Un coșmar pe Data Street: 5 povești de groază CRM bântuitoare

Un CRM care funcționează ca o casă a ororilor poate trage distracția din sezonul înfricoșător.

Dacă nu ați prioritizat calitatea datelor, practicile dvs. înfricoșătoare de gestionare a datelor vor reveni inevitabil să vă bântuie - iar afacerea dvs. va suferi consecințele înfricoșătoare.

Vino (dacă îndrăznești) pentru cinci povești de groază spuse de utilizatorii CRM* și lecțiile pe care le-au învățat din experiența acestor coșmaruri.

#1: „Am supraestimat cu milioane de dolari!” – Ryan, șeful de vânzări

Fiind o persoană care a lucrat în vânzări toată cariera, Ryan știe cât de important este să aibă o prognoză exactă a vânzărilor.

„O prognoză exactă a vânzărilor este totul”, a spus el. „Dacă este oprit chiar și puțin, șansele ca echipa de vânzări să-și rateze obiectivele cresc. Nu numai asta, dar poate afecta creșterea afacerii, planificarea strategică și capacitatea de a eficientiza fluxul de numerar.”

Ryan spune că se bazează pe datele CRM pentru a crea prognoze de vânzări. (Optzeci și șase la sută dintre utilizatorii CRM spun că companiile lor fac același lucru.)

„Când datele sunt exacte și actualizate, nu este nimic de care să vă faceți griji”, a spus el. „Dar nu a fost cazul de data asta.”

Se pare că datele CRM pe care s-a bazat Ryan pentru a-și crea prognoza anuală de vânzări nu erau la zi. Oamenii din echipa sa uitau în mod regulat să actualizeze datele CRM, ceea ce însemna că mai multe oferte au fost raportate greșit.

„M-am bazat pe informații false pentru a crea prognoza de vânzări, care a ajuns să fie mult prea mare. Dar nu știam acest lucru la momentul respectiv, așa că bugetele mai multor departamente pentru anul au fost umflate”, a spus el. „Echipa de marketing, de exemplu, a sponsorizat de două ori mai multe evenimente decât anul precedent și a angajat noi membri ai echipei cu bugetul lor mai mare. Până când mi-am dat seama că prognoza era prea mare și nu aveam de gând să atingem ținta de venituri, banii fuseseră deja cheltuiți – și era prea târziu. Am ajuns să fiu concediat!”

Vorbește despre un coșmar.

Lecții învățate:

Membrii echipei de vânzări se mișcă rapid și nu fac întotdeauna actualizările necesare pentru a informa restul afacerii despre progresul lor cu ofertele.

Pentru a menține canalul și previziunile exacte, luați în considerare implementarea unui instrument cu formatare condiționată care arată membrilor echipei de vânzări când trebuie să-și actualizeze ofertele deschise. În acest fel, vor avea mai multe șanse să păstreze informațiile din CRM la zi – iar liderii de vânzări pot crea prognoze precise.

#2: „Mi-am pierdut colegul meu afacerea clientului lor!” – Emma, ​​reprezentant de vânzări

În calitate de reprezentant de vânzări, Emma știe cât de important este să-și gestioneze timpul cu înțelepciune.

„În vânzări, timpul înseamnă bani”, a spus ea. „Încerc să lucrez cât mai eficient posibil. Dar să-mi depun diligența este la fel de importantă, iar renunțarea la acest pas este o greșeală pe care nu o voi mai face niciodată.”

Emma își desfășura ziua ca de obicei, revizuind indicii care se aflau în coada ei și adresându-le unul câte unul. Apelurile mergeau bine... până când ea a contactat un client care nu știa că erau deja un client existent.

„Când au ridicat telefonul, i-am tratat ca pe un străin. Eram la jumătatea prezentării mele când m-au întrerupt și mi-au spus că sunt deja unul dintre clienții noștri. Imediat, am devenit alb ca o fantomă. Am fost mortificată”, a spus ea. „Inutil să spun că acel client nu și-a reînnoit contractul cu noi.”

Lecții învățate:

Această situație înfricoșătoare i se poate întâmpla oricui, dar nu trebuie. Luați în considerare implementarea unui instrument care vă ajută să comparați bazele de date de clienți potențiali și clienți pentru a le păstra exacte pe ambele. În acest fel, atunci când vezi un client potențial care așteaptă în coada ta, poți avea încredere că nu a făcut deja afaceri cu compania ta.

#3: „Am pierdut date în timpul unei migrări!” – Taylor, administrator CRM

În calitate de administrator CRM cu experiență, Taylor a luat parte la o parte echitabilă de proiecte de migrare a datelor. Dar există o experiență în special care continuă să-l bântuie până în zilele noastre.

„Migrarea datelor nu este o glumă”, a spus el. „Înainte de a începe, trebuie să aveți o strategie solidă de migrare a datelor pentru a vă asigura că nu se pierd sau nu sunt manipulate date.”

Există o mulțime de pași implicați în migrarea datelor. Omiteți chiar și un singur pas și riscați să fiți nevoit să spuneți RIP la datele dvs. CRM. Taylor încearcă să evite să se grăbească prin proces din acest motiv, dar uneori, acest lucru nu este posibil.

„Când am achiziționat o nouă companie, am fost sub presiune să merg mai departe cu migrarea datelor cât mai curând posibil. Așa că m-am mișcat repede”, a spus el. „În timpul procesului, m-am asigurat că bifez fiecare casetă. Planificare? Verifica. Audit și profilare? Verifica. Copia de rezerva a datelor? Verificați... sau așa am crezut eu.”

Taylor știa că instrumentul de migrare al companiei sale avea o funcție de rezervă, așa că nu s-a gândit de două ori la acest pas al procesului. Era o singură problemă: nu testase funcția de rezervă înainte de timp. Consecințele acestui pas greșit au fost mai înfricoșătoare decât și-ar fi putut imagina.

„Copia de rezervă a eșuat în timpul migrării și am pierdut peste jumătate din date!” el a spus. „Credeam că voi fi concediat! Din fericire, acest lucru nu s-a întâmplat. Dar cuvintele deloc drăguțe pe care le-a spus șeful meu pentru mine în acea zi au fost arse în creier pentru totdeauna.”

Lecții învățate:

A pierde ani de zile de date valoroase, câștigate cu greu, este suficient pentru a da fiori oricui pe șira spinării. Pentru a preveni acest lucru, investiți într-o soluție de backup, setați un program de backup și testați backup-urile în mod regulat pentru a verifica dacă datele au fost capturate cu acuratețe și că fișierele sunt intacte.

#4: „Compania mea a ajuns pe o listă blocată!” – Shayla, manager de marketing prin e-mail

Majoritatea agenților de marketing prin e-mail au elementele de bază acoperite. Creați o copie convingătoare, creați un design ucigaș, adăugați o linie de subiect atrăgătoare, apăsați trimitere.

Echipa Shaylei nu a fost diferită. Dar, cu puțin timp înainte de sezonul de vacanță critic pentru afaceri, ea a întâmpinat un obstacol care aproape i-a distrus programul de e-mail (și a făcut-o să realizeze că mai avea multe de învățat despre marketingul prin e-mail).

„Am trimis campanii promoționale de ceva vreme și, din câte știam, toate au fost livrate. Deci, nu credeam că avem de ce să ne facem griji”, a spus ea. „Dar la începutul trimestrului 4, am aflat că Gmail ne-a pus pe o listă blocată! Atunci am aflat că o mare parte din e-mailurile noastre erau filtrate în dosarul de spam, nu în căsuța de e-mail.”

Shayla a făcut câteva săpături. Se pare că CRM-ul lor a fost umplut cu înregistrări duplicate care conțineau adrese de e-mail vechi, inactive. Shayla și echipa ei nu știau că există duplicate, așa că au continuat să trimită campanii la aceste adrese. Acest lucru s-a înregistrat ca un comportament asemănător spam-ului pentru Gmail, care le-a adus în dosarul de spam și, în cele din urmă, pe o listă de blocare.

„Nu mi-a venit să cred. Cine știa că „livrat” se poate referi la altceva decât la căsuța de e-mail?” ea a intrebat. „În valoare de două sferturi de efort pentru a crea campanii de top a fost practic degeaba, deoarece cele mai multe dintre ele nu au fost niciodată văzute de destinatarii noștri vizați. Nu aveam idee că înregistrările duplicate ar putea avea un impact atât de mare.”

Lecții învățate:

Ai crezut că gemenii din The Shining sunt înfricoșători? „Necazul dublu” capătă un sens cu totul nou atunci când vine vorba de duplicate. Pune capăt acestui coșmar de date înainte de a începe prin implementarea unei soluții de deduplicare care funcționează cel mai bine pentru afacerea ta. Soluția corectă se poate încadra în una dintre următoarele categorii:

• Preventiv: utilizați un blocator de duplicate pentru a gestiona duplicatele pe măsură ce acestea vin de la intrarea utilizatorului final, importurile de liste, formularele web și integrarea sistemului.
• Automatizat: luați scenariile de deduplicare de încredere și setați-le să ruleze într-o cadență.
• La cerere: rulați un instrument de date pentru a găsi și îmbina orice duplicat de date.

De asemenea, ar trebui să vă asigurați că înțelegeți diferența dintre livrarea e-mailului și capacitatea de livrare și că urmați cele mai bune practici pentru e-mail pentru a evita să ajungeți pe o listă blocată.

#5: „Am păstrat datele prea mult timp, ceea ce a încălcat GDPR și a dus la o amendă uriașă!” – Cory, administrator CRM

„Datele sunt incredibil de valoroase. Uneori, este greu să știi ce date să păstrezi și de care să scapi”, a spus Cory, un administrator CRM cu experiență. „Îmi place să păstrez cât mai multe date posibil, pentru că nu știi niciodată când vei avea nevoie de ele! Sau cel puțin asta făceam eu...”

Dorința lui Cory de a păstra datele CRM a început ca o măsură de precauție, dar cu timpul s-a transformat în ceva mult mai sinistru: tezaurizarea datelor.

„Am crezut că păstrarea datelor este lucrul inteligent de făcut, dar a ajuns să se întoarcă să mă bântuie!” el a spus. „Vantitatea de date pe care o păstram a depășit limitele de stocare și, în timp, datele au devenit depășite. Ambele lucruri au încălcat GDPR, ceea ce a dus la o amendă!”

Lecții învățate:

Nu lăsați CRM-ul dvs. să devină un cimitir pentru date învechite. În schimb, familiarizați-vă cu reglementările privind datele, astfel încât să știți cât timp aveți voie să păstrați datele dvs. Apoi, stabiliți și lucrați cu o echipă interfuncțională de guvernare a datelor pentru a evalua nevoia fiecărui punct de date. Asigurați-vă că aveți și un plan de arhivare a datelor pentru datele pe care decideți să le păstrați.

Deci, ce va fi: truc sau tratare?

Datele CRM de înaltă calitate sunt un răsfăț pentru orice afacere. Dar când calitatea datelor are de suferit, atunci începe să te păcălească – iar oamenii din întreaga companie încep să experimenteze povești de groază de date, precum cele de mai sus. Nu deveni victima demonilor de date. Ține cont de aceste cinci lecții pentru a evita coșmarurile CRM și pentru a profita la maximum de datele tale.

Deși T4 este deja în plină desfășurare, niciodată nu este prea târziu să înveți cum să-ți ții CRM-ul în formă maximă (mai ales în perioadele de vânzări cu volum mare). Pentru sfaturi de experți, consultați ghidul nostru, „6 pași pentru a vă pregăti CRM pentru Q4” .

* Acestea sunt conturi fictive bazate pe povești reale pe care experții noștri în date le-au întâlnit în domeniu.