O que são reuniões ágeis e como gerenciá-las

No local de trabalho, estamos envolvidos em vários projetos e trabalhamos com os nossos colegas em equipa, durante um determinado período. Geralmente, um projeto é dividido em várias subtarefas e cada subtarefa é alocada a uma pessoa pelo líder da equipe. Isso garante que o progresso do projeto seja claro, suave e eficaz. Mas esse processo por si só não garante o sucesso de um projeto. Para garantir a qualidade, a entrega no prazo e, eventualmente, o sucesso, você precisa realizar reuniões em intervalos regulares. Ao realizar reuniões, você pode saber qual é o status geral do projeto, o status de cada subtarefa, as dificuldades encontradas pelos membros da equipe, novas ideias / abordagens alternativas para o projeto, etc. Além disso, você deve garantir que suas reuniões sejam focado e não se transforme em uma sessão de bate-papo. Então, como organizar uma reunião tão produtiva? Claro, existem diferentes maneiras pelas quais você pode conduzir reuniões. Uma dessas reuniões é uma estrutura ágil que ajuda a aumentar a produtividade da equipe. Vamos dar uma olhada nisso rapidamente:

O que são Reuniões Ágeis?

Reuniões ágeis inicialmente foram formadas como parte do desenvolvimento de software. Mas nos últimos tempos, essa reunião se tornou parte do gerenciamento de projetos em todos os negócios. Então, o que é uma reunião ágil?

As reuniões ágeis são conduzidas considerando um conjunto de princípios que são descritos na forma de um manifesto. Geralmente, ágil envolve trabalhar em um sprint de tempo menor, fornecer atualizações, planejar tarefas, discutir feedback do cliente e compartilhar outras informações importantes sobre o projeto. Portanto, trata-se de desenvolvimento iterativo, em vez de lidar com um projeto de uma só vez.

Quem participa da reunião:

Geralmente, quando você está organizando uma reunião, primeiro você deve restringir as pessoas que farão parte da reunião. Da mesma forma, para reuniões ágeis, temos uma lista de participantes que podem fazer parte dessas reuniões:

1. Proprietário do Produto:

Parte integrante da equipe é o Product Owner, que garante que escopo, custos e prazos sejam cumpridos. É responsabilidade do proprietário do produto maximizar o valor do produto, representando as partes interessadas, priorizando o backlog, capacitando a equipe e mantendo os processos Agile e Scrum.

O proprietário do produto é responsável por

• Gerenciando as partes interessadas e gerando valor.
• Gerenciar a comunicação eficaz entre a equipe de desenvolvimento e as partes interessadas
• Fornecer a visão do produto para a equipe de desenvolvimento
• Resolvendo conflitos e gerenciando situações ou escalação com as partes interessadas ou membros da equipe de desenvolvimento
• Priorização de itens da lista de pendências
• Educar a equipe de desenvolvimento sobre os valores, princípios e processos do Scrum
• Educando as partes interessadas sobre os benefícios do Scrum

Um proprietário do produto também conhecido como gerente de produto é uma pessoa que recebe atualizações de progresso da equipe, fornece sugestões sobre as maneiras de continuar o projeto e colabora com a equipe para concluir o projeto com qualidade.

2. Gerente de Projetos:

O gerente de projeto é motivado, organizado e orientado a objetivos. Ele ou ela entende o que os projetos têm em comum, bem como seu papel estratégico em como as organizações são bem-sucedidas, aprendem e mudam. É o trabalho de um gerente de projeto para iniciar, planejar, projetar e gerenciar um projeto do início ao fim.

Os deveres de um gerente de projeto incluem o seguinte:

• Planejar, organizar e concluir um projeto
• Relatório financeiro
• Fazendo uma carta de projeto
• Gerenciamento de recursos
• Gerenciamento de riscos
• Mudar a gestão
• Agendamento
• Estimativa de custos e desenvolvimento de orçamento
• Controle de qualidade da documentação
• Monitorando os principais indicadores de desempenho
• Gestão de fornecedores
• Gerenciar relatórios e outros documentos importantes

3. A equipe de desenvolvimento:

A equipe de desenvolvimento inclui membros que desenvolvem produtos ou prestam serviços em uma empresa. Uma coisa bem conhecida é que uma equipe de desenvolvimento em uma empresa de software é aquela que desenvolve aplicativos/ferramentas de software. Essa equipe fornece informações valiosas quando está envolvida na reunião. Eles também são a equipe que realmente leva o projeto adiante. Assim, todos os membros dessa equipe devem participar da reunião.

4. Scrum Master:

O Scrum master é um líder de reunião que garante que todos os membros da equipe na reunião sigam as práticas da metodologia Scrum. Eles também ajudam a equipe a manter o foco nos tópicos da reunião, responder suas perguntas e oferecer orientações relacionadas ao processo Scrum.

5. Pessoas Investidas:

Essas são as pessoas que têm interesse no andamento do projeto, mas não estão envolvidas diretamente. Isso inclui profissionais como gerentes que analisam o quão eficiente e eficaz as equipes trabalham, investidores/clientes que investem dinheiro no projeto ou empresa, etc. Às vezes, pode haver funcionários interessados ​​em participar de reuniões Agile, mesmo que não façam parte da equipe de desenvolvimento. Isso ocorre porque eles estão interessados ​​em aprender mais sobre sua empresa e descobrir novos métodos para realizar tarefas.

Tipos de reuniões ágeis:

Existem quatro tipos principais de reuniões ágeis que estão listados abaixo:

1. Planejamento de Sprint:

O planejamento do sprint geralmente é realizado no início de um sprint. Nesta reunião, o líder do projeto prioriza a tarefa a ser focada pela equipe e concluída no sprint. A equipe então planeja a duração de cada tarefa, fixa as metas de cada tarefa e as formas de atingir as metas. Devido a essas discussões, o planejamento do sprint ocorre por um tempo maior, que pode chegar perto de quatro horas.

2. Levantamento diário:

A reunião mais frequente e também a mais curta no framework ágil é a reunião diária em pé. No stand-up diário, os detalhes relativos a um projeto como uma tarefa que foi realizada ontem, uma tarefa planejada para hoje, dificuldades enfrentadas pelos membros da equipe para realizar a tarefa, etc. são discutidos com cada membro da equipe. Isso também fornece o progresso atualizado do projeto para o sprint. A realização de stand-up diário também pode evitar problemas e melhorar a duração da produtividade do sprint. O stand-up diário pode ter uma duração mais curta em torno de 15-20 minutos.

3. Revisão do Sprint:

Esta reunião é conduzida para revisar e exibir as realizações de todos os membros da equipe. Na revisão, cada membro da equipe pode exibir a tarefa que concluiu durante o sprint. Esta é também uma oportunidade para fornecer feedback. Um líder de reunião também pode convidar as partes interessadas e os proprietários do produto para fazer as revisões do sprint para que possam discutir como a tarefa realizada pela equipe se encaixa nas diretrizes do projeto. A revisão do sprint geralmente é realizada no final de cada sprint ou após atingir os marcos do projeto. As revisões de sprint podem ser formais ou casuais com base na preferência da equipe. Geralmente, essa revisão geralmente dura entre uma a duas horas.

4. Retrospectiva do Sprint:

A retrospectiva do sprint é conduzida para que a equipe envolvida com o sprint tenha a chance de discuti-lo em detalhes. A equipe discute coisas bem-sucedidas durante o sprint e quais áreas podem se beneficiar da melhoria. Isso fornece uma ideia para a equipe determinar como executar sprints futuros que podem aumentar a produtividade e evitar problemas. Às vezes, até mesmo as partes interessadas e os proprietários do produto também podem oferecer opiniões nesta reunião, como maneiras que a equipe pode seguir para melhorar o fluxo de trabalho e outros processos. A retrospectiva do sprint geralmente acontece no final de um sprint e pode durar uma hora e meia.

Como gerenciar reuniões Agile:

Gerenciar uma reunião de forma eficaz é uma tarefa bastante desafiadora. Que reuniões muito ágeis precisam ser gerenciadas de forma eficaz. Então, como fazer isso? Não apenas reuniões ágeis, as dicas abaixo serão adequadas para gerenciar qualquer reunião:

(i) Fixar e focar os tópicos:

Sempre que você conduzir uma reunião, primeiro concentre-se em alguns tópicos específicos. Isso economiza tempo para todos os membros que participam da reunião e também ajuda a equipe a se concentrar em itens importantes. Portanto, tente evitar discussões/tópicos que fujam do foco do tópico da reunião.

(ii) Fornecer feedback:

Certifique-se de revisar as tarefas concluídas com frequência e fornecer feedback positivo para motivar os membros da equipe. Além disso, caso haja necessidade de melhoria, feedback construtivo também pode ser fornecido. Isso pode fazer com que os membros da equipe melhorem ainda mais. Fazer isso com frequência pode construir uma forte relação de trabalho.

(iii) Fixar o objetivo:

É muito importante desenvolver metas para qualquer reunião. Isso, por sua vez, pode ajudá-lo a definir os tópicos a serem focados na reunião. Com base no objetivo e nos tópicos, você pode preparar perguntas, revisar as tarefas etc. na reunião.

(iv) Preste atenção:

Ouvir é uma parte essencial da comunicação. Especialmente nas reuniões, sua escuta é importante. Portanto, ouça pacientemente o que cada membro da equipe diz. Da mesma forma, depois de fazer uma pergunta, espere a resposta dos membros da equipe e depois fale. Isso pode ajudá-lo a entender as dificuldades dos membros da equipe ao lidar com o projeto, seus pensamentos, corrigir um problema, melhorar ainda mais, etc.

Embora existam muitas maneiras de conduzir reuniões ágeis, fornecemos uma visão geral rápida das reuniões ágeis e como conduzi-las e gerenciá-las de maneira eficaz e fácil.