Salas de dados virtuais: benefícios, usos e ferramentas

A tecnologia transformou a forma de operação dos negócios e o trabalho dos funcionários em todo o mundo.

Várias novas tecnologias, como smartphones, SaaS, laptops, tablets, etc., promoveram espaços de trabalho digitais e trabalho remoto. Eles têm um grande papel na transformação digital, permitindo que as equipes trabalhem com mais eficiência do que nunca.

Os VDRs ou Virtual Data Rooms são uma das peças dessa revolução em termos de tecnologia. As salas de dados virtuais mudaram completamente a maneira de fazer negócios para as empresas. Esta postagem explorará os VDRs, seus benefícios, usos e alguns provedores de VDR.

O que é um VDR ou sala de dados virtual?

Uma sala de dados virtual é um espaço online ou repositório onde as organizações armazenam dados e arquivos confidenciais. Eles fazem uso de VDRs no caso de realizar transações financeiras ou quando lidam com terceiros.

VDRs são serviços de armazenamento baseados em nuvem que permitem o compartilhamento de informações privadas ou confidenciais com parceiros, clientes e muito mais.

As salas de dados virtuais usam métodos de criptografia fortes, que tornam o armazenamento bastante confiável e seguro. Os VDRs codificam dados antes de movê-los para a nuvem de armazenamento.

Eles também permitem que você escolha entre várias configurações de restrição e permissões de documentos. Isso evita que os dados sejam copiados, compartilhados ou impressos sem permissão.

Usos de salas de dados virtuais

Os VDRs oferecem um espaço para a devida diligência necessária ao finalizar um negócio. Essas transações envolvem documentos e arquivos de grandes dimensões e em quantidades maiores.

A maioria desses documentos é confidencial e contém dados muito sensíveis. Um VDR oferece uma maneira confiável para todas as pessoas interessadas trocarem e revisarem documentos durante a negociação.

Para que as empresas mantenham relacionamentos comerciais, são necessários contratos e transmissão frequente de dados. As salas de dados virtuais fornecem armazenamento para esses contratos e os disponibilizam prontamente sempre que necessário.

Eles funcionam como um ponto de acesso centralizado para advogados, reguladores externos e internos, contadores e outras partes. Tal sistema central reduz o risco de atrasos e erros. Também oferece transparência na comunicação.

Benefícios das Salas de Dados Virtuais

Uma sala de dados virtual é uma solução perfeita para qualquer organização. Ele pode ajudar as empresas a simplificar o processo de compartilhamento de documentos e torná-lo muito mais eficiente. Eles oferecem uma ampla gama de benefícios, alguns dos quais incluem:

• Compartilhamento eficiente de documentos e informações de negócios críticos e privados com segurança.
• Ofereça proteção às informações da organização.
• Gestão segura e segura de dados e documentos.
• Acessível a várias partes simultaneamente.
• Uma grande quantidade de upload de dados é possível.
• Suporte a dispositivos móveis.
• Recurso de pesquisa preciso disponível.

A seguir, exploraremos os casos de uso de salas de dados virtuais.

Casos de uso de salas de dados virtuais

Salas de dados virtuais são aplicáveis ​​em todas as áreas que envolvem levantamento de capital, transações financeiras e negócios. Vamos dar uma olhada em algumas das principais aplicações dos VDRs.

Tecnologia

Os VDRs são soluções altamente úteis para a indústria de tecnologia. Isso permite que as maiores organizações de tecnologia compartilhem dados e informações entre as equipes e se espalhem pelo mundo.

Desenvolvimento corporativo

As estratégias corporativas envolvem uma grande quantidade de utilização de matrizes de dados. O uso de VDRs ajuda a identificar tendências de dados que, de outra forma, passariam despercebidas.

Investimento bancário

O setor de banco de investimento utiliza em grande parte as instalações de data room virtual. Os processos como levantamento de capital, IPOs e fusões e aquisições exigem um enorme compartilhamento de dados, tornando o VDR obrigatório.

Setor Jurídico

A indústria jurídica envolve uma grande quantidade de papelada. No entanto, essa papelada está se transformando em documentos eletrônicos. E assim, as salas de dados virtuais entraram em jogo neste setor para armazenar, recuperar e compartilhar documentos legais.

Empresas de contabilidade

Os VDRs ajudam as organizações de contabilidade e auditoria a compartilhar suas contas e relatórios de auditoria com clientes em uma plataforma segura.

Imobiliária

O setor imobiliário inclui uma grande quantidade de papelada e troca de documentos. Um VDR auxilia no armazenamento e gerenciamento desses documentos sem nenhum risco.

Salas de dados virtuais x físicas

Anteriormente, antes da evolução da tecnologia digital, salas de dados físicas eram usadas. Estes foram utilizados para armazenar documentos críticos, documentos de propriedade intelectual e muito mais. As salas de dados físicas eram locais físicos reais.

Mas agora, com a evolução da tecnologia digital, os documentos virtuais ou eletrônicos substituíram os documentos físicos. Como resultado, as salas de dados virtuais substituíram as salas de dados físicas. As salas de dados virtuais têm muitas vantagens em comparação com as salas de dados físicas. Vamos conhecer alguns:

#1. Diferença de custo

As salas de dados físicas exigem um local alugado e instalações de segurança adequadas para proteger os documentos. Isso significa que havia enormes custos envolvidos com aluguel, manutenção, segurança, etc.

Por outro lado, as salas de dados virtuais são soluções em nuvem que oferecem a capacidade de armazenar grandes quantidades de dados com segurança. A sala de dados virtual é muito mais econômica do que a física.

#2. Tempo de Recuperação de Dados

Em salas de dados físicas, você pode imaginar como seria difícil pesquisar em pilhas de documentos presentes. Você precisaria de horas para fazer isso, mesmo que estivesse perfeitamente organizado.

Comparado a isso, os VDRs permitem que você faça isso perfeitamente e em segundos. Todos com permissão para acessar os documentos podem pesquisar e recuperar dados imediatamente, sem tempo de espera.

#3. Eficiência

Os VDRs ajudam a melhorar a eficiência do gerenciamento de documentos e, portanto, dos processos de negócios. Como permite que os documentos cheguem a vários licitantes em pouco tempo.

Mas quando falamos de salas de dados físicas, os licitantes devem agendar horários para acessar a sala. Assim, o nível de eficiência seria baixo.

#4. Comunicação confidencial

Os VDRs permitem a comunicação confidencial e privada entre as partes. Você pode responder a perguntas específicas de outra organização sem permitir que ninguém acesse suas informações. Você pode conceder permissão a qualquer pessoa para ver seus documentos ou mais.

#5. Rastreamento

Os VDRs oferecem fácil rastreamento de exibições de documentos. Ao mesmo tempo, isso é impossível em salas de dados físicas. Você não pode controlar quem visualiza qual documento. Mas as salas de dados virtuais permitem que você veja quantas pessoas visualizaram seus arquivos. Você obtém relatórios diários disso, o que torna o rastreamento conveniente.

Vários provedores de data room virtuais oferecem ótimos recursos. Diferentes recursos permitem que você gerencie de forma eficiente e eficaz seus documentos e arquivos online.

Ferramentas de Salas de Dados Virtuais

Vamos explorar os melhores provedores de data room virtuais que você pode considerar.

iDeals

Os iDeals oferecem uma maneira de colaborar e compartilhar com segurança seus documentos comerciais críticos. Ele permite que você carregue seus arquivos usando o recurso fácil de arrastar e soltar. Você pode carregar os arquivos em massa e economizar seu precioso tempo.

Ele suporta mais de 25 formatos de arquivo diferentes e permite a integração com o Windows Explorer. Suas opções e filtros fáceis de pesquisa de texto tornam a recuperação de dados muito mais conveniente.

Ansarada

Ansarada é uma sala de dados virtual inteligente que funciona muito mais do que apenas uma solução de armazenamento e compartilhamento de arquivos. Ele se integra a outras plataformas para permitir a sincronização bidirecional e oferece um recurso de arrastar e soltar para permitir o upload de documentos e arquivos rapidamente.

Ansarada permite rastrear e controlar todas as suas ações. Ele é respaldado pelo poder da inteligência artificial, que ajuda a automatizar relatórios, prever resultados e muito mais.

CapLinked

O CapLinked fornece soluções seguras e simples de data room virtual para que as organizações armazenem seus documentos com segurança. Ele permite que você carregue documentos instantaneamente e limite o acesso concedendo permissão às partes que você deseja.

Você pode fazer upload de arquivos em massa e, assim, economizar seu valioso tempo. A segurança de nível empresarial garante que seus documentos críticos estejam sempre seguros e protegidos. O CapLinked oferece salas de dados para projetos, organizações e empresas de qualquer tamanho e orçamento.

OneHub

Colabore de maneira fácil e contínua com seus colegas, clientes e parceiros de maneira segura. Com o OneHub, você pode compartilhar suas informações comerciais privadas sem preocupações.

Ele permite que você carregue arquivos rapidamente com a funcionalidade de arrastar e soltar. Seu rastreamento avançado de atividades permite que você rastreie tudo na sala de dados. Você pode ter visualizações de alta qualidade para mais de 30 tipos de arquivo. Você pode simplificar facilmente a colaboração atribuindo tarefas, concedendo permissões e muito mais.

Esta sala de dados vem com criptografia em nível de banco.

Caixa

O Box permite que você gerencie com segurança suas licitações, fusões e aquisições e contratos com a máxima proteção. Ele vem com mais de 1400 integrações para facilitar os processos. Ele permite que você aprimore a experiência do usuário, permitindo visualizações no navegador e acessos móveis.

Sua segurança de ponta impede o acesso não autorizado e garante que os documentos tenham acesso seguro. Os controles de pasta e as fortes permissões de usuário rastreiam atividades suspeitas.

Palavras Finais

Então, você vê como as salas de dados virtuais são importantes e úteis quando falamos de documentação crítica. Todo setor que envolve documentação e transações eletrônicas precisa de salas de dados virtuais seguras para garantir a máxima segurança dos documentos.

Você pode considerar qualquer um dos provedores de VDR sugeridos acima e se concentrar em seu trabalho comercial sem preocupações.

Em seguida, você pode conferir o software de automação de documentos para economizar horas de trabalho.