4 Ce să faci și ce să nu faci de automatizarea proceselor de afaceri\u00a0

Căutați modalități de a economisi timp și de a crește eficiența proceselor dvs. de afaceri? Dacă da, te-ai gândit încă să automatizezi anumite sarcini? Automatizarea proceselor de afaceri poate fi un instrument excelent.

Automatizarea proceselor de afaceri (BPA) este utilizarea tehnologiei pentru automatizarea sarcinilor și proceselor organizaționale. Poate fi folosit pentru a eficientiza serviciul pentru clienți și pentru a crea procese de flux de lucru mai eficiente. Permite computerelor să preia anumite aspecte ale unui job sau proces, astfel încât acesta să poată fi finalizat rapid și precis, fără a se baza pe munca manuală. Prin automatizarea sarcinilor banale, BPA eliberează resurse care pot fi alocate în altă parte a afacerii.

Automatizarea este unul dintre cele mai puternice instrumente disponibile pentru afaceri astăzi. Poate ajuta la eficientizarea operațiunilor, la reducerea costurilor și la îmbunătățirea serviciului pentru clienți. Cu toate acestea, proprietarii de afaceri ar trebui să înțeleagă ce trebuie și ce nu trebuie să facă în automatizarea proceselor de afaceri pentru a profita la maximum de ea.

Una dintre componentele cheie ale automatizării de succes a proceselor de afaceri este software-ul de management al deciziilor . Permite companiilor să ia decizii rapid și precis, pe baza unor informații bazate pe date, care pot fi de neprețuit pentru a ajuta companiile să rămână competitive pe o piață în continuă schimbare. Atunci când implementați BPA, trebuie respectate unele lucruri de făcut și de evitat pentru a vă asigura că este utilizat eficient și cu succes.

The Dos

• Automatizați sarcini lungi și repetitive

Automatizarea sarcinilor lungi și repetitive este unul dintre beneficiile principale ale automatizării proceselor de afaceri. Atunci când o companie folosește tehnologia pentru a gestiona aceste tipuri de funcții, poate economisi timp și bani și poate reduce probabilitatea erorilor.

Automatizarea sarcinilor repetitive poate, de asemenea, elibera angajații să se concentreze pe sarcini mai complexe și mai strategice, ceea ce duce la creșterea productivității și a satisfacției în muncă. Unele dintre funcțiile care pot fi automatizate includ introducerea datelor, gestionarea documentelor și programarea. Rețineți că nu toate sarcinile sunt potrivite pentru automatizare. Deci, trebuie să evaluați fiecare proces pentru a determina dacă automatizarea v-ar beneficia.

• Combină automatizarea cu supravegherea umană

Fără îndoială, automatizarea poate face față sarcinilor repetitive și consumatoare de timp. Cu toate acestea, anumite funcții necesită expertiză și judecată umană. Companiile pot combina automatizarea cu supravegherea umană pentru a se asigura că procesele esențiale sunt gestionate cu acuratețe și eficient.

Mai mult, combinarea poate crește productivitatea și satisfacția membrilor echipei prin eliminarea sarcinilor monotone și permițându-le să se concentreze pe o muncă mai complexă. Trebuie să evaluați fiecare proces pentru a determina dacă necesită supraveghere umană și cum să-l implementați în cel mai bun mod pentru a obține cele mai bune rezultate.

• Prioritizează procesele pentru automatizare în funcție de impact și fezabilitate

Companiile ar trebui să prioritizeze procesele pentru automatizare pe baza impactului și fezabilității acestora. Aceasta înseamnă identificarea strategiilor care sunt esențiale pentru afacere, consumă o cantitate semnificativă de timp și resurse și pot fi automatizate cu ușurință. Această abordare poate ajuta la asigurarea faptului că automatizarea este implementată cu succes și că afacerea poate realiza toate beneficiile automatizării în timp.

Prin concentrarea asupra proceselor care au un impact mare asupra afacerii, sunt fezabile din punct de vedere tehnic și au o rentabilitate bună a investiției, companiile se pot asigura că automatizarea este implementată strategic și eficient din punct de vedere al costurilor.

• Eliminați treptat procesele manuale

Automatizarea tuturor proceselor simultan poate fi copleșitoare și dificil de gestionat. Ca rezultat, doriți să eliminați treptat procesele manuale. Făcând acest lucru, companiile se pot asigura că automatizarea este implementată cu succes și că angajații au timp să se adapteze la schimbări.

Începeți cu procese simple care vor avea cel mai mare impact și care pot fi ușor automatizate. Odată ce aceste procese au fost automatizate, companiile pot trece la operațiuni mai complexe. Această abordare permite companiilor să vadă din timp beneficiile automatizării. În plus, poate ajuta la construirea de suport pentru proiectul de automatizare.

Ce nu trebuie

• Nu vă așteptați la rezultate fără erori

Nu este realist să ne așteptăm la rezultate fără erori de la automatizarea proceselor de afaceri. Sistemele automate, ca orice alt sistem, pot face erori. Din acest motiv, ar trebui să aveți un plan în vigoare pentru a le rezolva. Sistemele automate pot face erori din cauza erorilor software, a introducerii incorecte a datelor sau a modificărilor neașteptate ale procesului.

Companiile ar trebui să aibă sisteme de monitorizare și testare a procesului automatizat pentru a identifica și aborda erorile pe măsură ce apar. Aceasta poate include examinarea umană a unui eșantion aleatoriu al procedurii automate pentru a asigura acuratețea acesteia sau utilizarea analizei datelor pentru a identifica tiparele de erori.

• Nu vă bazați prea mult pe automatizare

Afacerile nu ar trebui să se bazeze prea mult pe automatizare. În timp ce automatizarea poate oferi beneficii semnificative, trebuie să recunoașteți că sarcinile specifice necesită expertiză și judecată umană. Bazându-se în exces pe automatizare, companiile pot deveni inflexibile și incapabile să răspundă la schimbări neașteptate.

Companiile ar trebui să încorporeze o abordare hibridă de automatizare cu supraveghere umană pentru a evita dependența excesivă de automatizare. Această abordare poate ajuta la asigurarea faptului că procesele esențiale sunt gestionate cu acuratețe și eficient, permițând în același timp angajaților să-și folosească abilitățile și raționamentul.

• Nu stabiliți așteptări nerealiste cu privire la rentabilitatea investiției

În ciuda faptului că automatizarea oferă beneficii semnificative, este totuși important să aveți așteptări realiste cu privire la potențialul ROI. Trebuie să știți că rentabilitatea investiției automatizării poate să nu fie imediată și ar putea dura timp pentru ca economiile să se materializeze.

De asemenea, companiile ar trebui să ia în considerare toate costurile asociate cu automatizarea, inclusiv tehnologia, implementarea și costurile de întreținere. Aceste costuri ar trebui luate în considerare în calculele rentabilității investiției.

Având așteptări realiste cu privire la rentabilitatea investiției în automatizare, companiile se pot asigura că iau decizii informate cu privire la proiectul de automatizare și că pot măsura succesul proiectului în timp.

• Nu reduceți la alte soluții

Oricât de mult automatizarea afacerii poate fi un instrument puternic pentru creșterea eficienței și reducerea erorilor, este esențial să luați în considerare alte soluții înainte de a automatiza un proces. În timp ce automatizarea poate gestiona sarcini repetitive și consumatoare de timp, alte soluții pot fi mai rentabile sau mai eficiente. De exemplu, un proces care provoacă întârzieri poate fi rezolvat prin reproiectarea sau optimizarea procesului, mai degrabă decât prin automatizare. Sau un proces care consumă multe resurse ar putea fi externalizat către un furnizor terț.

Evaluați procesul actual și luați în considerare toate soluțiile potențiale înainte de automatizare. Luând în considerare toate soluțiile posibile, companiile se pot asigura că aleg cea mai bună opțiune pentru îndeplinirea scopurilor și obiectivelor procesului.

Concluzie

Automatizarea proceselor de afaceri poate oferi beneficii semnificative pentru companii, cum ar fi eficiență sporită și erori reduse. Cu toate acestea, este esențial să abordați BPA cu un plan strategic pentru a asigura succesul. Urmând aceste lucruri de făcut și de evitat, companiile se pot asigura că automatizarea este implementată cu succes și că compania poate realiza toate beneficiile automatizării.