trecutul. Cu o abordare organizată vine claritate în ceea ce privește finanțele. Așa că nu sări peste acest pas vital!

Urmărirea cu acuratețe a cheltuielilor este esențială pentru a înțelege unde cheltuiți banii. Pentru a vă asigura că aceste informații sunt corecte, adăugați toate formele de plată – numerar, carduri de credit, carduri de debit și transferuri electronice – la listă. În plus, clasificarea tranzacțiilor poate ajuta la o imagine de ansamblu mai clară a obiceiurilor financiare sau a domeniilor care necesită îmbunătățiri.

Menținerea bugetului este cheia pentru a vă menține în ordine finanțele afacerii. Puneți deoparte ore regulate pentru revizuirea cheltuielilor și veți putea detecta rapid orice posibile probleme în care costurile pot fi reduse sau ținute sub control. O revizuire periodică a obiceiurilor de cheltuieli vă va ajuta să vă asigurați că totul rămâne în bugetul alocat, contribuind în același timp la consolidarea stabilității financiare în timp.

2. Utilizați un sistem de raportare online a cheltuielilor

Un sistem online de raportare a cheltuielilor vă poate economisi o cantitate imensă de timp și efort atunci când este vorba de a rămâne la curent cu cheltuielile. În loc să fie nevoie să urmăriți fiecare achiziție efectuată și să le introduceți manual într-o foaie de calcul Excel, utilizarea unui instrument online reduce în mod semnificativ sarcina.

Toate cheltuielile dvs. de afaceri sunt organizate într-un singur loc sigur, unde puteți face referire cu ușurință la detalii, inclusiv datele tranzacțiilor, descrierile și sumele, sau puteți genera rapoarte în scopuri bugetare. Chiar și mai bune, funcțiile automate, cum ar fi adăugarea tranzacțiilor cu cardul de credit direct de la banca dvs. reduc nevoia de introducere manuală și mai mult, oferind în cele din urmă o modalitate mai simplă pentru proprietarii de afaceri și personalul de a ține pasul cu obiceiurile de cheltuieli.

Pentru companiile care călătoresc des, de exemplu, software-ul de urmărire a kilometrajului este o soluție excelentă pentru a ține evidența milelor și a cheltuielilor pe care le suportați, astfel încât vă poate ajuta să vă maximizați deducerile la momentul impozitării și să vă asigurați că nu pierdeți niciun articol important de afaceri. -off-uri. Urmărirea kilometrajului este o necesitate pentru angajatorii care doresc să ramburseze angajații și un instrument neprețuit pentru persoanele care desfășoară activități independente care pot primi deduceri fiscale.

Software-ul de urmărire a kilometrajului a devenit din ce în ce mai popular, deoarece face procesul mai eficient, mai precis și mai sigur. Acesta permite companiilor să mențină cu ușurință înregistrări contabile adecvate ale milelor parcurse de personalul lor, oferind în același timp lucrătorilor compensații financiare. Cu astfel de soluții disponibile la prețuri competitive în zilele noastre, nu există moment mai bun decât acum pentru a le folosi.

3. Angajează un profesionist care să urmărească cheltuielile pentru tine

Afacerile de succes înțeleg că gestionarea cheltuielilor este cheia pentru a rămâne solvabile. Angajarea unui contabil calificat vă poate ajuta să rămâneți la curent cu finanțele dvs. și să culegeți beneficiile venite din sezonul fiscal - de la deduceri precise la analize detaliate pentru decizii informate privind cheltuielile.

Cu un contabil profesionist la cârma finanțelor tale, poți lua decizii sigure despre cum să alocați cel mai bine resursele și să economisiți bani. Mai mult, ca un expert să se ocupe de aceste sarcini reduce riscurile potențiale care ar putea duce la greșeli costisitoare sau penalități financiare pe linie – nu este ceva de care orice companie are nevoie! În cele din urmă, angajarea unui contabil dedicat este esențială pentru urmărirea cheltuielilor pentru a menține în mod eficient bugetele.

S-ar putea să vă placă: 7 tendințe de resurse umane pentru a vă moderniza strategia de management al afacerii.

Contabil intern sau la distanță?

Fiecare are nevoi financiare diferite. Decizia de a angaja un contabil online sau de a apela la un profesionist intern poate fi dificilă. Cântărirea cu atenție a tuturor opțiunilor este esențială, deoarece ambele au propriile lor puncte forte unice care ar putea fi benefice pentru situația dumneavoastră specifică.

A avea un contabil intern poate fi un avantaj grozav pentru orice afacere – mult mai mult decât doar strângerea numerelor. O legătură personală și experimentată cu finanțele dvs. vă oferă oportunitatea de a obține informații pe termen lung și de a cunoaște îndeaproape tendințele de cheltuieli. Dar are un cost. Investirea unor resurse suplimentare în această opțiune poate necesita o analiză atentă.

În schimb, contabilitatea online expertă și eficientă poate fi un mare atu pentru companiile cu resurse limitate sau care au nevoie de servicii mai flexibile. Profitând de soluțiile de la distanță, companiile evită costurile asociate cu angajații tradiționali, cum ar fi spațiul de birou și contractele obligatorii din punct de vedere legal. Acest lucru le permite să-și concentreze eforturile pe creștere!

În cele din urmă, luarea deciziei financiare corecte este o sarcină importantă, în special pentru întreprinderile mici. Alegerea între contabili online și metodele tradiționale de contabilitate poate fi copleșitoare. Dar este esențial să vă evaluați nevoile unice înainte de a decide care opțiune se potrivește cel mai bine. Ambele soluții au avantajele lor când vine vorba de gestionarea eficientă a banilor!

4. Asigurați-vă că vă codificați corect cheltuielile

Codificarea corectă a cheltuielilor poate părea o sarcină obositoare, dar este incredibil de importantă pentru sănătatea organizațională. Codarea incorect poate duce la o multitudine de probleme, de la o analiză financiară inconsecventă la un audit inadecvat.

Cel mai bine este să dezvoltați și să respectați o abordare sistematică pentru atribuirea codurilor, deoarece aceasta vă va ajuta să vă asigurați că fiecare cheltuială este urmărită și contabilizată în mod corespunzător. Acest lucru nu numai că funcționează către acuratețe în prezent, dar previne potențialele puncte dureroase să apară în viitor. Pentru a începe cu piciorul corect înainte, asigurați-vă că sunteți precis și consecvent atunci când codificați cheltuielile.

5. Rămâneți organizat

A avea toate documentele în ordine, în special pentru ceva la fel de important ca rapoartele de cheltuieli ale afacerii, poate fi diferența dintre un rezultat de succes și o deducere anulată. Rapoartele de cheltuieli dezordonate și dezorganizate pot ridica semnale roșii la IRS, ducând la o refuz sau la posibile solicitări de audit pentru afacerea dvs. Acest lucru poate duce la și mai mult timp pregătirea documentelor clarificatoare, precum și la costuri suplimentare în taxele contabile.

A fi organizat atunci când vine vorba de întocmirea înregistrărilor financiare este de neprețuit, deoarece respectă codul fiscal și, de asemenea, vă oferă liniște sufletească. În acest scop, asigurați-vă că documentați totul corect în avans, astfel încât să aveți toate chitanțele și alte înregistrări disponibile dacă este necesar.

6. Monitorizați cheltuielile în mod regulat și faceți ajustări după cum este necesar

Pentru orice afacere de succes, urmărirea și monitorizarea cheltuielilor este o necesitate. Acest lucru ajută la asigurarea stabilității financiare. Evidențierea locurilor în care banii trebuie redirecționați și când ar trebui făcute ajustări pentru a se proteja de costurile eșuate. Cu un management adecvat al cheltuielilor, companiile pot aloca fonduri în mod eficient. Ele pot crea profituri mai mari prin planificarea pe termen lung și luarea deciziilor solide.

O afacere de succes necesită previziune bugetară. Pune deoparte bani pentru facturi și salarii, plus un mic fond de urgență. În acest fel, nu va trebui niciodată să vă scufundați în economii în mod neașteptat când ceva nu merge bine. Planificarea din timp azi poate ajuta la prevenirea durerilor de cap de mâine!

Găsirea metodei de bugetare potrivită pentru afacerea dvs. este un pas esențial către un viitor de succes. Acordați-vă timp pentru a evalua toate opțiunile dvs. și acordați fiecăreia o perioadă de probă. Dacă se dovedește benefic, rămâneți cu el. Dar nu vă fie teamă să căutați în altă parte dacă vedeți vreo scădere a performanței. În cele din urmă, asigurându-vă că planul ales de dvs. funcționează cel mai bine pentru dvs., veți asigura succesul pe linie!

S-ar putea să vă placă și: Top 12 afaceri online pe care le puteți începe acum fără investiții.

Concluzie

Odată cu agitația zilnică de a conduce o afacere mică, gestionarea rapoartelor de cheltuieli poate trece la capătul listei dvs. de priorități. Nu-l lăsa să rămână acolo! Împărțiți aceste sarcini în bucăți mici cu aceste sfaturi utile.

În primul rând, notează-ți toate cheltuielile pe măsură ce apar, pentru a le aminti mai ușor. În al doilea rând, utilizați instrumente de automatizare precum aplicațiile și software-ul pentru a urmări eficient categoriile de cheltuieli. Și, în sfârșit, păstrați totul organizat pe parcurs. Preluarea controlului asupra finanțelor tale oferă o liniște suplimentară în timp ce te concentrezi asupra altor domenii care necesită atenție pentru a menține succesul.