Ghidul suprem pentru alegerea unui sistem de urmărire a solicitantului

Angajarea și păstrarea oamenilor potriviți este cel mai important factor în realizarea cu succes a obiectivelor strategice ale unei companii.

Alegerea sistemului potrivit de urmărire a solicitanților , cunoscut și sub numele de ATS, este esențială pentru angajarea celor mai talentați angajați și are un impact direct asupra capacității dumneavoastră de a vă realiza obiectivele strategice.

Jim Collins a articulat acest lucru în mod celebru:

„…Aș avea o prioritate mai presus de toate celelalte: să dobândesc cât mai mulți dintre cei mai buni oameni pe care aș putea… cea mai mare constrângere a succesului organizației mele este capacitatea de a obține și de a mă agăța de destui oameni potriviți.”

Motivul este că câștigurile de productivitate din obținerea unor performanțe înalte sunt masive. Potrivit lui McKinsey, performanții înalți sunt de până la 8 ori mai productivi decât performanții medii.

Acest ghid vă va ajuta să înțelegeți diferitele beneficii oferite de sistemele de urmărire a solicitanților. Acesta va explica caracteristicile de bază comune ale sistemelor și va identifica beneficiile cheie pe care fiecare caracteristică le deblochează, astfel încât să puteți alege cea mai potrivită pentru nevoile dvs.

Care sunt beneficiile unui sistem de urmărire a solicitanților?

Beneficiile unui sistem de urmărire a solicitanților pot fi, în general, clasificate în cele trei categorii de mai jos.

Dintre acestea, precizia îmbunătățită a angajării devine cu ușurință beneficiul cheie, deoarece vă afectează capacitatea de a recruta persoane cu performanță ridicată, iar un incredibil 82% dintre companii nu cred că în prezent recrutează oameni foarte talentați.

Precizie îmbunătățită a angajării

Sistemele de urmărire a candidaților mai avansate din punct de vedere tehnologic oferă caracteristici de evaluare a talentelor pentru a vă ajuta să preziceți performanța viitoare a unui solicitant. Acest lucru vă îmbunătățește semnificativ acuratețea angajării, permițându-vă să identificați și să selectați mai bine persoanele de top.

Viteza de angajare crescuta

Sistemele de urmărire a solicitanților automatizează o serie de procese de recrutare, astfel încât să puteți reduce timpul de angajare, asigurându-vă că ocupați mai rapid posturile deschise și că solicitanții pot fi informați mai rapid cu privire la decizia de angajare.

Costuri mai mici de angajare

Automatizarea proceselor ajută, de asemenea, la reducerea costului total de recrutare.

În plus, multe sisteme de urmărire a solicitanților oferă, de asemenea, posibilitatea de a selecta sau de a filtra solicitanții. Aceste funcții exclud adesea mai mult de 50% dintre candidați pe baza experienței profesionale și/sau educaționale. Acest lucru reduce semnificativ timpul alocat citirii CV-urilor și, prin urmare, scade costul de recrutare.

Care sunt diferitele tipuri de sisteme de urmărire a solicitanților?

Multe sisteme de urmărire a solicitanților oferă o listă lungă de caracteristici care pot fi greu de înțeles sau dificil de comparat între diferiți furnizori de sisteme. Acest lucru poate face dificilă alegerea software-ului fără a face demonstrații consumatoare de timp ale mai multor sisteme.

Deci, cum alegi cu încredere cel mai bun sistem pentru afacerea ta?

Concentrați-vă pe acuratețea angajării

Acești furnizori au propria lor soluție de evaluare a talentelor concepută special ca parte naturală a sistemului de urmărire a solicitanților.

Rețineți că aceste sisteme oferă multe funcții de automatizare a proceselor, dar adesea nu la fel de multe ca cele două categorii de mai jos.

Concentrați-vă pe automatizarea proceselor

Acesta este majoritatea sistemelor de urmărire a solicitanților. Aceste sisteme au multe caracteristici care se concentrează pe creșterea vitezei de angajare și pe costuri mai mici de angajare. Cu toate acestea, de obicei nu există sau există puține caracteristici care să ajute la creșterea preciziei angajării.

Automatizarea proceselor și integrările de evaluare a talentelor

Acești furnizori gestionează bine automatizarea proceselor, dar au petrecut timp construind integrări cu furnizori terți de evaluare a talentelor.

Dacă furnizorul de evaluare a talentelor este un furnizor de calitate, atunci acest lucru poate ajuta la îmbunătățirea acurateței angajării. Cu toate acestea, având în vedere că este o integrare terță parte, experiența utilizatorului poate fi afectată și, în mod normal, evaluarea talentelor va fi aplicată doar candidaților selecționați la sfârșitul procesului de recrutare.

Potrivirea sistemelor de urmărire a solicitanților cu afacerea dvs

Alegerea unui sistem de urmărire a solicitanților ar trebui să se bazeze pe ceea ce este cel mai important pentru a vă ajuta compania să-și atingă obiectivele strategice.

În timp ce obiectivele strategice vor diferi de la o companie la alta, există unele aspecte comune pe care majoritatea companiilor trebuie să se concentreze în funcție de dimensiunea companiei.

Start-up-uri

În general, start-up-urile își cresc baza de personal relativ mai repede decât companiile mai mari. Toți membrii personalului (inclusiv angajații noi) trebuie să performeze și să fie foarte motivați, deoarece echipa este mică și agilă, iar resursele sunt limitate.

În plus, ei pot avea sau nu un departament de resurse umane. Prin urmare, beneficiile de pe urma automatizării proceselor sunt relativ puține, iar creșterea acurateței angajării este de departe cel mai impactant beneficiu strategic.

Întreprinderi mici și mijlocii (IMM-uri)

IMM-urile își cresc, de asemenea, baza de personal rapid, deși nu la fel de repede ca start-up-urile. Aceste companii au în mod normal o parte din echipa lor de HR dedicată recrutării.

Precizia angajării este, în mod normal, cel mai important beneficiu în ceea ce privește atingerea obiectivelor strategice, dar și economiile de costuri din automatizare încep să devină semnificative.

Întreprinderi

Companiile mari cresc în mod normal într-un ritm mult mai mic decât companiile mai mici. În plus, datorită dimensiunii mari a organizațiilor în ansamblu, echipele lor de recrutare tind să fie, de asemenea, mari, iar economiile din automatizarea proceselor pot fi semnificative.

Prin urmare, aceste companii au cel mai mult de beneficiat de automatizarea proceselor și de economii de costuri. Cu toate acestea, creșterea acurateței angajării este încă extrem de importantă pentru aceste companii.  

Caracteristicile unui sistem de urmărire a solicitanților pentru fiecare pas al ciclului de angajare

Multe caracteristici pe care le oferă sistemele de urmărire a solicitanților pot fi clasificate în funcție de partea ciclului de angajare pe care o abordează. Mai jos, am subliniat ce beneficii oferă fiecare categorie de caracteristici.

Instrumente de aprovizionare

Sistemele de urmărire a solicitanților oferă o gamă de caracteristici diferite de aprovizionare. Cu toate acestea, numitorul comun pentru toate caracteristicile este că acestea ajută la atragerea și atragerea mai rapidă a mai multor solicitanți.

Cu alte cuvinte, crește numărul de aplicanți și vă permite să ocupați mai rapid posturile deschise. Acest lucru scurtează ciclul de recrutare și, prin urmare, scade costul total al recrutării.

Nu conduce neapărat la decizii de angajare mai bune fără a fi combinat cu instrumente adecvate pentru a identifica și selecta cei mai buni performanți dintre solicitanții sursă.

Caracteristicile comune de aprovizionare includ:

1. Integrarea job board

Această caracteristică vă permite să postați un loc de muncă pe mai multe panouri de locuri de muncă direct prin sistemul dvs. de urmărire a solicitanților.

Acest lucru înseamnă că nu trebuie să introduceți manual detaliile postului pe fiecare panou de locuri de muncă și că jobul dvs. este ușor de afișat unui număr mare de potențiali solicitanți. Este, în esență, o modalitate rapidă de a vă mări pool-ul de solicitanți.

2. Pagini de carieră

Paginile de carieră pot fi oferite ca serviciu, astfel încât companiile care nu au una pot beneficia de două avantaje semnificative:

• Brandingul angajatorului: paginile de carieră sunt unul dintre principalele instrumente pentru a vă lua brandingul angajatorului la următorul nivel și să arate mai profesionist față de potențialii solicitanți de înaltă calitate.
• Integrare automată: Având în vedere că sistemul dvs. de urmărire a solicitanților creează pagina de carieră, toate funcțiile vor fi disponibile automat pentru a urmări și gestiona solicitanții care vin de pe pagina de carieră.

3. Funcționalitate îmbunătățită de căutare a candidaților

Caracteristicile vă permit să căutați candidați potriviți direct din sistemul dvs. de urmărire a solicitanților. Există două beneficii principale:

• Căutați în toți candidații publici: sistemul de urmărire a candidaților vă va permite să căutați în milioane de profiluri publice de candidați combinând datele din mai multe baze de date publice și gratuite de candidați.
• Căutare și clasare îmbunătățite: sistemul poate oferi o funcționalitate de căutare și clasare mai bună decât ceea ce este disponibil în bazele de date originale. În plus, unele software se integrează cu AI pentru a oferi o interfață ușor de utilizat pentru a clasifica și filtra candidații.    

Selectare automată a CV-urilor și clasare

Majoritatea sistemelor de urmărire a solicitanților filtrează sau exclud solicitanții pe baza unor criterii de selectare predefinite. În mod normal, sistemul elimină mai mult de 50% dintre solicitanții dvs.

Acest lucru se realizează prin combinarea funcționalității de screening cu analizarea CV-ului sau alte funcționalități care vă permit să identificați jobul și experiența educațională a unui solicitant.

Beneficiile sunt viteza și costurile de recrutare mai mici, deoarece recrutorii trebuie doar să citească CV-urile de la candidații care se îndeplinesc criteriile.

Cu toate acestea, recrutorii ar trebui să fie atenți la ce criterii folosesc pentru a selecta candidații. De exemplu, criteriile de selecție bazate pe mediul educațional nu sunt adesea corelate cu performanța solicitantului. Dacă sunt utilizate greșit, criteriile ar putea introduce în schimb părtiniri inconștiente , care vă pot reduce fondul de talente disponibile și pot duce la decizii de angajare necorespunzătoare.

Caracteristicile comune de screening includ:

1. Screening

Capacitatea de a respinge candidații înainte ca aceștia să devină o parte activă a recrutării pe baza criteriilor pe care le-ați predefinit. În mod normal, aceste criterii s-ar baza pe experiența profesională sau pe fundalul educațional.

2. Analiza automată a CV-ului

Sistemul identifică și pune la dispoziție ușor părțile cheie ale unui CV. De exemplu, experiența de muncă a solicitantului și care este cel mai înalt grad de studii. Caracteristica este în mod normal combinată cu screening-ul.

Urmărirea și gestionarea candidaților

Aceste caracteristici vă permit, în esență, să stocați toate datele solicitanților într-un singur sistem și să utilizați acele date pentru a gestiona solicitanții de-a lungul ciclului de angajare. Este coloana vertebrală a oricărui sistem de urmărire a solicitanților.

Beneficiile nu sunt doar viteza și costuri mai mici de recrutare. Aceste caracteristici vă permit în esență să desfășurați o recrutare mai profesionistă.

Funcțiile comune de urmărire și gestionare a solicitanților includ:

1. Urmărirea datelor și a stării

Un sistem de urmărire a solicitanților ar trebui să colecteze și să pună la dispoziție imediat datele solicitanților legate de recrutare. În plus, sistemul de urmărire a solicitantului ar trebui să atribuie fiecărui solicitant un statut care să vă permită să urmăriți unde se află un solicitant în procesul de recrutare.

2. Comunicarea automată a candidatului

Puteți automatiza comunicarea cu solicitanții pe baza celor mai bune practici. Acestea includ e-mailuri automate de respingere, e-mailuri cu cereri de interviu și alte comunicări legate de angajare.

3. Portalul solicitantului

Un portal unde solicitanții se pot conecta și pot vedea starea cererii în timp real.

În plus, aceste portaluri pot oferi beneficii suplimentare pentru solicitanți, cum ar fi sfaturi pentru interviuri, ghiduri de CV și informații similare. Acest lucru îmbunătățește și mai mult experiența solicitantului în procesul de recrutare.

Ghiduri de interviu structurat și asistență

Aceste caracteristici vă ajută să oferiți un interviu profesional și structurat, care vă permite să comparați aplicanții pe o bază similară.

Funcțiile variază de la ghiduri de interviu și rapoarte până la software video care automatizează procesul de interviu:

1. Ghiduri de interviu

Ghiduri care oferă o structură comună și profesională pentru interviu. Se asigură că toți solicitanții sunt intervievați într-un mod similar, astfel încât să poată fi comparați în mod echitabil.

2. Rapoartele de interviu

Acestea sunt în esență ghiduri de interviu actualizate pentru a include informații suplimentare care sunt valoroase pentru a evalua solicitanții. Acestea includ date cheie din CV, întrebări personalizate pentru interviul aplicanților și date de evaluare a talentelor.

3. Software de interviu video

Această caracteristică facilitează faptul că interviul poate fi realizat prin intermediul unui software de interviu video conectat la sistemul de urmărire a solicitantului. În mod normal, software-ul permite recrutorului să preînregistreze interviul, inclusiv toate întrebările interviului. Toți solicitanții răspund apoi la întrebările preînregistrate într-un format video.

Evaluarea talentului pentru selecție

Testele de evaluare a talentelor vor ajuta la furnizarea unei imagini holistice a capacității solicitantului de a reuși în acest rol, evaluând abilitățile soft și hard ale solicitantului. Acest lucru îi ajută pe recrutori să selecteze cei mai performanti, ceea ce este un factor cheie al performanței unei organizații.

Poate chiar ajuta la tranziția de la angajarea tradițională la angajarea bazată pe competențe , care este în prezent un obiectiv central al multor organizații.

Pentru a cuantifica impactul asupra performanței, McKinsey a comparat productivitatea celor mai buni 1% performanți cu cei mai slabi 1% performanți și a găsit că sunt de 12 ori mai multe productiv în locuri de muncă de complexitate medie.

Cea mai mare acuratețe a angajării va fi obținută atunci când evaluarea talentelor este administrată tuturor candidaților și nu doar câțiva candidați selectați. Acest lucru va necesita adesea ca testul de evaluare a talentelor să fie nativ în sistemul de urmărire a solicitantului și nu prin integrarea terților.

1. Evaluarea talentelor soft-skill

Abilitățile soft pot fi urmărite până la trăsăturile de personalitate și comportamentul dorit, ceea ce înseamnă că testele de personalitate pot fi folosite pentru a evalua potrivirea unui candidat.

Impactul asupra acurateței angajării va depinde de:

• Cadrul de testare: Este important să alegeți un tip de test care are o aplicație dovedită în angajare. Testul de personalitate Big 5 (cunoscut și sub numele de testul OCEAN) iese în evidență în acest sens, deoarece a fost cercetat pe larg în contextul angajării și este folosit pentru angajarea de directori.
• Generic vs. specific pentru rol: majoritatea testelor de personalitate sunt generice, ceea ce înseamnă că același test este folosit pentru toate rolurile. În timp ce aceste teste ajută la îmbunătățirea acurateței angajării, este posibil să se utilizeze teste de personalitate în care conținutul testului și/sau punctajul este personalizat pentru rolul specific.

2. Evaluarea talentelor cu aptitudini dure

Abilitățile dure sunt abilitățile la locul de muncă necesare pentru a reuși în acest rol. Dacă testul de abilități tehnice potrivit este oferit și administrat corect, acesta poate îmbunătăți semnificativ acuratețea angajării.

Impactul asupra acurateței angajării depinde de următoarele:

• Conținutul testului: subiectele abordate de testul de competențe sunt direct legate de cerințele reale ale jobului pentru care angajați? Cu cât linkul este mai bun, cu atât este mai bună acuratețea angajării.
• Valabilitatea testului: testul ar fi trebuit să fie creat de un expert în domeniu și validat de un psiholog organizațional. Furnizorii de teste serioși pot documenta că un psiholog a validat testul.

Recomandări finale

După cum am descoperit, esența recrutării nu este doar despre automatizarea proceselor, ci mult mai mult despre precizia în achiziționarea de talent.

În timp ce automatizarea proceselor joacă un rol vital în reducerea sarcinilor administrative manuale, ea nu poate umbri misiunea principală a recrutării: găsirea candidatului ideal cu amestecul adecvat de abilități hard și soft.

Un sistem de urmărire a solicitanților nu doar ușurează procesul de recrutare, ci și îmbunătățește foarte mult calitatea angajărilor dvs. Alegerea celui mai bun sistem depinde în primul rând de capacitatea acestuia de a identifica și de a rezona cu nevoile unice ale fiecărui rol și candidat.

Sistemele superioare valorifică puterea incluziunii și a evaluării holistice a talentelor și nu doar a verifica CV-urile. Acestea ajută la înțelegerea profundă a abilităților necesare pentru job și la alinierea candidaților care se potrivesc perfect.

Creșterea muncii la distanță, a economiei gig și a forței de muncă diverse implică faptul că abilitățile soft – adaptabilitate, comunicare, colaborare – sunt mai critice ca niciodată. Un sistem eficient de urmărire a solicitanților acordă prioritate acestor abilități, asigurând că organizațiile obțin indivizi completi, care nu doar se potrivesc unui rol, ci sporesc dinamica mai largă a echipei.

Pe măsură ce vă angajați în găsirea soluției software ideale, este esențial să vă amintiți că nucleul recrutării nu este automatizarea; este potentialul uman.

Dobândirea talentului este o abilitate specială. Descoperiți cum puteți construi o strategie eficientă de achiziție de talente.