5 pași pentru construirea unei platforme de comunicare în afaceri

O bună comunicare internă este un element critic pentru succesul oricărei afaceri. De fapt, un studiu a arătat că angajații dintr-un loc de muncă modern petrec aproximativ 80% din timp pe activități de colaborare. În această lume modernă a afacerilor, instrumentele de comunicare digitală sunt cheia pentru maximizarea acestor interacțiuni.

Postare conexă: Cum a schimbat tehnologia comunicarea în afaceri

Din păcate, majoritatea companiilor suferă de platforme interne fragmentate, deconectate. Un mic startup cu 5-10 angajați poate funcționa bine cu mesagerii obișnuiți, cum ar fi aplicațiile de e-mail sau de rețele sociale. Cu toate acestea, pe măsură ce angajați noi angajați și stabiliți o structură mai ramificată, veți avea nevoie de o platformă de comunicare internă specializată - una care să se încorporeze perfect în procesele dvs. existente și care este construită la comandă în funcție de cerințele angajaților dvs.

În plus, doriți o soluție, de exemplu, o soluție de apelare, pe care să o puteți încorpora în platforma dvs. de comunicare și care vă permite să vă conectați fără probleme cu clienții și clienții dvs. Dacă sunteți interesat, aruncați o privire la 1800 de numere de vânzare de către Call Cowboy.

Cu acest ghid cuprinzător, vom vorbi despre beneficiile unui instrument personalizat de comunicare în afaceri și despre cum ar trebui să construiți unul de la zero.

Beneficiile unei platforme de comunicare internă de afaceri

Construirea instrumentului de comunicare vă poate ajuta afacerea în numeroase moduri. Iată câteva dintre beneficiile software-ului personalizat de comunicare internă de afaceri:

1. O creștere a productivității

Principalul motiv pentru care o afacere ar trebui să dezvolte o platformă de comunicare corporativă este acela de a ajuta la creșterea productivității angajaților. Atunci când comunicarea este mai rapidă și mai ușoară, angajații tăi se pot concentra și pot petrece mai mult timp pe alte activități importante. Cu software-ul personalizat, angajații dvs. pot avea acces la cele mai recente actualizări și informații relevante care pot fi accesate cu ușurință de pe orice dispozitiv, oriunde și oricând.

Dacă doriți, puteți include și instrumente de colaborare, cum ar fi căsuțele de e-mail sau spații de lucru partajate în platforma dvs., care oferă posibilități noi pentru personalul dvs. Dacă aveți buget, automatizarea este o altă modalitate de a ajuta la creșterea productivității, automatizarea și simplificarea sarcinilor de rutină pentru a elibera timp pentru angajații dvs.

2. Experiență mai bună a angajaților la distanță

Locul de muncă modern necesită o transformare digitală totală, mai ales acum cu tendința de creștere a lucrului la distanță, datorită focarului de COVID-19. Dar, pe măsură ce pandemia începe să se atenueze și companiile încep să-și deschidă porțile din nou, majoritatea organizațiilor folosesc acum o configurație hibridă - o combinație de birou tradițional și lucru de la distanță.

În ambele cazuri, comunicarea internă fără probleme este esențială pentru afaceri, în special în cazul unui loc de muncă hibrid. Un instrument de comunicare personalizat vă poate ajuta la creșterea productivității, în același timp eficientizarea proceselor existente.

3. Procese mai eficientizate

Comunicarea corporativă implică de obicei mai multe canale în scopuri diferite. Acest lucru poate crea silozuri de comunicare și poate cauza deconectarea angajaților. Prin construirea unei platforme de comunicare internă personalizată, puteți crea o comunicare unificată în timp ce eficientizați procesele, eliminând nevoia de a comuta între diferite platforme și aplicații.

Drept urmare, angajații dvs. pot petrece mai puțin timp căutând datele și informațiile necesare. În schimb, pot obține tot conținutul actual esențial într-un singur loc.

Citește și: 7 pași pentru a recupera daune într-un proces de vătămare corporală

4. Promovați o cultură corporativă deschisă și transparentă

O platformă personalizată pentru comunicarea internă corporativă ajută la crearea unei culturi deschise și prietenoase pentru a împărtăși opinii și idei, precum și la cunoașterea colegilor și la creșterea încrederii și a camaraderiei.

Atunci când este dezvoltată corespunzător, o platformă de comunicare de afaceri poate fi, de asemenea, un loc pentru a răspândi și a promova cultura dvs. corporativă. Vă poate permite să postați anunțuri, să distribuiți fotografii corporative, să organizați ateliere online și evenimente virtuale sau să vă onorați personalul - toate acestea pot crește satisfacția, motivația și incluziunea la locul de muncă.

Cum să creezi o platformă de comunicare în afaceri

1. Alegeți o firmă de dezvoltare software cu experiență

Cu excepția cazului în care sunteți un programator cu un fundal riguros în dezvoltare de software, dezvoltarea platformei de comunicare înseamnă că trebuie să angajați sau să externalizați o firmă de dezvoltare de software pentru a construi o platformă de comunicare.

În calitate de responsabil pentru construirea software-ului tău de comunicare, vrei pe cineva cu suficiente cunoștințe. Luați în considerare să cereți proiecte anterioare și dacă au experiență în construirea soluției de care aveți nevoie. Verificați istoricul lor și citiți recenzii și mărturii despre serviciile lor.

Cea mai bună firmă de dezvoltare de software ar trebui să aibă, de asemenea, instrumentele și resursele potrivite necesare pentru a dezvolta o platformă de comunicare personalizată pentru compania dumneavoastră. Ar trebui să folosească cele mai recente tehnologii emergente pentru a construi produse software sigure și scalabile.

În plus, dezvoltarea software-ului poate dura luni până la finalizare. Aceasta înseamnă că veți lucra luni de zile cu o firmă de dezvoltare. Așadar, îți dorești o companie care să aibă o comunicare perfectă și transparentă și să te actualizeze constant cu privire la etapele proiectului.

Citește și: Înțelegerea rolului unui avocat într-un caz de vătămare corporală

2. Faceți-vă cercetarea

Odată ce găsiți dezvoltarea potrivită cu care să vă asociați, puteți începe să efectuați cercetări cu ei. Ca în cazul oricărui proiect, trebuie să începeți dezvoltarea platformei de comunicare de afaceri cu o planificare amănunțită. Tu și dezvoltatorul dvs. ar trebui să cercetați în detaliu situația și climatul pieței. În funcție de ciclul de viață al dezvoltării software pe care îl folosește compania de dezvoltare, procesul va varia.

În general, totuși, cercetarea pieței pentru software de comunicare corporativă necesită să răspundeți la aceste întrebări cheie:

Care sunt nevoile dvs. de afaceri pentru o platformă de comunicare?

O platformă personalizată de comunicare de afaceri vă permite să o personalizați perfect în funcție de nevoile dvs. de afaceri. Deci, întrebarea este acum care sunt acele nevoi?

Pentru a înțelege nevoile afacerii dvs., luați în considerare cine, ce și cum.

Cine va folosi software-ul? Este pentru anumite departamente sau o soluție la nivel de companie? Cum îl vor folosi angajații tăi? Au nevoie de o aplicație simplă de chat de grup pentru a rămâne conectați și pentru a împărtăși știrile companiei? Aveți nevoie de un instrument de management de proiect sau de colaborare pentru câteva departamente specifice pentru a accesa și a împărtăși idei și informații? Poate aveți nevoie de ceva special, cum ar fi o soluție de comunicare pentru managerii dvs. de top și membrii consiliului de administrație? Sau poate vrei totul?

Aveți nevoie de o soluție web, de o aplicație mobilă sau de ambele?

Odată ce v-ați determinat nevoile, trebuie să decideți dacă alegeți o soluție numai pentru web/mobil sau plănuiți să le acoperiți pe ambele pentru a permite comunicațiile de afaceri.

În general, biroul tradițional este format din computere desktop și laptopuri. Astfel, majoritatea soluțiilor de comunicare digitală pentru afaceri sunt adesea bazate pe web. Acestea fiind spuse, odată cu creșterea popularității lucrului de la distanță, aplicațiile mobile-first au crescut, de asemenea, semnificativ.

În cele mai multe cazuri, chiar și o platformă bazată pe web ar trebui să fie compatibilă cu dispozitivele mobile în zilele noastre. Cu toate acestea, cel mai bine este să le dezvoltați pe ambele (cu condiția să aveți buget), permițându-vă să vă ocupați de un loc de muncă hibrid.

Care sunt KPI-urile dvs. de succes?

Setarea KPI-uri clare de succes vă permite să înțelegeți mai bine cele mai bune caracteristici de care aveți nevoie pentru a le atinge. Lista exactă de valori pe care trebuie să o setați va depinde de nevoile dvs. de afaceri. Cu toate acestea, în general, KPI-urile de succes ale unei platforme eficiente de comunicare în afaceri pot include:

Citește și: Celebrități și poveștile lor neașteptate cu jocurile de noroc!

1. Valoarea implicării

Aceasta se referă la modul în care angajații vor interacționa cu platforma și sunt implicați în activități de comunicare corporativă și socială. De exemplu, poate include deschidere, răspuns, clic și alte valori relevante.

2. Metrica comportamentală

Aceasta se referă la modul în care soluția influențează comportamentele, atitudinile și opiniile angajaților. Aceasta poate include nivelul de satisfacție și încredere, rata medie de răspuns și multe altele.

3. Măsurarea productivității

Aceasta se referă la modul în care platforma crește productivitatea și angajații din cadrul companiei. Unele exemple pot include cât de mult timp se economisește datorită comunicării interne îmbunătățite sau cât de rapidă decurge comunicarea și colaborarea.

Rețineți că mai multe întrebări vor apărea în timpul etapei de cercetare. Majoritatea firmelor de dezvoltare vă pot ajuta să schițați tot ce trebuie să știți despre un proiect în prima etapă de dezvoltare. Așadar, acordați-vă timp pentru a discuta despre opțiunile și nevoile dvs. cu compania de dezvoltare aleasă.

3. Stabiliți un hub central

Orice instrument eficient de comunicare internă necesită un hub central, care să servească drept fundație pentru nevoile dumneavoastră de colaborare și comunicare.

În acest caz, luați în considerare utilizarea unui intranet. Acționează ca un hub digital centralizat la locul de muncă pentru angajații dvs., integrând toate sistemele existente. De asemenea, facilitează gestionarea comunicării și a conținutului pentru personalul administrativ, făcând în același timp mai convenabil pentru restul angajaților tăi să găsească informațiile necesare și să se conecteze între ei.

Permite un loc în care poate începe toată colaborarea și comunicarea și permite utilizatorilor să se conecteze la trei niveluri diferite: personal, local și global.

În general, dezvoltarea dvs. de software vă poate ajuta în configurarea intranetului companiei dvs., în conformitate cu dezvoltarea platformei dvs. de comunicare.

4. Luați în considerare caracteristicile de care aveți nevoie

Am menționat anterior că dezvoltarea platformei dumneavoastră de comunicare vă permite să vă potriviți perfect nevoilor companiei dumneavoastră. Astfel, funcționalitatea acestuia poate fi, de asemenea, adaptată. Acest lucru face lista de caracteristici potențiale destul de mare.

Citește și: Rentabilitatea investiției în marketingul de conținut: care metode obțin recompense?

Mai jos sunt câteva dintre cele mai comune caracteristici ale unei platforme de comunicare internă. Rețineți că, cu cât aveți mai multe caracteristici, cu atât costul dezvoltării software va fi mai mare.

1. Incorporare

Ideea din spatele integrării este de a ajuta utilizatorii să ghideze, arătând care sunt principalele caracteristici și cum să le folosească. Pe măsură ce construiți o platformă de comunicare, puteți implementa un proces de onboarding în diferite moduri, cum ar fi un scurt videoclip introductiv sau câteva capturi de ecran ale platformei și ale caracteristicilor sale cheie.

2. Profiluri

Comunicarea internă se bazează pe transparență. Astfel, vrei ca angajații tăi să se poată autentifica și să se identifice. Procesul de înregistrare nu ar trebui să fie diferit de alte aplicații în care utilizatorii își pot furniza e-mailul sau numărul de telefon. Sau puteți alege să lăsați administratorii să creeze profiluri de angajați. Profilul lor trebuie să includă informațiile necesare, cum ar fi fotografia, numele, departamentul, funcția, detaliile de contact și informații non-muncă, cum ar fi hobby-uri, care pot fi utile în îmbunătățirea relațiilor cu angajații.

3. Hrănire

Aici vor fi postate toate informațiile - anunțuri, realizări, proiecte curente, actualizări de viață corporativă și multe altele. Ar trebui să includeți funcționalități care vă permit să fixați anunțuri importante, astfel încât toată lumea să le poată vedea. De asemenea, puteți include un sistem de filtrare, astfel încât angajații să poată sorta postările după relevanță.

4. Biblioteca

Una dintre problemele cheie de comunicare pentru angajați este găsirea fișierelor potrivite. A avea o bibliotecă de fișiere partajate poate ajuta angajații să stocheze totul într-un singur loc și să o acceseze oricând au nevoie.

5. Grupuri

Această caracteristică este necesară pentru a ajuta anumite departamente să creeze un grup dedicat pentru a partaja informații specifice echipei. Anunțurile și alte informații pot fi postate astfel încât numai membrii grupului să le poată vedea și accesa.

6. Chat și apel video

Funcționalitatea de mesagerie instantanee și apeluri video este o necesitate pentru orice platformă modernă de comunicare de afaceri. Este esențial să existe funcții de mesagerie directă între utilizatori. Funcția de apel video permite, de asemenea, echipelor de la distanță să organizeze întâlniri și conferințe virtuale.

7. Partajarea fișierelor

Acest lucru este necesar pentru orice comunicare de afaceri. În funcție de nevoile afacerii dvs., partajarea unui tip de fișier poate fi suficientă, dar este mai bine dacă platforma dvs. poate accepta mai multe tipuri de fișiere.

8. Notificări

Notificările sunt necesare pentru a se asigura că angajații nu pierd niciun mesaj sau anunț important atunci când aplicația rulează în fundal.

9. Controale admin

Controlul administrativ este o caracteristică importantă de securitate. Vă permite să atribuiți un administrator care monitorizează comunicațiile interne, adaugă sau elimină angajați, modifică nivelurile de acces și multe altele.

10. Integrari

Opțiunea de a putea adăuga și integra aplicații terță parte permite o potrivire perfectă cu soluția dvs. existentă. De asemenea, ajută la economisirea costurilor. De exemplu, în loc să dezvoltați o funcție pentru editarea documentelor în colaborare, puteți integra pur și simplu serviciile existente pe care le utilizați deja, cum ar fi Dropbox sau Office 365.

Citește și: De ce să studiezi afaceri și management

5. Stabiliți un buget

O platformă de comunicare în afaceri nu este ieftină. Dacă mergeți pe traseul personalizat, trebuie să puneți deoparte o cantitate semnificativă din buget. În general, dezvoltatorul vă poate ajuta la planificarea platformei dvs. pentru a se potrivi bugetului stabilit.

Acestea fiind spuse, iată câțiva factori care afectează dezvoltarea comunicării:

• Tipuri de experți de care aveți nevoie (manager de proiect, dezvoltator Android/iOS, dezvoltatori web etc.)
• Durata dezvoltării
• Funcționalitate și caracteristică
• Design (interfață prefabricată sau realizată de la zero)
• Platforme (aplicație web sau mobilă)

La pachet

Comunicarea în afaceri continuă să evolueze pe măsură ce conectivitatea socială se schimbă. Astăzi, pentru a construi un mediu de afaceri transparent și colaborativ, o platformă dedicată de comunicare de afaceri este mai critică ca niciodată.

Acesta este motivul pentru care dezvoltarea software-ului de comunicare în afaceri devine din ce în ce mai populară pentru a oferi angajaților tăi o platformă care este concepută special pentru nevoile lor, precum și care se potrivesc perfect cu fluxurile de lucru existente - ceva ce soluțiile prefabricate cu greu pot oferi.

Cu un instrument personalizat de comunicare internă corporativă, afacerea dvs. poate profita de numeroase beneficii, în special de creșterea productivității generale. Iar o afacere cu angajați productivi este o organizație de succes.