Automatizare 101: Aflați cum vă poate ajuta automatizarea în procesarea facturilor

Dacă conduceți o afacere, sunt șanse să aveți de-a face cu o mulțime de facturi. Poate că aveți un departament de Conturi de plătit (AP) sau Conturi de încasat (AR) care este responsabil de procesarea facturilor. Sau poate te descurci singur cu facturarea.

În ambele cazuri, știți că procesarea facturilor poate fi o sarcină obositoare și consumatoare de timp. Și dacă faci o greșeală, poate costa banii afacerii tale. Aici intervine automatizarea. Automatizarea procesării facturilor vă poate economisi timp și vă poate ajuta să evitați greșelile.

Un sistem automat de procesare a facturilor este un software care automatizează sarcinile asociate cu crearea, trimiterea și gestionarea facturilor și economisește timp prin automatizarea sarcinilor repetitive.

Dar ce este exact automatizarea facturilor și cum vă poate ajuta cu procesarea facturilor? Citiți mai departe pentru a explora acest lucru și multe altele în ghidul nostru final pentru automatizarea facturilor. Să începem!

Ce este un sistem de procesare a facturilor?

Facturarea include mai mulți pași: -

1. Captarea datelor din facturi
2. Potrivirea comenzii de cumpărare
3. Trimiterea facturilor spre aprobare
4. Aprobați facturile pentru plăți
5. Procesați plățile și înregistrați detaliile pentru înregistrări

Sistemele de procesare manuală a facturilor solicită angajaților să introducă manual datele din fiecare factură în sistem, ceea ce este un proces care consumă timp și este susceptibil de erori umane.

Pe de altă parte, sistemele automate de procesare a facturilor automatizează sarcinile asociate cu crearea, trimiterea și gestionarea facturilor. Un sistem de procesare a facturilor ajută companiile să capteze automat datele din facturi. Sistemul poate ajuta la automatizarea multor alte sarcini asociate cu facturarea, de la crearea facturilor până la emiterea plăților.

Există multe sisteme diferite de procesare a facturilor pe piață – unele dintre ele sunt soluții semi-automatizate bazate pe șabloane, în timp ce unele dintre ele sunt soluții automate end-to-end inteligente, bazate pe AI. Alegerea soluției depinde de cazul dvs. de utilizare și de scopul pe care încercați să-l atingeți.

Există multe caracteristici diferite pe care le obțineți atunci când automatizați sistemul de procesare a facturilor , dar cel mai important lucru este că vă economisește timp prin automatizarea sarcinilor repetitive. Utilizarea unui software automatizat îi poate elibera pe angajații să se concentreze pe sarcini mai importante și să-ți îmbunătățească rezultatul final. O soluție automată de procesare a facturilor ajută la generarea facturilor din comenzile de cumpărare și la urmărirea plăților și la emiterea rambursărilor.

Cum vă ajută automatizarea la procesarea facturilor

Gestionarea manuală a facturilor este o sarcină obositoare și consumatoare de timp și un risc de afaceri și poate crește șansele de fraudă a facturilor și erori cu situațiile financiare.

Automatizarea vă poate ajuta să evitați aceste probleme și să creați beneficii suplimentare pentru afacerea dvs. Iată cum vă ajută să vă eficientizați afacerea: -

Precizie îmbunătățită

Unul dintre cele mai mari avantaje ale automatizării este că vă poate ajuta să evitați greșelile. De exemplu, software-ul de procesare automată a facturilor poate genera automat facturi pe baza datelor din comenzile dvs. de achiziție sau din alte surse de date, ceea ce elimină necesitatea introducerii manuale a datelor.

Viteză crescută

Automatizarea poate ajuta, de asemenea, la accelerarea procesării facturilor. În plus, software-ul poate automatiza sarcini repetitive, cum ar fi generarea de facturi sau emiterea de rambursări, eliberând timp care poate fi folosit pentru a îmbunătăți alte domenii ale afacerii dumneavoastră.

Organizare mai bună

Automatizarea vă poate ajuta să vă mențineți facturile organizate. Software-ul de automatizare a facturilor vă poate urmări toate facturile într-un singur loc, ceea ce vă poate ajuta să evitați plățile ratate și comisioanele de întârziere. Drept urmare, vă este mai ușor să urmăriți clienții.

Eficiență mai mare a costurilor

Automatizarea vă poate economisi bani eliminând necesitatea introducerii manuale a datelor și a altor sarcini manuale. În consecință, contabilitatea dvs. devine mai rentabilă și mai eficientă.

Mai puțin loc pentru eroarea umană

Pe măsură ce afacerea dvs. crește, este important să evitați sarcinile manuale inutile și complexitatea. Automatizarea vă poate ajuta să evitați greșeli, cum ar fi plățile uitate, care ar putea duce la comisioane de întârziere.

Cum automatizați procesarea facturilor

Dacă sunteți interesat să vă automatizați procesarea facturilor, există câteva lucruri pe care trebuie să le faceți.

Cu multe opțiuni software diferite disponibile, este important să găsiți software-ul care se potrivește nevoilor dvs. și cazului dvs. de utilizare. Docsumo poate ajuta la configurare cu procesarea automată a facturilor. Folosește software AI cu tehnologie Intelligent OCR pentru a vă converti facturile în date acționabile.

După conversia datelor, trebuie să integrați software-ul de automatizare a facturilor cu software-ul de contabilitate, care vă permite să generați automat facturi și să urmăriți plățile.

Ca pas final, trebuie să configurați plățile automate.

10 pași pentru a automatiza procesarea facturilor

1. Stabiliți linii directoare: decideți ce tipuri de facturi pot fi procesate automat. Având îndrumări pentru tipurile de facturi care pot fi adăugate în software, garantează că sunt procesate doar anumite facturi, ceea ce face procesul mai precis.
2. Determinați modul în care sunt primite facturile: prin înțelegerea canalelor prin care primiți facturile, puteți eficientiza automatizarea, astfel încât toate facturile să fie primite în mod similar.
3. Configurați un sistem pentru a captura automat datele facturilor: Un sistem automat de procesare a facturilor elimină necesitatea introducerii manuale a datelor, care poate fi predispusă la erori.
4. Validați acuratețea datelor capturate: validarea datelor asigură că informațiile procesate sunt corecte.
5. Dirijați facturile pentru aprobare: o coadă de aprobare vă ajută să vă asigurați că facturile sunt aprobate prompt.
6. Generați plăți electronic: economisește timp și bani!
7. Reconcilierea automată a plăților: reconcilierea plăților vă ajută să vă asigurați că toate facturile sunt plătite integral și la timp.
8. Oferiți vizibilitate asupra stării facturilor: aceasta vă ajută să urmăriți care facturi au fost procesate și care nu.
9. Permiteți excepții atunci când facturile nu pot fi procesate automat: având un proces de excepție, vă asigurați că facturile cu probleme sunt încă procesate la timp.
10. Îmbunătățiți continuu sistemul: Odată instalat, asigurați-vă că sistemul este întotdeauna actualizat și eficient.

Concluzie

Procesarea facturilor poate fi o sarcină obositoare și consumatoare de timp, dar este o parte necesară a conducerii unei afaceri. Automatizarea procesării facturilor vă poate economisi timp și vă poate ajuta să evitați greșelile.

Există multe funcții diferite pe care le poate oferi un sistem automat de procesare a facturilor, dar cel mai important lucru este că vă economisește timp prin automatizarea sarcinilor repetitive. Le poate permite angajaților tăi să se concentreze pe sarcini mai critice și să-ți îmbunătățească rezultatul final.