O que são e-mails devolvidos? E como os remetentes podem limitá-los?

Quando você envia um e-mail e ele é retornado com um soft bounce ou hard bounce (mais sobre isso mais tarde), você precisa tomar medidas imediatas para garantir que a capacidade de entrega de seu e-mail não seja prejudicada. Embora alguns desses e-mails não atrapalhem muito seu desempenho, eles ainda podem criar danos duradouros à sua marca se você não diagnosticar o problema.

Para melhorar sua capacidade de entrega e garantir que todos os e-mails enviados cheguem com segurança à caixa de entrada, vamos explorar o que causa a devolução de e-mails e as etapas que você pode tomar imediatamente para reduzir a taxa de devolução de e-mail.

O que são e-mails devolvidos?

Um e-mail “devolvido” significa que sua mensagem não pôde ser entregue ao destinatário pretendido. Você receberá uma notificação de que seu e-mail foi devolvido logo após o envio e deve avaliar imediatamente se é um problema duradouro ou algo que pode ser corrigido facilmente.

Existem dois tipos específicos: hard bounces e soft bounces.

salto forte

Um e-mail hard bounce indica um problema permanente, o que significa que o endereço para o qual você tentou enviar não existe ou você não pode enviar e-mails para ele (o que é um sinal de um problema muito maior).

Se você receber um hard bounce após enviar um e-mail, remova o endereço de sua divulgação. Se você continuar enviando e-mails para esse endereço, enfraquecerá sua capacidade geral de entrega de e-mail e reputação do remetente.

salto suave

Um e-mail devolvido, no entanto, é um problema temporário que pode ser corrigido. Isso significa que o endereço de e-mail do destinatário pretendido existe, mas há um problema com a caixa de correio ou com a sua mensagem que precisa ser corrigida antes que o e-mail seja totalmente entregue.

O que faz com que os e-mails sejam devolvidos?

Em alguns casos, sua notificação de devolução de e-mail informará especificamente por que a mensagem não foi entregue. Caso contrário, você mesmo precisará diagnosticar o problema.

Um hard bounce pode acontecer se:

• O endereço do destinatário está incorreto
• O domínio do destinatário não existe
• Sua mensagem foi bloqueada pelo servidor de recebimento

Se você não encontrar um erro de digitação no endereço do destinatário e tiver certeza de que o domínio existe, pode ter sido um e-mail devolvido.

Um soft bounce pode acontecer se:

• O servidor de e-mail do destinatário está inoperante ou sobrecarregado
• Você está enviando um e-mail ou tamanho de arquivo muito grande
• A caixa de correio do destinatário está cheia

Um soft bounce pode resolver por conta própria enquanto a mensagem continua tentando se entregar. Caso contrário, você precisará reduzir o tamanho do arquivo de e-mail para superar o soft bounce.

As devoluções de e-mail afetam a capacidade de entrega?

O número de devoluções de e-mail que você recebe prejudica a reputação do remetente. Se não forem verificados, eles farão com que mais de suas mensagens cheguem ao spam ou sejam totalmente bloqueadas.

A menos que você esteja enviando consistentemente mensagens com um tamanho de arquivo grande, os e-mails de devolução suave não são um grande motivo de preocupação. Os e-mails devolvidos, no entanto, exigem ação imediata, pois podem causar sérios danos à reputação do remetente e à capacidade de entrega se não forem endereçados.

Como você pode calcular sua taxa de rejeição?

Você pode calcular sua taxa de rejeição de e-mail dividindo o número de e-mails rejeitados recebidos pelo número total de e-mails enviados e, em seguida, multiplicando esse número por 100. Isso fornecerá a porcentagem da taxa de rejeição.

Por exemplo, se você enviou 300 e-mails e 15 foram devolvidos, você terá uma taxa de rejeição de 5% (calculada com (15/300) x 100).

A maioria das ferramentas de marketing por e-mail e capacidade de entrega de e-mail calcula automaticamente sua taxa de rejeição à medida que você se envolve na divulgação e rastreia sua taxa de rejeição ao longo do tempo. Isso é incrivelmente útil para identificar rapidamente um possível problema com sua estratégia.

Dicas para ajudá-lo a reduzir sua taxa de rejeição de e-mail

O que você pode fazer para reduzir sua taxa de rejeição de e-mail? Felizmente, é bastante fácil detectar e-mails antes que eles sejam devolvidos (ou corrigi-los, se ocorrerem) seguindo estas dicas:

1. Autentique seu e-mail

O primeiro passo para melhorar a capacidade de entrega de seu e-mail é autenticar seu e-mail. Existem três padrões específicos de autenticação de e-mail que você precisa implementar:

• Estrutura de política do remetente (SPF)
• Correio identificado por DomainKeys (DKIM)
• Autenticação, relatórios e conformidade de mensagens baseadas em domínio (DMARC)

Em conjunto, cada um deles melhorará a segurança de seu e-mail e limitará as chances de seu e-mail ser usado em ataques de phishing e spoofing.

2. Verifique seu domínio de e-mail

Antes de enviar uma campanha de marketing por e-mail, você deve verificar se os domínios de e-mail de seus destinatários existem. Há muitos erros comuns que as equipes cometem, como confundir um endereço .ai com um endereço .com ou usar a abreviação de uma empresa quando o domínio de e-mail é o nome completo.

Considere implementar uma ferramenta para verificar se existe um domínio de e-mail antes de enviar seu e-mail. Ou revise manualmente sua lista de contato e crie um documento que identifique domínios comumente usados ​​incorretamente, como @dell.com x @dellinc.com x @delltechnologies.com.

3. Evite enviar e-mails do tipo spam

Se seus e-mails soarem como spam, seus destinatários os marcarão como tal. Use uma linguagem clara e relacionável para o seu público. Evite usar uma linguagem muito comercial e tente não confiar em gatilhos de spam comuns como “grátis” ou “agir agora!”

4. Acompanhe a capacidade de entrega de seu e-mail

Sua capacidade de entrega é um sinal primário da saúde do seu programa de e-mail.

Se você tiver baixa capacidade de entrega de e-mail e não corrigir suas práticas, poderá ser totalmente impedido de enviar mensagens e precisará reconstruir completamente sua infraestrutura - o que ninguém deseja fazer.

Monitore sua capacidade de entrega de e-mail e, se sua taxa de rejeição começar a aumentar significativamente, interrompa qualquer divulgação até entender qual é o problema.

5. Seja consistente com sua atividade de e-mail

Seus clientes se inscrevem para receber seus e-mails porque querem saber de você. Seja consistente com seu alcance (mas não muito agressivo) para que seus compradores se lembrem de sua marca e por que compram com você.

Se você enviar e-mails apenas durante a alta temporada de compras, seus clientes podem ter esquecido sua marca durante o período de entressafra. Portanto, quando você tentar enviar para eles novamente, suas mensagens parecerão não solicitadas, fazendo com que cancelem a inscrição ou marquem você como spam.

6. Certifique-se de que sua lista de e-mail seja baseada em permissão

Para reduzir cancelamentos de inscrição e reclamações de spam, é importante certificar-se de que todos em sua lista de contato expressaram permissão explícita para receber seus e-mails.

Uma ótima maneira de garantir o consentimento é com a confirmação de aceitação dupla. É quando um novo assinante recebe um e-mail solicitando a confirmação da assinatura antes de continuar recebendo e-mails da sua marca.

7. Mantenha uma boa higiene da lista de e-mail

Melhorar a higiene da lista de e-mails é a melhor maneira de aumentar a capacidade de entrega e impedir que os e-mails sejam devolvidos. Para melhorar a higiene da lista, limpe regularmente os dados do CRM para confirmar se as entradas são precisas e se não há registros duplicados. Se você receber um e-mail de hard bounce, remova-o de suas listas imediatamente. Uma boa higiene da lista também ajudará a evitar o envio de mensagens para armadilhas de spam.

Diga adeus aos e-mails devolvidos

E-mails devolvidos podem afetar seriamente sua capacidade de entrega. Certifique-se de seguir estas dicas para mantê-los sob controle, melhorar sua capacidade de entrega e proteger seus resultados.

Curioso para saber de que outra forma você pode melhorar sua capacidade de entrega? Confira nosso guia de higiene de lista para descobrir os culpados comuns da falta de higiene de lista, como eles estão prejudicando o desempenho do seu e-mail e as práticas recomendadas para ajudá-lo a se tornar o melhor remetente da categoria.