11 cele mai bune instrumente de colaborare pentru întreprinderile mici în 2023

Colaborarea este cheia pentru ca întreprinderile mici să-și atingă obiectivele și să aibă succes. Ca atare, a avea la îndemână cele mai bune instrumente de colaborare în 2023 a devenit din ce în ce mai crucială. Cu toate acestea, având în vedere numărul mare de opțiuni disponibile astăzi pe piață, poate fi copleșitor să încerci să găsești cel mai potrivit produs pentru nevoile afacerii tale.

Nu te teme! Înțelegem prea bine această problemă și am dedicat nenumărate ore căutând 11 dintre cele mai importante instrumente de colaborare concepute special pentru a ajuta întreprinderile mici să aibă succes în peisajul digital de astăzi.

În această postare pe blog, vom acoperi aceste soluții puternice, astfel încât să fiți mai bine informați atunci când luați o decizie cu privire la platforma care funcționează cel mai bine pentru nevoile dvs. Citiți mai departe pentru a afla cum alegerea uneia dintre aceste platforme poate eficientiza colaborarea între echipe și poate maximiza productivitatea!

Ce sunt instrumentele de colaborare?

Instrumentele de colaborare sunt software concepute pentru a ajuta echipele să comunice, să coordoneze și să finalizeze sarcinile mai eficient. Aceste platforme digitale permit utilizatorilor să colaboreze de la distanță între diferite funcții în timp real într-o organizație sau companie.

Caracteristicile comune ale software-ului de colaborare includ partajarea de fișiere, servicii de mesagerie, conferințe video, sisteme de gestionare a sarcinilor și instrumente de editare a documentelor. Ele oferă spații comune, precum și comunicare instantanee, astfel încât membrii echipei să poată lucra împreună la proiecte în mod eficient, chiar și atunci când sunt localizați la nivel global unul de celălalt, unificând cunoștințele comune ale echipelor în nuclee centrale de date pentru revizuire și discuție.

Prin valorificarea puterii acestor soluții de colaborare, proprietarii de întreprinderi mici pot obține beneficii uriașe, cum ar fi productivitate și performanță îmbunătățite, care se traduc în profituri mai mari pe termen lung!

Înrudit: 10 cele mai bune programe de urmărire a timpului pentru liber profesioniști din 2023.

1. Trello: Pentru managementul vizual al proiectelor

Trello este un instrument popular de gestionare a proiectelor, renumit pentru interfața prietenoasă cu utilizatorul și funcțiile puternice ale panoului Kanban. Această abordare vizuală a managementului sarcinilor îl face ideal pentru echipe de toate dimensiunile, inclusiv pentru întreprinderile mici, deoarece oferă imagini de ansamblu excelente ale proiectelor cu claritate și ușurință.

De asemenea, permite colaborarea la proiecte de oriunde, chiar și pe dispozitive mobile - simplificând munca în echipă de la distanță. Formatul Trello pentru lista de lucruri de făcut permite fluxuri de lucru simplificate prin automatizarea sarcinilor obositoare, cum ar fi urmărirea bugetului sau urmărirea rezultatelor livrate.

Planul său gratuit este potrivit pentru echipele mici care doresc să-și cufunde degetele în lumea managementului de proiect înainte de a dedica mai multe resurse în instrumente la scară mai mare, cum ar fi Asana sau Monday.com.

2. Slack: Pentru comunicare în timp real

Slack este instrumentul suprem de colaborare în echipă pentru întreprinderile mici, oferind instrumente de comunicare online și de partajare a fișierelor. Ajută echipele de la distanță să rămână conectate și să lucreze împreună în timp real, ceea ce crește productivitatea.

Cu canale pentru a facilita conversația, instrumente de căutare încorporate pentru a localiza rapid informații bazate pe cuvinte cheie sau expresii, integrări cu aplicații terțe precum GitHub și Asana, încărcări de fișiere, spații de lucru virtuale, precum și apeluri vocale și capabilități de chat video pentru întâlniri – Slack are toate caracteristicile necesare pentru a vă optimiza fluxul de lucru.

Spre deosebire de alte soluții, cum ar fi Microsoft Teams, care se adresează mai mult organizațiilor mai mari, cu zeci de oameni care lucrează la proiecte în același timp ─ Slack oferă o opțiune mai elegantă pentru întreprinderile mai mici, care au un personal redus, dar au nevoie de platforme de colaborare eficiente pentru a menține totul să funcționeze fără probleme.

De exemplu, există Fleep Connect care vă permite să conectați mai multe conturi într-un spațiu unificat, reducând conversațiile redundante și garantând că toată lumea este la curent cu sarcinile, indiferent de locația sau profesia lor.

În plus, mesageria instantanee poate ajuta la eliminarea blocajelor create atunci când mesajele necesită o clarificare suplimentară, ceea ce duce la perioade mai rapide de luare a deciziilor, economisind atât timp, cât și bani, crescând în același timp eficiența generală - deosebit de important în mediul de lucru cu ritm rapid de astăzi, unde fiecare secundă contează!

3. Asana: pentru automatizarea fluxului de lucru

Asana este o platformă de colaborare de top pentru echipele din industrii, în special companiile de întreprindere. Oferă caracteristici complete de automatizare pentru a ajuta la eficientizarea și simplificarea proceselor fluxului de lucru.

Interfața intuitivă cu utilizatorul Asana permite utilizatorilor să vizualizeze sarcini, să atribuie responsabilități și să urmărească progresul fără probleme. Cu notificări automate pentru a menține toată lumea pe aceeași pagină și termenele limită ale sarcinilor la vedere, se asigură că toată lumea rămâne concentrată și productivă.

Asana oferă, de asemenea, instrumente puternice pentru managementul proiectelor cu filtre de căutare avansate, astfel încât profesioniștii ocupați să poată urmări rapid proiectele de care au nevoie. Toate fișierele relevante sunt stocate ordonat într-o singură platformă, eliminând orice șansă de confuzie sau de pierdere a documentelor din cauza folderelor deplasate.

Caracteristica de integrare facilitează și mai mult accesul ușor atunci când integrați date externe în spațiul dvs. de lucru - ținându-vă la curent cu toate detaliile necesare necesare din alte surse, în același timp fiind situat central în formatul de afișare al plăcii de proiect - asigurându-vă că toate eforturile își au locul lor în rândul echipei. proces de flux de lucru!

Cu caracteristica Asana Task Builder, disponibilă în planurile premium, formularele specializate pot fi utilizate pentru a capta idei, cerințe și solicitări care necesită colaborare între mai multe departamente/echipe implicate simultan - cum ar fi feedback-ul clienților sau perspective de la anumite persoane referitoare la înregistrările privind inițiativele de cercetare și dezvoltare a produselor. .

Acest lucru economisește timp, evitând pierderea e-mailurilor în căsuțele de e-mail, permițând răspunsuri mai rapide, prevenind astfel erorile și timpii de livrare măriți, reducând în același timp munca manuală prin tehnici de automatizare, alocarea de ore mai productive pentru o mai bună promovare a eficienței!

4. Google Workspace: pentru Cloud Productivity Suite

Google Workspace este un instrument esențial pentru întreprinderile mici care doresc să sporească colaborarea și productivitatea. Este o suită de produse concepută special pentru proprietarii de afaceri care lucrează cu echipe la distanță din întreaga lume, oferind funcții precum Documente Google, Foi de calcul și Prezentări care permit tuturor utilizatorilor să editeze documente în timp real.

Google Workspace oferă instrumente de productivitate rentabile și abilități avansate de colaborare – de la partajarea documentelor în echipă până la stocarea în cloud, astfel încât să vă puteți accesa cu ușurință datele oriunde.

În plus, are protocoale de securitate care asigură siguranța informațiilor dumneavoastră la fiecare pas. Cu interfețe de utilizator ușoare și tutoriale informative, această platformă este perfectă pentru orice companie de dimensiuni care doresc să rămână eficientă în timp ce gestionează mai multe proiecte simultan - în ciuda faptului că a fost o dată o soluție mai scumpă în comparație cu alte platforme, cum ar fi Microsoft 365.

Google Workspace oferă accesibilitate și funcții robuste care facilitează colaborarea cu personalul intern sau cu partenerii externi, indiferent de locul în care se află în întreaga lume.

Vezi și: Top 6 cele mai bune instrumente SEO pentru întreprinderi pe care le poți folosi acum în 2023.

5. Votacall: Pentru sistemul telefonic de afaceri VoIP

Votacall este o soluție ideală de telefon VoIP pentru afaceri pentru întreprinderile mici, oferind flexibilitatea și rentabilitatea de care au nevoie. Acest sistem inovator oferă capabilități de apelare pe mai multe dispozitive, ceea ce înseamnă că membrii echipei pot efectua și primi apeluri prin telefoanele lor mobile, computere sau telefoane de birou fără a fi nevoie să investească în mai multe linii.

Odată cu noul acces la sisteme audio de înaltă calitate, cum ar fi serviciile VoIP, tot mai multe întreprinderi mici încep să se bazeze pe soluții de telefonie bazate pe cloud și să profite de caracteristici precum calitatea sunetului clară și rutarea automată a apelurilor.

Platforma cloud Votacall este, de asemenea, o opțiune excelentă pentru agenții de call center care au nevoie de comunicare constantă cu clienții non-stop – le permite să gestioneze cu ușurință apelurile primite, oferind în același timp toate instrumentele relevante necesare pentru măsurarea datelor de performanță, cum ar fi timpii de manipulare sau nivelurile de servicii.

În plus, păstrează tehnologiile în schimbare în centrul său – colaborând cu rețelele AI și 5G – permițând companiilor să rămână în fruntea jocului atunci când vine să țină pasul cu tendințele și așteptările clienților.

Folosind acest serviciu cuprinzător, dar ușor de utilizat, de la Votacall, companiile mai mici pot construi rapid încrederea în rândul clienților, asigurându-se în același timp că fiecare agent are performanțe la nivelul lor de vârf în orice moment!

6. Zoom: Pentru videoconferințe și webinarii

Zoom este unul dintre cele mai bune instrumente de colaborare pentru întreprinderile mici. O platformă modernă și ușor de utilizat, permite echipelor să organizeze rapid întâlniri virtuale, indiferent de locație. Acest lucru face ca videoconferințele, seminariile web, apelurile telefonice, sesiunile de chat, evenimentele și sălile de conferințe să fie mai ușor decât oricând.

Instrumentul oferă și funcționalitate de tablă albă pentru nevoile dvs. de colaborare online. Zoom este o opțiune perfectă pentru orice organizație care dorește să implice un public de la distanță sau în persoană, deoarece oferă soluții de comunicații perfecte cu funcții precum mesageria prin chat, partajarea ecranului și înregistrarea fluxurilor audio și video - făcând conexiunea mai captivantă ca niciodată.

Tehnologia de urmărire a valorilor lider în industrie vă ajută să revizuiți fiecare sesiune de conversație, în timp ce informațiile pot fi strălucite din sondaje sau întrebări și răspunsuri în timpul întâlnirii în sine, precum și feedback individual care vă ajută să ghidați conversațiile cu clienții dvs. în general.

În plus, tocmai și-au lansat noua funcție „Sală de clasă” special concepută pentru a sprijini inițiativele de învățare la distanță prin discuții interconectate, care permit școlilor și universităților să înceapă cursurile fără prezență fizică - asigurându-se că studenții rămân implicați pe tot parcursul călătoriei lor educaționale. Într-o afacere mică, studenții tăi pot fi noii tăi angajați. Utilizați funcțiile de clasă pentru a vă instrui de la distanță noii angajați la nivelul următor.

Toate acestea, împreună cu opțiunile de webinar gratuite (și plătite), fac implementarea Zoom în orice mediu nedureroasă, indiferent de dimensiunea bugetului sau domeniul de aplicare al proiectului!

7. Microsoft Teams: pentru Unified Collaboration Hub

Microsoft Teams este un hub de colaborare pentru lucrul în echipă și comunicare unificate. Ajută întreprinderile mici să rămână organizate, să comunice eficient și să colaboreze la proiecte direct din aplicație.

Cu funcții precum Spatial Audio în întâlnirile Teams, utilizatorii pot spațializa vocile partenerilor lor de conversație fără a fi nevoiți să-și facă griji cu privire la ecouri sau feedback-uri incomode. Microsoft se mândrește, de asemenea, cu politici de securitate puternice, cu integrare suplimentară în Enterprise Security Suite a Microsoft 365 Defender.

Membrii echipei se pot conecta cu ușurință și colabora la proiecte de bază folosind instrumente precum co-crearea în timp real, întâlniri programate, chat-uri apeluri audio/video, sisteme de gestionare a documentelor și integrări de aplicații care facilitează colaborarea tuturor, indiferent de locul în care se află. sunt situate.

Lucrul împreună nu a fost niciodată mai ușor sau mai eficient datorită diferitelor funcții de colaborare oferite în cadrul Microsoft Teams, care permit membrilor organizației să creeze grupuri pe baza subiectelor proiectului sau a sarcinilor specifice, astfel încât toate conversațiile legate de acele activități să rămână într-un singur loc, reducând dezordinea căsuțelor poștale peste tot.

În plus, apelurile de grup pot fi lansate în orice moment, asigurându-vă că toată lumea este prezentă pentru deciziile importante, în timp ce opțiunile de căutare de-a lungul documentelor ajută la găsirea rapidă a conținutului, iar colecțiile permit echipelor să acceseze rapid fișierele utilizate și partajate în timp, ajutându-le să rămână productive chiar și atunci când se ocupă de proiecte complexe. .

Înrudit: 14 cele mai bune instrumente de urmărire a clasamentului la prețuri accesibile pentru întreprinderile mici.

8. Monday.com: Pentru gestionarea fluxului de lucru

Pe măsură ce întreprinderile mici continuă să se extindă și să devină din ce în ce mai complexe, găsirea instrumentelor de colaborare potrivite poate fi o provocare. Monday.com este o alegere excelentă pentru gestionarea fluxului de lucru.

Acest software de colaborare oferă personalizare extinsă, capabilități de colaborare și funcții automatizate care ajută echipele să rămână pe drumul cel bun cu proiectele, indiferent cât de mari sau mici sunt acestea!

Platforma versatilă Monday.com a fost folosită de utilizatori de la companii mari până la startup-uri care caută o modalitate eficientă de a-și gestiona proiectele în cadrul echipelor interfuncționale. Instrumentul permite personalizări ușoare, astfel încât proprietarii de proiecte să îl poată adapta la orice dimensiune și complexitate; oferă opțiuni de automatizare pentru actualizarea progresului în timp ce urmărește sarcinile, termenele limită și actualizările activităților în mod eficient, împreună cu funcții de gestionare a procesului de recrutare, cum ar fi sistemul de urmărire a solicitanților (ATS).

Oferă utilizatorilor posibilitatea de a partaja cu ușurință link-uri și fișiere de documente, ceea ce face comunicarea echipei mai ușoară ca niciodată! Mai mult decât atât, funcțiile de management de marketing de luni, inclusiv integrările, facilitează ca niciodată contactul cu potențialii clienți, precum și simplifică procesele de raportare folosind opțiunea de rapoarte personalizate.

Relațiile suplimentare cu clienții sunt îmbunătățite datorită sistemului său dedicat de management al relațiilor cu clienții (CRM). Integrarea ușoară a aplicațiilor terță parte adaugă mai multe beneficii, făcând această suită puternică o necesitate pentru toate dimensiunile de afaceri.

9. Miro: Pentru tablă online și colaborare

Miro este un instrument esențial pentru întreprinderile mici. Este o platformă de colaborare vizuală care facilitează transformarea ideilor în sarcini și proiecte pentru echipele care colaborează de la distanță.

Cu Miro, membrii echipei pot comunica în timp real folosind instrumente vizuale puternice, cum ar fi panouri, note lipicioase și fire de comentarii care se desfășoară pe partea laterală a pânzei. Platforma este foarte sigură, astfel încât toate datele rămân în siguranță, este disponibilă pe mai multe dispozitive, cum ar fi PC-uri și Mac-uri, precum și pe platforme mobile iOS și Android și rulează pe servere la nivel de întreprindere, astfel încât informațiile dvs. să nu fie compromise.

Miro duce munca în echipă la următorul nivel, transformând modul în care oamenii lucrează împreună la sarcini mari sau mici, în timp ce își comunică virtual ideile vizual unul cu celălalt, indiferent de locul în care se află pe glob.

Nu numai că oferă elemente vizuale, ci și permite utilizatorilor să creeze liste de verificare în note lipicioase atașate alături de imagini sau diagrame, ceea ce ajută la descompunerea conceptelor complicate în pași gestionați, asigurându-se că toată lumea înțelege ceea ce trebuie făcut în timpul unor procese specifice - de la sesiuni de brainstorming până la instruirea serviciului clienți până la procedurile de lansare a produselor cu management al portofoliului inclus pe fiecare pas de producție – economisind companii atât timp, cât și bani! În cele din urmă, companiile apreciază capacitatea de revizuire a lui Miro, care asigură excelența în rezultatele obținute datorită execuției atent planificate a tuturor sarcinilor atribuite, oferindu-le asigurarea că își maximizează resursele, dar totuși obțin rezultatele dorite!

10. Dropbox: Pentru partajarea și stocarea fișierelor în cloud

Cu Dropbox, întreprinderile mici se pot bucura de soluții de partajare și stocare a fișierelor bazate pe cloud, care permit colaborarea securizată de la distanță. Acest instrument stochează în siguranță toate documentele partajate în cloud, cu acces disponibil pentru personalul autorizat, oricând, oriunde.

Acceptă sincronizarea în timp real a fișierelor pe mai multe dispozitive, astfel încât colegii să fie mereu pe aceeași pagină și orice modificări efectuate vor fi reflectate instantaneu pentru a se asigura că toată lumea lucrează de la o versiune actualizată.

Acest instrument puternic, dar simplu, oferă, de asemenea, control asupra cine poate vizualiza sau edita anumite fișiere. Permisiunile de partajare permit administratorilor să configureze roluri exacte, cum ar fi proprietarul, editorul, vizualizatorul etc., limitând de fapt anumite persoane să întreprindă anumite acțiuni și asigurând securitatea datelor în orice moment.

Fără să vă faceți griji cu privire la procesele complexe de configurare sau cerințele de instalare a software-ului, Dropbox facilitează începerea rapidă a colaborării cu partenerii online, simplificând și mai mult fluxurile de lucru existente și eliminând activitățile redundante, crescând astfel productivitatea în mod semnificativ!

11. ClickUp: Pentru un management cuprinzător al proiectului

ClickUp este un instrument cuprinzător de gestionare a proiectelor care ajută întreprinderile mici să planifice, să organizeze și să colaboreze eficient la muncă. Cu vizualizări personalizabile și funcții de raportare în timp real, ClickUp permite echipelor să rămână la curent cu proiectele lor rapid și precis.

În plus, oferă o interfață de utilizator intuitivă pentru o navigare ușoară cuplată cu funcții avansate, cum ar fi mementouri automate, dependențe de sarcini, subproiecte și sarcini secundare. Nu numai asta, ci și ajută întreprinderile mici să mențină documentele organizate în siguranță în cloud, oferind în același timp soluții integrate pentru gestionarea sarcinilor cu rate de finalizare cu succes prin caracteristica sa de automatizare a fluxului de lucru.

În plus, asigură un singur loc pentru fiecare apel sau conversații prin chat cu toți membrii echipei tale care derulează proiecte, conectându-i prin intermediul sistemului telefonic de afaceri VoIP sau prin videoconferințe fără distrageri, creând astfel un centru de colaborare unificat, oferindu-vă mai multă vizibilitate asupra proiectelor decât oricând.

În cele din urmă, oferind utilizatorilor o experiență excelentă atunci când lucrează în colaborare din diferite locații, facilitând colaborarea folosind instrumente de tablă albă care ajută la defalcarea vizuală a proceselor complexe; prin urmare, eficientizarea comunicării între membrii echipei, rezultând rezultate eficiente care pot fi împărtășite cu ușurință în spațiul de lucru al tuturor, indiferent de bariera de distanță fizică, ceea ce duce la niveluri de productivitate mai mari, reducând efectiv sarcinile de lucru în orice domeniu!

Vezi și: 20 de programe software importante pentru noul tău laptop sau PC cu Windows.

Concluzie

Instrumentele de colaborare disponibile astăzi sunt un atu de neprețuit pentru întreprinderile mici. Alegerea instrumentului sau instrumentelor potrivite dintr-o gamă largă de opțiuni poate îmbunătăți considerabil productivitatea, comunicarea și managementul proiectelor.

Întreprinderile mici trebuie să își evalueze nevoile specifice, bugetul și modul în care membrii echipei preferă să lucreze atunci când decid ce instrument de colaborare se potrivește cel mai bine cerințelor lor. Cu atât de multe opțiuni de pe piață, adaptate special pentru diferite niveluri de utilizare și cu caracteristici ușor de utilizat, cum ar fi mesaje în timp real și capabilități de partajare a fișierelor în cloud, cu siguranță va exista un instrument de colaborare care funcționează pentru orice dimensiune de afaceri.