5 pași simpli pentru trimiterea de e-mailuri la rece B2B conform GDPR

1. Perspective adecvate și relevante

Generarea de clienți potențiali și prospectarea implică practic date personale atunci când se realizează campanii de e-mail la rece b2b. Pe de altă parte, GDPR nu împiedică oamenii să prospecteze sau să colecteze clienți potențiali, ci doar cere un nivel mai mare de acuratețe și grijă din partea prospectorilor. Conform GDPR, datele cu caracter personal colectate trebuie să fie adecvate și relevante pentru scopul prelucrării lor.

Prin urmare, trebuie să luați în considerare doi factori:

• caracterul adecvat al datelor dvs. (adică de câte date aveți nevoie cu adevărat pentru ceea ce sperați să realizați?)
• și relevanța datelor dvs. (adică datele pe care le colectați sunt datele corecte pentru nevoile dvs.?)

Pentru a vă asigura adecvarea, colectați numai date care sunt strict necesare pentru dvs. în calitate de procesator de date. Mai simplu, nu colectați informații dacă nu intenționați să le utilizați.

Pentru a asigura relevanța, dacă vizați persoana potrivită, nici un potențial nu ar trebui să se întrebe de ce i-ați trimis prin e-mail.

Dacă prospectul tău este surprins să audă de la tine, sunt oportunitățile pe care le-ai adunat relevante? Asigurați-vă că sunteți foarte precis în selectarea potențialilor dvs. ideali și adaptați-vă campaniile pentru aceștia.

2. Explicarea interesului dvs. legitim

Dacă prospectul tău încă reacționează negativ la cel mai bun e-mail rece, este timpul să îi explici motivul din spatele e-mailului tău. Adesea, agenții de marketing b2b și membrii echipei de vânzări nu sunt familiarizați cu interesul legitim.

The „Interes legitim” acoperă o gamă largă de interese, fie că sunt ale companiei, ale terților, comerciale sau din motive societale mai ample. Potrivit surselor oficiale GDPR, interesul legitim este cea mai flexibilă dintre bazele legale ale GDPR pentru prelucrarea datelor cu caracter personal.

Teoretic, o organizație poate folosi date personale la care persoana vizată s-ar aștepta. Acest aspect acoperă și nu se limitează la:

• Utilizarea datelor despre clienți sau angajați
• Marketing
• Prevenirea fraudei
• Transferuri intra-grup
• securitate IT

Dar, înainte de a apela la Interesul Legitim și de a începe să trimiteți spam persoanelor cu e-mailuri b2b reci, trebuie să vă asigurați că acest lucru este aplicabil. Ceea ce ar trebui să faceți și să nu evitați niciodată înainte de campania de informare prin e-mail rece este să:

• Cercetați profilul LinkedIn și/sau site-ul web al companiei pentru a vedea dacă ar beneficia de produsul sau serviciul dvs
• Solicitați recomandări din rețeaua dumneavoastră profesională
• Verificați dacă există investiții/finanțări recente dacă oferta dvs. sprijină creșterea

Este important să faceți câteva cercetări de fundal despre potențialii dvs. în primul rând și să oferiți un context simplu în e-mailurile dvs. și să nu le loviți cu un mesaj plictisitor.

Pentru a include interes legitim în e-mailurile dumneavoastră reci și pentru a fi conform GDPR, este important să includeți trei informații cheie:

• O declarație prin care îl informează pe destinatar cum le-ați prelucrat datele.
• O scurtă explicație a motivului pentru care o procesați.
• Instrucțiuni pe care destinatarul e-mailului dumneavoastră le poate urma pentru a modifica datele pe care le procesați sau pentru a solicita ștergerea datelor dumneavoastră din lista dumneavoastră.

3. Faceți rapid și ușor să vă dezabonați/renunțați

Dacă sunteți implicat în trimiterea de campanii de e-mail la rece, trebuie să îi informați pe potențialii dvs. cum să-și exercite dreptul la ștergere. Cu alte cuvinte, trebuie să sfătuiți oamenii cu privire la o modalitate simplă de a renunța.

O modalitate de a automatiza acest proces este să includeți un link de dezabonare la subsolul copiei dvs. de e-mail. Alternativ, puteți adăuga un text în partea de jos a e-mailului dvs., anunțându-vă potențialul că, dacă nu este interesat și nu dorește să mai audă de la dvs., atunci poate răspunde „nu, mulțumesc” și detaliile lor vor fi eliminate din listă. .

Cea mai importantă fațetă a renunțării este că este clar, ușor de urmărit și orice solicitare este îndeplinită fizic.

Aceasta înseamnă că atunci când cineva îți cere să-i ștergi datele, tu le ștergi!

Prin urmare, este vital să creați o listă „nu contactați” a companiilor și persoanelor care au renunțat, pentru a vă asigura că nu sunt contactați din nou.

4. Curățați și mențineți regulat baza de date

Ca o extensie a eliminării potențialilor care au renunțat sau s-au dezabonat, GDPR prevede că nu trebuie să păstrați informații luni și luni sau să păstrați informații incorecte. Prin urmare, trebuie să vă curățați CRM-ul în mod regulat de clienții potențiali inactivi. De asemenea, trebuie să verificați dacă informațiile dvs. de contact sunt actualizate.

5. Pregătiți răspunsuri la plângeri și întrebări GDPR

În cele din urmă, așteptați-vă la unele răspunsuri sau reacții nefavorabile din partea potențialilor dvs. Confidențialitatea este un subiect uriaș și unii oameni nu vor fi fericiți să fi primit e-mailurile tale (rece), chiar dacă sunt conforme cu GDPR. Prin urmare, așteptați câteva întrebări precum:

„Ce drepturi ai să-mi trimiți un e-mail?”

Chiar dacă v-ați trimis e-mailul la o adresă de e-mail corporativă, adresându-vă companiei clientului potențial, acesta va conține în continuare numele cuiva, ceea ce îl face personal. Prin urmare, interesul tău legitim trebuie să fie adus în prim-plan. Dacă produsul/serviciul dvs. nu are legătură în mod specific cu prospectul dvs., atunci explicați motivul (motivele) pentru care l-ați considerat o persoană relevantă cu care să intrați în contact.

Ar putea fi profilul lor LinkedIn, site-ul lor web sau un articol recent distribuit legat de obiceiurile lor de lectură online.

Un răspuns tipic ar putea fi:

„Am colectat și prelucrat datele dumneavoastră pe baza unui interes legitim. Având în vedere cât de benefic a fost (produsul/serviciul) nostru pentru (profilul companiei/profilul potențialului) în trecut, am crezut că oferta noastră vă este de folos.”

„De unde mi-ai luat informațiile?”

O altă întrebare așteptată. Explicați unde le-ați găsit datele, de ce ați crezut că este o persoană potrivită de contactat și de ce ați crezut că ar fi interesat de oferta dvs. O mulțime de date sunt informații disponibile public sau deschis, adică site-uri web, directoare online etc.

De obicei, ați putea răspunde:

„Am găsit profilul dvs. pe LinkedIn, deoarece vă potriviți profilului nostru tipic de client. Am ghicit apoi adresa ta de e-mail folosind informații disponibile public și am rulat-o printr-un instrument de verificare online.”

„Ce informații deții despre mine?”

GDPR pune în aplicare dreptul oamenilor de a fi informați și dreptul de acces (subiect cerere de acces), ceea ce înseamnă că, dacă vi se cere, trebuie să furnizați informațiile pe care le-ați colectat și modul în care au fost procesate.

Un răspuns model ar putea fi:

„Numele dumneavoastră, adresa de e-mail, numele companiei și titlul postului sunt singurele date pe care le deținem. În conformitate cu drepturile dumneavoastră, vom șterge acest lucru din baza noastră de date dacă nu sunteți interesat de serviciile noastre sau doriți să facem acest lucru. Datele dumneavoastră nu sunt păstrate în alte baze de date sau revândute.”

Acum că știți despre elementele de bază înainte de a vă trimite e-mail-uri b2b și cum să rămâneți în zona de siguranță, este timpul să facem o listă de verificare cu cele mai importante lucruri pe care trebuie să le acoperiți pentru copia dvs. de e-mail în ceea ce privește GDPR:

1. Linii de subiect

Primul lucru pe care oamenii îl văd în căsuța lor de e-mail sunt multe rânduri de propoziție îngroșate. Cum poți fi remarcat între toate aceste linii de subiect ale e-mailului? Desigur, vă pregătiți subiectele captivante! Liniile de subiect mai scurte cu emoji intrigant s-au dovedit a crește ratele de deschidere și de răspuns. Asigurați-vă că ați gâdilat interesul chiar la începutul activității dvs. la rece.

2. Păstrați-vă copia e-mailului direct

Șablonul tău de informare la rece nu este un eseu! Gândiți-vă la experiența clienților ca fiind ghidul dvs. atunci când vă creați șablonul de e-mail rece b2b. E-mailurile mai scurte păstrează atenția clientului cu atât mai mult timp (și după cum știm cu toții, este foarte scurt când vine vorba de citirea e-mailurilor reci).

Încercați să nu prezentați un produs nou sau să nu prezentați o opțiune de probă gratuită a serviciului dumneavoastră în primul e-mail. În schimb, prezentați-vă rapid, explicați-le de ce îi contactați și doar introduceți beneficiul comunicării reciproce. Salvați argumentul de vânzare pentru urmărirea dvs.

3. Nu folosiți link-uri excesive

Cele mai bune practici de e-mail la rece spun că nu folosiți deloc linkuri! Dar atunci când aveți nevoie, rămâneți la adrese URL sigure, de preferință scurtați-le la pagini de destinație care conțin toate informațiile necesare pentru ceea ce oferiți. S-a dovedit că linkurile marchează e-mailurile ca spam, așa că evitați-le pe cât posibil, dacă doriți ca e-mailurile dvs. să fie marcate ca salvate.

4. Verificați dacă momentul este corect

Când vă trimiteți mesaje de vânzări, trebuie să vă asigurați că faceți acest lucru la momentul potrivit. Perspectivii B2B sunt mai puțin iritați de e-mailurile de vânzări atunci când sunt în creștere pozitivă în cadrul companiei, recrutează sau împărtășesc povești de succes și studii de caz cu clienții lor sau când au doar timp liber.

Pentru a cunoaște cel mai bun moment, ar putea fi necesar să verificați activitatea lor recentă pe profilurile rețelelor sociale sau să utilizați platforme care oferă informații financiare și arată declanșatorii de vânzări pentru o companie. Atingerea celui mai bun moment este crucială pentru o campanie de e-mail rece de succes.

Puteți oricând să întrebați destinatarul când ar fi cel mai bun moment pentru a-l contacta.

5. Hiperpersonalizarea este cheia

Cu toții trebuie să recunoaștem: oricine primește un e-mail irelevant care pare trimis de la un bot, și nu o persoană, devine iritat. Și de ce? Pentru că știm cu toții că nu a fost depus niciun efort pentru a crea acele e-mailuri și totuși unii oameni încă o fac. Dar nu renunțați încă la automatizarea e-mailului.

Puteți face în continuare automatizări ale e-mailurilor care par a fi umane, prezintă relevanță și vizează persoanele potrivite. Hiperpersonalizarea vă va aduce rate de clic mai mari și vă va aduce o campanie de succes B2B de sensibilizare la rece dacă o faceți cu instrumentele potrivite și cu datele B2B potrivite.

Ce zici să folosești imagini personalizate care afișează logo-ul companiei clientului tău? Sau următorul tău e-mail conține o poză cu tine, împărțind practic o cafea cu potențialul tău, care are numele lor pe ea?

Posibilitățile de hiper-personalizare sunt nesfârșite, trebuie doar să-ți folosești creativitatea și să nu trimiți e-mailuri tipice b2b rece, care îți vor limita procesul de vânzare.

Concluzie

Prima facie, s-ar putea să pară multă muncă să fii în conformitate cu GDPR atunci când trimiți e-mailuri reci, dar prin generatorii de clienți potențiali adăugând un nivel mai mare de adecvare, relevanță și acuratețe, tot ceea ce faci este să adaugi câteva modificări procesului tău actual de e-mail. pentru a vă asigura că dvs., ca expeditor, sunteți pe deplin conform.

Acordați-vă timp atunci când vă creați o copie rece de e-mail b2b. Mai puține cuvinte pot spune mai mult.

Iată 10 șabloane de e-mail B2B gata făcute, care nu numai că sunt conforme GDPR, ci sunt și foarte bine direcționate.