Cele mai bune 10 sisteme automate de răspuns în 2023

Când lucrați în afara orelor normale de lucru, biroul dvs. poate primi un volum mare de apeluri telefonice de la clienți și potențiali clienți. Chiar dacă aveți un recepționer de serviciu, poate fi inadecvat dacă volumul apelurilor depășește o anumită limită. Cu toate acestea, nu orice afacere necesită un recepționer. Un serviciu de răspuns automat poate direcționa efectiv apelurile către operatorul corespunzător și poate fi personalizat pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor specifice ale afacerii dumneavoastră.

În lumea afacerilor, a doua șansă este rare. Pierderea unui apel vă poate costa un potențial client potențial, un client sau o oportunitate semnificativă de afaceri. Dar, având la dispoziție servicii de răspuns automat, vă puteți asigura că nu pierdeți nicio ocazie.

Toate portalurile de servicii de răspuns sunt ușor de utilizat, așa că nu aveți nevoie de un expert tehnic pentru a le configura. Pentru a alege cel mai bun serviciu de răspuns pentru afacerea dvs., luați în considerare nevoile actuale de afaceri și aliniați-le cu viziunea dvs. Acest lucru vă va ajuta să luați decizia corectă și cea mai eficientă.

Ce este un serviciu de răspuns automat?
Factori de luat în considerare atunci când alegeți un sistem de răspuns automat
Top 10 cele mai bune sisteme de răspuns automat

1. Nextiva
2. Răspunde mai întâi
3. PATlive
4. Vocea Națiunii
5. Lăcustă
6. Ooma
7. Phone.com
8. Vonage
9. 8x8
10. Apel aerian

Ce este un serviciu de răspuns automat?

Unele companii folosesc operatori live pentru a gestiona apelurile telefonice și a prelua mesajele clienților, dar folosesc și servicii de răspuns automat pentru a se ocupa de apeluri atunci când operatorii sunt ocupați cu alte sarcini. Serviciile de răspuns automat sunt utile și pentru persoanele care primesc apeluri importante, dar nu pot răspunde ei înșiși la fiecare apel.

În termeni simpli, un serviciu de răspuns automat este un tip de recepționer virtual care se ocupă de cererile și întrebările clienților fără a-i face să aștepte în așteptare. Este important de reținut că un serviciu de răspuns automat este diferit de un serviciu de apelare automată, deoarece gestionează în primul rând apelurile primite, mai degrabă decât cele efectuate. În plus, un serviciu de răspuns automat include de obicei o opțiune de autoservire care utilizează tehnologia AI avansată pentru a răspunde la întrebările clienților.

Un serviciu de răspuns automat funcționează în general în trei moduri diferite

• Răspundeți la apeluri în numele dvs. folosind numărul de telefon existent
• Redați un mesaj de întâmpinare preînregistrat, care este adaptat cerințelor dvs. de afaceri
• Ghidați clienții printr-o serie de meniuri și cereți-le intenția și adunați toate informațiile relevante

Un serviciu de răspuns automat colectează informații de la apelant și le direcționează către departamentul corespunzător. De asemenea, poate folosi devierea apelului pentru a gestiona volumul ridicat al apelurilor.

Factori de luat în considerare atunci când alegeți un sistem de răspuns automat

Cu informațiile furnizate despre primele 10 sisteme de răspuns automat pentru 2023, există și alte considerații de care trebuie să țineți cont atunci când alegeți un sistem de răspuns automat. Luând în considerare acești factori, puteți lua o decizie mai informată și mai eficientă.

Participarea la apeluri pe mai multe niveluri

Sistemele de răspuns automat direcţionează apelul clientului dvs. direct către operatorii specificaţi, ghidând clientul printr-un meniu simplu. Cu toate acestea, în cazul participării la apeluri pe mai multe niveluri, acest serviciu crește cu o crestătură prin crearea de căi personalizate care permit mai mulți apelanți.
De exemplu, o cale ar putea fi rezervată exclusiv pentru contabilitate, în timp ce alta ar putea merge pentru suport tehnic.

Monitorizarea contului și a apelurilor

Atunci când alegeți un serviciu de răspuns automat, este important să luați în considerare funcția de analiză a apelurilor. Multe companii folosesc un tablou de bord pentru a urmări interacțiunile clienților și această funcție este activată de fiecare dată când un client sună. Prin urmare, este esențial să ne asigurăm că tabloul de bord este ușor de utilizat și actualizat și permite gestionarea ușoară a utilizatorilor, a permisiunilor și a diferitelor aspecte ale apelurilor telefonice.

Funcția de răspuns la apeluri live

În timp ce serviciile de răspuns automat pot fi utile, a avea o persoană live disponibilă pentru a răspunde la apeluri poate fi, de asemenea, benefic. Unii clienți preferă să vorbească cu o persoană reală decât ca un aparat să le răspundă la întrebare. A avea o persoană activă pe linie poate oferi clienților o mai bună satisfacție, deoarece aceștia au acces direct la cineva care îi poate ajuta cu întrebările sau îngrijorările lor.

O funcție de răspuns live la apeluri este un plus valoros la un plan telefonic. Prin urmare, este important să verificați dacă serviciul de răspuns automat pe care îl aveți în vedere are această opțiune disponibilă.

Ore flexibile

Multe companii operează 24/7 și necesită servicii de răspuns care pot funcționa continuu. Pe de altă parte, unele companii necesită doar servicii de răspuns automat în timpul orelor normale de lucru. Prin urmare, este important să selectați o companie care oferă modele de operare flexibile care să se alinieze orelor și cerințelor dvs. de lucru.

Pe lângă factorii menționați anterior, iată câteva caracteristici suplimentare de luat în considerare atunci când alegeți un serviciu de răspuns automat:

• Chat web/mobil
• Sondaje post-apel
• Apel în conferință
• Transcrierea mesageriei vocale
• Înregistrare apel
• Integrare CRM
• IVR

Top 10 cele mai bune sisteme de răspuns automat

Selectarea unui sistem de răspuns automat este o schimbare semnificativă pentru companiile de toate dimensiunile. Atunci când luați această decizie, este important să luați în considerare modul în care sistemul se va îmbunătăți și va eficientiza operațiunile pentru afacerea dvs.

Pentru a face cea mai bună alegere, trebuie să aveți cel mai potrivit sistem de răspuns automat. Cu multe opțiuni disponibile, poate fi dificil să luați o decizie. De aceea am întocmit o listă cu cele mai bune 10 sisteme automate de răspuns pentru anul.

Nextiva

Nextiva este un sistem de telefonie VOIP cu servicii complete, conceput pentru companii, dar poate funcționa eficient și ca un serviciu de răspuns automat. Vine cu mai multe funcții care vă permit să creați un salut personalizat și să setați reguli de răspuns în funcție de programul dvs. de lucru.

Cu aceste funcții, puteți direcționa apelurile pe baza unor factori precum codul zonal, fusul orar și alți factori care dictează procesul dvs. de gestionare a apelurilor. Nextiva acționează ca un recepționer virtual, eliminând nevoia ca un recepționer fizic să răspundă la apeluri înainte, în timpul sau după orele de lucru.

Portalul administrativ ușor de utilizat al Nextiva îl face ideal pentru întreprinderile mici și poate fi accesat de pe un computer sau din aplicația mobilă a companiei, permițându-vă să gestionați întregul portal de administrare. În plus, Nextiva oferă funcții scalabile pe măsură ce afacerea dvs. crește, inclusiv funcții avansate de contact cu clienții, VoIP, servicii de chat video, mesagerie vocală virtuală și multe altele. De asemenea, are disponibile planuri care includ un asistent automat pe mai multe niveluri pentru rutarea mai complexă a apelurilor.

Răspunde în primul rând

Answer First oferă companiilor o prezență digitală profesională 24/7, oferind acces la funcții precum preluarea mesajelor și răspunsul, programarea întâlnirilor și asistență pentru achiziții și comenzi. Compania are o echipă de servicii pentru clienți certificată și dedicată, formată din profesioniști care au conectat oamenii cu răspunsuri din 1998.

Iată câteva dintre serviciile care vă sunt disponibile atunci când vă înscrieți la Answer First: Dispecerare 24/7, Managementul sistemelor și securității, Transfer live, Preluare mesaje, Programare și rezervări, Recepție virtuală și Servicii de mesagerie vocală.

Answer First este un serviciu avansat de răspuns automat, care oferă tuturor clienților servicii excepționale. Oferă o gamă largă de integrări terță parte și planuri de prețuri personalizabile, adaptate nevoilor și cerințelor dumneavoastră specifice. Cu Answer First, vă puteți asigura că nu pierdeți niciodată un potențial client potențial, un client sau o oportunitate de afaceri și că puteți face întotdeauna o impresie pozitivă clienților dvs. Disponibilitatea 24/7 a serviciului, transferul live și funcția de preluare a mesajelor, programarea și rezervările, recepționerul virtual și serviciul de mesagerie vocală vă asigură că sunteți întotdeauna accesibil și capabil să oferiți servicii profesionale și eficiente pentru clienți.

PATlive

În calitate de proprietar de afaceri, căutați în mod constant soluții care pot satisface toate nevoile dvs. de afaceri, inclusiv acoperire 24/7. Recepționerii digitali PATlive oferă servicii profesionale pentru clienți non-stop, care vă pot îmbunătăți semnificativ relațiile cu clienții și vă pot consolida relațiile cu clienții actuali. Cu ajutorul lor, te poți asigura că clienții tăi au o experiență pozitivă cu compania ta în orice moment, chiar și atunci când nu ești disponibil.

În plus, serviciul de recepționer digital garantează că nu ratați niciodată un potențial lead sau o oportunitate de afaceri, care vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea. PATlive oferă o funcție de încercare gratuită de 14 zile care vă permite să obțineți o înțelegere cuprinzătoare a produsului înainte de a lua o decizie. În plus, funcția de serviciu bilingvă vă permite să comunicați eficient cu persoane care vorbesc o limbă diferită de a dumneavoastră.

Cu agenții digitali ai PATlive, puteți rezerva, gestiona și urmări cu ușurință întâlnirile dvs. folosind serviciul de calendarizare bazat pe web al software-ului. Această funcție vă permite să programați, să reprogramați și să anulați întâlniri, precum și să vizualizați întâlnirile viitoare într-un format de calendar. Această funcționalitate vă poate ajuta să vă gestionați timpul mai eficient și mai productiv.

Vocea Națiunii

Voice Nation oferă servicii de răspuns automat de înaltă calitate care sunt disponibile 24/7 pentru confortul dumneavoastră. Înregistrându-vă la Voice Nation, obțineți acces la un recepționer virtual bilingv care vă va răspunde la apeluri și la mesaje text în numele dvs. Această caracteristică vă asigură că nu pierdeți niciodată un apel sau un mesaj important și că puteți oferi clienților dumneavoastră servicii profesionale și eficiente.

În plus, atunci când vă înscrieți la Voice Nation, obțineți și acces la servicii suplimentare, cum ar fi procesarea comenzilor, livrarea mesajelor, rapoarte detaliate și un manager de cont dedicat, care este inclus în fiecare plan. Cu acest serviciu de răspuns automat, nu trebuie să vă trimiteți niciodată clienții la mesageria vocală, deoarece vă puteți adresa personal fiecărui client în orice moment al zilei. Acest lucru vă poate ajuta să îmbunătățiți serviciul pentru clienți și să vă consolidați relațiile cu clienții.

Cu Voice Nation, vă puteți personaliza scriptul de apel pentru a se potrivi cu tipul de afacere și cu clienții pe care îi aveți. Serviciul oferă, de asemenea, o aplicație mobilă compatibilă atât cu dispozitivele iOS, cât și cu Android, oferindu-vă flexibilitate și confort.

Lăcustă

Fiecare companie are o propunere de vânzare unică (USP) care o diferențiază de concurență și este important să comunicați eficient acel USP clienților. Software-ul Grasshopper include o funcție de însoțitor automat care vă permite să utilizați scripturi preînregistrate din baza de date a software-ului.

Puteți atribui diferite scripturi pentru diferite căi de client pentru a vă ajuta să răspundeți mai profesionist la apelurile primite. Pentru o taxă suplimentară, software-ul oferă și un studio de voce profesional. Software-ul Grasshopper vă permite să comutați între operatorii live și recepționerii digitali, în funcție de preferințele dvs., oferindu-vă flexibilitatea de a alege cine vă gestionează apelurile. Grasshopper oferă un proces simplu în 4 pași pentru a adăuga un număr de afaceri și pentru a integra smartphone-ul cu un sistem de telefonie virtuală, permițându-vă să nu pierdeți niciodată un apel și să prezentați o imagine profesională clienților dumneavoastră.

Ooma

Ooma este conceput special pentru întreprinderile mici și include o funcție de însoțitor automat la crearea unui cont. Are o funcție activată pentru transformarea textului în vorbire, iar apelanții sunt întâmpinați de un asistent virtual de fiecare dată când apelează. Puteți selecta și aloca un mesaj de întâmpinare personalizat, care va fi citit de o voce generată de computer apelantului. În plus, tabloul de bord al software-ului include un panou de control care vă permite să înregistrați fișiere audio, care este o opțiune utilă dacă aveți în vedere un recepționer virtual.

Ooma este încărcat cu numeroase funcții, cum ar fi HD Audio, tarife scăzute pentru apeluri internaționale, un sistem de fax virtual, integrarea aplicațiilor mobile, un număr gratuit gratuit și numere de telefon locale gratuite. Aceste caracteristici sunt menite să îmbunătățească serviciul pentru clienți, să sporească productivitatea și să îmbunătățească comunicarea generală de afaceri.

Acest serviciu de răspuns automat oferă și o aplicație mobilă compatibilă atât cu Android, cât și cu iOS, permițându-vă să verificați mesajele vocale de pe telefon oricând și oriunde. În calitate de proprietar de afaceri mici, rentabilitatea este o prioritate, iar Ooma oferă planuri inteligente pentru fiecare utilizator. Pe măsură ce afacerea dvs. crește, Ooma se va asigura că factura dvs. de telefon rămâne scăzută. Prin urmare, nu numai că afacerea dvs. avansează, dar aveți și posibilitatea de a face economii semnificative la factura de telefon.

Phone.com

Dacă sunteți în căutarea unei soluții pentru a vă gestiona abonamentele contorizate, phone.com este un serviciu de răspuns automat conceput special pentru companiile cu volum de apeluri mai mic sau fluctuant. Software-ul oferă atât planuri de abonament contorizat, cât și necontorizat. Acest lucru vă permite să vă personalizați și să vă integrați planurile în funcție de nevoile și cerințele dumneavoastră specifice. În plus, phone.com oferă acces la diverse funcții suplimentare, cum ar fi recepționer live, numerotare internațională și apelare.

Numerele globale și funcția de apeluri internaționale vor fi deosebit de benefice pentru companiile cu mai multe campanii de marketing. În plus, phone.com oferă o gamă largă de funcții, cum ar fi voce, video, text, gestionare a apelurilor și alte funcții de colaborare întâlnite în mod obișnuit în sistemele telefonice de întreprindere.

În plus, acest serviciu de răspuns este extrem de versatil și poate comuta fără probleme între computer și telefon. Oferă o varietate de opțiuni, cum ar fi numere locale, fără taxă și numere de telefon.

Vonage

Indiferent de tipul și dimensiunea afacerii dvs., este important să aveți un plan de afaceri flexibil și rentabil, care vă poate ajuta afacerea să se dezvolte fără a suporta facturi mari de telefon. Un plan ideal ți-ar oferi instrumentele de comunicare necesare, menținând în același timp costurile scăzute.

Acestea pot include funcții precum numerele de telefon virtuale, redirecționarea apelurilor, mesageria vocală și asistentul automat, toate acestea putând ajuta la îmbunătățirea serviciului pentru clienți și la creșterea productivității. În plus, multe soluții de comunicare pentru afaceri oferă planuri de prețuri accesibile cu diferite caracteristici, astfel încât să puteți alege pe cea care se potrivește cel mai bine nevoilor și bugetului dvs. de afaceri.

Vonage oferă o varietate de opțiuni flexibile, inclusiv peste 50 de funcții ale telefonului cu posibilitatea de a adăuga funcții avansate la un cost suplimentar. Planul de bază include 18 funcții standard, cum ar fi înregistrarea apelurilor, faxul prin internet, podul de conferințe, numerele virtuale și multe altele.

În plus, este disponibilă o aplicație mobilă cu autoservire, care este compatibilă atât cu Android, cât și cu iOS, permițându-vă să implementați aplicații terțe fără a avea nevoie de servicii profesionale. Vonage oferă o gamă largă de servicii, cum ar fi centre de contact, implicarea clienților, mobilitate, lucru la distanță și multe altele.

8x8

8x8 este un serviciu automat de însoțitor telefonic care operează în peste 48 de țări și este ideal pentru companiile cu un număr mare de clienți internaționali. În plus, software-ul are un plan de abonament economic care vă permite să economisiți bani la apelurile internaționale.

Software-ul de însoțitor automat are flexibilitate de suport pentru numere de telefon în peste 100 de țări, permițând afacerii dvs. să se extindă virtual în zonele în care nu aveți o prezență fizică. Cu toate acestea, funcțiile de colaborare ale software-ului sunt limitate în prezent la partajarea de fișiere și la întâlniri video.

În plus, software-ul folosește AI pentru a vă ajuta să vă monitorizați și să vă gestionați interacțiunile vocale, ajutându-vă liderii de echipă și managerii. Software-ul are, de asemenea, o aplicație compatibilă atât cu Android, cât și cu iOS, permițându-vă să accesați toate comunicările dvs. de afaceri, cum ar fi chat, mesaje video, apeluri vocale și multe altele.

Apel aerian

Aircall este un software de însoțitor automat bazat pe cloud, care este perfect pentru companiile de comerț electronic, permițându-le să își facă centrul de apeluri mai îndepărtat și mai eficient. Este o soluție bazată pe cloud, aprobată de IT, ideală pentru echipele de vânzări și marketing.

Acest software este, de asemenea, ușor de configurat și vă permite să comunicați cu oricine, oriunde în lume. Aircall vine, de asemenea, echipat cu funcții CRM, soluții de asistență și alte aplicații esențiale care oferă clienților toate informațiile necesare atunci când apelează.

Aircall vă permite să vă gestionați și să vă monitorizați munca, să analizați apelurile și să măsurați valorile apelurilor pentru a aduce îmbunătățiri măsurabile. De asemenea, include funcții precum un meniu IVR bazat pe cloud, opțiuni de rutare bazate pe abilități și multe altele.

Concluzie

Indiferent de tipul de afacere pe care o conduceți, un serviciu de răspuns automat poate beneficia foarte mult de afacerea dvs. și poate contribui la creșterea acesteia. Un serviciu de răspuns automat vă permite să îl personalizați pentru a oferi apelanților toate informațiile necesare. Procedând astfel, puteți reduce considerabil costurile de operare, timpul și resursele de personal. Serviciul pentru clienți de înaltă calitate depinde în mare măsură de sistemul dumneavoastră telefonic, iar satisfacția clienților se îmbunătățește atunci când este oferit un serviciu excepțional pentru clienți.

FAQ

Care este cel mai bun sistem de telefonie pentru afaceri?

Cele mai bune sisteme telefonice pentru afaceri sunt următoarele

• PATlive
• Nextiva
• VoiceNation
• Lăcustă
• 8x8
• Vonage
• Apel aerian

Cum se numește sistemul automat de răspuns telefonic?

Răspunsul vocal interactiv (IVR) este un sistem de telefonie automatizat care interacționează cu apelanții, adună informații și direcționează apelurile către destinatarii corespunzători.

Ce este un dialer IVR?

Un IVR Dialer este un apelator automat care formează numere dintr-o bază de date dată și redă mesaje IVR (Interactive Voice Response) atunci când este conectat.

Care sunt limitările roboturilor telefonice?

Dezavantajele utilizării unui sistem automat de răspuns telefonic

• Sistemele telefonice automate pot înstrăina clienții.
• Sistemele telefonice automate pot deruta clienții.
• Sistemele telefonice automate pot funcționa defectuos
• Sistemele telefonice automate pot fi ineficiente