Como maximizar a eficiência com o software de automação de fluxo de trabalho

A automação do fluxo de trabalho acelera a comunicação e os processos de negócios.

A maioria das empresas deseja reduzir os custos operacionais e, ao mesmo tempo, melhorar o retorno sobre o investimento (ROI). O software de automação de fluxo de trabalho abriu muitas possibilidades para empresas de todos os tamanhos automatizarem tarefas críticas de negócios e economizarem o tempo dos funcionários em trabalhos repetitivos.

Dependendo das tarefas que você automatiza, as ferramentas de automação do fluxo de trabalho podem afetar significativamente muitos aspectos vitais de seus processos diários.

Este blog se aprofunda no software de automação de fluxo de trabalho, seus benefícios e como implementá-lo em seus negócios. Vamos começar com os fundamentos da automação do fluxo de trabalho.

A maioria das plataformas de automação de fluxo de trabalho vem com uma interface de usuário (IU) intuitiva que torna mais fácil para usuários não técnicos gerenciar e implementar fluxos de trabalho em seus sistemas. Essas plataformas também oferecem suporte a uma ampla variedade de aplicativos de terceiros, para que você possa integrar os aplicativos de sua escolha e gerenciar todo o seu trabalho em um só lugar.

Por que a automação do fluxo de trabalho é importante?

Fluxos de trabalho manuais consomem tempo que poderia ser melhor gasto em tarefas críticas. A intervenção humana contínua torna os processos mais lentos e propensos a erros.

Aqui estão alguns motivos pelos quais você deve abandonar os fluxos de trabalho manuais e automatizá-los.

1. Mais erros

Tarefas manuais são propensas a erros. Mesmo uma pequena imprecisão pode ter consequências graves. Perdas financeiras, estratégias imprecisas e custos adicionais devido a erros podem impactar negativamente seus negócios. A automação realiza as mesmas tarefas com pouca ou nenhuma chance de erro.

2. Aumento dos custos de mão de obra

O gerenciamento de tarefas manuais complexas requer uma força de trabalho qualificada que é dispendiosa para adquirir e manter. Pense no tempo e nos recursos gastos contratando as habilidades certas e fazendo com que trabalhem nas mesmas tarefas repetitivas, em vez de aspectos importantes do negócio. O trabalho manual pode levar ao aumento dos custos da força de trabalho e não deixa espaço para inovação e crescimento.

Então, como a automação ajuda?

A automação reduz os custos da força de trabalho ao eliminar processos manuais que empregam mais pessoas, para que você possa trabalhar facilmente com uma equipe compacta e qualificada.

3. Diminuição da satisfação dos funcionários

Quase ninguém gosta de fazer o mesmo trabalho todos os dias. Muitas tarefas manuais repetitivas entediam seus funcionários e reduzem a motivação, levando à redução da produtividade e eficiência. O crescimento profissional limitado pode obrigá-los a procurar outras oportunidades.

Automatizar seus fluxos de trabalho é a melhor maneira de liberar sua equipe para se concentrar em tarefas mais importantes e aumentar o moral e a satisfação dos funcionários.

4. Processos mais lentos

Uma das maiores desvantagens de confiar mais em processos manuais é o tempo que leva para avançar. As aprovações tornam-se dolorosamente lentas e exigem um constante vaivém entre os departamentos. Isso ocorre em parte porque mover documentos em papel leva tempo, energia e esforço. Os lembretes offline também não funcionam, causando mais atrasos.

Processos mais lentos podem prejudicar gravemente o crescimento e a expansão dos negócios, pois atender à demanda por meio de suprimentos ou simplesmente atingir metas se torna um problema. Uma mudança para aprovações online poderia aliviar muitos desses problemas.

5. Satisfação do cliente reduzida

A fidelidade do cliente decorre da experiência excepcional do cliente. Se o seu suporte ao cliente não estiver à altura, seus clientes podem sair insatisfeitos. Processos manuais atrasados ​​resultam em tempos de espera mais longos e clientes insatisfeitos que não têm medo de expressar suas reclamações e preocupações online.

Automatizar seus fluxos de trabalho acelera os processos e melhora a capacidade de resposta. Isso aumenta a satisfação do cliente, cria clientes mais felizes e melhora sua reputação.

Benefícios do software de automação de fluxo de trabalho

Com o software de automação de fluxo de trabalho, você não precisa se concentrar nos pequenos detalhes ou lidar com montanhas de papelada. Você tem mais tempo para planejar o futuro e obter um melhor crescimento dos negócios. Que outros benefícios oferece? Vamos dar uma olhada.

Melhor eficácia da tarefa

Você pode integrar vários aplicativos com software de automação de fluxo de trabalho para facilitar o compartilhamento automatizado de dados. Isso evita que você insira dados manualmente sempre que criar uma tarefa; configure um fluxo de trabalho automatizado com gatilhos e ações para automatizar suas tarefas e economizar tempo e esforço.

gestão eficiente

Mudar para um sistema de aprovação on-line automatizado pode ajudá-lo a gerenciar as aprovações com eficiência. Arquivos e documentos digitais são mais fáceis de transferir do que suas contrapartes em papel. Os arquivos podem ser compartilhados por e-mail ou links, dependendo do aplicativo usado, com lembretes online instantâneos garantindo que os prazos sejam cumpridos.

Colocar todo o processo online também beneficia a gerência sênior, permitindo que eles monitorem as operações mais de perto com o rastreamento de desempenho em toda a empresa.

Custos reduzidos

Mudar para a automação de software tem um custo inicial. No entanto, isso pode ser compensado a longo prazo. O software de automação de fluxo de trabalho ajuda as empresas a fazer mais em menos tempo e reduz a necessidade de trabalhos de entrada de dados. O custo de configurar um programa de software para automação é muito menor do que o salário e os benefícios de um funcionário em tempo integral.

Use contabilidade, gerenciamento de estoque ou até mesmo software de integração de funcionários para economizar tempo gasto em treinamento extensivo para esses processos. A automação leva a significativamente menos erros, o que também reduz os custos de gerenciamento de erros.

Melhor relacionamento com o cliente

Em um mundo acelerado, a automação do atendimento ao cliente é o caminho eficiente a seguir. O comportamento e as expectativas do cliente mudaram radicalmente nos últimos anos. Eles esperam suporte e resolução melhores, mais rápidos e mais eficientes. Para atender à crescente demanda, você precisa de automação do fluxo de trabalho para utilizar totalmente os recursos digitais de atendimento ao cliente.

Por exemplo, integre todas as suas plataformas de comunicação em uma interface unificada para gerenciar melhor as interações com os clientes. Você também pode sincronizar plataformas de tíquetes e sistemas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRMs) para atribuir tíquetes automaticamente, gerenciar consultas de clientes e acompanhar todos os aspectos críticos sem muita intervenção.

Essa eficiência recém-descoberta permitiria que você explorasse estratégias de envolvimento do cliente para fortalecer relacionamentos e gerar vendas e receitas mais altas.

Melhor colaboração interna

O software de automação de fluxo de trabalho reduz o microgerenciamento e torna a delegação de tarefas mais conveniente. Você obtém mais controle sobre seus dados e pode gerenciar melhor o compartilhamento de informações entre equipes ou cargos.

As ferramentas de automação do fluxo de trabalho se integram a vários aplicativos de negócios, facilitando a troca e a colaboração de dados. Por exemplo, com o software de relatórios, você pode criar automaticamente relatórios detalhados com informações importantes e compartilhá-los entre as equipes para garantir que todos estejam na mesma página.

Se você usa ferramentas de colaboração como Microsoft Teams ou Slack para trabalho remoto, pode sincronizá-las facilmente com seu software de gerenciamento de tarefas. Isso permite que você crie tarefas automaticamente com base nas mensagens recebidas e agende reuniões. Fácil, certo?

Mais espaço para escalabilidade e expansão

Como a automação do fluxo de trabalho lida com a maioria das tarefas do dia a dia, ela agiliza e organiza melhor o seu trabalho, incentivando os funcionários a explorar suas habilidades e produzir resultados de qualidade.

Uma organização melhor torna-se parte integrante de sua cultura de trabalho, para que você possa atingir suas metas de negócios mais rapidamente e se preparar para mais oportunidades de crescimento. À medida que as cargas de trabalho aumentam, você terá uma força de trabalho qualificada pronta para realizar o trabalho com eficiência. Como a automação reduz a necessidade de contratar recursos, você pode dimensionar seus negócios sem problemas com o mínimo de recursos.

Tipos de software de automação de fluxo de trabalho

Você pode automatizar diferentes aspectos do seu negócio com base em objetivos específicos. Aqui estão algumas ferramentas de automação para você começar.

automação de marketing

As ferramentas de automação de marketing simplificam e automatizam várias atividades de vendas e marketing, incluindo geração, nutrição e conversão de leads.

Por exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado para obter mais leads por meio de conteúdo fechado. Os usuários estariam mais dispostos a compartilhar seus detalhes e informações de contato para saber mais sobre os insights que você oferece. Um fluxo de trabalho projetado adequadamente pode ajudá-lo a colher os benefícios da geração automatizada de leads.

Outra maneira de usar a automação de marketing é criar uma página de destino que se integre ao seu CRM ou banco de dados. Quando alguém preenche um formulário para acessar seu conteúdo, digamos um e-book, ele é adicionado automaticamente a uma lista de e-mails, o que aciona outros fluxos de trabalho que você pode ter configurado.

Sua ferramenta de CRM pode segmentar ainda mais esses contatos e executar campanhas direcionadas para qualificar os leads. Uma vez qualificado, sua equipe de vendas pode assumir e converter esses leads em clientes.

automação de processos de RH

O gerenciamento de recursos humanos é tedioso, demorado e propenso a ineficiências e diminuição da produtividade. Usando o software de automação de processos, você pode automatizar muitos aspectos do RH, incluindo anúncios de emprego, triagens de currículos, acompanhamentos e muito mais.

Por exemplo, você pode configurar facilmente um fluxo de trabalho automatizado para enviar um e-mail de boas-vindas ou outro e-mail personalizado com materiais de integração ao integrar novos contratados. Isso lhe dá melhor controle e visibilidade sobre suas tarefas. A automação também pode facilitar muito o gerenciamento de férias e folha de pagamento.

Automação de comércio eletrônico

Administrar um negócio de comércio eletrônico significa assumir vários papéis ao mesmo tempo e gerenciar várias tarefas grandes e pequenas. A automação de comércio eletrônico salva o dia aqui. Ele ajuda você a automatizar as tarefas mais comuns e a realizar trabalhos de alto valor.

O gerenciamento de inventário automatizado é um dos melhores casos de uso da automação de comércio eletrônico. Quando os estoques de um produto popular estão acabando, você pode configurar notificações automáticas solicitando aos compradores que façam pedidos antes que o estoque acabe. Você pode remover automaticamente itens fora de estoque do seu site e acionar a devolução assim que o novo estoque chegar.

Ao adicionar software de automação à infraestrutura existente, você pode acelerar o envio e a logística e atender aos pedidos com mais rapidez e eficiência.

Automação de suporte ao cliente

Se você interagir e se comunicar com clientes em várias plataformas, use o software de atendimento ao cliente para trazer todas as interações para uma plataforma unificada e alimentar dados relevantes diretamente em seus CRMs.

Você também pode compartilhar mensagens automáticas, notificações, e-mails e outras atualizações importantes. Basta vincular mídias sociais e plataformas de e-mail ao seu CRM e notificar instantaneamente os clientes.

Usando o software de atendimento ao cliente, você também pode configurar um chatbot em seu site ou aplicativo móvel que direciona os usuários a recursos de autoajuda, como bases de conhecimento, perguntas frequentes, vídeos tutoriais e muito mais com base nas palavras-chave de gatilho que você configura.

Você pode sincronizar ainda mais todos os aplicativos de atendimento ao cliente para melhorar o compartilhamento e o gerenciamento de dados. Uma melhor visualização de dados por meio da automação permite que você tome decisões baseadas em dados e desenvolva melhores estratégias.

Por que a automação do fluxo de trabalho é o caminho a seguir

Maior produtividade, eficiência de tempo e custos reduzidos impactam positivamente seus negócios. Melhor produtividade significa que os funcionários entregam resultados melhores e de maior qualidade.

A eficiência de tempo ajuda você a atingir suas metas de negócios mais rapidamente e fazer mais em menos tempo. Com custos reduzidos e melhor desempenho, você pode expandir suas margens de lucro e gerar mais receita para o seu negócio.

A automação do fluxo de trabalho tem o poder de ajudar o mundo a atender aos desafios em constante evolução e às necessidades do consumidor. Dá às empresas uma vantagem sobre seus concorrentes, com melhores resultados e serviços mais rápidos. A digitalização também abre portas para novas oportunidades, incentiva a inovação e ajuda você a expandir sua base de clientes. Os benefícios são infinitos!

Quer criar processos eficientes e eficazes que impulsionem sua produção e o ajudem a alcançar seus objetivos? Veja como você pode fazer isso com o gerenciamento de fluxo de trabalho.