O que é um software de rastreamento de admissões e por que devo me importar?

Com tudo se tornando digital em nosso mundo, não é surpreendente que mais e mais faculdades e universidades estejam optando pela inscrição online. Não só isso, mas também estão se afastando de métodos mais tradicionais para o processo de aplicativos. Para economizar tempo, espaço e dinheiro, muitas instituições agora estão se voltando para software de rastreamento de admissões.

O software de rastreamento de admissão é um software desenvolvido para ajudar a agilizar os processos de admissão de uma escola. Dependendo do software de escolha, os escritórios de admissão também podem usar seu software de rastreamento para monitorar os alunos atuais. Isso inclui rastreamento:

• Quais disciplinas eles escolhem seguir

• Suas atividades extracurriculares

• As datas de formatura esperadas

• Optar por ingressar na Associação de Ex-alunos

Esse tipo de software é ótimo para o ensino superior porque ajuda a coletar dados valiosos dos alunos que podem ser usados ​​durante o processo de admissão. Esses dados podem então ser comparados aos padrões de admissão atuais, tornando o processo de seleção muito menos difícil. Essas informações podem então ser usadas em conjunto com os sistemas de informação do aluno para ajudar a otimizar a experiência inteira do aluno na faculdade.

Por que o software de rastreamento de admissão combina bem com a automação de e-mail

Embora o software de rastreamento de admissão em faculdade possa parecer ter um uso principal, quando combinado com o software complementar certo, informações valiosas podem ser coletadas. Essas informações podem então ser usadas para agilizar toda a carreira universitária de um aluno.

Por exemplo, esses dados podem ser conectados ao software CRM de seu campus para ajudar a gerar e-mails automatizados que dizem respeito especificamente a eles e às suas necessidades. Isso significa que enviar os seguintes e-mails pode ser muito mais fácil:

• Status do aplicativo

• Pagamentos de taxas devidos

• Próximos eventos adaptados à sua área de estudo

• Eventos / avisos específicos do campus e muito mais

4 exemplos do mundo real de software de rastreamento de admissão trabalhando em conjunto com a automação de e-mail

O objetivo da automação de e-mail é enviar as mensagens de e-mail certas para as pessoas certas no momento certo. Para fazer isso, as faculdades precisam ser capazes de coletar dados valiosos sobre seus alunos para que eles estejam sempre enviando-lhes conteúdo relevante. É por isso que ter um software de rastreamento de admissão pode ser tão vital para uma instituição de ensino superior.

Com as informações que são coletadas por este software, os e-mails podem ser curados de acordo com as necessidades do aluno. Isso ajuda a evitar toda e qualquer informação desnecessária.

Ao combinar o software de rastreamento de admissão com o software de CRM da sua faculdade, você pode enviar mensagens de e-mail cuidadosamente personalizadas, como as quatro listadas abaixo.

Email de eventos esportivos

Por maiores que os eventos esportivos da faculdade possam ser, eles nem sempre agradam a todos.

Usar informações de seu software de rastreamento de admissões pode ajudá-lo a criar listas de e-mail específicas. Essas listas podem então ser projetadas e criadas com base em áreas de interesse.

Este exemplo é ótimo porque é personalizado para o indivíduo. Ele permite que o indivíduo faça as alterações necessárias no e-mail imediatamente. As universidades podem seguir este exemplo enviando e-mails automáticos de agradecimento aos alunos que se inscreverem em várias atividades, incluindo:

• Esportes

• Teatro

• Arte e mais

Isso leva a menos recursos desperdiçados e indivíduos mais felizes com caixas de entrada menos confusas.

Fonte: Pinterest

Email de aceitação

Ao longo do ano, os alunos em todo o mundo sofrem com o terrível período de espera antes de serem aceitos. Este é o período entre a inscrição nas faculdades de sua escolha e a espera de uma resposta sobre a decisão da instituição sobre a aceitação. Longe vão os dias das cartas de aceitação por correio tradicional. Em vez disso, cada vez mais instituições de ensino superior estão optando por usar o e-mail para essa comunicação. E porque esta é uma mensagem tão importante e empolgante para compartilhar com os alunos em potencial, há muitas maneiras de aproveitar as vantagens dos recursos de e-mail para torná-lo um e-mail especial e verdadeiramente personalizado.

Neste exemplo abaixo, um aluno recebeu uma notificação por email apenas para abrir a mensagem e comemorar sua aceitação na North Carolina State University.

Para universidades e faculdades que optam por usar o software de rastreamento de admissões em combinação com seu software de CRM, uma vez que o aplicativo do aluno é aceito, o software pode acionar uma campanha de aceitação por e-mail. Isso é excelente porque permite que instituições de ensino superior se vinculem a seus valiosos recursos, como:

• Pacotes de informações do aluno

• Informações do departamento financeiro e muito mais

Fonte: Twitter

Email de aniversário do aluno

Mostre a seus alunos que você se importa! Em vez de tratá-los como apenas mais um aluno, por que não reservar um tempo para criar e enviar mensagens de e-mail de aniversário para seu corpo discente?

Esse processo pode ser simplificado com o uso de dados coletados por um software de rastreamento de admissão. Melhor ainda, depois de combiná-lo com os sistemas de informação do aluno ou software CRM, você pode enviar mensagens automaticamente como esta da Eastern Illinois University quando o aniversário de um aluno ou ex-aluno se aproxima.

Este conceito pode ser aplicado a vários aniversários de alunos, incluindo:

• Graduação

• Dias de mudança

• Atividades universitárias pertencentes à área de interesse de um aluno

Fonte: Gmail

Email de associação de ex-alunos

Após a formatura, a relação do aluno com a instituição não para por aí. Assim que o aluno começa a se aproximar da formatura, uma campanha de associação de ex-alunos pode ser enviada.

Essas campanhas podem ser usadas para pedir a um aluno que adira à associação antes da formatura, com um e-mail de lembrete enviado após a formatura. Caso a taxa de ex-aluno não seja paga ou um aluno opte por deixar a assinatura expirar, e-mails de lembrete também podem ser enviados.

Campanhas de reengajamento por e-mail também são uma ótima maneira de utilizar as informações coletadas por seu software de rastreamento de admissões e outros sistemas de informação de alunos. Se perceber que um aluno saiu da lista de ex-alunos, você pode iniciar uma campanha de reengajamento por e-mail para tentar atraí-los de volta.

Fonte: Gmail

Práticas recomendadas de marketing por e-mail para ensino superior

É ótimo saber como o software de rastreamento de admissões pode ser usado em conjunto com seus esforços de marketing por e-mail. No entanto, devemos abordar algumas práticas recomendadas de marketing por e-mail para instituições de ensino superior.

Com tudo que está se tornando digital, alguns podem perguntar por que o foco deveria estar no e-mail, e nós temos sua resposta. O e-mail é o canal digital que atualmente está gerando o maior ROI geral. Para cada $ 1 gasto, o marketing por email gera $ 38 em ROI.

Claro, a mídia social pode desempenhar um papel importante na comunicação. No entanto, o e-mail é considerado quase 40 vezes mais eficaz do que o Facebook e o Twitter juntos.

Para começar, aqui estão algumas dicas para criar uma campanha de e-mail de ensino superior bem-sucedida.

Segmente suas listas de e-mail

Segmentar corretamente suas listas de e-mail é vital, especialmente para faculdades e universidades. Essas instituições têm listas de e-mail enormes, e simplesmente enviar o mesmo conteúdo para cada uma, e cada indivíduo é uma perda de tempo e recurso. Portanto, segmentar suas listas de e-mail em categorias como as seguintes é muito importante:

• Status da inscrição

• Major ou escola

• Situação de moradia no campus

• Localização da casa

• Interesses extracurriculares

• Clubes sociais

Agora, essas listas parecem familiares, e deveriam, porque esses dados podem ser coletados com seu software de rastreamento de admissões. Depois de ter essas informações, você pode segmentar suas listas de acordo, garantindo que todos recebam conteúdo relevante imediatamente.

Personalização é vital

Junto com a segmentação, vem a personalização, e a personalização é muito mais do que simplesmente incluir o nome do aluno no início do e-mail. Personalização é, novamente, enviar o conteúdo certo para o leitor certo quando ele mais precisa.

Isso exige que os profissionais de marketing por e-mail conheçam seus assinantes genuinamente e, neste caso, os alunos dentro e fora do campus. Assim como acontece com a segmentação de lista, você precisará saber os interesses dos alunos, acadêmicos e extracurriculares, como eles gastam seu tempo e muito mais. Depois de ter essas informações e segmentado de acordo, você pode enviar mensagens relevantes e personalizadas que serão úteis para eles.

Projete seus e-mails para todos os dispositivos

Com tudo se movendo online, é vital manter a coesão da marca. Isso significa ter a mesma marca em seu site, materiais impressos e e-mail. Como o e-mail é essencial para o aluno cotidiano, garantir que os e-mails do seu campus sejam abertos corretamente em todos os dispositivos é absolutamente essencial.

Costumava ser suficiente ter um design de email responsivo. Isso significava que sua mensagem mudaria de tamanho dependendo do tamanho da tela do dispositivo em que estava sendo exibida. Embora tenha sido um passo na direção certa, não garante que todo o seu conteúdo seja facilmente visualizado.

Em vez disso, é mais importante garantir que seus e-mails sejam projetados para serem compatíveis com dispositivos móveis. Isso significa que seu e-mail terá a mesma aparência, independentemente do dispositivo que o leitor estiver usando. Embora não seja perfeito, está rapidamente se tornando o padrão conforme mais pessoas começam a abrir e interagir com seus e-mails em seus dispositivos móveis e smartphones.

Fonte: Emma

Sempre teste antes de enviar

Isso não pode ser estressante o suficiente. Testar seus e-mails com uma pequena amostra de sua lista de e-mails ajuda a garantir que você está enviando as informações corretas para aqueles que desejam recebê-las. O teste A / B permite que você teste vários componentes do seu e-mail. Isso é feito criando uma versão “A” e uma versão “B”, que é enviada para duas pequenas amostras de sua lista de e-mail. O que tiver melhor desempenho é aquele que deve ser enviado para o restante da sua lista de e-mail.

Embrulhar

O software de rastreamento de admissão é uma ótima ferramenta para profissionais de marketing por e-mail em faculdades e universidades por vários motivos. Mais importante ainda, ajuda-os a reunir informações importantes que são necessárias para enviar e-mails de alta qualidade para seus alunos e funcionários. Assim que eles tiverem essas informações, seguir estas quatro etapas o ajudará a projetar a melhor campanha de e-mail para atender às necessidades de sua instituição:

• Segmente suas listas de e-mail

• Personalização é obrigatória

• O design otimizado para celular é fundamental

• Sempre teste antes de enviar

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