10 moduri de a îmbunătăți comunicarea internă în organizația dvs

Comunicarea este ceva cu care multe companii și organizații se luptă în mod regulat. Indiferent cât de mare sau mică este afacerea dvs., ați putea întâmpina probleme atât în ​​comunicarea internă, cât și în cea externă.

Dar cum poți aborda aceste probleme în mod eficient, mai ales când vine vorba de chestiuni din interiorul companiei tale?

Iată cele zece moduri de a îmbunătăți comunicarea internă în organizația dvs.

1. Clarificați-vă misiunea și viziunea

Când încercați să îmbunătățiți comunicarea internă, cel mai bine este să începeți cu elementele de bază. Fiecare organizație trebuie să-și cunoască misiunea și viziunea (și valorile), așa că dacă încă nu le-ați clarificat echipei dvs., este timpul să o faceți în sfârșit.

Misiunea ta este ceea ce compania ta vrea să facă în ceea ce privește scopurile și obiectivele, în timp ce viziunea ta este despre aspirațiile pe care le ai. Valorile companiei dumneavoastră vor fi, de asemenea, importante, deoarece vă vor ajuta să determinați cele mai importante principii după care va funcționa organizația dumneavoastră.

2. Utilizați instrumente de comunicare digitală

Astăzi, comunicarea digitală a înlocuit multe forme de comunicare tradițională. În plus, unele echipe operează de la distanță, ceea ce face ca comunicarea digitală să fie o necesitate mai degrabă decât o opțiune. Utilizarea instrumentelor de comunicare digitală vă poate ajuta să vă îmbunătățiți în mod semnificativ comunicarea internă.

De exemplu, dacă aveți un birou mare, puteți lăsa angajații să folosească chat-urile în loc să-i pună să treacă prin întreaga clădire pentru a ajunge la persoana pe care o caută. Și dacă aveți o echipă de la distanță, va trebui să utilizați conversațiile vocale și video, precum și mesajele extensive pe parcursul zilei.

3. Utilizați instrumente de management al sarcinilor și proiectelor

Pe lângă utilizarea instrumentelor de comunicare digitală, ar trebui să începeți să utilizați și instrumente de management de sarcini și proiecte. Acestea vă pot ajuta pe dvs. și echipa dvs. să organizați mai bine toate activitățile, sarcinile și evenimentele care sunt programate pentru ziua, săptămână, lună sau chiar an.

Prin încorporarea aplicațiilor de urmărire prin GPS a angajaților în instrumentele dvs. de gestionare a sarcinilor și a proiectelor, puteți nu numai să simplificați organizarea activităților, sarcinilor și evenimentelor, ci și să obțineți informații valoroase despre productivitatea angajaților și alocarea timpului. Aceste aplicații oferă vizibilitate în timp real și date care pot fi utilizate pentru a optimiza alocarea resurselor, pentru a urmări progresul proiectului și pentru a asigura finalizarea la timp a sarcinilor.

De exemplu, un instrument precum Asana poate fi folosit de echipa ta pentru a atribui sarcini, a le programa, a adăuga etichete și detalii, a schimba termenele limită și așa mai departe. Un calendar simplu poate fi deja util, dar Asana duce managementul sarcinilor și proiectelor la un nivel cu totul nou, având în același timp o interfață ușor de utilizat, pe care chiar și începătorii o vor înțelege rapid.

4. Începeți să rulați un blog intern

Un aspect al comunicării interne care este adesea trecut cu vederea este partajarea cunoștințelor. Companiile au atât de multe cunoștințe și informații colective încât nu reușesc să le utilizeze cu succes, deoarece trec cu vederea acest aspect al comunicării. Pentru a rezolva această problemă, puteți începe să rulați un blog intern.

Un blog intern vă poate ajuta echipa să rămână informată cu privire la cele mai recente știri ale companiei, să împărtășească informații valoroase, să construiască cultura companiei etc. Dacă nu aveți timp să scrieți conținut pentru blog, puteți angaja scriitori cu experiență de la un serviciu de scriere precum ca Best Essays Education, care va crea tot conținutul blogului pentru tine.

5. Solicitați în mod activ opinii și feedback

Scopul comunicării este să ai un dialog continuu, dar cum poți avea o conversație atunci când angajaților tăi le este frică să-și exprime opiniile? Acesta este motivul pentru care trebuie să ceri în mod activ feedback și perspective de la membrii echipei tale.

De fiecare dată când aveți o întâlnire, încurajați oamenii să vorbească. Chiar și în afara întâlnirilor, trebuie să arăți că vrei să auzi ce au de spus membrii echipei tale. Toată lumea ar trebui să își poată exprima grijile, frustrările, ideile și așa mai departe pentru a avea o discuție adecvată cu echipa.

6. Programați timp pentru a vorbi cu membrii echipei

Dacă sunteți un lider ocupat, puteți apărea ca o persoană închisă care nu dorește să comunice cu angajații lor. Acesta este motivul pentru care este întotdeauna important să programați timp pentru a vorbi cu membrii echipei și pentru a arăta că sunteți deschis față de ei.

Liderii trebuie să dea un exemplu pentru echipele lor, așa că trebuie să iei în serios comunicarea internă pentru ca angajații să te urmeze. Asigurați-vă că le trimiteți în mod constant mesajul potrivit.

7. Încurajați discuțiile cu apă răcoritoare

Discuțiile despre răcitorul de apă se referă la conversațiile care au loc între angajații biroului în timpul pauzei, când toată lumea se adună lângă răcitorul de apă. În birourile fizice, este ușor să încurajezi astfel de conversații, dar devine mai greu cu echipele de la distanță.

Dacă toți angajații dvs. sunt localizați în locuri diferite și comunică digital, este important să aveți pauze pentru ca aceștia să se odihnească pe tot parcursul zilei de lucru. De asemenea, ar trebui să-i încurajați să converseze în timpul acestor pauze, fie prin mesaje text, fie prin apeluri vocale sau video.

8. Creați o casetă de sugestii anonimă

Indiferent de cât de prietenoasă este atmosfera din compania ta, unii angajați pot încă ezita să-și spună opiniile și să sugereze ceva. S-ar putea să le fie frică de tine sau chiar de judecata pe care o pot avea colegii lor față de ei.

Pentru a rezolva această problemă, puteți crea o casetă de sugestii anonimă în care oricine își poate împărtăși ideile. De asemenea, luați în considerare posibilitatea de a permite reclamații anonime. Vă poate ajuta să preveniți conflictele directe și să rezolvați problemele într-un mod mai liniștit.

9. Descurajați comportamentul anti-social

În timp ce ar trebui să încurajezi diferite comportamente pozitive, cum ar fi discuția cu apă rece, ar trebui să descurajezi și comportamentul antisocial. Nu vrei ca nimeni din echipa ta să fie închis de toți ceilalți.

Dacă observați că cineva este mai puțin social cu alți angajați, asigurați-vă că aflați motivul pentru acest lucru și încercați să-și schimbe comportamentul. Bineînțeles, nu ar trebui să fii insistent cu asta – fiecare situație este diferită și va avea propriile ei nuanțe.

10. Luați în considerare reevaluarea organizației dvs

Nu în ultimul rând, luați în considerare reevaluarea completă a organizației dvs. Modul în care este structurată compania dumneavoastră ar putea fi cauza unei comunicări interne slabe, precum și a altor probleme cu care dumneavoastră și echipa dumneavoastră vă puteți confrunta.

Dacă reușiți să creați o afacere care este organizată în cel mai eficient mod, veți minimiza orice fel de probleme cu care v-ați putea lupta chiar acum. Este o soluție radicală pentru a vă reorganiza compania, dar este totuși o opțiune.

Gânduri finale

Una peste alta, identificarea cauzelor problemelor de comunicare și abordarea problemelor va dura ceva timp. Dar, la sfârșitul zilei, cu siguranță va merita pentru că organizația ta va funcționa mai eficient, iar comunicarea ta va fi mai eficientă. Utilizați sfaturile din acest articol pentru a vă ajuta să îmbunătățiți comunicarea internă în afacerea dvs.