Estratégias para aumentar a produtividade no local de trabalho

A produtividade no local de trabalho não se trata de nos esforçarmos constantemente para fazer mais a cada momento.

Ocupação é um conceito ultrapassado que só leva à exaustão e esgotamento de todos os envolvidos. Você não quer aprender como fazer mais coisas em menos tempo, mas como fazer as coisas certas com eficiência.

A produtividade genuína no local de trabalho consiste em focar nas tarefas certas, não por estar ocupado, mas por causa do propósito e do esforço concentrado. A verdadeira produtividade no local de trabalho permite que cada pessoa traga sua criatividade, conjunto de habilidades, perspectivas únicas e energia para as tarefas que realmente importam.

Seja você um líder de equipe ou um colaborador individual, este guia lhe dará algumas ideias sobre como fazer a transição de estar ocupado para ser eficiente, produtivo e impactante.

Mas a descrição acima dá uma visão distorcida do real significado. Sem considerar o valor do trabalho realizado, ele simplesmente descreve uma produção volumétrica em relação ao investimento.

Então, se a produtividade no local de trabalho não é sobre maximizar o tempo, o que é?

Em última análise, a produtividade no local de trabalho é bastante simples: você está realizando tarefas significativas com eficiência para o benefício de si mesmo como indivíduo e da empresa. Não se trata de realizar qualquer tarefa; para qualquer local de trabalho e profissional do local de trabalho, significa alcançar com sucesso seus objetivos mais significativos, em outras palavras, atividades SMART .

Vários fatores influenciam a produtividade no local de trabalho, incluindo espaço físico, ambientes com foco em resultados, cultura e hábitos pessoais dos funcionários.

Além disso, a disponibilidade de recursos, tecnologia, comunicação e colaboração eficazes, práticas de gerenciamento, equilíbrio entre vida profissional e pessoal e motivação e engajamento dos funcionários.

Todos esses fatores desempenham papéis cruciais na determinação do nível de produtividade em um local de trabalho. Compreender e otimizar esses fatores pode aumentar significativamente a produtividade em qualquer organização.

Por que a produtividade no local de trabalho é importante

Uma força de trabalho mais produtiva trabalhando em metas importantes para os negócios terá uma correlação positiva com o desempenho da empresa.

Uma pesquisa conduzida pela Society for Human Resource Management (SHRM) revelou que as organizações com forte foco na produtividade experimentaram taxas de rotatividade de funcionários mais baixas e níveis mais altos de satisfação dos funcionários.

Funcionários ativamente envolvidos em seu trabalho e engajados em tarefas com propósito tendem a ser mais produtivos. Organizações com altos níveis de engajamento dos funcionários têm quatro vezes mais chances de sucesso do que outras que não têm. A recíproca também é verdadeira. Funcionários que são mais produtivos tendem a ser mais engajados e comprometidos com seu trabalho.

O que está matando a produtividade no local de trabalho?

De acordo com a WorkLife, das nove às cinco é mentira, com quase metade dos trabalhadores dizendo que trabalham 4 horas por dia ou menos. A distração número um no local de trabalho que mata a produtividade, de acordo com a Microsoft, são as reuniões .

E se as reuniões não estão acabando com sua capacidade de desempenho, a multitarefa está.

Considere quantas vezes você tentou realizar uma tarefa durante uma reunião, mas depois leu uma mensagem no Slack e meia hora depois ainda não havia concluído a tarefa nem ouvido a reunião. Não há dúvida de que a troca de contexto acaba com sua produtividade.

Em seu livro Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World , Cal Newport, renomado autor e professor de ciência da computação, afirma que tentar limpar seus e-mails, participar de reuniões inúteis e notificações de bate-papo em grupo não é uma maneira de progredir na economia atual. .

Em termos simples, o trabalho profundo é uma tarefa profissional que você executa com foco total e sem distrações. Ele desafia seu cérebro à sua capacidade máxima e ajuda você a produzir resultados valiosos.

A multitarefa pode ser a norma, mas é altamente ineficiente. Monotarefa e trabalho profundo em face da distração constante é o caminho para progredir.

5 maneiras de aumentar a produtividade no local de trabalho

Há um milhão e uma maneiras de aumentar a produtividade, mas apenas cinco farão uma diferença significativa. Eles são:

1. Foco no bem-estar no trabalho e na vida
2. Criando uma cultura de trabalho positiva
3. Aproveitando a tecnologia
4. Simplificando a comunicação
5. Usando dados

Não é de surpreender que o esgotamento geralmente surja por ter que passar longos períodos de tempo em tarefas sem sentido. Portanto, aumentar a produtividade não é apenas gerenciar o tempo gasto nas atividades; começa gastando tempo nas atividades certas.

Uma vez identificadas as atividades corretas, fica mais fácil implementar pequenos hacks, como bloqueio de tempo, para eliminar a troca de contexto e aumentar a eficiência.

Fonte: Twist See More

1. Bem-estar no trabalho como antídoto

O bem-estar na vida profissional não é apenas o antídoto para o esgotamento e o desengajamento. É o combustível necessário para promover o crescimento profissional e organizacional holístico.

Junto com a geração Z, a geração do milênio está procurando empresas e empregos que apoiem seus estilos de vida. Muitas organizações reconhecem que a produtividade não está mais confinada aos limites do escritório.

Um ambiente de trabalho verdadeiramente produtivo permite que os membros da equipe gerenciem com eficiência seu trabalho, vida doméstica, hobbies e compromissos familiares. Ao promover a flexibilidade e o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, as organizações podem criar uma atmosfera que nutre o bem-estar geral e permite que os indivíduos prosperem em todas as áreas de suas vidas.

O bem-estar na vida profissional melhora a produtividade e o engajamento e pode ser apoiado por horários de trabalho flexíveis, opções de trabalho remoto e teletrabalho. Benefícios simples, mas altamente valorizados, como folga remunerada e uma abordagem híbrida para o trabalho, podem ajudar muito a engajar os membros da equipe.

O bem-estar pode começar em casa com o indivíduo em um contexto de estilo de vida, mas a cultura certa o promove em maior capacidade e, ao fazê-lo, promove a produtividade.

2. Criando uma cultura de trabalho positiva

A cultura é um jogo de dentro para fora e de fora para dentro.

Na medida em que os funcionários precisam estar cientes de como gerenciam seu tempo, as próprias organizações desempenham um papel importante na criação de produtividade no local de trabalho por meio da cultura.

As empresas que procuram construir um local de trabalho mais produtivo podem buscar resultados gratificantes em vez de atividades para promover um trabalho mais baseado em resultados. Além disso, mudar a abordagem de trabalho, como no caso de uma abordagem ágil, pode ser benéfico para criar uma cultura engajada e produtiva.

Um local de trabalho ágil permite que as equipes assumam os projetos, gerenciem seu tempo e trabalhem de acordo com seus pontos fortes. O desempenho é julgado pela qualidade do trabalho, em vez do tempo gasto sentado em uma mesa.

As culturas mais afirmativas são definidas por um propósito compartilhado e uma forma mais eficiente de trabalhar. Ao criar uma cultura que se concentra no propósito e no significado e nas metas e objetivos essenciais da organização, as organizações podem estabelecer as bases para um local de trabalho altamente produtivo e eficiente.

Três maneiras de promover uma cultura de trabalho positiva incluem apoiar o desenvolvimento e crescimento profissional, maximizar a diversidade e dar mais autonomia às equipes.

Apoio ao desenvolvimento e crescimento profissional

A conexão entre crescimento profissional e produtividade é significativa. De acordo com a ClearCompany , 74% dos funcionários dizem que a falta de oportunidades de desenvolvimento profissional os impede de atingir todo o seu potencial.

As iniciativas contínuas de aprendizado e desenvolvimento fornecem aos funcionários as ferramentas e os recursos para aprimorar seus conhecimentos e conjuntos de habilidades. Isso, por sua vez, os capacita a realizar suas tarefas com mais eficiência, resolver problemas com eficiência e se adaptar às novas tecnologias e processos de trabalho.

O resultado final é que funcionários bem qualificados e confiantes têm maior probabilidade de serem funcionários engajados.

A transferência de conhecimento não beneficia apenas o funcionário, mas é o maior ativo da organização e o caminho mais rápido para o sucesso. Ao investir no crescimento de seus funcionários, as organizações criam uma força de trabalho mais bem equipada para lidar com desafios, aproveitar oportunidades e impulsionar a produtividade.

Maximizando a diversidade

Um estudo do Boston Consulting Group (BCG) descobriu que a diversidade aumenta os resultados financeiros das empresas.

Um local de trabalho diversificado e inclusivo promove um ambiente que incentiva a troca aberta de ideias, permitindo que indivíduos de várias origens se reúnam, aprendam uns com os outros e, por fim, impulsionem a inovação e a produtividade.

Quando pessoas com diferentes perspectivas, experiências e conhecimentos colaboram, elas trazem uma riqueza de percepções únicas que podem levar a soluções inovadoras e soluções criativas de problemas.

Ao abraçar a diversidade, as empresas criam um espaço onde os indivíduos se sentem valorizados, respeitados e capacitados, cultivando um sentimento de pertencimento e incentivando-os a contribuir com seu melhor trabalho.

Em última análise, as organizações que priorizam a diversidade e a inclusão não apenas criam um ambiente de trabalho positivo, mas também liberam o potencial para maior inovação, produtividade e sucesso financeiro.

Dar autonomia às equipes e aos membros da equipe

Ninguém gosta de saber o que fazer quando e cada funcionário terá seu estilo de entrega. Uma maneira de alcançar uma força de trabalho capacitada é encorajar a responsabilidade pessoal por meio de políticas organizacionais bem definidas.

Quando os indivíduos são capacitados para tomar decisões e se apropriar de seu trabalho, eles se tornam mais investidos em seu sucesso e são motivados a realizar o seu melhor.

Além disso, explorar a arte da delegação e da terceirização pode ser benéfico. Ao identificar os pontos fortes e as habilidades de cada membro da equipe, as tarefas podem ser atribuídas aos indivíduos mais adequados, permitindo que eles se destaquem em suas áreas de especialização.

Isso não apenas aumenta a eficiência, mas também libera tempo para os membros da equipe se concentrarem em trabalhos de maior valor que contribuem para a produtividade geral e o sucesso da organização.

3. Aproveitando a tecnologia para melhores resultados

Somos muito interrompidos no trabalho e tendemos a perder metade do nosso tempo no trabalho para distrações improdutivas. Usada estrategicamente, a tecnologia pode ser uma solução radical não apenas para minimizar distrações e economizar tempo perdido no trabalho, mas também para melhorar as formas de trabalho.

Produtividade não é apenas trabalho focado, mas também eficiência e sistematização . Para aumentar a produtividade por meio da sistematização, é crucial estabelecer processos simplificados e fluxos de trabalho eficientes. Começa desde o primeiro dia na sistematização de integração e treinamento e tarefas que podem ser automatizadas.

Ao automatizar a integração e o treinamento, as empresas podem melhorar a produtividade reduzindo tarefas administrativas, garantindo treinamento consistente em todos os departamentos e criando uma experiência de integração mais envolvente e autodirigida para novos contratados.

Isso não apenas minimiza a sobrecarga da equipe de RH, mas também dos novos contratados que, em vez de receber uma tonelada de papelada, longas sessões de treinamento e treinamento inconsistente entre os departamentos, acessam uma plataforma centralizada que oferece uma experiência de aprendizado personalizada.

Os membros da equipe podem avançar em seu próprio ritmo, permitindo que aprendam e assimilem as informações com mais eficiência sem se sentirem sobrecarregados.

Criar procedimentos padronizados e automatizar tarefas repetitivas sempre que possível pode liberar tempo e energia valiosos para empreendimentos mais estratégicos e criativos.

A implementação de software eficaz de gerenciamento de projetos e colaboração de projetos pode ajudar a otimizar a alocação de tarefas, minimizar redundâncias e facilitar a coordenação perfeita.

4. Agilizar a comunicação e os processos de trabalho

Simplificar a comunicação e os processos de trabalho é crucial para promover uma cultura de trabalho colaborativa e maximizar a produtividade.

Mil mensagens do Slack por dia não conduzem a uma força de trabalho produtiva. Em vez disso, criar estruturas para permitir que os membros da equipe troquem livremente ideias, feedback e informações leva a uma melhor colaboração e solução de problemas.

Esse tipo de abordagem sistemática, mas transparente e inclusiva, garante que todos se sintam ouvidos e valorizados, aumentando o moral e o engajamento. E também não vai demorar horas gastas lendo e escrevendo mensagens!

Além disso, a estruturação de reuniões efetivamente desempenha um papel vital na racionalização dos processos de trabalho. Agendas claras, objetivos definidos e prazos alocados ajudam a manter as discussões focadas e produtivas.

Ao minimizar tangentes desnecessárias e maximizar a eficiência, as reuniões estruturadas permitem que as equipes tomem decisões mais rapidamente e alcancem os resultados desejados com mais eficiência.

A implementação de práticas de comunicação simplificadas e o estabelecimento de reuniões estruturadas aprimoram o trabalho em equipe e a criatividade, aceleram os cronogramas dos projetos e impulsionam o sucesso organizacional geral.

5. Usando dados para impulsionar a produtividade pessoal e organizacional

Os dados são a força motriz para garantir e manter a responsabilidade e a produtividade em benefício dos funcionários e da organização.

Os principais indicadores de desempenho (KPIs) servem como uma bússola, iluminando o caminho para o aumento da produtividade. Ao analisar os dados, as equipes podem identificar áreas para melhoria e apontar gargalos e ineficiências nos processos do local de trabalho que impedem o progresso.

Além disso, os dados capacitam os líderes a inspirar e motivar as equipes, pois metas e expectativas claras se tornam referências tangíveis para o sucesso.

Tendo os dados como aliados, você pode liberar todo o potencial de sua produtividade pessoal e organizacional, impulsionando-o para maiores conquistas.

Menos pode ser mais

A implementação de estratégias eficazes para aumentar a produtividade no local de trabalho não apenas beneficia a organização, mas também contribui para a satisfação, engajamento e bem-estar geral dos funcionários.

Ao incorporar processos e procedimentos bem elaborados, canais de comunicação claros e recursos de suporte, a organização cria um ambiente que promove a produtividade e capacita os funcionários a realizar o seu melhor.

Quando os indivíduos sentem uma sensação de realização e veem seus esforços fazendo a diferença, seus níveis de satisfação e engajamento aumentam, levando a uma maior satisfação e motivação no trabalho.

Além disso, ao priorizar o bem-estar dos colaboradores, a organização promove um equilíbrio saudável entre vida pessoal e profissional, reduzindo o estresse e promovendo o bem-estar geral. Em última análise, isso resulta em uma força de trabalho produtiva e satisfeita que impulsiona o sucesso e o crescimento da organização, formando um ciclo positivo de produtividade, satisfação e bem-estar.

Ao criar um ambiente de trabalho que promova a produtividade, priorize o valor e promova uma cultura positiva, sua organização pode alcançar um crescimento sustentável e permanecer competitiva no atual cenário de negócios acelerado.

O compromisso de cultivar um ambiente de trabalho propício pode levar a benefícios tangíveis e ajudar as empresas a prosperar no mercado.

A produtividade no local de trabalho não depende do gerente de RH, mas das equipes, dos membros da equipe e da organização. Portanto, se você está se perguntando como aumentar a produtividade do seu local de trabalho, não tente sobrecarregar mais em menos tempo.

Em vez disso, os indivíduos devem identificar se as tarefas em mãos realmente contribuem para os objetivos da organização. As equipes podem analisar sua maneira de trabalhar. As organizações devem ter como objetivo criar uma cultura de trabalho positiva, alistar tecnologia e utilizar dados para conectar significado a resultados.

Invista no crescimento, na experiência e na retenção dos funcionários. Saiba como obter maior produtividade por meio de planos de sucesso dos funcionários.