O que é Assinatura Eletrônica: uma oportunidade de digitalização

As assinaturas eletrônicas são uma forma perfeita de digitalizar processos e repensá-los completamente para torná-los mais eficientes, eliminando as deseconomias que muitas vezes caracterizam os processos tradicionais.

O valor legal e a possibilidade de utilização em múltiplas situações fazem com que sejam uma forte ferramenta de apoio à digitalização.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é uma tecnologia que permite assinar um documento ou contrato sem imprimi-lo e sem apor nele uma assinatura manuscrita.

Ao assinar um contrato eletronicamente, associamos um conjunto de dados eletrônicos, que dá origem à própria assinatura eletrônica, a outro conjunto de dados eletrônicos, que forma o documento ou o contrato que precisamos assinar.

Isso pode ser feito simplesmente clicando em um botão, por exemplo.

A Scrive , parceira da Doxee para assinaturas eletrônicas, garante a comprovação desses elementos-chave graças ao Evidence Package, um conjunto de informações que descreve todos os diferentes eventos pelos quais passa o documento e que é anexado ao próprio documento assinado. O Scrive Evidence Package, que define o padrão da indústria, é anexado a todos os documentos assinados. É uma coleção detalhada e, mais importante, completa de evidências de alta qualidade que abrange todos os eventos no processo de assinatura do documento, desde o momento em que o autor termina de preparar o documento para assinatura até que o documento final assinado seja selado digitalmente.

As assinaturas eletrônicas são juridicamente vinculativas?

As Assinaturas Eletrônicas são juridicamente vinculativas graças aos três elementos contidos no Pacote de Provas que devem estar sempre presentes e claros, independentemente do formato do documento – papel ou digital, e definem o ciclo de vida de um documento assinado – a partir do momento em que é compartilhado com a via, até quando for assinado.

Os 3 elementos que garantem o valor jurídico de um contrato assinado podem ser assim resumidos:

• a comprovação da intenção , ou seja, a intenção do signatário em concordar com o documento e seu conteúdo
• a identidade do signatário
• a integridade do próprio documento, certifique-se de que não foi adulterado.

As evidências coletadas no Pacote de evidências consistem em logs de auditoria que mostram, por exemplo:

• Uma captura de tela do contrato na IU do Scrive, para demonstrar a intenção
• Prova da identificação do signatário , que pode ser seu endereço de e-mail, número de telefone ou outro meio de identificação eletrônica
• Referências de tempo que mostram a data e hora exatas dos eventos, como identificação, abertura do documento e assinatura
• Finalmente, uma assinatura digital (ou selo digital ) é afixada no documento assinado: isso evitará que ele seja adulterado e garantirá sua integridade

Quando falamos de assinaturas eletrónicas em qualquer país da União Europeia, devemos sempre ter em primeiro lugar o Regulamento eIDAS, que regula os diferentes tipos de assinatura eletrónica e com características distintas tanto do ponto de vista tecnológico como legal. É por isso que usar e implementar soluções de assinatura eletrônica oferece uma grande oportunidade para criar novos serviços e gerar maior eficiência nos processos normais de negócios e integração digital.

Por que usar uma assinatura eletrônica para simplificar seus processos digitais?

A implementação de uma assinatura eletrônica ajuda a agilizar os processos de assinatura, pois permite assinar um contrato a qualquer hora, em qualquer lugar e de qualquer dispositivo, seja um computador pessoal ou um smartphone. Dependendo do processo específico e do tipo de contrato, pode escolher a solução de assinatura eletrónica que melhor se adapta aos requisitos. Estes são apenas alguns exemplos das vantagens da assinatura eletrónica , que permite atingir o objetivo final: simplificar um processo digital.

Entre os benefícios imediatos, destacam-se: redução de custos de gestão, agilidade nos prazos dos processos e possibilidade de obtenção de assinaturas com pleno valor jurídico em poucos passos, mesmo quando há mais de um signatário.

As Assinaturas Eletrônicas Básicas (BES) e as Assinaturas Eletrônicas Avançadas (AES) costumam ser a melhor opção quando se trata de digitalizar processos de integração ou assinatura: elas combinam a necessidade de eficiência com a necessidade de ter documentos juridicamente vinculativos. O BES e o AES são fáceis de usar e gratuitos para os signatários. Além disso, os usuários não precisam gerenciar novas credenciais pessoais, senhas ou dispositivos adicionais, como cartões inteligentes ou tokens USB. Um endereço de e-mail, um telefone celular e um meio de identificação são tudo o que eles precisam para acessar o documento e assiná-lo.

O que você pode fazer com assinaturas eletrônicas

Nos últimos anos, quase todos os processos de compra foram transformados em transações online, desde a compra de todo o tipo de produtos, à celebração de contratos, e desde a prestação de serviços e contratos de seguros à criação de uma nova conta bancária.

Muitas das transações que agora se transformaram em processos digitais só eram possíveis na presença ou com o apoio essencial de um operador.

É exatamente isso que queremos dizer quando falamos de onboarding digital . O onboarding digital consiste em um processo que digitaliza todas as etapas necessárias para permitir que um novo cliente prossiga com a compra de um produto ou ative um serviço.

Você pode se perguntar por que introduzimos esse conceito e o que ele tem a ver com assinaturas eletrônicas.

Todo relacionamento com um cliente, seja um cliente novo ou já existente, pode ser transformado em um relacionamento digital, tornando-o mais eficiente e satisfatório para ambos os lados. Mas como?

Para implementar um processo de onboarding digital, precisamos começar olhando para cada uma das etapas do relacionamento com o cliente e entender como podemos digitalizá-las da melhor forma, garantindo sempre o suporte necessário e suprindo a ausência do “humano” componente, ou seja, contato com o operador.

É exatamente aí que as assinaturas eletrônicas podem ser integradas com sucesso, como uma ferramenta que transforma o momento de adquirir a assinatura em um processo eficiente, sem atrito e com economia de tempo. Se tomarmos como exemplo o cenário italiano, pesquisas mostram que:

• Após a pandemia do COVID-19, 68% dos italianos esperam poder entrar em contato com empresas por meio de canais digitais (IlSole24Ore)
• O onboarding digital, incluindo a assinatura eletrónica de contratos, é uma das 10 prioridades de investimento para o setor bancário (relatório ABILab, 2022).

Então, vamos mergulhar em alguns exemplos e ver como usar assinaturas eletrônicas para desbloquear as principais oportunidades de digitalização.

Um caso de uso: o setor de serviços públicos

Uma atividade que resultou na redução das filas de espera nos balcões presenciais a favor do digital é a aquisição de novos contratos de abastecimentos multiutilitários e a consequente gestão de todas as fases e atividades conexas. Neste caso, uma solução de Assinatura Eletrônica Básica pode ser utilizada de forma eficaz, possivelmente na forma de um BES “robusto”. A maneira mais fácil de aumentar o valor de um SES é usar um código OTP (one time password) a ser enviado ao signatário, via sms, aplicativo ou e-mail. Enviar o código OTP para um dispositivo de propriedade do signatário é uma forma de autenticação dele e permite que a pessoa confirme ainda mais sua vontade de assinar aquele documento específico.

Os documentos necessários podem ser facilmente disponibilizados para assinatura por email ou por upload numa área web dedicada, sendo possível criar uma experiência digital cada vez mais rica e personalizada para o cliente.

Para além da desmaterialização de contratos e assinaturas, também é possível criar processos onde outras interações entre a empresa e o cliente já não se façam ao balcão ou por telefone, mas de forma digital. Com o fluxo de trabalho correto e os pontos de contato e chamadas à ação necessários, você pode oferecer aos clientes a opção de marcar uma consulta com um operador ou ativar um novo serviço com apenas alguns cliques, criando assim oportunidades de venda cruzada e venda adicional. Todos os documentos podem ser disponibilizados para assinatura por email ou através de uma área web dedicada, sendo possível criar uma experiência digital do cliente cada vez mais rica e personalizada.

A assinatura eletrônica em documentos de RH

Uma simples assinatura eletrônica também pode ser usada para desmaterializar e agilizar determinados relatórios e processos de RH. Por exemplo, uma assinatura eletrônica simples pode ser usada ao solicitar férias, licença, solicitações de treinamento ou declarações de despesas. A este respeito, vale a pena mencionar um recente esclarecimento da Agência Italiana de Receitas, que consta da resposta n. 740 de 20 de outubro de 2021, referente ao gerenciamento dos relatórios de despesas, tipo de documento muito comum no RH. A resposta da Agência Italiana esclareceu que os relatórios de despesas digitais não exigem uma assinatura eletrônica qualificada ou uma assinatura avançada do funcionário, tornando assim perfeitamente plausível o emprego de uma assinatura eletrônica básica.

A assinatura eletrônica para avisos de privacidade

As políticas de privacidade podem ser assinadas por meio de umasolução de assinatura eletrônica simples, uma vez que o signatário tenha a chance de visualizar e ler adequadamente o próprio documento.Isso também pode ser implementado por e-mail ou as informações podem ser disponibilizadas em uma área especial da web que o signatário acessa com um par de credenciais. A call-to-action para a assinatura, na forma de uma solução de apontar e clicar (por exemplo, um botão que expresse claramente a vontade de assinar o documento) pode ser colocada no final da divulgação para que o signatário possa Veja isto.

A assinatura eletrônica para aprovação de cotações e ordens de compra

A aceitação de um orçamento ou pedido de compra é outra atividade que pode ser realizada mediante a aposição de uma Assinatura Eletrônica Básica, digitalizando e trazendo eficiência a esse tipo de transação. Também neste caso, a assinatura eletrônica básica permite agilizar processos que, de outra forma, exigiriam a troca, impressão e digitalização de vários documentos para adquirir uma assinatura manuscrita. Essas etapas são significativamente reduzidas, se não eliminadas, com a adoção de uma abordagem digital. Além disso, o valor legal de uma assinatura eletrônica básica é claramente definido no Regulamento Europeu eIDAS, enquanto o mesmo não pode ser dito para assinaturas manuscritas digitalizadas.

Artigo co-escrito com Scrive.