7 Cele mai mari avantaje ale utilizării unui software de contabilitate online

Calculați timpul pe care îl investiți în conducerea departamentului de conturi al afacerii dvs.? Contabilitatea întreprinderilor mici poate deveni în cele din urmă un proces complex și care necesită timp. Odată cu creșterea afacerilor, standardele contabile au devenit, de asemenea, dificile și obositoare. La fel ca alți operatori de afaceri, trebuie să fi menținut o foaie de calcul pentru a vă urmări finanțele și tranzacțiile contabile. Acesta este un lucru bun pentru început, dar pe măsură ce afacerea dvs. se dezvoltă, acest lucru devine o provocare, deoarece contabilitatea manuală poate fi inexactă și poate consuma timp.

Înțelegerea software-ului de contabilitate

Software-ul de contabilitate vă ajută să automatizați pașii ciclului contabil, în timp ce vă puteți investi timpul în lucruri mai importante. Software-ul este capabil să clasifice tranzacțiile finale și să le înregistreze. De asemenea, vă permite să plătiți facturile uneori, să partajați facturile clienților, să operați rapoarte standard prin intermediul platformei și să gestionați salariile.

Există diverse programe de contabilitate în funcție de tipurile de afaceri pe care le conduceți. Companiile sau întreprinderile mari folosesc software personalizat sau software ERP (planificarea resurselor întreprinderii), în timp ce altele pot folosi servicii financiare moderne sau integratori de sisteme info-tech. Ei mențin procedura contabilă derulată fără probleme. În lumea digitalizării, dezvoltarea de software a devenit o parte critică a afacerilor moderne. Aceste companii caută în mod invariabil modalități reînnoite de a achiziționa soluții de dezvoltare software personalizate.

Recomandat pentru tine: Cum supraviețuiesc companiile de software și IT în pandemia COVID-19?

Principalele avantaje ale utilizării unui software de contabilitate online

Software-ul de contabilitate în cloud sau software-ul de contabilitate personalizat este un instrument online pentru a ajuta contabilii, contabilii sau managerii de afaceri să automatizeze sau să gestioneze tranzacțiile contabile pentru orice afacere. Software-ul de contabilitate vă ajută în automatizarea sarcinilor în cadrul procedurii contabile. Având în vedere startup-urile, prețul pachetelor de software de contabilitate și procesul necesar pentru a le configura pot fi bântuitoare.

Dacă faceți o înregistrare de date sau de jurnal, procesul poate fi automatizat utilizând software-ul. De fiecare dată când efectuați o plată prin contul bancar al companiei dvs., aceasta poate fi automatizată cu ușurință prin software. În timp ce le urmați, trebuie să știți că există anumite avantaje asociate cu software-ul de contabilitate. Printre acestea, cele de top sunt enumerate mai jos.

1. Colaborare ușoară

Cu ajutorul contabilității în cloud, colaborările dvs. devin mai ușoare. Îți amintești când a trebuit să faci modificări mai des la foaia de calcul, cât de dificilă era contabilitatea manuală? După aceasta, trebuia să salvați acest lucru pe o unitate externă USB și apoi să îl transmiteți colegilor. O metodă atât de consumatoare de timp, agitată și învechită de urmărire a tranzacțiilor financiare. Ei bine, aceste vremuri au trecut acum.

Cu software-ul de contabilitate cloud, a devenit mai ușor și mai convenabil pentru toată lumea să acceseze contabilitate în timp real și să proceseze datele financiare. Acest lucru are nevoie doar de angajații tăi să se conecteze la computerele lor și să-și îndeplinească sarcinile atunci și acolo. Acest lucru economisește timp și efort și permite mai multor utilizatori să opereze pe date contabile similare. De asemenea, software-ul de contabilitate online vă permite să operați cu diferite niveluri la diferiți utilizatori. Puteți personaliza permisiunile în acest fel prin stabilirea unui standard de contabilitate sau a caracteristicilor de contabilitate pe care un utilizator trebuie să le efectueze.

2. Automatizarea economisește timp

La fel ca instalarea oricărui alt software, configurarea software-ului de contabilitate necesită, de asemenea, timp și efort. Dar din nou, aceasta devine o investiție unică, deoarece vă economisește timp pe o noțiune pe termen lung. Gândiți-vă la volumul de muncă al unui contabil sau al unui contabil, timpul și energia pe care le investesc în contabilitatea manuală sunt cu adevărat agitate și greoaie. O parte din muncă devine chiar repetitivă. De exemplu, realizarea de facturi pentru vânzări, trimiterea de mementouri de plată întârziată și urmărirea tranzacțiilor sunt toate lucrări repetitive care trebuie efectuate manual.

Toată această muncă poate fi eliminată prin încorporarea unui software de contabilitate. Nu numai că eradica munca manuală, dar și economisește mult timp, deoarece majoritatea pașilor implicați într-un ciclu contabil pot fi acoperiți de software.

„Pentru începători, puteți începe cu crearea înregistrărilor de jurnal, urmată de integrarea contului bancar cu software-ul dvs. direct. Acest lucru vă va ajuta să păstrați o evidență în timp util a fiecărei plăți efectuate sau primite, deoarece va fi actualizată automat în jurnal.” – așa cum a sugerat Peter Lee într-unul dintre comunicatele sale de presă recente. Peter este actualul CEO al Info-Tech și are o vastă experiență în software-ul pentru întreprinderi.

De asemenea, vă puteți bucura de lucruri precum raportarea financiară automată, nu descărcarea fișierelor CSV sau configurarea plăților automate ale comerciantului. Dar trebuie să rețineți că nu toate programele oferă același nivel de automatizare. Faceți o cercetare de piață adecvată și apoi obțineți cel mai bun software de contabilitate pentru afacerea dvs., care se potrivește preferințelor dvs.

3. Accesibilitatea universală a datelor

Acesta este cel mai evident avantaj al utilizării unui software de contabilitate online față de o metodă tradițională sau manuală de contabilitate. Vă permite să vă accesați datele oriunde, oricând și de pe orice mediu doriți să operați. Software-ul dvs. de contabilitate online poate fi utilizat de pe orice dispozitiv mobil, PC, laptop sau tabletă. Tot ce veți avea nevoie este un dispozitiv conectat la internet.

O afacere are o mulțime de avantaje, fie că este de orice dimensiune. De exemplu, facturile pot fi create și trimise direct de pe dispozitiv. Generarea, revizuirea sau descărcarea rapoartelor și situațiilor financiare este posibilă cu un clic. Contabilul dumneavoastră va fi ușurat, deoarece nu trebuie să pregătească înregistrarea cu trei zile înainte de la birou, o poate face instantaneu cu sisteme computerizate, trebuie doar să vă conectați la platformă și să navigați pentru a găsi secțiunea financiară și descărcați extrasul pe care îl căutați. pentru.

S-ar putea să vă placă: Top 10 avantaje ale utilizării software-ului de gestionare a cozilor în afacerea dvs.

4. Acuratețe îmbunătățită în contabilitate

Software-ul de contabilitate vă permite să vă luați rămas bun de la erorile pe care le comiteți de obicei în timp ce faceți contabilitate manuală. Contabilitatea online se asigură că toate înregistrările dumneavoastră sunt organizate corespunzător și menținute cu acuratețe. Îți amintești cum ți-ai pierdut timpul calculând tranzacțiile financiare și nu înțelegi de ce bilanţul nu se potrivea? Aici, acuratețea este îngrijită în mod corespunzător și momentele tale grele sunt eliminate.

Software-ul de contabilitate cloud echilibrează noile înregistrări din jurnal și, în cazul în care ceva nu merge bine, va evidenția eroarea potențială și o va rectifica. Cel mai bun lucru este că ești informat despre toate acțiunile pe care software-ul de contabilitate le face pentru tine. Acesta este un exemplu viu al modului în care software-ul de contabilitate vă ajută să mențineți acuratețea datelor și să vă păstreze înregistrările financiare actualizate corespunzător.

Orice eroare asociată cu prospețimea datelor poate fi evitată și prin software de contabilitate. Dacă lucrați la o foaie de calcul care a fost schimbată cu mult înainte, dar versiunea actualizată nu a apărut niciodată pe foaia dvs., ce pierdere de timp și energie ar fi asta. Cu software-ul de contabilitate, acest lucru este eliminat. În concluzie, se asigură că toate înregistrările și tranzacțiile dumneavoastră financiare sunt menținute cu acuratețe și organizate corespunzător.

5. Securitate îmbunătățită

Platformele online sunt legate de insecurități și amenințări cibernetice nedorite, dar contabilitatea în cloud este un astfel de software care asigură că toate datele dumneavoastră sunt protejate și securizate. Informațiile dvs. sunt acoperite și protejate cu criptări și algoritmi de vârf care sunt aproape imposibil de spart. Stocarea înregistrărilor online cu software-ul este mult mai sigură decât stocarea lor pe rafturile biroului.

Unul dintre cele mai bune lucruri este că datele nu sunt doar păstrate în siguranță, dar sunt și sincronizate în mod regulat, astfel încât să nu pierdeți date proaspete. Sistemele de contabilitate bazate pe desktop aveau nevoie de copii de rezervă regulate, spre deosebire de un sistem de contabilitate în cloud, care nu stochează niciodată date pe un hard disk. Hard disk-urile pot fi delicate și sunt ușor distruse sau corupte, făcându-le inutilizabile. Acest lucru duce la planuri de recuperare în caz de dezastru care sunt foarte costisitoare și consumatoare de timp.

Sistemul de contabilitate online ia de la tine toate responsabilitățile și le execută cu diligență. Nu trebuie să faceți copii de rezervă pentru datele dvs. aici, sistemul face asta pentru dvs.

6. Economic și de economisire a costurilor

Prima întrebare care apare după citirea titlului este cum este software-ul plătit economic și de economisire a costurilor? Ai răspunsul la asta. Software-ul de contabilitate online vă economisește timp și energie, așa cum am menționat mai devreme. În medie, economisește 300 de ore regulate pentru afacerea dvs. într-un an. Mai exact, pierderea de timp a lucrurilor, inclusiv munca repetitivă, crearea manuală de înregistrări și rapoarte financiare, remedierea erorilor de contabilitate și multe altele.

Dacă urmăriți costurile în mod eficient, un software de contabilitate costă între 10 și 50 USD pe lună, așa că se plătește singur economisind și mai mult. Dacă comparați software-ul de contabilitate online cu ERP, vedeți singur rentabilitatea. Este una dintre cele mai bune modalități de a economisi fondurile afacerii dvs. și de a le utiliza în scopuri mai bune.

7. Profesionalism îmbunătățit

Odată ce afacerea dvs. începe să progreseze, începeți să primiți solicitări de răspunsuri financiare din exterior. Pentru a răspunde acestor solicitări, ai nevoie de profesionalism în abordarea ta. În timp ce tranzacționați cu investitori, nu le puteți oferi o situație financiară neprofesională. Software-ul de contabilitate face asta pentru dvs., vă computerizează înregistrările financiare și vă pregătește o declarație profesională bine întocmită, formatată corespunzător. Aceste formate sunt standardizate și sunt prezentate într-un format ușor de descărcat.

S-ar putea să vă placă și: Cele mai bune opțiuni de software pentru proprietarii de afaceri.

Concluzie

În concluzie, pentru a elimina problemele financiare și de contabilitate, companiile încorporează software de contabilitate pentru a-și face datele mai exacte și a le transforma într-o abordare mai ușoară. Aici intervine importanța software-ului de contabilitate. Pe măsură ce afacerea progresează, găsiți nevoia de a crea mai multe facturi, de a crea situații financiare și de a crea noi înregistrări de jurnal. Prin urmare, pentru a improviza și a acționa, afacerile moderne încep să folosească software-ul de contabilitate ca mijloc de a-și gestiona contabilitatea. Există multe avantaje asociate cu software-ul de contabilitate, dintre care unele sunt tratate în articol.