O que é um sistema ERP em nuvem?

(Esta postagem foi publicada originalmente em 20 de abril de 2016. Foi atualizada para precisão e integridade).

Um negócio de varejo em crescimento geralmente precisa atualizar sua tecnologia para acompanhar as operações. Um dos maiores investimentos em tecnologia que você fará é em um sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (ERP). Essa tecnologia muitas vezes se torna a salvação do seu negócio. É onde você lida com suas finanças, processamento de pedidos, informações sobre produtos, relatórios e muito mais. Tem sido uma tecnologia à qual varejistas e atacadistas recorreram por muitos anos para gerenciar todos os diferentes aspectos de seus negócios.

Assim como outros sistemas de tecnologia, os ERPs também estão migrando para serviços em nuvem, permitindo que sejam mais acessíveis e flexíveis. Este artigo definirá o que é um ERP, os benefícios dos sistemas ERP baseados em nuvem e listará os principais sistemas ERP atuais. Esperamos que isso ajude você a decidir se está pronto para um ERP e como avaliar o melhor para o seu negócio.

O que é um ERP?

Se você não estiver usando um ERP, vamos primeiro entender do que esses sistemas são capazes.

O software Enterprise Resource Planning (ERP) lida com o lado financeiro do seu negócio, juntamente com outras áreas importantes, como estoque, clientes, fornecedores, gerenciamento de projetos e muito mais que ajudam a gerenciar nossos negócios. Este software existe desde a década de 1990 e automatiza a maioria das funções de back office. O principal benefício é que um ERP é um local único para gerenciar toda a sua empresa. O software modular permite que os usuários integrem diferentes aplicativos para que você possa escolher quais recursos sua empresa precisa.

Varejistas e atacadistas usam um sistema ERP como o “sistema básico” para administrar seus negócios. É o único lugar onde você pode gerenciar folha de pagamento, RH, criar e gerenciar itens que você vende, determinar preços específicos do cliente, gerenciar disponibilidade de estoque, selecionar, embalar e enviar itens e muito mais.

Por que usar um ERP na nuvem?

Hoje, os fornecedores de ERP estão implantando software na nuvem versus no local. No passado, os comerciantes compravam sistemas ERP no local e os instalavam localmente no hardware e nos servidores da própria empresa. Com o software no local, é sua responsabilidade personalizar, manter e gerenciar o software por conta própria. Esses projetos geralmente são muito caros em custos iniciais e manutenção ao longo do tempo. Isso geralmente significava que apenas os comerciantes Enterprise estavam dispostos a assumir o investimento para lidar com requisitos de negócios complexos ou personalizados.

O aumento dos sistemas ERP baseados em nuvem, no entanto, dá aos comerciantes de nível SMB a Enterprise acesso a este importante software de gerenciamento de negócios, desbloqueando novos processos e ferramentas que não estavam prontamente disponíveis antes. O software baseado em nuvem permite que os comerciantes acessem seus sistemas ERP por meio de qualquer navegador da web. Os provedores de ERP fornecem seu software ERP como serviço (SaaS), o que significa que você não precisa manter nenhum software em seus próprios servidores. Em vez disso, o fornecedor de ERP oferece acesso aos servidores que eles possuem e mantêm.

É por isso que os sistemas ERP baseados em nuvem têm muitos benefícios, como:

Custo total de propriedade

Os ERPs na nuvem geralmente têm um custo total de propriedade menor do que as opções no local. Como você está licenciando o acesso ao software, você pode evitar altos custos iniciais para comprar o software e o hardware necessários para executar sua instância de ERP. Para sistemas baseados em nuvem, você só precisa de acesso à internet para trabalhar em seu sistema ERP. A longo prazo, você também não precisa treinar e manter uma equipe de TI responsável pelo software.

Em vez disso, os comerciantes pagam uma taxa mensal para usar e acessar continuamente o software. A maioria dos comerciantes também trabalha com um consultor de ERP ou provedor de serviços para ajudar a configurar e manter seu sistema ao longo do tempo.

Por fim, é importante observar a escalabilidade dos servidores em nuvem. Os comerciantes podem economizar custos ao longo do tempo, aumentando e diminuindo o espaço do servidor, com base na demanda. Por exemplo, você pode aumentar o espaço do servidor para os feriados e desligá-lo quando não precisar mais dele. Isso permite que você pague apenas pelo que você precisa.

Manutenção

Para a maioria das empresas em crescimento, o apelo do software baseado em nuvem é que você não precisa ser um especialista nele. Você não precisa pessoalmente de uma equipe de TI para manter a infraestrutura do software e estar constantemente observando os problemas de desempenho a serem corrigidos.

Em vez disso, o provedor de ERP ou seu implementador é responsável por monitorar seus dados. Para uma empresa em crescimento, isso pode significar uma grande diferença em custos, recursos e tranquilidade.

Acesso 24 horas por dia, 7 dias por semana

Ao contrário do local, os comerciantes podem acessar um sistema ERP baseado em nuvem em qualquer lugar a qualquer momento, desde que haja uma conexão com a Internet. Isso permite que seu ERP esteja onde você estiver. Você pode receber pedidos, verificar o estoque e muito mais enquanto estiver no campo ou no armazém.

Atualizações de software

Outra vantagem notável dos sistemas ERP baseados em nuvem é a rapidez com que eles podem fazer atualizações de software ou correções de bugs. Geralmente são feitos com frequência e de forma automática, sem afetar o seu negócio.

As atualizações no local podem exigir o desligamento completo de seus sistemas ou a reimplementação do software. Eles podem ser um incômodo tão grande que os comerciantes optam por não atualizar e arriscam problemas de desempenho com software desatualizado.

Integração do sistema

Enquanto um ERP lida com muitos aspectos diferentes do seu negócio, ele não lida com tudo. Além de um ERP, os comerciantes podem usar uma plataforma de comércio eletrônico, sistema POS na loja, 3PL, CRM ou PIM para lidar com o atendimento. Assim como você deseja seus módulos integrados ao seu ERP, você também deseja esses sistemas integrados ao seu ERP.

A integração do ERP com seus outros sistemas de negócios permite a transferência automática de dados importantes entre eles. Caso contrário, você ficará preso inserindo dados manualmente de um sistema para o outro, como receber pedidos online e inseri-los em seu ERP para processamento de pedidos.

Sistemas baseados em nuvem com uma forte API (Application Program Interfaces) geralmente são projetos de integração mais fáceis e previsíveis. É mais provável que você encontre um provedor de integração como o nChannel que oferece soluções pré-criadas e configuráveis ​​para sistemas populares de comércio eletrônico, ERP, POS e 3PL baseados em nuvem.

Embora seja possível integrar software no local, os projetos geralmente consomem mais tempo e são caros para levar em conta as personalizações. Na maioria dos casos, seus sistemas precisarão ser vinculados diretamente, o que pode criar problemas no futuro. Leia mais sobre diferentes abordagens de integração de sistemas.

Principais sistemas ERP em nuvem

Muitos comerciantes SMB e Enterprise estão se voltando para sistemas ERP baseados em nuvem. O desafio agora é avaliar e escolher a melhor opção para o seu negócio em meio a um campo lotado. Esteja preparado para fazer sua devida diligência e pesquisa. A implantação de um ERP é um investimento e você deseja fazer a melhor escolha na primeira vez.

Ao avaliar diferentes ERPs baseados em nuvem, considere o seguinte:

• Custo – Para que você tem orçamento? O que você está disposto a gastar para obter o retorno do investimento?
• Implementação – Quais são suas opções para implementação? Você precisará trabalhar com um terceiro? Quanto tempo demoram os projetos?
• Suporte – Para quem você pode ligar quando algo quebra? Quando você pode ligar para eles?
• Funcionalidade – Quais são seus recursos obrigatórios e interessantes?
• Escalabilidade – Como este ERP evoluirá com o seu negócio ao longo do tempo? Você vai superar rapidamente o software?
• Interface do usuário – Quão fácil é para seus funcionários usarem? O espaço de trabalho é intuitivo?

Para iniciar sua pesquisa, aqui estão alguns sistemas ERP populares baseados em nuvem que varejistas e atacadistas estão usando hoje:

• Oracle NetSuite – Quando você pensa em sistemas ERP baseados em nuvem, esse nome vem primeiro. O NetSuite é conhecido por sua ampla gama de recursos e módulos.
• Acumatica – Conhecida por sua navegação e modelo de precificação flexível (precificação não baseada no usuário).
• Microsoft Dynamics 365 – o novo ERP baseado em nuvem da Microsoft totalmente integrado com outros aplicativos de nuvem da Microsoft
• ParagonERP por Jonar – ERP baseado em nuvem mais recente no bloco com interface de usuário elegante e conjunto de recursos robusto.
• Odoo – Um ERP e CRM de código aberto para lidar com muitas partes diferentes do seu negócio
• Brightpearl – Um sistema de gerenciamento de pedidos mais robusto que pode ser adequado para pequenas e médias empresas em crescimento.

Tem um ERP baseado em nuvem favorito ou experiência com qualquer um dos itens acima? Deixe-nos saber nos comentários abaixo!