5 Cele mai bune practici pentru a crea un manual eficient pentru angajat

Fiecare companie de astăzi va avea politicile, regulile și procedurile sale care guvernează munca și practicile angajaților săi. În unele cazuri, va fi suficient să spuneți echipei dvs. de ce aveți nevoie pentru a face acest lucru. Cu toate acestea, acest lucru nu funcționează întotdeauna.

Partajarea verbală a politicilor companiei dvs. poate duce la confuzie și la aplicarea inconsecventă. Dacă echipa ta nu este informată cu privire la drepturile, responsabilitățile și așteptările tale, nu te poți aștepta să le urmeze, nu-i așa?

Ai nevoie de un manual al angajaților pentru a face totul disponibil și clar pentru echipa ta. În acest articol, veți afla de ce este important acest lucru și cum puteți crea unul grozav.

De ce este important să ai un manual pentru angajați

Un manual bun al angajatului va conține tot ce are nevoie angajatul pentru a lucra eficient în companie. Aceasta poate include totul, de la reguli și reglementări la legile referitoare la munca lor și la normele sociale stabilite pentru ei.

Sectorul Enterprise enumeră principalele motive pentru care companiile au nevoie de manuale pentru angajați, pe baza a ceea ce includ acestea:

• Definiți misiunea, cultura și valorile companiei. Acest lucru le va arăta angajaților cum pot contribui la obiectivele dvs. de afaceri și vă vor menține misiunea transparentă.
• Definiți așteptările și politicile companiei. Toți cei care lucrează în compania dvs. ar trebui să fie la curent cu așteptările dvs. de la ei. Aceasta include fiecare detaliu, de la când și unde vor funcționa până la ce fel de reguli aveți.
• Explicați-vă resursele și sprijinul. Angajații ar trebui să știe ce resurse sunt disponibile și de unde pot obține sprijin.
• Enumerați beneficiile companiei. Acest lucru va motiva echipa și va promova egalitatea la locul de muncă.
• Minimizați conflictele și riscurile. În cele din urmă, manualul va servi drept protector legal al riscurilor, cum ar fi procese și pretenții.

Cele mai bune practici pentru manualul angajaților dvs

Acum că știți de ce este important acest lucru, să trecem la partea acționabilă – cele mai bune practici care vă vor ajuta să creați un manual excelent pentru angajați.

1. Includeți toate elementele importante în manualul dvs

Crearea unui manual pentru angajați este o activitate în curs, dar prima versiune a acestuia va fi cea mai dificilă pentru dvs. Sunt multe de inclus, așa că este firesc să nu știi de unde să începi.

Când începeți să vă creați manualul, vă ajută să vă gândiți la el ca la scrierea unui manual. Ideea este să includeți fiecare aspect important al lucrului în compania dvs., să răspundeți la întrebările frecvente pe care le-ar putea avea angajații și să fiți transparent cu privire la planurile companiei dvs. .

Administrația pentru Afaceri Mici din SUA are un ghid foarte util cu lucruri pe care trebuie să le includă manualul angajaților. Poate doriți să utilizați această listă pentru a începe cu a dvs.:

• Programe de lucru
• Compensații și beneficii ale angajaților
• Informații generale de angajare
• Acorduri de nedezvăluire
• Politici anti-discriminare și politici de concediu
• Secția computere/tehnologie
• Siguranță și securitate la companie
• Standarde și așteptări în ceea ce privește conduita

Desigur, aceasta este doar o listă generală care include unele dintre cele mai frecvent adăugate lucruri la aceste manuale. Nu trebuie să te oprești la asta. Ceea ce includeți în manualul dvs. va depinde de compania dvs., de așteptările dvs. și de sarcinile pe care le aveți pentru echipă.

Indiferent ce considerați că este important sau oferă valoare echipei, îl puteți include în manualul angajatului.

Este posibil să nu o faceți corect de prima dată, dar amintiți-vă – puteți oricând să vă modificați și să îmbunătățiți manualul angajaților. Aceasta este o lucrare în desfășurare și, deși prima schiță este cea mai grea, editarea ulterioară este mult mai ușoară.

2. Utilizați un blog intern pentru a împărtăși cunoștințe

O idee grozavă ar fi să ai un blog intern al companiei în care să-ți postezi manualul angajaților. Acest lucru va permite angajaților să acceseze ghidurile oricând doresc și din orice loc. De asemenea, vă va permite să modificați manualul ori de câte ori este necesar și să distribuiți știri și actualizări într-un singur loc.

Un blog intern pe care doar echipa ta îl poate accesa este o modalitate excelentă de a promova comunicarea și schimbul de cunoștințe la locul de muncă . Acesta este locul cel mai natural și potrivit pentru manualul dvs.

Puteți crea o pagină de manual în blogul dvs. și o puteți conecta la resurse utile, știri, fișiere pe care echipa dvs. le poate descărca, instrumente pe care le poate accesa pentru a rezolva o problemă etc. A face manualul dvs. digital și disponibil este cea mai bună modalitate de a vă asigura că toată lumea are acces. la informații – ori de câte ori au nevoie.

3. Oferiți soluții în plus față de reguli

Cel mai important scop al manualului angajatului este de a facilita comunicarea internă . Acestea fiind spuse, ar trebui să vă asigurați că manualul dvs. conține instrucțiuni privind rezolvarea problemelor tehnice legate de activitatea lor, cum ar fi utilizarea hardware-ului și software-ului corporativ, procedurile de conectare, accesul la resurse comune etc.

Multe companii fac greșeala de a introduce reguli în manualul lor fără a le spune angajaților cum să-și rezolve problemele atunci când acestea se întâmplă.

Să presupunem că angajații tăi au probleme cu viteza computerului lor după instalarea unui nou macOS. Tot ce trebuie să facă este să se consulte manualul dumneavoastră pentru a găsi instrucțiunile de accelerare Ventura care să îi ajute să rezolve această problemă și să accelereze dispozitivul.

Astfel de instrumente sunt vitale pentru toate companiile, în special pentru afacerile de la distanță, deoarece ajută la economisirea timpului valoros de asistență IT. Pentru a fi mai mult, menține echipa eficientă, mai ales în primele săptămâni după ce a fost angajat la compania ta.

4. Asigurați-vă că arată bine

Manualele angajaților ar putea conține informații importante, dar haideți să fim reali – sunt un adevărat ucigaș de dispoziție! Nu este nimic distractiv la un manual plin cu reguli și reglementări.

Echipa ta nu va fi încântată să citească acest document și va fi și mai puțin încântată atunci când îl va parcurge pentru a găsi o informație.

Deci, nu este vorba doar despre ceea ce includeți în el, ci și despre modul în care îl prezentați. Dacă doriți ca acest lucru să funcționeze, trebuie să îl faceți simplu , captivant și clar pentru cititori.

Să începem cu ceva simplu și clar. Cu excepția cazului în care toți cei care lucrează pentru tine au experiență juridică, ei nu vor înțelege secțiunea complexă privind legile statului sau federale privind angajarea. Aceasta înseamnă că nu îl poți copia cuvânt cu cuvânt și să te aștepți ca ei să-și dea seama. În schimb, cereți pe cineva din echipa dvs. juridică să o facă mai clară și mai interesantă.

Urmează apariția manualului tău. Acordați o atenție deosebită formatelor pe care le utilizați și introduceți câteva elemente vizuale pentru a menține piesa mai captivantă dacă puteți. O imagine poate spune o mie de cuvinte, mai ales dacă împărtășiți instrucțiuni despre rezolvarea unei probleme, realizarea unui lucru sau urmarea unei proceduri pas cu pas.

Aspectul este crucial în astfel de documente. Pentru a face conținutul ușor de scanat și pentru a le permite angajaților să găsească imediat informațiile de care au nevoie, adăugați o mulțime de titluri și subtitluri, folosiți mult spațiu alb și adăugați puncte ori de câte ori este posibil.

Luați în considerare acest lucru – un angajat are o problemă sau se îndoiește cu privire la ceea ce poate sau nu poate face. Ei decid să deschidă manualul angajatului. Dacă este un document cu puțin spațiu alb și format slab, ei vor cheltui mereu încercând să găsească informațiile de care au nevoie. Dacă aveți titluri și puncte, acest lucru va fi mult mai ușor.

5. Editați-l în mod regulat

Aceasta nu este o sarcină unică. Multe companii folosesc același manual fără a schimba nimic ani de zile, dacă nu decenii. Ceea ce a funcționat înainte s-ar putea să nu funcționeze acum. Angajatorii își schimbă așteptările, la fel și angajații. Ca să nu mai vorbim că legile și politicile se schimbă. Poate ați uitat să adăugați ceva înainte sau ați decis să faceți excepții.

Manualul angajatului este un document formal la care toată lumea are acces și trebuie să-l respecte. Ca atare, trebuie să includă întotdeauna informații relevante și actualizate. Acest lucru vă va câștiga mai mult respect din partea angajaților dvs. și vă va ajuta să evitați probleme nesfârșite.

Pentru a fi în siguranță, programați revizuiri periodice ale manualului dvs. Luați notițe când aveți modificări pe care doriți să le adăugați și reveniți la acele note în timpul acestor recenzii. Când examinați manualul, acordați-vă timp pentru a examina legile care s-ar fi putut modifica de la ultima actualizare. Legile se schimbă în mod constant, așa că ați putea dori să vă consultați echipa juridică pentru a evita greșelile și procesele costisitoare.

Gânduri finale

Aveți deja un manual al angajaților? Dacă o faci, are totul pe această listă? Aveți informații relevante în el și le păstrați actualizat?

Parcurgeți din nou aceste sfaturi și aflați ce vă lipsește manualul. Ai grijă de el cât mai curând posibil și asigură-te că este disponibil pentru echipa ta ori de câte ori are nevoie.