Usando Demonstrações de Resultados, Balanços Patrimoniais, Fluxos de Caixa e Pro Formas para Gerar Lucratividade

Se você leva a sério os lucros, precisa administrar seus negócios pelos números. Como a qualidade de seu produto e/ou serviço deve ser um dado adquirido, você precisa se concentrar nos números para impulsionar seus negócios.

Vamos examinar as demonstrações financeiras e projeções, bem como os números específicos que você vai querer focar para atingir suas metas orientadas para o lucro.

Defina uma meta de lucro ambiciosa

Para começar, gosto de definir uma meta de lucro grande, gorda e suculenta para o ano – um passo significativo acima dos anos anteriores, mas ainda um número que pode ser alcançado.

Em seguida, transformará a meta de lucro em um orçamento. Eu poderia começar projetando uma meta de vendas agressiva, mas possível. Então, eu poderia projetar metas de despesas totais para cada categoria de negócios principal. Eu examinaria as vendas com mais detalhes, como por categoria, por volume projetado, por preço e/ou por cliente, para ver se posso atingir minha meta de vendas de maneira realista. Então, eu daria uma olhada em minhas despesas em detalhes dentro de cada categoria para ver se eu acho que elas estão de acordo com minha meta de vendas.

Nesse ponto, eu poderia decidir que minha meta inicial de lucro grande e gordo era muito agressiva e, em vez disso, eu a voltaria para um valor mais realista.

Depois de potencialmente ajustar minha meta de lucro, eu criaria lucros e perdas pro formas, que são essencialmente demonstrações de resultados projetadas, para cada mês do ano. Eu também criaria uma meta de balanço para o final do ano – se o negócio for particularmente complexo, ou se você tiver um banco que insiste nisso, eu criaria um balanço pro formas para cada mês do ano.

Para empresas onde o fluxo de caixa é apertado, eu criaria projeções de fluxo de caixa, tanto anuais quanto mensais. Eu criaria um fluxo de caixa anual pro forma, assim como um fluxo de caixa mensal pro formas.

Demonstração de renda pro forma

No final de cada mês, compare sua demonstração de resultados pro forma com sua demonstração de resultados real e examine profundamente os números. A tendência que muitas pequenas empresas têm é de adiar essa tarefa ou até mesmo adiá-la ao ponto de perder pouco significado. Por exemplo, se você não examinar sua declaração de renda real de janeiro até a terceira semana de fevereiro, será tarde demais para que suas observações levem a mudanças impactantes para fevereiro.

Se você está montando a demonstração de resultados você mesmo, você e eu sabemos que você tem um milhão de coisas para fazer e, portanto, um milhão de razões para não avaliar suas demonstrações de renda mensais. Isso é um GRANDE erro. Da mesma forma, se você tiver alguém em sua equipe designado para montar a declaração de renda mensal, é provável que eles tenham várias outras tarefas a serem concluídas e forneçam muitas razões pelas quais levarão um, dois ou até três semanas para chegar a isso.

Depois de ter a declaração de renda real do mês à sua frente, carregue-a em uma planilha para que você possa compará-la com sua declaração de renda pro forma. Em seguida, você cria uma análise de variação, que basicamente é apenas a diferença numérica entre o valor real e o valor pro forma de cada item.

Exemplo:

Vendas de janeiro:
$ 3.450 reais
Pro-forma $ 3.500
Variação - $ 50.

A primeira coisa que observo com a análise de variância é se as vendas estão erradas e por que esse é o caso. Então começo a pensar nas mudanças que posso fazer para aumentar as vendas nos próximos meses. Um determinado cliente está comprando menos do que no ano passado? Existe uma linha de produtos com baixo desempenho?

Em seguida, examinaria as categorias gerais de despesas. Por exemplo, se eu estiver gastando 50% a mais do que o orçado em anúncios do Facebook, mas meu custo total de marketing ainda estiver dentro do orçamento e estou atingindo minhas metas de vendas, não ficarei muito preocupado. Por outro lado, se os custos de marketing estiverem 20% acima do orçamento e eu suspeitar que essa tendência possa continuar no próximo mês, eu consideraria fazer mudanças rápidas.

Balanço Pro Forma

A prática empresarial tradicional sugere que você crie um balanço real no final de cada mês. No entanto, criar um balanço patrimonial real (ou pro forma) leva muito tempo, especialmente se você tiver estoque ou contas a receber. Eu consideraria pegar um atalho e não criar um balanço mensal, a menos que sua situação comercial realmente justifique essa abordagem (se você estiver pedindo dinheiro emprestado ao seu banco, eles podem exigir um balanço mensal).

Em qualquer caso, você precisa criar um balanço anual. Será exigido pelas autoridades fiscais se você tiver qualquer negócio que não seja uma empresa individual. Mesmo que você tenha uma empresa individual, você deve criar um balanço patrimonial, embora tecnicamente a empresa não tenha um balanço patrimonial distinto do seu balanço pessoal.

O balanço lhe dará uma imagem instantânea da saúde financeira do seu negócio. Por exemplo, um balanço patrimonial permitirá que você compare rapidamente a dívida total versus o patrimônio líquido do negócio.

Fluxo de caixa pró-forma

Com um fluxo de caixa pro forma, você projeta antecipadamente seus usos e fontes de caixa para ajudar a determinar se você está caminhando para uma crise de fluxo de caixa. Por que isso é tão importante? Muitas pequenas empresas percebem que estão caminhando para uma crise de fluxo de caixa apenas muito tarde no jogo. Como resultado, eles devem fazer cortes de despesas draconianos para tentar sobreviver.

Por outro lado, um negócio que cria e utiliza fluxo de caixa pro formas pode ser proativo e tomar medidas mais precoces e menos drásticas para evitar uma crise.

Operando pelos números

Demonstrações de renda pro forma, balanços e fluxos de caixa são, obviamente, apenas projeções – no mundo real, os resultados sempre serão um pouco diferentes.

No entanto, as perguntas a serem feitas são: Eu realmente entendo a diferença (a variação) entre meus demonstrativos de renda pro forma e meus demonstrativos de renda reais? A diferença é realmente significativa e devo considerar fazer alterações ou é apenas “ruído”?

Por exemplo, se minhas vendas estão chegando a 20% menos do que minhas projeções pro forma, e eu não consigo descobrir uma maneira de aumentá-las, então eu cortaria totalmente minhas despesas pelo resto do ano e refazia completamente minha pro forma declaração de rendimentos.

Por outro lado, se minhas despesas ou vendas estiverem um pouco mais altas ou mais baixas, eu posso apenas fazer uma nota mental para mim mesmo e dizer à minha equipe as mudanças modestas que eu gostaria de fazer, mas não gastar tempo e esforço para refazer as demonstrações de resultados pro forma.

Finalmente, no final do ano, mesmo que você não tenha atingido sua meta exata de grande lucro, mas esteja em algum lugar próximo, você deve se dar um tapinha nas costas, elogiar sua equipe e comemorar! Todas as três são coisas que costumo esquecer de fazer.

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