4 aspecte ale conformității pe care compania dvs. ar trebui să le implementeze

Indiferent de industrie, toate întreprinderile trebuie să respecte reglementările. Indiferent dacă acele legi și practici sunt generale sau specifice industriei, programele de conformitate ajută companiile să țină cont.

Programele de conformitate sunt similare cu indicațiile pe care șoferii și bicicliștii le întâlnesc pe drumuri. Barele de protecție și benzile țin oamenii să se deplaseze în limite specifice și oferă un sentiment de direcție. Semnele și semaforele ajută la avertizare asupra condițiilor nefavorabile și la prevenirea accidentelor.

Postare asociată: 11 moduri în care îmbunătățirea conformității vă poate ajuta să vă dezvoltați afacerea

Programele de conformitate creează balustrade figurative, benzi, indicatoare și semafor pentru angajați. Cu toate acestea, aceste programe oferă companiilor și o modalitate de a revizui și de a urmări tot ceea ce este legat de conformitatea cu reglementările. Aceasta poate include proceduri care se aplică unor roluri specifice postului, funcții ale departamentului sau culturi organizaționale.

În timp ce unele aspecte ale unui program de conformitate sunt determinate de lege, altele sunt pur și simplu practici de afaceri solide. Iată patru care trebuie luate în considerare implementarea.

1. Audituri și practici de monitorizare

Auditurile pot ajuta la stabilirea cât de bine se aliniază procedurile unei afaceri cu reglementările și standardele din industrie. De exemplu, organizațiile din domeniul sănătății trebuie să respecte reglementările HIPAA. Întreprinderile din afara industriei de asistență medicală ar putea fi nevoite să respecte reglementările separate privind confidențialitatea consumatorilor și legile care guvernează documentele financiare. Auditurile externe și interne arată liderilor domeniile în care compania se descurcă bine și ce îmbunătățiri trebuie să facă.

Să presupunem că afacerea dvs. este un furnizor de servicii cloud care stochează date pentru mai mulți clienți. Vrei să știi dacă practicile de date și controalele interne sunt suficient de sigure pentru a proteja informațiile clienților.

Orientările din industrie dintr-un ghid de audit SOC 2 vă pot ajuta să determinați dacă afacerea dvs. este conformă. Ghidurile de audit identifică, de asemenea, la ce să te aștepți de la un audit și cum să procedezi în conformitate cu recomandările industriei.

Desigur, un audit real este o modalitate mai amănunțită de a determina unde se află procedurile unei afaceri. Între audituri, monitorizarea determină dacă practicile și procedurile se îndepărtează prea mult. Monitorizarea include de obicei măsuri de control al calității, cum ar fi observațiile angajaților.

În sectorul educației, observațiile la clasă determină dacă profesorii îndeplinesc cerințele curriculumului. Aceste observații sunt oportunități de a identifica locurile în care angajații individuali ar putea avea nevoie de coaching suplimentar pentru a se asigura că organizația rămâne conformă. Membrii personalului lucrează cu administratorii pentru a corecta deficiențele și a îmbunătăți punctele forte existente.

Citește și: 10 pași pentru a găsi idei de afaceri de nișă profitabile

2. Instruirea angajaților

Angajații nu pot implementa ceea ce nu înțeleg sau nu știu. Este esențial să vă instruiți personalul cu privire la modul de a ajuta compania să rămână conformă. Dar la fel este și oferirea de informații de bază despre motivul pentru care un program de conformitate și procedurile acestuia sunt necesare. În timp ce veterinarii din industrie ar putea avea mai multe cunoștințe decât noii angajați, reglementările în evoluție pot însemna schimbări în raționament sau scop.

Angajații care nu înțeleg sau nu cunosc scopul din spatele unui program de conformitate pot fi mai puțin motivați să-l realizeze. Cercetarea McKinsey & Company arată că 70% dintre angajați își definesc sensul scopului prin muncă.

Programele de conformitate și reglementările din industrie merg adesea mână în mână cu misiunea sau scopul general al unei organizații. Formarea formală și informală oferă angajaților șansa de a contribui la formarea acelei misiuni. Cursurile, întâlnirile, conversațiile și sesiunile de formare la locul de muncă creează o punte între eforturile individului și cele ale organizației. Angajații învață cum rolurile și acțiunile lor se potrivesc cu succesul companiei, inclusiv conformarea.

Membrii personalului au șansa de a pune întrebări, de a-și exprima preocupările și de a face sugestii pentru îmbunătățiri. Scopurile sau rolurile lor individuale în cadrul afacerii devin mai clare și pot oferi motivație pentru executarea responsabilităților.

3. O persoană sau echipă punct desemnată

Fiecare navă are nevoie de un căpitan pentru a naviga și același lucru este valabil și pentru ca un program de conformitate să aibă succes. Compania dvs. ar trebui să aibă o persoană sau o echipă punctuală care să supravegheze proiectarea și implementarea programului.

Numărul de membri ai echipei va depinde probabil de mărimea și amploarea afacerii. O organizație mică cu o singură locație poate avea nevoie de o singură persoană. Firmele mai mari vor avea probabil nevoie de un grup care să se ocupe de conformitate în mai multe facilități.

Citește și: Cele mai bune modalități de a-ți gestiona eficient datoriile

Rolul unui lider sau al unei echipe de conformitate este de a se asigura că un program decurge conform planului. Persoana de referință sau echipa ajută la identificarea zonelor slabe în care este mai probabil să apară neconformitatea. Echipele de conformitate pot, de asemenea, să identifice unde se întâmplă deja probleme și să lucreze cu angajații pentru a le corecta.

Să presupunem că un ofițer de conformitate descoperă că nu au loc backup-uri separate ale datelor în afara locației. Unii angajați sunt conștienți că aceste copii de siguranță ar trebui să aibă loc. Cu toate acestea, ei îi anunță persoanei de referință că există o lipsă de instrumente și controale interne pentru a efectua cu succes copii de siguranță ale datelor. Persoana sau echipa de la punctul de conformitate poate lucra cu liderii pentru a oferi membrilor personalului instrumentele necesare. Echipa de conformitate ar putea proiecta, de asemenea, controale mai bune, inclusiv proceduri de verificare.

4. Proceduri și standarde documentate

Chiar și cea mai fotografică memorie are nevoie de ceva la care să se refere. Documentația scrisă care este accesibilă tuturor angajaților este la fel de imperativă ca și comunicarea față în față. Procedurile de conformitate documentate oferă angajaților acele semne și ghidaje de care au nevoie pe măsură ce se deplasează.

Standardele documentate oferă instrucțiuni atunci când o persoană în viață nu este disponibilă. Angajații nu vor trebui să oprească ceea ce fac și, eventual, să deranjeze un client. Ei pot obține răspunsuri la întrebări simple și pot urma aceleași standarde ca și colegii lor.

Citește și: De ce lucrul de la distanță va fi noua normalitate

Documentele scrise oferă tuturor aceleași reguli și asigură aplicarea uniformă a acestor standarde. Cu toate acestea, documentația ar trebui să fie ușor de urmărit. De asemenea, este esențial să revizuiți periodic resursele scrise pentru a confirma că sunt actualizate și relevante. Când ceea ce este în scris nu se potrivește cu ceea ce este comunicat în ședințe, se creează confuzie care poate duce la neconformitate. Documentele ar trebui să se aplice și rolurilor de muncă, astfel încât angajații să poată găsi rapid ceea ce au nevoie.

Rămâneți în conformitate

Programele de conformitate sunt menite să ajute companiile să respecte reglementările și practicile din industrie. Dar pentru a menține companiile să opereze în cadrul liniilor, programele de conformitate trebuie să conțină anumite componente pentru a fi eficiente. Unele dintre acestea includ audituri, sesiuni de formare, echipe de supraveghere și standarde documentate. Includerea acestor aspecte în programul de conformitate al companiei dumneavoastră va crește șansele de succes.