8 instrumente fără care nu mi-aș putea conduce afacerea independentă

Operarea oricărui tip de afacere nu este ușoară. Acest lucru este valabil chiar și pentru afacerile în stil one-man-show, inclusiv ale mele.

Sunt un agent de marketing de conținut independent, care este adesea rezervat cu câteva luni înainte. Timpul este literalmente bani și, cu cât lucrez mai repede (în timp ce produc rezultate de înaltă calitate), cu atât câștig mai mult.

Drept urmare, am găsit o varietate de instrumente SaaS diferite care mă ajută să gestionez și să eficientizez diferite părți ale afacerii mele. Unele au devenit absolut cruciale pentru munca mea de zi cu zi, fie că este pentru a îmbunătăți calitatea muncii mele, pentru a reduce sarcina sarcinilor administrative sau pentru a facilita colaborarea cu alți clienți.

În această postare, voi împărtăși cele 8 instrumente de care am nevoie pentru afacerea mea de scris independent și cum le folosesc.

1. Suita de instrumente Google

Google are o suită excepțională de instrumente pe care o folosesc în fiecare zi în atât de multe scopuri diferite. Instrumentele includ:

• Google Docs, pe care îl folosesc pentru a crea, partaja și edita conținutul pe care îl trimit clienților mei
• Foi de calcul Google, pe care le folosesc pentru propriul sistem CRM personalizat de urmărire a datelor clienților
• Gmail, pe care îl folosesc pentru comunicarea cu clienții
• Google Analytics, care oferă informații neprețuite despre propriul meu site și performanța acestuia (și, atunci când mi se acordă acces, la datele pentru site-ul clienților mei și conținutul acestora)

Instrumentele Google sunt gratuite, sunt la fel de fiabile și ușor de utilizat. Atât Google Docs, cât și Google Sheets au funcții excelente de colaborare care fac colaborarea între echipe destul de fără efort.

Bonus: folosesc Wordable (care se află pe această listă!) pentru a încărca rapid conținut pe site-urile clientului meu, iar instrumentul poate accepta conținut din Google Docs.

2. Semrush

Există atât de multe instrumente remarcabile de SEO și de cercetare a cuvintelor cheie disponibile, dar Semrush este instrumentul meu preferat aici.

Am început să folosesc instrumentul în mare măsură pentru că am simțit că densitatea cuvintelor cheie și datele la nivel de concurență au fost prezentate într-un mod clar și ușor de înțeles. (Acesta nu este cazul tuturor instrumentelor). De asemenea, mi-a plăcut că aveau date despre tendințele cuvintelor cheie.

În cele din urmă, am început să folosesc și alte instrumente. Am fost cu ochii pe pozițiile postărilor pe care le-am scris pe blog. Dacă ceva de rang înalt scade, știu că este timpul să îi spun clientului că ar trebui să actualizăm acea postare pentru a păstra o poziție sigură.

De asemenea, sunt un mare fan al lor SEO Writing Assistant, care este un instrument ușor de optimizare SEO. Copiați și inserați conținutul dvs. în instrument, setați-vă cuvântul cheie principal și obțineți sugestii despre cuvintele cheie secundare, tonul vocii, lizibilitatea și multe altele.

Există o mulțime de alte instrumente grozave pe care le puteți folosi pentru orice, de la cercetarea concurenților până la evaluarea aspectelor tehnice ale site-ului dvs.

3. Nextiva

Dacă ești ca mine, petreci mult timp la convorbiri cu clienții. Pentru a face acest lucru corect, aveți nevoie de un sistem de telefonie excelent pentru afaceri, iar Nextiva oferă.

Este o platformă VoIP bazată pe cloud, care este cea mai bună alegere disponibilă pentru întreprinderile mici și liber profesioniști. Aceasta înseamnă că funcționează prin Internet, făcând Nextiva mai flexibil, mai accesibil și cu o calitate a apelurilor mult mai bună decât alte sisteme telefonice.

Nextiva este, de asemenea, grozav, deoarece vă ajută să fiți profesionist cu clienții dvs. Puteți configura un număr gratuit gratuit sau un port peste numărul vechi. Și puteți configura un mesaj personalizat de bun venit și o direcționare a apelurilor, astfel încât oricine sună va fi tratat ca și cum ar fi ajuns la o afacere cu un buget mai mare.

Răspunsul la apeluri este ușor de pe un telefon hardware, computer sau chiar folosind aplicația Nextiva de pe smartphone-ul meu. Când sunt în mișcare, aplicația este mult mai bună decât a avea un număr pentru serviciu și altul pentru apeluri personale și mult mai ușor decât să purtați două telefoane.

Iar pentru cei care obțin clienți noi cu apeluri la rece, este ideal. Există funcții încorporate care facilitează apelarea potențialilor, cum ar fi posibilitatea de a corecta ID-ul apelantului sau de a revizui cu ușurință istoricul apelurilor. Dacă doriți apeluri telefonice și relații mai bune cu clienții, aveți nevoie de Nextiva.

4. Gramatical

Nimeni nu e perfect. Se întâmplă greșeli de tipar, mai ales la volumul de muncă pe care îl fac. Și, deși trec și corectez tot conținutul meu, este atât de ușor pentru ochii tăi să rateze greșelile chiar și atunci când ești atent.

Grammarly a intrat în chat.

Niciun instrument de gramatică nu este perfect – în multe cazuri, Grammarly poate sugera o structură incomodă de propoziție sau îmi poate spune că numele unei mărci nu este scris corect pentru că pur și simplu nu cunosc cuvântul. Dar un număr mare dintre sugestiile lor sunt bune și mă poate ajuta să observ mici erori care altfel sunt atât de ușor de ratat.

Folosesc extensia Grammarly, care îmi scanează conținutul în majoritatea ferestrelor online, inclusiv atunci când introduc conținut în WordPress și când introduc un document Google. Puteți fie să acceptați, fie să respingeți sugestii și, chiar dacă nu faceți o sugestie direct, uneori poate semnala o propoziție incomodă pe care veți dori să o remediați manual.

Cea mai bună utilizare pentru Grammarly mai presus de orice: îmi permite să setez diferite dialecte pentru a verifica ortografia în funcție de locul în care clientul meu publică conținutul. Clienții mei din Australia, de exemplu, folosesc „Engleza Regatului Unit”, în timp ce clienții mei americani folosesc „Engleza americană”. Merge mult în furnizarea de rezultate de calitate superioară care să-mi facă clienții fericiți.

Plătesc pentru un abonament Grammarly în loc să folosesc doar planul gratuit și merită fiecare bănuț.

5. Calendar Apple

Nu am un software de programare elegant, pentru că este prea multă bătaie de cap pentru mine. În schimb, prefer să folosesc calendarul Apple de bază (și gratuit) pentru a ține pasul cu programul meu.

Programul meu este codificat pe culori. Albastrul este pentru serviciu, violet este pentru planuri, iar portocaliul este pentru întâlniri. Pot să mă asigur că nu rezerv de două ori o programare la medic în același timp cu un apel de la un client, având totul într-un singur loc.

De îndată ce primesc o sarcină, fac două lucruri: o conectez la software-ul meu de facturare (la care o să ne uităm în continuare) și o plasez în calendarul meu Apple. Am setat alerte cu 30 de minute înainte de întâlniri, dar dezactiv alertele pentru orice altceva.

Există un aspect vizual excelent aici, care îmi face ușor să văd ce am în program și să evit să fiu suprarezervat. Acest lucru îmi face viața mai ușoară și mă asigură că nu promit prea mult ceea ce pot livra de fapt. Și chiar dacă sunt în mișcare, se sincronizează cu Apple Watch, astfel încât să pot verifica întotdeauna ce se întâmplă atunci când trebuie să îmi fac planuri.

6. Freshbooks

Am scris destul de des despre cât de mult îmi place Freshbooks, care este software-ul meu de facturare ales, așa că cu siguranță avea să fie în această listă cu instrumentele mele obligatorii.

Iată elementele de bază ale motivului pentru care îl iubesc:

• Este nebun de accesibil în comparație cu alte alternative
• Are funcții de raportare incredibile, permițându-mi să vizualizez veniturile totale anuale, trimestriale sau lunare, alături de veniturile recurente de la clienți și datele de profit și profit
• Pot colabora cu contabilul meu, astfel încât să nu aibă nevoie de mine pentru a trimite dosare sau documente extinse; pot obține acces numai pentru vizualizare pentru a mă ajuta cu estimări și taxe trimestriale
• Îmi pot personaliza complet facturile și există funcții flexibile, cum ar fi opțiunea de a face anumite facturi recurente, de a accepta diferite tipuri de plăți și de a folosi șabloane de factură

Și într-o notă rapidă: pentru oricine își plătește un salariu (ceea ce fac ca cineva care alege să fie impozitat ca S-corp), Gusto este un instrument remarcabil pentru a ajuta cu impozitele pe salarii și angajați. Verifică-l și pe acela.

7. Formulabil

Folosesc Wordable din februarie 2021 și sunt un client devotat în acest moment.

Trimit majorității clienților mei un link către un document Google cu conținutul pe care l-am creat, pe care apoi îl vor încărca ei înșiși. În unele cazuri, totuși, clienții doresc să încarc conținutul.

Îmi era frică de asta. Este nevoie de o perioadă semnificativă de timp pentru a obține conținutul scris exact în Google Docs și apoi a-l încărca într-un sistem CMS, dar mi-am pus WordPress să devore postări de destule ori pentru a știu că nu ar trebui niciodată să scrieți direct într-un CMS.

Wordable vă permite să încărcați conținut din documente Word sau Google Docs pe anumite platforme CMS, inclusiv WordPress, HubSpot, Shopify, Medium și multe altele. Conținutul rămâne formatat corect, imaginile incluse și poate chiar să înregistreze informații SEO, cum ar fi meta descrieri sau text alternativ.

Una dintre caracteristicile mele preferate este opțiunile de „transformare” atunci când încărcați conținut. Puteți alege să aveți automat deschise toate linkurile într-o filă nouă, de exemplu, în loc să fie nevoie să le ajustați manual pe fiecare; puteți insera text alternativ, meta descrieri și multe altele. De asemenea, puteți obține o curățare de bază sau o compresie a imaginii.

Acest lucru eficientizează în mod semnificativ o parte, altfel consumatoare de timp și plictisitoare, a muncii mele, ceea ce este întotdeauna o veste bună.

8 HelloSign

HelloSign este un software virtual de semnare a documentelor. Aceste semnături sunt obligatorii din punct de vedere juridic.

Instrumentul vă permite să încărcați documente, să creați șabloane și fie să le semnați, fie să le trimiteți altcuiva pentru a le semna (sau să faceți ambele!).

Deși există o mulțime de instrumente de semnare a documentelor, am ales HelloSign datorită versatilității sale, costului său accesibil și interfeței sale excepțional de ușor de utilizat. Acestea sunt calități pe care nu le au toate instrumentele concurente.

Mișcarea mea cu HelloSign este să am un șablon de contract standard gata de funcționare. L-am semnat deja din partea mea și am câmpuri de text în care clienții își pot introduce propriile informații, cum ar fi numele companiei, numele reprezentantului și semnătura. Atâta timp cât nu sunt necesare modificări, pot încheia un contract în câteva minute după un acord între mine și un nou client.

Gânduri finale

Dacă mi-ai fi spus că a fi scriitor independent ar însemna că aș avea nevoie de zeci de instrumente diferite care să mă ajute în sarcinile esențiale, să lucrez cu clienții cu instrumentele pe care le-au ales și chiar să anulez funcțiile de bază ale afacerii, cum ar fi să fiu plătit , probabil că aș fi fugit în altă direcție.

A avea o afacere de scris independent înseamnă că trebuie să o iei în serios și să găsești instrumente care să te ajute să funcționeze fără probleme. Nu pot recomanda suficient de mult aceste 8 instrumente pentru freelanceri, dar rețineți că există o mulțime de opțiuni și majoritatea oferă teste gratuite - găsiți ceea ce funcționează cel mai bine pentru dvs. și nevoile dvs. specifice. Citește mai mult: locuri de muncă independente.

Căutați noi instrumente care să vă ajute la eficientizarea diferitelor sarcini de bază pentru afacerea dvs.? Începeți cu Wordable! Obțineți primele cinci exporturi gratuite aici .