O que é uma Ordem de Compra? Uma visão geral dos pedidos de compra

Vamos falar sobre pedidos de compra e gerenciamento de seus fornecedores.
Para administrar sua pequena empresa, você precisa de um bem ou serviço específico, então você contata seus fornecedores e explica suas necessidades. Eles oferecem isso. Você tem que pagá-los. História terminou.
Parece muito simples? Isso é. Sim, o procedimento de aquisição de itens pode ser mais complicado do que o descrito anteriormente. Problemas de pagamento, escassez de suprimentos, mal-entendidos que resultam em remessas inadequadas e atrasos no cronograma podem ocorrer.

Mas não é impossível obter serviços de fornecedores confiáveis ​​de maneira contínua e oportuna — é possível, e o uso de pedidos de compra pode ajudar.

O que é uma Ordem de Compra?

Os pedidos de compra são certamente algo que você encontra todos os dias ao gerenciar os suprimentos da empresa. Uma ordem de compra, ou PO, é um documento formal que um cliente entrega a um fornecedor para autorizar uma transação. Inclui detalhes cruciais relacionados à compra, como data do pedido, valor, preço, condições de pagamento e data de entrega. Cada PO tem um número de referência específico que é usado para rastreamento e supervisão.

Os pedidos de compra são essenciais para obter seus suprimentos, acompanhar seu inventário e receber pagamentos. Portanto, um dos componentes fundamentais das transações comerciais é um pedido de compra. Eles acompanham suas transações financeiras, desde a compra de insumos até a venda de produtos acabados. Simplificando, um pedido de compra é um documento crucial tanto para o comprador quanto para o vendedor que contém detalhes sobre a transação e pode ser usado como referência em caso de desacordo ou mal-entendido.

Significado do número do pedido: o número do pedido é semelhante ao número da fatura e identifica um pedido específico feito antes do vendedor.

Benefícios do pedido de compra

Um pedido de compra é muito benéfico para as empresas porque:

• Ajuda no rastreamento de pagamentos e pedidos
• Registra os valores pagos a vários fornecedores.
• Mantém registros para auditoria
• Gerencia referências para correspondência futura

Tipos de pedidos de compra

É fundamental lembrar que nem todos os pedidos de compra são feitos da mesma forma. Se você viu um pedido de compra, provavelmente já viu todos, mas esse não é o caso. Existem cinco tipos diferentes de ordens de compra, e cada uma contém uma quantidade diferente de informações.

1. Pedidos de compra padrão

As ordens de compra mais populares e conhecidas são as padrão. Nesse caso, o comprador está ciente das especificidades da transação e pode especificar o produto ou serviço que está adquirindo, bem como a quantidade, a data de entrega e as condições de pagamento.
Por exemplo, uma empresa com poucos cartuchos de impressora pode enviar um pedido de compra normal porque tem certeza da quantidade e da data de entrega de que precisa.
Dependendo de suas necessidades, ordens de compra padrão podem ser criadas para uma variedade de propósitos diferentes, como:

• Para ser fornecido com serviços
• Subcontratação
• Remessa

2. Pedidos de Compra Planejados

Ao enviar uma ordem de compra programada com antecedência, um comprador está projetando quanto das mercadorias sua empresa precisará no futuro. O item, o preço e as condições de pagamento são conhecidos neste caso, mas a quantidade e a data de entrega são especulativas e dependem de suposições educadas.
Por exemplo, o comprador responsável determinaria quantos cartuchos de impressora eles precisam com um cronograma de entrega mais flexível se a mesma empresa que está com poucos cartuchos de impressora fizer um pedido de compra programado.

3. Pedidos de compra gerais

Ao usar um pedido de compra aberto, um comprador envia vários pedidos simultaneamente para negociar preços mais baixos.
Por exemplo, uma corporação pensaria em usar um pedido de compra geral para comprar cartuchos de impressora e papel se isso permitisse negociar um preço mais barato de um único fornecedor.

4. Pedidos de Compra de Contrato

O tipo mais formal é um pedido de compra por contrato. Nesse caso, um contrato especificando os termos da venda é assinado pelo comprador e pelo vendedor antes da emissão de uma ordem de compra referente ao contrato. O nível mais abrangente de defesa legal é fornecido por esse tipo de pedido de compra.
Usando o exemplo de suprimentos para impressoras, essas empresas estariam vinculadas a um contrato de pedido de compra se firmassem um contrato com seu fornecedor definindo as mercadorias, a quantidade, o preço e o cronograma de entrega e, em seguida, seguissem com um pedido de compra regular.

5. Pedidos de compra digitais

Um procedimento definido para pedidos de compra pode fazer com que o processo de aquisição funcione sem problemas e seja vantajoso para compradores e vendedores.
No Microsoft Excel ou Open Office, um pedido de compra digital pode ser criado e compartilhado rapidamente. Ao abrir uma nova planilha, selecionar Mais Modelos e digitar “fatura” na barra de pesquisa, você poderá acessar os modelos pré-existentes.

A diferença entre faturas e pedidos de compra

As ordens de compra são redigidas pelos compradores, enquanto as faturas são redigidas pelos vendedores. Quando houver condições de pagamento especificadas (líquido 30, líquido 60, FOB, etc.), os vendedores podem enviar uma fatura para receber o pagamento. Eles também podem enviar uma fatura com saldo zero para indicar que o pagamento do pedido foi recebido.

Informações semelhantes, incluindo endereço de cobrança e endereço de entrega, podem ser encontradas em pedidos de compra e faturas. As faturas geralmente incluem uma referência ao número do pedido de compra junto com o número da fatura para verificar o relacionamento e a correspondência entre os dois documentos.

O fato de que as informações do pedido e outros detalhes técnicos vistos no pedido de compra normalmente estão ausentes da fatura é uma grande diferença.

Carta de formato de pedido de compra

O formato da ordem de compra em word, assim como excel, é aceito em todos os lugares.

Até mesmo um modelo de pedido de compra de amostra ou pré-existente está disponível online para download. Uma planilha do Excel ou um documento do Word podem ser usados ​​para criar um formato de PO simples. Os campos a seguir são comumente encontrados em um pedido de compra padrão:

1. Cabeçalho:

A seção de cabeçalho do documento contém informações cruciais sobre a PO e seu negócio. Os seguintes detalhes são fornecidos aqui:

• Número da PO – É um número especial que é usado para rastrear o pedido.
• Data do pedido – É o dia em que o pedido de compra é emitido
• Detalhes do cliente – Inclui o nome da empresa, endereço registrado e informações de GST para o comprador.
• ID do fornecedor – Um ID exclusivo do fornecedor é atribuído pelo comprador a um fornecedor específico.

2. Informações do fornecedor:

Contém informações sobre o fornecedor, como nome da empresa, endereço, informações de contato e informações de GST. Para manter registros para auditorias, certos detalhes são necessários.

3. Detalhes da entrega:

Como o horário, local e modo de entrega, estão incluídos na seção de detalhes de entrega. Caso pretenda que os produtos sejam enviados por correio, deverá incluir a morada de envio e quaisquer outras informações necessárias.

4. Condições de pagamento:

Contém informações sobre impostos, fretes, descontos, condições de crédito e outras condições. Esses dados são um componente crucial do formato PO, pois auxiliam na criação de faturas e, se necessário, na resolução de disputas futuras.

5. Detalhes do pedido:

Ele contém informações sobre o pedido, como o SKU ID, a descrição do bem ou serviço, a quantidade necessária, o custo por unidade e a data de entrega.
Assim, ele fornece uma visão geral do pedido, incluindo o custo total, taxas de entrega, descontos e impostos.

Como funciona um Pedido de Compra?

O procedimento de pedido de compra é bastante simples. Antes de selecionar um vendedor ou fornecedor, você deve fazer uma lista dos itens necessários. A negociação das condições de compra e preço com o fornecedor é a próxima etapa. É assim que um pedido de compra é feito.

Para entender melhor como funciona um PO, vamos examinar um do início ao fim, da criação ao pagamento:

1. O comprador cria uma PO

Primeiramente, o comprador deve criar uma PO, inserindo os dados necessários, como data, endereço de cobrança, endereço de entrega, valor, quantidade, data de entrega, aprovação por e outros dados pertinentes. Excel ou Word podem ser usados ​​para criar o formato PO. Certifique-se de que seja conciso e fácil de compreender para o vendedor.

2. O comprador apresenta o PO para aprovação da equipe interna

O comprador deve compartilhar a PO preparada com a equipe interna para obter as permissões necessárias. O formato normal de PO usado pelas organizações garante informações precisas e aprovações internas. Além disso, ter uma estrutura comum permite flexibilidade para cada pedido, economizando tempo.

3. Enviando uma PO ao fornecedor

A PO está preparada para ser encaminhada ao fornecedor assim que receber a aprovação interna. Compartilhar a PO com o vendedor e dar a eles um tempo razoável para aprová-la é uma ideia inteligente.

4. O Vendedor examina e aprova a PO

Após receber o formato PO, o vendedor o revisa e determina se pode ou não cumpri-lo. Um contrato é criado depois que o vendedor aceita a PO, tornando-a executável. Uma cópia da PO autorizada deve ser devolvida ao comprador pelo vendedor como parte deste processo.

5. PO cumprido

A PO deve ser cumprida mediante confirmação do vendedor. O envio dos itens ao comprador é de responsabilidade do vendedor. Uma fatura também é criada pelo fornecedor e entregue juntamente com os produtos ou serviços. Esta fatura deve ser mantida e manuseada pelo comprador para as necessidades contábeis.

6. PO liquidado

O pagamento é feito contra o pedido de bens e serviços nesta etapa. Você pode fechar o pedido uma vez pago e preservar um registro para referência no futuro.

Conclusão

Embora inicialmente pareça difícil, criar pedidos de compra é essencial para gerenciar com eficiência o dinheiro da sua empresa. Você pode garantir que você registre as informações necessárias sobre suas transações comerciais usando o formato correto de PO. Os modelos de PO online simplificam o processo de criação e manutenção de PO.

Perguntas frequentes

1. O que você entende por ordem de compra?

Resposta: Uma ordem de compra, ou PO, é um documento formal que um cliente entrega a um fornecedor para autorizar uma transação. Inclui detalhes cruciais relacionados à compra, como data do pedido, valor, preço, condições de pagamento e data de entrega.

2. Quantos tipos de ordens de compra existem?

Resp: Existem 5 tipos de ordens de compra:

• Pedidos de compra padrão
• Ordens de compra planejadas
• Pedidos de compra gerais
• Pedidos de compra de contrato
• Ordens de compra digitais

3. Qual é o significado de um número PO?

Resp: É um número especial que é usado para rastrear o pedido.