Gerenciamento de carga de trabalho com software de monitoramento de funcionários: um guia completo 2022

Publicados: 2022-05-13

Você está incomodado com a falta de trabalho de sua equipe? Você constantemente procura maneiras de tornar o tempo de seus funcionários mais produtivo? Bem, este blog é a solução definitiva para você. A maioria das empresas realmente não consegue descobrir a maneira correta de gerenciamento de carga de trabalho da melhor maneira. Por sua vez, eles sobrecarregam ou subtrabalham seus funcionários. Ambas as situações não são benéficas para os negócios de forma alguma.

Manter sua equipe trabalhando pouco não ajudará você a cobrir os custos e os projetos de alta prioridade no prazo. Além disso, mantê-los sobrecarregados resultará em esgotamento. Mas com a ajuda do meu guia, você poderá encontrar o equilíbrio perfeito para você. Cobri tudo o que você precisa saber sobre gerenciamento de carga de trabalho em 2022.

Índice mostra
  • O que significa gerenciamento de carga de trabalho?
  • Como um sistema de monitoramento de funcionários ajuda no gerenciamento da carga de trabalho?
    • Prioriza projetos de acordo com a urgência
    • Calculando o escopo de cada projeto
    • Check-in com os membros da equipe
    • Desencoraja as distrações
    • Desfazendo grandes projetos
    • Identificando horas produtivas

O que significa gerenciamento de carga de trabalho ?

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Um bom gerenciamento de carga de trabalho refere-se à alocação e deliberação de tarefas para obter o máximo de resultados produtivos. Quando você encontra um bom equilíbrio em seu local de trabalho, cada membro da equipe trabalhará da melhor maneira possível. Muitas organizações são culpadas de dar muita importância aos custos, recursos, dinheiro, etc. Por sua vez, elas se esquecem de cuidar do recurso mais crucial – os funcionários.

Empregar um software de monitoramento de funcionários resolverá todos esses problemas relacionados ao gerenciamento de carga de trabalho. Um software eficiente como este ajuda você a entender qual tarefa deve ser atribuída a quem. Além disso, os problemas de gerenciamento de tempo são resolvidos sem nenhum obstáculo. Você pode visualizar os relatórios de desempenho dos funcionários - por equipe, individualmente e até mesmo por departamento. Depois de saber quem é melhor em quê e o tipo de tempo que cada projeto precisa, é um negócio feito! No futuro, você poderá atribuir e delegar tarefas aos seus funcionários com o melhor aplicativo de controle de tempo para funcionários. Desta forma, você não estará exercendo nenhuma pressão desnecessária sobre eles!

Como um sistema de monitoramento de funcionários ajuda no gerenciamento da carga de trabalho?

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Recomendado para você: Está enfrentando problemas de produtividade dos funcionários? Aqui estão algumas causas comuns desse problema.

Prioriza projetos de acordo com a urgência

Na alocação de trabalho, a falta de priorização é um dos principais erros. No entanto, ter um software de monitoramento de funcionários resolve esse grande problema. Com este software, você pode simplesmente resolver o peso de cada tarefa. Tudo o que você precisa fazer é adicionar, editar ou até mesmo excluir tarefas no quadro de horários do funcionário local ou remoto, e pronto, o trabalho está concluído. Você pode adicionar quantos comentários quiser e organizar as tarefas urgentes do dia. Dessa forma, ninguém fica confuso e nenhuma tarefa de alta prioridade é deixada para trás. Quando você tiver esse auxílio, não haverá mais dificuldades para identificar e distribuir tarefas entre vários funcionários.

Calculando o escopo de cada projeto

As empresas tendem a dar um cronograma impróprio para os projetos. Às vezes, você pode atribuir um prazo inadequado que pode levar a um desequilíbrio na manutenção da carga de trabalho. Ter a ajuda de um aplicativo de monitoramento de funcionários ajudará a identificar o escopo de cada projeto. Você poderá atribuir o prazo correto, marco ou até mesmo dependências com este aplicativo. Outro aspecto importante deste aplicativo é que você pode extrair facilmente os últimos relatórios de projetos semelhantes. Quando você tiver informações detalhadas e precisas com você, será fácil entender quanto tempo o projeto vai durar.

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Check-in com os membros da equipe

Você pode ter ouvido as histórias de horror de gerentes de projeto malvados que não entendem um sistema de gerenciamento de carga de trabalho saudável. Bem, você não quer ser um deles agora, certo? Por esses motivos, é melhor escolher um software de monitoramento de funcionários. Você pode entender o estilo de trabalho de cada funcionário, o tempo que eles levam para concluir os projetos e muito mais. Às vezes, é difícil para os funcionários gerenciar a carga (se o projeto exigir muita atenção). Nessas situações, você pode delegar ou editar tarefas conforme a necessidade. Dessa forma, haverá funcionários mais felizes e produtivos em sua equipe.

Desencoraja as distrações

Funcionários distraídos custam muitas horas valiosas de trabalho. Quando um funcionário está distraído, não há chance de que o trabalho que lhe foi atribuído seja feito a tempo. No final das contas, seu funcionário tentará se apressar e concluir os projetos e, bem, todos sabemos o que acontece! A pressa sempre fez desperdício!

Você deve ter notado seus funcionários se entregando a muitas distrações, como mídia social, bate-papo no escritório, usando muito 'tempo de chamada', etc.

Isso leva a uma série de problemas como -
  • Prazos Incompletos,
  • Tarefas de alta prioridade deixadas esquecidas,
  • Apressando-se no final do dia,
  • Esgotamento da mente do funcionário e muito mais.

Todas as situações acima mencionadas não são um sinal 'ótimo' para o seu negócio! Em média, um funcionário perde quase 3 horas por dia! Agora, imagine o tipo de trabalho que teria sido executado com perfeição nessas 3 horas. Empregar rastreadores de tempo resolve esse problema. Quando você faz um funcionário instalar um bom rastreador em seu sistema, ele fica em alerta máximo. Eles entendem muito bem que você estará vigiando o tipo de trabalho feito por eles. Na verdade, os melhores rastreadores do mercado terão muitos recursos que permitem acessar cada segundo das horas faturáveis ​​de seus funcionários e também fornecer relatórios detalhados por hora. Então, se você achar que seu funcionário está faltando em algum lugar, ir até ele com o relatório evitará problemas de transparência.

Há outro grande benefício em instalar esse rastreador. Quando as distrações forem minimizadas, você notará que o membro da equipe está mais carregado e produtivo também. Isso acontece porque eles começam a trabalhar na hora certa, fazem o número adequado de pausas, não se envolvem em fofocas triviais e muito mais. Adquirir os rastreadores será bom para deixar o dia do seu funcionário mais produtivo e ele não ficará exausto no final do expediente. Qualquer prática que os faça manter os olhos em outras atividades será diminuída com a eficiência deste software de alto nível!

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Desfazendo grandes projetos

Como chefe de projeto, ninguém sabe melhor do que você que gerenciar um projeto grande é difícil para um funcionário. Isso torna o gerenciamento de carga de trabalho muito mais difícil. No final, você terá um projeto insatisfatório com um funcionário rabugento! Gerenciar um projeto grande é melhor com um grupo bom e confiável. No entanto, gerenciá-los manualmente não é brincadeira. Haverá vários erros ao longo do caminho como comunicação, entender o trabalho de cada pessoa, concluí-los com espírito de equipe e muito mais.

Tive a chance de falar com Ella, chefe de equipe de uma famosa empresa de design e desenvolvimento. Ela enfrentou algo semelhante ao tentar gerenciar um grande projeto com um grupo manualmente. Falando comigo, ela disse:

“Toda a experiência foi um desastre. Pensar que um grupo pode ser administrado sem qualquer ajuda profissional foi uma decisão errada da minha parte. Todos os funcionários ficaram chateados comigo, houve muitos embates entre eles, e o resultado foi que nosso cliente pediu para refazermos tudo!”.

Bem, você não quer cometer o mesmo erro que Ella. É óbvio que, sem direção, orientação e transparência adequadas, os funcionários estarão bem entre si ao realizar qualquer projeto. Isso levará a uma perda de tempo valioso e também a fazer o projeto com emoções negativas na cabeça.

Para resolver isso, obter ajuda de um software de monitoramento de funcionários é o melhor curso de ação. Este software abrange muitos recursos excelentes que aumentam a produtividade do trabalho em equipe e gerenciam a carga de trabalho com facilidade. Cada membro da equipe saberá quais são suas tarefas do dia quando a reunião acontecer, quem estará trabalhando com quem e muito mais. Usar este é o melhor curso de ação para gerenciar grandes projetos com simplicidade.

Você também pode gostar de: Dicas para criar horários de trabalho para funcionários que funcionem para todos.

Identificando horas produtivas

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Sejamos honestos, não há como os membros de sua equipe fornecerem 100% de produtividade de cada hora faturável. E não é justo da sua parte esperar isso deles. No entanto, se você souber em quais horas do dia seu funcionário é mais produtivo, isso o ajudará a atribuir tarefas mais importantes a ele durante esse período do dia.

Existem muitas tarefas exigentes e difíceis com as quais os membros de sua equipe precisam lidar todos os dias. E se você der essa tarefa nas horas mais improdutivas, o resultado não será grande. Eles podem acabar não prestando atenção suficiente ou acabarão fazendo algo muito mais perfeito.

No entanto, os gerentes que empregaram o software de gerenciamento de funcionários admitiram que, após seu uso, podem gerenciar as melhores horas de seus funcionários da melhor maneira. Agora eles podem atribuir o trabalho mais difícil a eles nas horas mais produtivas do dia para que sejam executados com perfeição.

Todas as maneiras mencionadas acima ajudarão você a obter um gerenciamento saudável da carga de trabalho em 2022. Lembre-se de que usar este aplicativo extraordinário é a solução completa para criar rostos felizes e um negócio produtivo vivo!

 Este artigo foi escrito por Chris Philips da KnowYourDay. Chris é um blogueiro experiente e criativo que escreve sobre os benefícios do software de monitoramento de funcionários. Por meio de seu trabalho, a maioria das empresas conhece o tipo de software que deve instalar para realizar um trabalho mais produtivo durante as horas faturáveis. Siga-o: Twitter | Linkedin | Facebook | Instagram.