Un ghid pentru alegerea software-ului perfect de management de proiect

A încerca să gestionezi un proiect fără management de proiect este ca și cum ai încerca să joci un meci de fotbal fără un plan de joc.

– Katherine Tate

Importanța gestionării eficiente a proiectelor devine critică atunci când lucrați la un proiect în timp real. În calitate de proprietar de afaceri mici sau de lider de echipă, este întotdeauna o provocare să vă asigurați că proiectele sunt finalizate la timp, cu rezultate de înaltă calitate. Cu toate acestea, în ultimii ani, utilizarea software-ului de management de proiect a făcut această sarcină mai puțin provocatoare pentru întreprinderile mici. Cu diverse opțiuni disponibile pe piața globală, selectarea celui mai bun software pentru afacerea dvs. poate fi copleșitoare. Pentru a vă ajuta să luați această decizie, luați în considerare următoarele sfaturi atunci când alegeți un software de management de proiect pentru afacerea dvs.:

1 . Definiți-vă nevoile:

Așa cum vă definiți nevoile înainte de a face o achiziție, este important să vă definiți nevoile înainte de a selecta un software de management de proiect. Cu numeroase opțiuni disponibile, cel mai bun software pentru afacerea dvs. va depinde de cerințele de afaceri ale echipei dvs. Pentru a ajuta în procesul de selecție, luați în considerare următoarele nevoi atunci când alegeți un software de management de proiect:

• Număr de utilizatori: luați în considerare numărul de utilizatori care vor folosi software-ul pentru afacerea dvs.
• Comunicare eficientă: Software-ul ar trebui să aibă caracteristici care facilitează comunicarea eficientă între membrii echipei, cum ar fi notificări pentru a evita suprapunerile.
• Opțiuni de integrare: Căutați opțiuni în software pentru a le integra cu diferite instrumente pe care le folosește echipa dvs.
• Funcționalitate: Evaluați funcționalitatea oferită de software și luați în considerare dacă va fi utilă pentru proiectul dvs. specific.
• Ușurință în utilizare: luați în considerare dacă software-ul este ușor de navigat și utilizat pentru membrii echipei dvs.
• Capacitate de stocare: analizați capacitatea de stocare a software-ului.
• Securitate: Evaluați caracteristicile de securitate pe care le oferă software-ul pentru a vă proteja datele companiei.
• Evoluție constantă: ar trebui să luați în considerare un software care are capacitatea de a evolua și de a se adapta la nevoile în schimbare ale afacerii dvs. pe măsură ce crește, prin adaptarea numărului tot mai mare de utilizatori și proiecte.

În plus față de parametrii considerați în mod obișnuit menționați mai sus, afacerea dvs. poate avea nevoi unice care sunt specifice proiectelor la care lucrați. Este important să luați în considerare și să prioritizați aceste nevoi specifice împreună cu nevoile mai generale atunci când selectați un software de management de proiect.

2 . Cercetați software-ul:

Odată cu creșterea rapidă a tehnologiei, numărul de aplicații și software pentru diverse sarcini crește pe zi ce trece. Cu toate acestea, nu toate programele de pe piață pot fi potrivite pentru nevoile dvs. de afaceri. Prin urmare, este important să efectuați o cercetare amănunțită asupra software-ului de management al proiectelor disponibil înainte de a-l selecta pe cel care corespunde nevoilor proiectului dumneavoastră. Pentru a vă ajuta în cercetare, puteți:

• Creați o listă de software de management de proiect de top și cercetați caracteristicile fiecăruia.
• Citiți recenziile clienților pentru a obține informații despre experiențele lor folosind software-ul.
• Căutați recomandări de pe site-urile web ale industriei.
• Obțineți feedback de la colegi și oameni din industria dvs.
• Analizați numărul de utilizatori pe care îl permite fiecare software.
• Evaluați nivelul de acces și control pe care fiecare software îl oferă pentru actualizarea stărilor proiectului, a datelor și a programului/cronelor de livrare.
• Comparați numărul de funcții utile oferite de fiecare software.

Urmând acești pași, puteți lua o decizie bine informată cu privire la selectarea software-ului care se potrivește cel mai bine nevoilor afacerii dvs.

3 . Testarea software-ului:

După selectarea software-ului, următorul pas este efectuarea unui test amănunțit al acestuia. Mulți furnizori de software oferă o versiune de probă a produsului lor, care poate fi folosită pentru a-i evalua capacitățile. Înainte de a începe testul, este important să alcătuiți o echipă mică care să includă membri cu diverse stiluri de lucru și experiențe de lucru la diferite tipuri de proiecte. Fiecare membru al echipei ar trebui să testeze individual toate caracteristicile software-ului. În plus, puteți aloca proiecte reale ca cazuri de testare pentru a evalua modul în care software-ul funcționează în scenarii din viața reală.

4 . Feedback din partea echipei:

După ce echipa dvs. a terminat testarea software-ului, este important să colectați feedback detaliat de la fiecare membru al echipei. În timpul unei sesiuni de feedback, puteți adresa întrebări pentru a înțelege modul în care software-ul va beneficia afacerea dvs., cum ar fi:

• Fluxul general de lucru al software-ului de management al proiectelor
• Cât de ușor este să actualizați detaliile din software și cât timp durează
• Reactivitatea instrumentului de integrare în raport cu software-ul
• Funcționalitatea de notificare în software
• Caracteristici specifice pe care membrii echipei consideră că ar fi benefice pentru proiect.

Discutarea acestor întrebări cu membrii echipei vă poate ajuta să decideți dacă să cumpărați sau să luați în considerare software alternativ. Odată ce ați finalizat software-ul, puteți lucra la crearea unui buget, luând în considerare numărul de utilizatori, perioada de timp și costul corespunzător al software-ului.

5 . Implementarea software-ului:

Odată ce ați finalizat și achiziționat software-ul de management al proiectelor, este important să vă concentrați pe implementare. Când implementați software-ul, este important să luați în considerare:

• Cronologie: când să implici pe toată lumea, cum să gestionezi proiectul și dacă să-l extinzi sau să-l completezi dintr-o singură mișcare.
• Instruire: Ce fel de metode de instruire vor fi adaptate pentru diferite persoane, cine va oferi instruirea și cum va fi furnizat instruirea?
• Integrare: Când să configurați integrările, cine va fi implicat în configurare și ce instrumente trebuie să fie integrate.

Utilizarea software-ului de management al proiectelor poate simplifica foarte mult sarcina de gestionare a proiectelor. Unele dintre beneficiile utilizării software-ului de management de proiect includ:

• Ușurință în planificarea proiectelor
• Managementul eficient și echilibrarea resurselor
• Facilitarea comunicării între membrii echipei.

Deși există diferite metode pentru selectarea celui mai bun software de management de proiect, pașii prezentați aici oferă o bază solidă pentru determinarea software-ului care poate beneficia cel mai bine afacerea dvs.