Como decidir quando terceirizar funções de trabalho específicas

Administrar uma agência digital não é fácil. Embora o design da web seja lucrativo, a concorrência é abundante e as margens de lucro às vezes são mínimas. É por isso que a diferença entre uma agência digital de sucesso e uma malsucedida muitas vezes não tem nada a ver com talento. Em vez disso, é tudo uma questão de eficiência. É uma grande corrida para ver qual agência pode operar de forma mais enxuta sem comprometer a qualidade de seu trabalho. Sem dúvida, uma das ferramentas mais eficazes que as agências digitais têm à disposição para melhorar a eficiência e conter custos é a terceirização. Alguns trabalhos e funções não justificam a contratação de funcionários em tempo integral. Às vezes, isso ocorre por causa da sobrecarga envolvida. Outras vezes, é porque os próprios cargos estão fora das competências essenciais da agência. Independentemente do motivo, saber quais funções terceirizar pode significar a diferença entre uma agência disparando em todos os cilindros e outra que simplesmente segue em frente.

A boa notícia é que existe um processo bastante simples que uma agência digital — ou qualquer outra empresa — pode seguir para tomar decisões inteligentes de terceirização. Este artigo explicará esse processo em linguagem simples. Ao concluir, você terá as ferramentas e o conhecimento para decidir quais funções de trabalho terceirizar e quais manter internamente. Vamos começar.

Atribua uma pontuação a cada função de trabalho

O primeiro passo no processo de tomada de decisão de terceirização é criar uma lista de todas as funções dentro da empresa. Em seguida, você deve atribuir uma pontuação a cada função listada. Essencialmente, você deve atribuir a cada cargo um único ponto com base nas respostas afirmativas às seguintes perguntas:

• O cargo não está relacionado com o funcionamento diário da empresa?
• A função de trabalho está fora das principais competências do negócio?
• A função de trabalho requer conhecimentos específicos?
• A função da função de trabalho é demorada?
• O trabalho poderia ser feito sem amplo conhecimento do negócio?

Essencialmente, quanto maior a pontuação atribuída à função de trabalho, maior a probabilidade de ser um bom alvo para terceirização. Com as pontuações em mãos, deve ser possível eliminar muitos — se não a maioria — dos cargos atuais dentro da empresa. As funções eliminadas são muito centrais para as operações da empresa ou envolvem um trabalho melhor realizado em estreita colaboração com o restante da força de trabalho da empresa.

Calcule a sobrecarga de cargos de alta pontuação

Como uma das principais vantagens da terceirização é que ela ajuda a conter os custos, a próxima etapa é calcular a sobrecarga associada a cada cargo de alta pontuação identificado na primeira etapa. Isso fornecerá uma sólida base de comparação com as cotações de uma empresa de terceirização ou de um freelancer. Para determinar a sobrecarga associada a uma função de trabalho individual, é necessário considerar algumas coisas.

Primeiro, é preciso calcular o overhead mensal total da empresa. Isso inclui custos de escritório, suprimentos, tecnologia e qualquer outra coisa que a empresa forneça a cada funcionário. Em seguida, divida o total desses custos pelo número total de pessoas empregadas pela empresa. Isso fornecerá uma estimativa razoável das despesas brutas por funcionário da empresa.

A próxima etapa é calcular a sobrecarga direta associada ao funcionário que está servindo atualmente em cada função. Isso inclui salários, benefícios, impostos sobre a folha de pagamento e outros custos associados. Em seguida, adicione o resultado ao valor das despesas gerais por funcionário e você terá o custo mensal total de cada função. Para comparações posteriores melhores, você pode dividir esses resultados pelo número total de horas que cada funcionário trabalhou (ou quantas horas eles gastaram desempenhando uma determinada função). Isso lhe dirá quanto custa cada função de trabalho por hora.

Calcular os custos de demissão de funcionários

A próxima coisa a considerar é quanto custará dispensar funcionários se o eventual acordo de terceirização exigir isso. Embora geralmente sejam custos únicos, a empresa precisa entendê-los antes de avançar com um plano de terceirização. Quando aplicável, as principais coisas a considerar são pacotes de indenização e benefícios estendidos.

Também é necessário pensar nos custos associados ao desligamento de funcionários. Por exemplo, quanto custará recuperar a propriedade da empresa e desabilitar o acesso à infraestrutura de TI e aos dados da empresa? Esses custos podem variar consideravelmente dependendo do tipo de funcionário e do tempo de serviço. Também é uma boa ideia manter um funcionário que está saindo na folha de pagamento, sempre que possível, durante a transição para um acordo de terceirização. Como isso pode aumentar temporariamente os custos, a empresa deve estar pronta para arcar com o ônus adicional.

Determinar uma margem de erro aceitável

Se um acordo de terceirização fosse uma verdadeira comparação de maçãs com maçãs com seus funcionários desempenhando uma determinada função de trabalho, os resultados da etapa anterior sempre decidiriam quais funções de trabalho terceirizar. No entanto, os trabalhos terceirizados não são equivalentes aos feitos por trabalhadores internos. Sempre haverá uma certa margem de erro devido à distância logística e física entre a empresa e os trabalhadores que agora desempenham cada função. Então, é importante contabilizar isso.

A ideia é descobrir, para cada cargo que você está pensando em terceirizar, quantos erros ou atrasos no desempenho desse trabalho a empresa pode tolerar. Por exemplo, se a empresa transfere uma função de trabalho para uma empresa de terceirização ou freelancer e comete um erro - quanto tempo a empresa pode esperar por uma correção antes que custe mais dinheiro e danos à reputação do que o valor do trabalho?

O problema é que não há resposta certa ou errada para a pergunta. É algo que cada negócio tem que decidir por conta própria, com base em suas relações com os clientes e nos padrões de qualidade que escolhe manter. Nesse estágio, é possível que algumas funções - não importa o quanto a empresa possa economizar com a terceirização - não valham o risco potencial envolvido.

Solicitar Cotações de Terceirização

A próxima e última etapa no processo de tomada de decisão de terceirização é solicitar cotações para o trabalho necessário. Isso deve começar com alguma diligência em relação aos potenciais parceiros de terceirização. É essencial encontrar candidatos com histórico sólido de sucesso e experiência verificável no trabalho que a empresa exige. Em seguida, você pode preparar uma solicitação de cotação para os candidatos aprovados. É aqui que todas as informações coletadas nas etapas anteriores são úteis. Você pode usá-lo para comunicar várias coisas a potenciais parceiros de terceirização, incluindo:

• A natureza específica e o escopo do trabalho necessário
• A margem de erro aceitável
• O máximo que a empresa consideraria gastar para o trabalho
• Quando o acordo de terceirização precisa começar

Nesse ponto, a decisão se resume a quais parceiros de terceirização concordarão em atender aos requisitos da empresa pelo preço mais baixo. Para aqueles que o fazem, seguir em frente com o arranjo apropriado.

Conclusão – Quando terceirizar

Seguindo o procedimento acima, uma agência digital ou qualquer outro tipo de negócio deve ser capaz de tomar decisões inteligentes de terceirização. Quando seguido, o procedimento deve minimizar o risco e aumentar as chances de que os acordos de terceirização resultantes atendam às necessidades do negócio enquanto reduzem os custos. Claro, também é possível que a terceirização não faça sentido para muitas das agências digitais existentes. Certamente não há nada de errado com isso. No entanto, sempre vale a pena manter a terceirização disponível como uma opção, pois as condições de negócios e operações podem mudar e mudam com frequência.