Cel mai bun software de automatizare a fluxului de lucru [+Exemple]

Instrumentele de automatizare a fluxului de lucru sunt o modalitate excelentă de automatizare a sarcinilor banale , cum ar fi introducerea datelor, contabilitatea, generarea de clienți potențiali și creșterea clienților potențiali.

Automatizarea fluxului de lucru vă permite să vă concentrați asupra muncii dvs. creative și să luați decizii strategice de afaceri.

Acest blog este perfect pentru tine dacă nu ai auzit niciodată despre software-ul pentru fluxul de lucru pentru afaceri. Aici, vom discuta:

• Cele mai bune platforme de automatizare a fluxului de lucru
• Beneficiile software-ului pentru fluxul de lucru de vânzări și marketing
• Sfaturi și trucuri pentru a alege platforma ideală de flux de lucru automatizat

Să sărim înăuntru!

Ce este software-ul de automatizare a fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru permite companiilor să înlocuiască procesele pe hârtie și manuale folosind instrumente digitale. În mod obișnuit, utilizatorii instalează o singură platformă care simplifică fluxul de sarcini, documente și informații în activitățile legate de muncă.

Scopul tactic al integrării software-ului de automatizare este de a se asigura că lucrătorii îndeplinesc sarcini prioritare la momentul potrivit.

Când este implementat corespunzător, software-ul de automatizare a fluxului de lucru ajută la îmbunătățirea productivității, standardizează munca, elimină erorile umane, facilitează vizibilitatea și asigură angajații respectarea politicilor de conformitate.

Cum funcționează automatizarea fluxului de lucru?

Automatizarea fluxului de lucru presupune proiectarea, executarea și automatizarea sarcinilor banale și consumatoare de timp. Astfel, companiile pot economisi costuri și timp și pot reduce erorile.

Automatizarea fluxului de lucru este de două tipuri principale: fluxul de lucru al procesului de afaceri și al procesului robotizat.

Managementul proceselor de afaceri

BPM se referă la modul în care întreprinderile structurează diferite procese pentru a satisface nevoile clienților.

Majoritatea automatizării fluxului de lucru urmează această metodologie pentru a crește eficiența pentru a atinge obiectivele de afaceri esențiale.

Software-ul automatizează fluxurile de lucru ale proceselor de afaceri pentru a economisi timp și pentru a optimiza sarcinile pe care angajații le efectuează de obicei manual.

Fluxul de lucru al procesului robotizat

Procesele robotizate automatizează procesele robotizate în timp ce imită stilul uman. În cele mai multe cazuri, echipele IT folosesc RPA pentru a sprijini procedurile administrative.

Cu ajutorul roboților, angajații pot identifica cele mai relevante soluții pentru a rezolva erorile de procesare, pot atenua întrebările de la biroul de asistență și pot interveni în erorile de procesare.

De ce aveți nevoie de instrumente de automatizare a fluxului de lucru?

Cercetările arată că peste 25% dintre directori executivi petrec timp pe sarcini banale pe care mașinile le pot realiza mai rapid și mai eficient.

În plus, studiile arată că aproximativ 60% dintre angajați își pot economisi 30% din timp utilizând un instrument de automatizare a fluxului de lucru.

Prin urmare, mai multe organizații folosesc astăzi instrumente de automatizare din următoarele motive:

• Pentru a crește productivitatea
• Pentru a spori eficiența
• Pentru a reduce erorile umane
• Pentru a accelera procesele
• Pentru a îmbunătăți acuratețea și a reduce abaterile
• Pentru a asigura responsabilitatea la nivel individual
• Pentru a reduce utilizarea ipotezelor și a o înlocui cu utilizarea faptelor

Acum că știți care sunt principalele beneficii ale instrumentelor de automatizare a fluxului de lucru , să le discutăm în detaliu:

Vă permite să lucrați la sarcini de mare valoare

Instrumentul de automatizare a fluxului de lucru vă scutește angajații de sarcinile consumatoare de timp și cu valoare redusă. În schimb, se pot concentra pe sarcini neautomatizate, cu valoare mai mare, care necesită creativitate umană.

Vă permite să economisiți costuri

Un excelent profesionist al software-ului de automatizare este că crește productivitatea pentru a genera economii mai mari de costuri.

Îmbunătățește vizibilitatea fluxului de lucru

Automatizarea fluxului de lucru implică maparea fluxului de lucru care creează vizibilitate aprofundată asupra sarcinilor și proceselor pe care le automatizați.

În acest fel, organizațiile obțin o perspectivă holistică a fluxurilor de lucru pentru a identifica sarcinile învechite și redundante și pentru a găsi soluții inovatoare.

Îmbunătățește comunicarea

Instrumentele de automatizare a fluxului de lucru îmbunătățesc vizibilitatea care, la rândul său, îmbunătățește comunicarea dintre angajați și interdepartamentală.

În cele din urmă, vă ajută să identificați blocajele și să îmbunătățiți productivitatea la locul de muncă.

Responsabilitate îmbunătățită

Automatizarea fluxului de lucru vă permite să definiți diverse sarcini și să atribuiți pași individuali angajatului potrivit.

În acest fel, întreprinderile pot spori responsabilitatea în rândul angajaților în anumite procese.

Cine are nevoie de un instrument de automatizare a fluxului de lucru?

Cea mai bună parte a automatizării fluxului de lucru este că oricine le poate folosi. Iată cine beneficiază cel mai mult de pe urma instrumentelor de automatizare a fluxului de lucru:

Afaceri

Companiile folosesc automatizarea fluxului de lucru din următoarele motive:

• Pentru a crea procese care reduc costurile
• Pentru a eficientiza managementul sarcinilor
• Pentru a reduce erorile de la intrările manuale sau de la neglijări
• Pentru a automatiza fluxurile de aprobare
• Pentru a eficientiza rutele documentelor

DevOps

DevOps utilizează de obicei software de automatizare pentru:

• Facilitarea comunicării între dezvoltatori și operațiuni
• Depășiți blocajele și urmăririle

Administratorii IT

În cele din urmă, administratorii IT utilizează instrumente de automatizare a fluxului de lucru din următoarele motive:

• Pentru a crea supravegheri în rețeaua cloud
• Pentru a adăuga un strat de vizualizare
• Pentru a supraveghea și a analiza sănătatea și deficiențele rețelei

Când ar trebui să folosesc un instrument de automatizare a fluxului de lucru?

De obicei, întreprinderile și antreprenorii folosesc instrumente de automatizare a fluxului de lucru atunci când:

• Sarcina ta este repetitivă
• Trebuie să vă finalizați sarcina rapid și fără erori umane
• Doriți să vă simplificați fluxul de lucru pentru a îmbunătăți eficiența
• Vrei să iei o decizie strategică de afaceri bazată pe fapte

12 cele mai bune instrumente de automatizare a fluxului de lucru

Cercetările efectuate de McKinsey dezvăluie că peste 45% din activitățile pe care companiile cheltuiesc bani pot fi realizate mai rapid și mai eficient prin adaptarea tehnologiei actuale.

Deci, folosind instrumentul ideal de automatizare a fluxului de lucru, puteți crește productivitatea, puteți economisi costuri și vă puteți atinge obiectivele de afaceri. Dar întrebarea este, care este instrumentul potrivit ?

Pentru a vă ajuta să faceți alegerea corectă, am creat o listă cuprinzătoare a celor mai bune douăsprezece instrumente de automatizare a fluxului de lucru :

Octopus CRM

Octopus CRM este software-ul perfect de automatizare LinkedIn all-in-one pentru a vă construi pâlnia de marketing. Platforma noastră de ultimă generație de marketing pentru fluxul de lucru vă permite să automatizați și să simplificați sarcinile de zi cu zi LinkedIn.

Cu acest instrument inovator, puteți automatiza sarcini care necesită timp, cum ar fi trimiterea de solicitări de conexiune personalizate către peste 100 de utilizatori LinkedIn, aprobarea diferitelor profiluri și vizitarea publicului țintă.

Nu doar asta, dar Octopus CRM îți oferă o viziune holistică asupra performanței tale. Puteți accesa analize detaliate, inclusiv numărul de vizualizări ale profilului, aparițiile în căutare, indexul de vânzări pe rețelele sociale și performanța campaniei.

Un avantaj al integrării Octopus CRM în fluxul dvs. actual de afaceri este că puteți ocoli în siguranță limita de invitații săptămânală a LinkedIn. De asemenea, puteți utiliza Octopus CRM pentru a vă controla activitatea pe orice tip de cont LinkedIn.

Cea mai bună parte? Octopus CRM este prietenos cu bugetul!

Cine are nevoie de Octopus CRM?

Octopus CRM este ideal pentru companiile de toate dimensiunile care doresc să-și supraalimenteze strategia de marketing digital și să se concentreze pe generarea și creșterea clienților potențiali pe LinkedIn.

Zapier

Zapier este un alt instrument excelent de automatizare a fluxului de lucru care vă permite să vă conectați cu instrumentele existente. Platforma vă permite să automatizați orice proces de afaceri datorită conectării sale la peste 1000 de aplicații web precum Google Drive, Facebook și Insta.

Odată ce creați fluxul de lucru ideal și alegeți aplicațiile de care aveți nevoie în fluxul dvs. de lucru, instrumentul vă ajută să colaborați între dosare și dispozitive.

Cine are nevoie de Zapier?

Zapier este perfect pentru întreprinderile mici și mijlocii și pentru liber profesioniști care folosesc mai multe instrumente, dar nu pot colabora în mod corespunzător.

HubSpot

HubSpot este soluția perfectă pentru toate nevoile dvs. de marketing, vânzări și automatizare a operațiunilor.

Instrumentul all-in-one de automatizare a fluxului de lucru vă permite să vă conectați operațiunile de afaceri, să simplificați sarcinile și să aliniați procesele echipei.

În plus, această platformă ușor de utilizat vă permite să conectați un bilet de serviciu cu o înregistrare existentă, să eliminați dezordinea din datele clienților și să ghidați clienții potențiali de la marketing la vânzări.

Cine are nevoie de HubSpot?

HubSpot este perfect pentru afacerile în creștere și antreprenorii care doresc să automatizeze sarcinile de zi cu zi. În plus, instrumentul este ideal pentru echipele de marketing, vânzări, service și operațiuni.

Coupler.io

Coupler.io este o soluție de integrare fără cod pentru a automatiza fluxul de date din mai multe surse în Foi de calcul Google, Excel sau Google BigQuery. Cu doar câteva clicuri, vă puteți conecta la o aplicație necesară și puteți programa transferul de date în foaia de calcul sau în tabelul BigQuery.

Coupler.io vă permite să automatizați exporturile de date brute din diferite aplicații, cum ar fi Airtable, Xero, HubSpot, Salesforce și multe altele. Puteți personaliza frecvența fluxului automat de date începând cu fiecare 15 minute. Care este beneficiul?

Să presupunem că doriți să împărtășiți părților interesate câteva informații valoroase din tabloul de bord Tableau. În loc să vă ocupați de opțiuni complexe de partajare în Tableau, puteți conecta Tableau la Excel folosind Coupler.io și puteți partaja registrul de lucru cu autoactualizare colegilor.

Cine are nevoie de Coupler.io?

Coupler.io este instrumentul de flux de lucru automat pentru raportare, analiză și backup. Are o gamă largă de implementări și este alegerea diferiților antreprenori și experți, inclusiv contabili, analiști de date, reprezentanți de vânzări etc.

IFTTT

If This Then That este o aplicație futuristă de flux de lucru care vă permite să automatizați fiecare aspect al afacerii dvs. IFTTT încurajează interconectivitatea internetului pentru a eficientiza fluxurile de lucru în afaceri și în viață.

Puteți integra IFTTT cu biroul și acasă, deoarece instrumentul este compatibil cu aplicațiile de birou, frigiderele inteligente și aparatele inteligente.

Cu peste 700 de integrări disponibile, IFTTT acționează ca un canal pentru ca sarcinile și informațiile să circule printr-o anumită rută. Cea mai bună parte a alegerii acestui instrument de flux de lucru automat este că vă puteți bucura de utilizarea funcțiilor sale extrem de automatizate fără a cunoaște un singur cuvânt de cod.

Cine are nevoie de IFTTT?

IFTTT este perfect pentru afaceri și antreprenori de toate dimensiunile datorită planurilor sale de prețuri flexibile și funcțiilor inovatoare de automatizare.

Recomandăm cu căldură acest instrument pentru departamentele IT și HR.

Jira

Jira este instrumentul ideal de management de proiect și automatizare pentru companiile care preferă metodologia „If This Then That”.

Cu acest software de automatizare agil, utilizatorii pot automatiza orice sarcină sau proces în doar câteva clicuri. În plus, puteți accesa peste o sută de șabloane de automatizare pentru a vă accelera sarcinile.

Caracteristicile suplimentare includ automatizare globală, foi de parcurs, informații despre administrator, valori cheie și un sandbox. Instrumentul vă permite să vă integrați cu platforme precum Zoom, GitHub și Zendesk.

Cine are nevoie de Jira?

Jira este perfectă pentru companiile de toate dimensiunile datorită planurilor sale accesibile și caracteristicilor futuriste.

Nintex

Nintex este o platformă revoluționară de automatizare a fluxului de lucru care ajută peste 8.000 de clienți întreprinderi să acceseze 3 milioane de aplicații pentru fluxul de lucru. Cu acest instrument inovator, puteți gestiona, automatiza și optimiza procesele de afaceri rapid și eficient.

În plus, Nintex oferă diverse instrumente de automatizare a fluxului de lucru, cum ar fi maparea proceselor, inteligența proceselor și fluxurile de lucru avansate. Puteți să mapați, să monitorizați și să executați diferite procese.

Cine are nevoie de Nintex?

Nintex este ideal pentru companiile de afaceri și liber profesioniști cu procese stabilite care doresc să conecteze mai multe aplicații.

Kissflow

O soluție de automatizare bazată pe cloud, Kissflow permite companiilor să automatizeze procesele de afaceri și să acceseze analize.

Conceput cu oameni cu abilități zero de codificare în prim plan, Kissflow vă dă putere să creați fluxuri de lucru personale și de echipă. În plus, platforma vă permite să construiți și să executați fluxuri de lucru colaborative în mod eficient.

Kissflow vă permite, de asemenea, să integrați mai multe fluxuri de lucru care implică mai multe procese pe o singură platformă. Încurajează urmărirea simplistă, urmărirea performanței și conformitatea ușoară.

În plus, acest instrument de automatizare vă permite să analizați rapoartele în detaliu pentru a identifica blocajele și a depăși provocările și soluțiile în câteva secunde.

Cu peste 50 de aplicații de proces de afaceri preinstalate, Kissflow vă permite să vă eficientizați toate procesele de afaceri.

Cine are nevoie de Kissflow?

Kissflow este ideal pentru companiile mici și freelanceri care nu au folosit automatizarea fluxului de lucru. Datorită ușurinței de utilizare a instrumentului, utilizatorii pot automatiza procesele fără nicio provocare.

Integrat

Integromat este o platformă de integrare futuristă și robustă care vă permite să vizualizați, să personalizați și să vă automatizați fluxurile de lucru.

Cu interfața sa drag-to-drop, vă puteți bucura de conectarea cu mai multe aplicații fără a tasta o singură linie de cod. În plus, puteți folosi routere pentru a împărți sarcinile în diferite rute. De asemenea, puteți filtra datele care trec prin diferite rute.

În plus, Integromat permite utilizatorilor să se integreze cu peste 1000 de aplicații și servicii, inclusiv JSON și API-uri. Un bonus al utilizării acestui instrument de automatizare este că puteți accesa planul său gratuit pentru a vă bucura de utilizarea a mii de operațiuni.

De ce are nevoie de Integrat?

Integromat este ideal pentru întreprinderile mici și mijlocii care folosesc instrumente automate de flux de lucru pentru prima dată.

Integrați

Integrify este un alt software inovator de automatizare a fluxului de lucru care vă permite să construiți fluxuri de lucru personalizate și să rulați fluxuri paralele/secvențiale.

Instrumentul vă permite să eficientizați procesele de afaceri și să automatizați sarcinile manuale prin colaborarea sarcinilor și solicitărilor și creând mementouri.

În plus, Integrify oferă exemple de flux de lucru, o bază de cunoștințe pentru utilizatori, un API deschis bazat pe rest și capacitatea de a importa și exporta date.

Cine are nevoie de Integrare?

Recomandăm întreprinderilor mici și mijlocii să folosească acest software inovator de automatizare a fluxului de lucru. Cu instrumentul său de generare a proceselor glisați și plasați, puteți automatiza sarcinile de zi cu zi rapid și eficient.

Scrib

Scribe este un instrument de automatizare a fluxului de lucru care vă permite să vă documentați fluxurile de lucru ale afacerii. Cu această platformă, puteți captura ecranul și transforma clicurile și apăsările de taste în instrucțiuni scrise.

Scribe este o extensie Chrome gratuită sau o aplicație desktop plătită care permite indivizilor și echipelor să creeze fluxuri de lucru de automatizare nelimitate.

În plus, puteți partaja Scribes printr-un link sau îl puteți încorpora într-un CMS, wiki, instrument de management de proiect sau centru de ajutor.

Cea mai bună parte? Vă puteți bucura de utilizare nelimitată gratuit!

Cine are nevoie de Scribe?

Scribe este ideal pentru companiile de toate dimensiunile care doresc să automatizeze fluxul de lucru în timp ce urmăresc performanța afacerii.

Top 5 exemple de automatizare a fluxului de lucru

Acum că am discutat despre tipurile de instrumente pentru fluxul de lucru de automatizare , să trecem peste câteva exemple:

Exemplul # 1: Crearea sarcinilor

Utilizarea unui sistem automat de creare a sarcinilor vă permite să construiți și să configurați un flux de lucru automatizat cu un sistem de gestionare a sarcinilor.

Procesele fluxului de lucru vă permit să notificați angajații cărora le-a fost atribuită o sarcină.

Exemplul # 2: Gestionarea clienților potențiali

Sistemele automate de flux de lucru pot analiza sute de întrebări ale clienților, pot completa CRM-ul dvs. cu informații relevante și pot direcționa clienții potențiali de la marketing la vânzări.

Exemplul # 3: Generarea facturilor

Fluxul de lucru automatizat permite companiilor să creeze și să trimită facturi într-un program stabilit. În acest fel, puteți elibera personalul pentru sarcini care necesită creativitate și luare a deciziilor strategice.

Exemplul # 4: Gestionarea biletelor

Automatizarea biletelor de probleme ajută echipele IT să reducă erorile umane și să gestioneze eficient cererile de asistență tehnică.

Exemplul # 5: Atenuarea „Umbrei” IT

Shadow IT se referă la tehnologia pe care angajații o folosesc fără supravegherea departamentului IT. În timp ce angajații pot folosi instrumentele în mod independent, un pas greșit poate costa o mulțime de bani pentru compania ta.

Un flux de lucru automatizat vă ajută să evitați aceste probleme prin instalarea unui sistem de alertă care anunță administratorii că departamentul IT nu a aprobat.

Care este diferența dintre RPA și automatizarea fluxului de lucru?

Distincția principală dintre automatizarea proceselor robotizate și automatizarea fluxului de lucru este că prima se concentrează pe automatizarea activităților individuale de lucru. Dimpotrivă, automatizarea fluxului de lucru vă ajută să automatizați fluxul de lucru prin procese personalizate.

RPA imită clicurile mouse-ului și mișcările de la tastatură pentru a executa procesele de afaceri. Pe de altă parte, automatizarea fluxului de lucru vă ajută să îmbunătățiți colaborarea, să creșteți productivitatea și să evitați întreruperile de comunicare.

Alegerea software-ului potrivit pentru automatizarea fluxului de lucru

Aici am inclus un ghid cuprinzător pentru a vă ajuta să găsiți software-ul perfect de automatizare a fluxului de lucru:

• Recunoaște-ți nevoile de afaceri – Gândiți-vă ce sarcini doriți să automatizați și ce procese de afaceri doriți să eficientizați
• Beneficiile și utilizarea software-ului – Înainte de a vă angaja la un software de automatizare a fluxului de lucru, luați în considerare beneficiile și utilizările acestuia. De exemplu, Octopus CRM este perfect pentru agenții de marketing digital care doresc să-și satisfacă nevoile de marketing pe LinkedIn
• Costul platformei – Identificați-vă bugetul înainte de a alege un software pentru fluxul de lucru de automatizare
• Ușor de utilizat – În mod ideal, doriți să selectați un software ușor de navigat și ușor de utilizat

Concluzie

Alegerea software-ului perfect de automatizare a fluxului de lucru poate fi o provocare. Cu toate acestea, dacă selectați unul dintre cele douăsprezece instrumente enumerate mai sus, puteți îmbunătăți productivitatea afacerii dvs. și puteți reduce costurile în mod eficient.

Luați în considerare avantajele și dezavantajele fiecărui instrument înainte de a lua o decizie finală.