Ghid de gestionare a contractelor AI [Avansarea inteligenței artificiale în 2023]
Publicat: 2023-09-03Inteligența artificială în managementul contractelor
Conducerea unei afaceri sau a unei firme de succes implică încheierea de contracte cu terți, cum ar fi clienți, vânzători, furnizori sau alte părți interesate.
În managementul contractelor, este imperativ să satisfaceți nevoile tot mai mari ale companiei dvs. - promovarea încrederii, prevenirea conflictelor viitoare, detalierea așteptărilor, protejarea împotriva datoriilor și asigurarea profitabilității.
Cu toate acestea, procesul de gestionare a contractelor poate fi descurajator, consumatoare de forță de muncă și consumatoare de timp din cauza numeroaselor contracte pe care o companie trebuie să le gestioneze și pe care trebuie să le țină evidența.
O companie obișnuită creează și gestionează date contractuale de sute și chiar mii de contracte active.
Ca urmare, procesele de contractare devin inevitabil ineficiente. Cercetarea World Commerce and Contracting arată că dezvoltarea și managementul contractelor ineficiente costă o companie medie aproximativ 9% din veniturile sale.
AI transformă metoda de manipulare a datelor în diverse industrii, iar domeniul juridic este inclus; optimizează procesul de contractare și influențează conținutul contractelor. În acest articol, veți afla impactul AI în gestionarea contractelor, împreună cu beneficiile și riscurile implicate în utilizarea AI în gestionarea contractelor.
Ce este AI pentru managementul contractelor?
AI pentru gestionarea contractelor folosește inteligența artificială și învățarea automată pentru a gestiona contractele. Este un sistem de automatizare care vă permite să gestionați și să urmăriți toate contractele afacerii dvs.
Software-ul de gestionare a contractelor bazat pe inteligență artificială este mai plină de satisfacții decât software-ul de management al ciclului de viață al contractului (CLM) de prima generație, deoarece CLM se bazează pe automatizarea bazată pe reguli, care încă implică o cantitate semnificativă de muncă manuală.
Software-ul de gestionare a contractelor (ACMS) alimentat de inteligență artificială funcționează prin învățarea și înțelegerea limbajului folosit în contractele legale.
Îndeplinește funcții de contractare folosind procesarea limbajului natural (NLP), instruit să recunoască și să semnalizeze modele și comportamente, cum ar fi termenii și clauzele vitale legale recurente.
ACMS aplică această înțelegere a contractelor în îndeplinirea diferitelor sarcini – identificarea problemelor legale probabile, sublinierea automată a revizuirilor sau chiar propunerea de editare pentru a face contractul mai ușor de înțeles – care înlocuiește gestionarea manuală a contractelor pe tot parcursul ciclului de viață al contractului.
De exemplu, activitatea obositoare de etichetare manuală a prevederilor de despăgubire, evidențierea clauzelor de reziliere sau a condițiilor de plată, a numelor și a datelor poate fi realizată cu ușurință cu ACMS, permițându-vă să vă concentrați pe probleme mai complicate în timpul negocierilor contractului.
Cazuri de utilizare pentru managementul contractelor bazat pe inteligență artificială
Cu gestionarea contractelor bazată pe inteligență artificială, putem rezolva în mod unic provocările legate de gestionarea contractelor. AI Contract Management simplifică procesul de contractare și eliberează timp pentru sarcini mai complexe implicate în gestionarea contractelor.
Iată câteva dintre modalitățile prin care puteți utiliza AI pentru a eficientiza gestionarea contractelor:
- Crearea automată a contractelor : AI Contract poate fi utilizat pentru a întocmi automat proiecte de contract. De obicei, un utilizator oferă AI solicitări sub formă de termeni și clauze contractuale pre-elaborate pentru a satisface nevoile lor specifice.
Ulterior, AI automatizează crearea de contracte fără a implica în mod constant utilizatorul. Crearea automată a contractelor permite companiilor să creeze documente fiabile și un flux de lucru mai eficient. Îmbunătățește gestionarea contractelor prin îmbunătățirea comunicării și a colaborării, permițând în același timp tuturor părților să țină legătura cu cele mai recente informații și revizuiri din contract. - Analiza automată a contractelor : AI poate fi utilizată în analiza contractelor pentru conformitate și risc. Poate identifica discrepanțe și inconsecvențe între documente, poate compara obligațiile și obligațiile părților implicate, poate rezuma constatările cheie și evidenția modele care ar putea scăpa de judecata umană.
Procedând astfel, procesul de analiză este mult mai ușor, mai rapid, eficient și fără erori. Un beneficiu semnificativ al AI Contract Management este că oferă obiectivitate care clarifică utilizatorilor punctele asupra cărora ar trebui să se concentreze în timpul negocierii contractului. - Gestionarea automată a contractelor : În loc să se implice în gestionarea de rutină a contractelor, AI poate fi folosită pentru a gestiona contractele automat din etapa de pre-semnare - creare, negociere/colaborare, revizuire/aprobare și execuție - până la etapa post-semnare - administrare/execuție , reînnoire/încetare și raportare/urmărire. Economisește timp și asigură o manipulare eficientă și eficientă a documentelor contractuale.
- Reînnoire automată a contractului : AI poate reînnoi automat un contract expirat. Se asigură că termenii inițiali ai unui acord rămân aplicabili pentru noul ciclu de viață al contractului. Urmează un sistem de automatizare care se conformează unui timp stabilit de reînnoire.
În cazul în care niciuna dintre părțile implicate nu renunță la data reînnoirii automate, acestea vor continua să respecte termenii contractului. Reînnoirea automată a contractului reduce problemele legate de gestionarea contractelor și asigură o reînnoire fără probleme a contractului.
Beneficiile AI în managementul contractelor
Beneficiile AI în gestionarea contractelor sunt vaste. Software-ul automat de gestionare a contractelor poate reduce timpul și resursele necesare pentru revizuirea și actualizarea contractelor.
AI poate ajuta, de asemenea, la identificarea riscurilor și oportunităților contractuale și la recomandarea de acțiuni pentru îmbunătățirea performanței contractului. În plus, AI poate ajuta la gestionarea comunicărilor contractuale și a ciclurilor de viață.
Următoarele sunt beneficiile gestionării contractelor AI:
Informații și analize mai bune pentru luarea deciziilor
Organizațiile trebuie să ia decizii rapide și precise pentru a rămâne competitive în lumea afacerilor de astăzi. Cu toate acestea, luarea unor decizii informate nu este întotdeauna ușoară, mai ales atunci când datele sunt complexe și dificil de înțeles.
Managementul contractelor implică analiza și revizuirea a tone de puncte de date și luarea deciziilor. Evaluarea și analiza contractelor AI fac contractele mai ușor de citit și de întreținut și oferă date perspicace care facilitează luarea deciziilor bine informate.
Software-ul de gestionare a contractelor AI poate ajuta la organizarea și înțelegerea datelor contractuale și a rezultatelor istorice, astfel încât factorii de decizie să poată vedea modele și tendințe care este posibil să nu fi fost evidente. Cu informații mai bune și analize optimizate, organizațiile pot lua decizii mai informate, își pot crește valoarea și își pot îmbunătăți performanța afacerii.
Facilitarea comparațiilor între standarde și analizarea clauzelor istorice
Pe măsură ce popularitatea AI în gestionarea contractelor crește, este de așteptat ca contractele să fie foarte standardizate, rutinizate și bazate pe șabloane, utilizând modificări doar acolo unde este necesar pentru a se potrivi cerințelor specifice ale utilizatorilor.
Unul dintre avantajele managementului contractelor AI este analiza și standardizarea clauzelor istorice complicate. Software-ul de gestionare a contractelor AI folosește algoritmi pentru a scana baze de date mari pentru contracte precedente și similare. Drept urmare, contractele sunt acum standardizate mult mai temeinic.
De exemplu, compararea diferitelor standarde de limba engleză este facilitată folosind o clauză istorică comună. Această clauză definește originea standardului și relația acestuia cu alte standarde. De asemenea, specifică data standardului. Analiștii pot identifica și compara mai ușor clauzele diferitelor standarde folosind o clauză istorică comună.
Extinderea capabilităților automate
Spre deosebire de software-ul de gestionare a contractelor de prima generație, AI are capabilități automatizate extinse. AI identifică automat modele și structuri subtile dintr-un document folosind algoritmi de potrivire a modelelor.
Capacitatea sa de automatizare vă permite să creați contracte noi utilizând șabloane din cele mai vechi, să faceți previziuni folosind informații din acele contracte sau să creați alerte pentru posibilele opțiuni de reînnoire a beneficiilor sau de re-contractare.
Reducerea sarcinilor repetitive
Managementul contractelor implică sarcini repetitive. Există prea multe lucruri de verificat într-un contract — date esențiale, termene limită și termeni și condiții. Elaborarea contractelor, trecerea prin numeroase runde de modificări sau trecerea prin acorduri anterioare pentru condiții acceptabile poate fi epuizantă.
Gestionarea contractelor bazată pe inteligență artificială poate gestiona sarcinile de recuperare, analiză și revizuire a informațiilor. Acesta asigură un proces de contractare mai lipsit de erori.
Gestionarea seturi mari de date contractuale
Software-ul de gestionare a contractelor bazat pe inteligență artificială oferă un potențial nesfârșit. Spre deosebire de stabilirea manuală a contractelor, care necesită mai mult timp, gestionarea contractelor AI poate gestiona sute și mii de seturi de date contractuale în mai puțin timp.
Ține evidența milioanelor de detalii ale contractelor. Informațiile colectate din fiecare contract sunt apoi utilizate la examinarea noilor acorduri. În plus, găsește tendințe în fiecare contract, folosind aceste prezumții pentru a elabora, revizui și șlefui altele noi.
Transformarea perspectivelor contractuale în inteligență
Managementul contractelor AI are potențialul de a revoluționa modul în care funcționează întreprinderile. Poate converti informațiile contractuale în informații care pot fi utilizate pentru a atenua riscurile, pentru a crește eficiența și pentru a îmbunătăți procesul decizional. De asemenea, se asigură că obiectivul oricărei relații de afaceri este reflectat cu acuratețe în contract și îndeplinit pe deplin în realitate.
Transformă informațiile contractuale într-o serie de inteligențe, cum ar fi cantitatea de contracte regenerabile și neregenerabile pentru anumite servicii, zone sau dimensiuni ale tranzacțiilor; durata negocierii contractului sau care vânzători obțin cele mai multe afaceri; care revizuiește contractele, le distribuie sau le aprobă condițiile prin semnături electronice.
Cum AI schimbă managementul contractelor
Contractele alimentate de AI sunt mult mai eficiente decât gestionarea manuală a contractelor. AI nu înlocuiește profesioniștii din domeniul juridic; le face sarcinile – gestionarea ciclului de viață al contractului – mai ușoare și mai eficiente.
Iată câteva dintre modalitățile prin care AI schimbă gestionarea contractelor:
Extragerea datelor
Extragerea datelor înseamnă obținerea de date specifice dintr-un set de date mai mare; acest lucru se poate face manual prin identificarea și extragerea elementelor de date dorite, dar procesul necesită timp și necesită multă muncă.
AI simplifică extragerea datelor prin identificarea și extragerea datelor dorite, inclusiv date cruciale, clauze, jargon legal și termeni și condiții, din PDF-uri, fișiere Word și imagine. Datele extrase pot fi apoi folosite pentru analiză, raportare sau alte scopuri, cum ar fi trimiterea de e-mailuri de reamintire către părțile interesate atunci când sunt necesare semnături, semnalarea unor formulări confuze pentru revizuirea juridică sau furnizarea de avertismente atunci când se apropie termenele limită.
Automatizare inteligentă a fluxului de lucru
Automatizarea inteligentă a fluxului de lucru automatizează procesele de contractare pentru a le face mai eficiente. AI poate fi folosit pentru a automatiza fluxurile de lucru, cum ar fi aprobarea, reînnoirea, analiza și revizuirea.
Automatizarea inteligentă a fluxului de lucru vă ajută să economisiți timp și bani și vă sporește productivitatea.
Analiza clauzelor și metadatelor
AI este competentă atunci când vine vorba de studierea structurii unui text și a informațiilor pe care le conține. Software-ul de gestionare a contractelor bazat pe inteligență artificială poate citi rapid și fiabil contractele pentru a extrage prevederi, a organiza metadatele și a detecta potențiale probleme sau zone de îngrijorare; acest lucru ajută companiile să reducă riscurile, să rezolve disputele și să respecte reglementările.
Organizarea documentelor în vrac
AI nu analizează doar date sau extrage clauze; de asemenea creează un sistem de organizare a acestora. Clasifică rapid și eficient cantități enorme de contracte, simplificând căutările și simplificând localizarea anumitor contracte sau date. Economisește timp și scade posibilitatea de greșeli sau neglijențe.
Revizuire inteligentă a contractului
Revizuirea contractului poate fi un proces obositor. Este nevoie în medie de aproximativ 92 de minute pentru a revizui un contract. Acesta ar fi un proces descurajant pentru o companie care gestionează sute de contracte. Imaginați-vă că înmulțiți 92 cu acel număr.
AI poate revizui automat contractele, sugerând probleme potențiale sau domenii pe care să se concentreze; aceasta oferă companiilor contracte care sunt precise, cuprinzătoare și compatibile cu specificațiile legale. De asemenea, AI poate face recomandări despre cum să negociezi pe baza unor reguli prestabilite.
Analiza riscului contractual
Software-ul de gestionare a contractelor bazat pe inteligență artificială vă poate ajuta să evaluați și să identificați riscurile asociate unui contract, cum ar fi încălcarea contractului sau nerespectarea. Acest lucru se realizează prin semnalarea erorilor sau a informațiilor incomplete, sublinierea termenilor nefavorabili, recomandarea modificărilor clauzelor care lipsesc sau neclare, alertând anumite echipe când se schimbă termenii contractului și chiar comparând clauzele cu contractele standard pentru a determina nivelurile de risc.
Analiza riscurilor bazată pe inteligență artificială vă ajută să reduceți riscurile, să reduceți șansa de probleme legale și să vă protejați interesele de afaceri.
Atenuarea volumului contractului
Volumul crescut al contractelor este atribuit unei companii în creștere. Cantitatea de contracte pe care o companie le gestionează crește în mod regulat pe măsură ce crește.
AI atenuează volumul contractelor prin automatizarea acțiunilor recurente, identificarea posibilelor zone cu probleme, gestionarea încărcărilor mari și păstrarea tuturor documentelor relevante într-o singură locație. Utilizarea inteligenței artificiale în gestionarea contractelor poate îmbunătăți productivitatea, poate reduce presiunea asupra managerilor de contracte și poate garanta că contractele sunt gestionate eficient.
Managementul riscurilor și conformitatea
Fără îndoială, AI oferă ușurință și eficiență. Cu toate acestea, companiile trebuie să fie conștiente de riscurile de a se baza în exces pe AI.
Următoarele sunt câteva riscuri implicate în gestionarea contractelor AI:
- Risc de eroare : AI este la fel de bun ca cei care îl folosesc, deoarece se bazează pe instrucțiuni, intrări și date preprogramate. Poate produce rezultate greșite dacă nu a fost instruit cu date de înaltă calitate, imparțial și precise, iar acest lucru ar putea lăsa deoparte preocupările legate de risc și oportunitățile de venituri. Uneori, sistemele AI generează rezultate care includ reguli sau legi inexistente.
- Risc de părtinire : un eșantion de date poate fi părtinitor dacă este mic, omogen sau reprezintă stereotipuri. Prejudecățile reduce credibilitatea documentelor companiei dvs. și vă pune în pericol reputația. Setul de date pe care a fost antrenat AI generativ joacă un rol crucial în performanța sa. Instrumentul AI generativ va avea întotdeauna orice părtinire în colectarea datelor.
- Riscul de încălcare a datelor : încălcările de date vor continua să crească, deoarece, în cele mai multe cazuri, instrumentele AI generative procesează și rețin intrarea utilizatorilor, așa cum fac alte servicii de date, oferind puține garanții de securitate în secțiunea termenilor de utilizare. Trebuie să fiți precaut atunci când selectați modelele AI de utilizat și să citiți cu atenție condițiile de utilizare pentru prevederile de securitate a datelor ale instrumentului AI generativ.
- Risc de dezvăluire neintenționată: pentru a reduce riscul de expunere accidentală, evitați introducerea de date sensibile din punct de vedere comercial sau de informații confidențiale, personale sau sensibile. Acolo unde nu puteți exclude anumite date, compania dvs. ar trebui să se asigure că le deidentifică.
Rezumat: Inteligența artificială în managementul contractelor
Secretul implementării și utilizării eficiente a AI în managementul contractelor este înțelegerea a ceea ce pot și nu pot realiza. Reduce timpul petrecut cu evaluarea și elaborarea contractelor, adăugând astfel valoare afacerilor care se ocupă de contracte mari și tranzacții de rutină.
Amintiți-vă că oamenii fac contracte cu alte ființe umane. Drept urmare, chiar dacă AI poate fi capabil să simplifice unele proceduri, va necesita întotdeauna o anumită supraveghere umană. Atunci când este echipat cu software-ul adecvat de gestionare a contractelor, un om este, fără îndoială, o forță de luat în seamă.