Estamos implementando o DAM! Por onde eu começo?

Parabéns! Você tem as aprovações e o orçamento para a primeira solução de gerenciamento de ativos digitais (DAM) da sua empresa e está pronto para começar. E agora? A empolgação dos primeiros dias de sua jornada DAM pode rapidamente dar lugar à apreensão quando se depara com a pergunta: por onde começo?

Onde estão meus bens?

Antes de decidir sobre um sistema DAM apropriado e a quantidade de armazenamento necessária, você precisa ter uma visão completa do que está trabalhando em relação ao número de ativos e tamanhos de arquivo. Se sua empresa produz um grande volume de ativos de vídeo de alta resolução que serão armazenados no DAM, isso pode ocupar uma quantidade significativa de espaço de armazenamento. Nunca é cedo demais para começar a desenterrar e reunir os ativos da sua empresa.

Para obter o máximo valor do seu DAM, ele precisa ser a única fonte de verdade para todos os seus ativos. Não deixe pedra sobre pedra. Conta para todos os tipos de arquivo, incluindo imagens, vídeos, documentos e arquivos de origem. Não presuma que todos os seus ativos estão nos drives compartilhados da empresa. Unidades compartilhadas são um excelente ponto de partida, mas verifique também os sites do Sharepoint, fazendo uma chamada para qualquer dispositivo de armazenamento externo e descobrindo se seus usuários têm o hábito de armazenar coisas em seus discos rígidos. Sua empresa trabalha com agências? Certifique-se de que eles forneceram todos os arquivos que são contratualmente obrigados a fornecer.

Indicadores iniciais

Depois de progredir na coleta de todos os seus recursos, observe o que você coletou e veja se pode começar a identificar alguns requisitos preliminares amplos:

1. Que variedade de tipos e tamanhos de arquivos seu DAM precisa acomodar?
2. Dado o volume, a profundidade e o histórico de ativos que você está vendo, tudo deve entrar no DAM desde o primeiro dia? Ou faz mais sentido selecionar uma data-chave e carregar todos os ativos criados a partir desse dia no DAM, mantendo os ativos de arquivamento em outro local? Lembre-se de que, se você mantiver ativos de arquivamento em um local separado, eles deverão ser acessados ​​rápida e facilmente por usuários designados. Você normalmente descobrirá que alguns ativos legados ainda aprovados para uso atual ficarão fora do escopo do que você carregou no DAM para seu lançamento. Esses ativos precisarão ser carregados no DAM conforme os usuários os solicitarem.
3. Você normalmente gera várias execuções para ativos únicos? Por exemplo, você tem não apenas a versão original, mas também uma miniatura, versões pequenas, médias e grandes?
4. Você precisará contabilizar o controle de versão? Quando você carrega uma nova versão de um ativo em seu DAM, você precisa manter todas as versões anteriores para fins de arquivamento e associá-las à versão atual? As alterações específicas entre as versões precisam ser rastreadas?
5. Existem requisitos legais ou regulamentares específicos em torno de alguns ou de todos os seus ativos?

Vendo em dobro. Ou triplo.

Outra tarefa relacionada a ativos que você deseja resolver mais cedo ou mais tarde são as duplicatas. Com ativos espalhados por vários locais, as cópias duplicadas dos mesmos ativos devem estar em vários locais. Eles podem ter o mesmo nome de arquivo, permitindo que sejam facilmente identificados, ou não. Muitas vezes, pode ser necessário o olhar treinado de sua equipe criativa ou especialistas em conteúdo para identificar ativos duplicados com nomes de arquivo diferentes.

Quanto mais cedo você começar a identificar e eliminar duplicatas enquanto coleta ativos, melhor. Você provavelmente já está familiarizado com o princípio “garbage in, garbage out” e deve se lembrar dele ao preparar ativos para upload em seu DAM. Claro, você pode jogar tudo lá e limpá-lo mais tarde, mas você vai? E enquanto isso, quanta confusão isso está causando para seus usuários finais, alguns dos quais estão sendo expostos a um DAM pela primeira vez? Você precisa encontrar tempo e recursos para lidar com as duplicatas em algum momento, portanto, faça disso uma prioridade antes de estar pronto para o upload em massa de ativos em seu novo DAM. Você pode economizar tempo ao não duplicar o trabalho colocando metadados em ativos que provavelmente serão excluídos logo após o upload para o DAM.

Quem está dirigindo este trem DAM? E quem está junto para o passeio?

Considere seriamente trazer um bibliotecário DAM. Quanto antes melhor. Você pode estar hesitante em gastar parte do seu orçamento DAM em um bibliotecário em tempo integral e, sim, posso ser um pouco tendencioso sobre esse ponto, mas valerá a pena cada centavo. Ter um bibliotecário dedicado ao projeto desde o início é especialmente crucial se este for o primeiro DAM da sua empresa. E para tirar o máximo proveito do seu investimento, encontre alguém com a tríplice experiência em DAM: selecionar, configurar e manter um DAM. Traga-os o mais rápido possível. Isso economizará tempo e dinheiro a longo prazo, porque eles podem evitar que você tome decisões no início que você terá que dedicar recursos para consertar mais tarde.

Como bibliotecário que ajudou três empresas a lançar DAMs, sei muito bem o que não fazer e posso orientá-lo a não tomar decisões das quais se arrependerá mais tarde. Esperar para trazer alguém até que você perceba que está sobrecarregado e tomou algumas decisões não tão ideais significa que seu bibliotecário pode passar meses, se não anos, depois de chegar no modo “consertar” enquanto faz controle de danos e tentar convencer os usuários de que podem confiar no sistema que não causou a melhor primeira impressão.

Se o seu DAM Librarian é o motorista do seu trem, seus stakeholders são seus passageiros VIP de primeira classe. Identificá-los e obter seu comprometimento com o projeto deve acontecer o mais cedo possível. Isso permite que eles obtenham as aprovações necessárias de seus líderes e preparem suas agendas para o compromisso de tempo. Ao identificar as partes interessadas, certifique-se de incluir pessoas de cada divisão separada de sua empresa que se envolverão diretamente com o DAM. Qualquer grupo ou departamento que inclua usuários finais regulares do DAM deve ser representado. E não esqueça que os departamentos de TI e Jurídico precisam ser incluídos.

Embora você queira garantir que você tenha voz de cada área relevante da empresa, tome cuidado ao estabelecer um grupo de partes interessadas muito grande, o que pode tornar as discussões difíceis e levar a que as questões cheguem a um consenso. Parte do papel do stakeholder é representar sua respectiva divisão e ser uma voz única para eles nas reuniões, portanto, é necessário apenas um stakeholder por área. Defina claramente para seus stakeholders os parâmetros da função e suas expectativas. Certifique-se de que eles saibam o compromisso de tempo que estará envolvido e obtenha o compromisso de que estão dispostos e capazes de permanecer totalmente engajados durante o trabalho. A participação de seus stakeholders pode ajudar ou prejudicar significativamente o progresso e o cronograma do seu projeto, portanto, defina expectativas claras desde o início.

Embora sua jornada DAM seja recompensadora, haverá altos e baixos ao longo do caminho. Tomar esses primeiros passos específicos iniciará sua jornada no caminho certo e o preparará para o sucesso futuro.

As opiniões expressas neste artigo são do autor convidado e não necessariamente da MarTech. Os autores da equipe estão listados aqui.