Um guia completo para usar sistemas de atendimento automático

Como proprietário de uma empresa, melhorar a satisfação do cliente é crucial para o seu sucesso. Uma maneira de conseguir isso é implementando um sistema de atendimento automático conhecido como atendimento automático. Este sistema baseado em telefone pode lidar com um grande volume de chamadas, direcionando-as para o departamento ou indivíduo apropriado, eliminando a necessidade de uma recepcionista ao vivo. Isso o torna uma solução eficaz para empresas que operam fora do horário tradicional.

Quando se trata de melhorar a satisfação do cliente, as empresas costumam tomar várias medidas para atingir esse objetivo. No entanto, quando confrontado com um grande volume de solicitações, preocupações e reclamações de clientes, pode ser difícil acompanhar. Felizmente, com a ajuda da automação, agora estão disponíveis sistemas de atendimento automatizado para atuar como representantes de atendimento ao cliente e lidar com todas as consultas de clientes em seu nome.

Os sistemas de atendimento automatizado podem complementar a função de uma recepcionista, ajudando a expandir seus negócios, gerenciar relacionamentos com clientes e agilizar processos. Eles não substituem a necessidade de uma recepcionista humana. Ele atua como uma recepcionista digital disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para lidar com todas as dúvidas dos clientes. Isso elimina a preocupação com chamadas ou mensagens perdidas, pois o serviço cuidará de tudo por você. Este guia fornece uma visão geral abrangente de tudo o que você precisa saber sobre serviços de atendimento automático.

Qual é o processo de uso de sistemas de atendimento automático e como eles funcionam? Este guia fornecerá uma compreensão básica para iniciantes.

O que é um serviço de atendimento automático?
Como funciona um serviço de atendimento automático?
O que é desvio de chamada?
Benefícios dos serviços de atendimento automatizado
Diferentes setores que usam serviços de atendimento automático

O que é um serviço de atendimento automático?

Várias empresas têm operadores ao vivo a bordo para atender chamadas telefônicas e anotar as principais mensagens dos clientes. Essas empresas geralmente contam com serviços de atendimento automatizado que cuidam do telefone sempre que os operadores ao vivo estão ocupados com outras tarefas.

Os serviços de atendimento automático são ideais para pessoas que recebem chamadas importantes com frequência, mas não podem atender cada chamada pessoalmente. Resumindo, um serviço de atendimento automatizado funciona como um substituto para um serviço de atendimento tradicional, lidando com as solicitações e consultas dos clientes e fornecendo respostas rápidas sem fazer os clientes esperarem na espera.

Um serviço de atendimento automatizado é uma ferramenta que gerencia chamadas de entrada, ao contrário de um serviço de chamadas automatizadas que lida principalmente com chamadas de saída. Ele utiliza tecnologia avançada de IA para fornecer opções de autoatendimento aos clientes, permitindo que eles recebam rapidamente respostas às suas solicitações ou consultas sem ter que esperar. Isso o torna uma solução ideal para indivíduos ou empresas que recebem um grande volume de chamadas importantes.

Como funciona um serviço de atendimento automático?

Um serviço de atendimento automatizado pode ser personalizado para atender às suas necessidades de negócios. Se você precisa aceitar pagamentos, encaminhar chamadas para equipes diferentes ou executar outras tarefas, um serviço de atendimento automático pode cuidar disso para você.

Em outras palavras, um atendimento automático é uma recepcionista digital que pode atender chamadas em seu nome, direcionar os clientes para o departamento relevante ou guiá-los por uma série de menus. Um serviço de atendimento automático geralmente funciona de três maneiras diferentes

• Atenda as chamadas em seu nome usando seu número de telefone existente
• Reproduza uma mensagem de saudação pré-gravada adaptada às suas necessidades de negócios
• Guie os clientes por uma série de menus, pergunte a eles quais são suas intenções e reúna todas as informações relevantes

Um serviço de atendimento automatizado pode coletar uma quantidade significativa de informações, transferi-las para o usuário e, em seguida, direcionar o chamador para o departamento apropriado. Além disso, um serviço de atendimento também pode usar um recurso de desvio de chamada para gerenciar chamadas de alto volume.

O que é desvio de chamada?

Deflexão de chamada, de acordo com o nome, é um recurso de resposta de voz interativa (IVR) que redireciona automaticamente uma chamada de um ponto para outro sempre que um terminal específico estiver ocupado. É uma das muitas formas de desvio de chamadas.

Os serviços de atendimento automatizado podem ser adaptados e personalizados para atender às suas necessidades de negócios e às necessidades de cada cliente. No que diz respeito aos serviços de atendimento, sempre que receber uma chamada, esta será encaminhada diretamente para um operador que irá perguntar ao chamador/cliente o seu nome e a natureza da chamada.

Uma vez que o operador obtenha as informações, ele verificará se o cliente possui um registro em seu banco de dados. Se for encontrada uma correspondência, o operador encaminhará o cliente para a parte apropriada. Se nenhum registro do cliente for encontrado, o operador retirará a mensagem do cliente e a transmitirá ao cliente por mensagem de texto ou e-mail.

Benefícios dos serviços de atendimento automatizado

Além de poupar você de altos custos de atendimento ao cliente e melhorar o atendimento ao cliente. Um serviço de atendimento automático oferece vários benefícios, como

Imagem profissional

Com base nas necessidades do seu negócio, você pode personalizar seu serviço de atendimento para garantir que todas as respostas sejam rápidas e melhorar a imagem profissional da empresa.

Atendimento personalizado

Um serviço de atendimento automatizado pode ser usado para diversos fins, como receber pagamentos, agendar compromissos, registrar solicitações/reclamações de clientes, lidar com consultas e muito mais.

Economiza nos custos operacionais

Um serviço de atendimento automatizado atua como uma recepcionista digital que coleta todas as informações do cliente em seu nome, eliminando a necessidade de um intermediário ou agente e, finalmente, reduzindo os custos do cliente.

Mínimo de chamadas perdidas

Nem toda chamada requer a presença de um agente. Um serviço de atendimento automatizado pode ajudar priorizando chamadas importantes e economizando tempo.

Expectativas de tempo de espera/Gerenciamento de filas

Os clientes que esperam em uma fila precisam saber quanto tempo estarão esperando antes que sua solicitação seja atendida. Um serviço de atendimento automatizado pode fornecer expectativas de tempo de espera para melhor gerenciamento de filas.

Simplicidade e Precisão

Um serviço de atendimento automatizado pode conectar os clientes diretamente ao agente ou departamento apropriado, fazendo-lhes algumas perguntas simples.

Múltiplas opções de roteamento

Muitos serviços de atendimento modernos têm várias opções de roteamento que reduzem o tempo de espera do cliente. Isso permite que os clientes ignorem a fila e falem diretamente com um agente designado para resolver seus problemas.

Atendimento ao cliente 24/7

Um serviço de atendimento automatizado permite que sua empresa esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, fornecendo aos clientes acesso ao atendimento ao cliente em todos os fusos horários.

Adicionada oportunidade de vendas

As secretárias eletrônicas automáticas são benéficas para proprietários de pequenas empresas e grandes empresas para melhorar e aumentar as vendas. Mensagens de atendimento personalizadas podem ser criadas para fornecer aos clientes as últimas ofertas e atualizações de produtos sempre que ligarem.

Diferentes setores que usam serviços de atendimento automático

Como mencionamos anteriormente no artigo, não importa se você é um pequeno empresário ou tem uma grande empresa, ter um serviço de atendimento automatizado ajudará sua empresa a crescer e prosperar.

Empresas de todas as estaturas e tamanhos podem aproveitar os benefícios que acompanham o serviço de atendimento automatizado para economizar tempo e reduzir os custos da operadora. Além disso, esses serviços são perfeitos para negócios que funcionam 24 horas por dia, 7 dias por semana, com recursos limitados e/ou clientes internacionais.

Além disso, os serviços de atendimento automático dependem em grande parte do tipo de serviços que as empresas oferecem. Com base nos serviços prestados, a seguir estão os locais onde você pode encontrar os serviços de atendimento automático mais utilizados.

MPME : Pequenas e Micro Empresas (MPME) são algumas das melhores empresas que preferem serviços de atendimento automatizado. Embora o volume de chamadas telefônicas possa ser menor, eles ainda podem colher os benefícios associados a um serviço de atendimento

Serviços HVAC : os serviços HVAC, como encanadores, geralmente recebem chamadas fora do horário comercial padrão. É aqui que ter um serviço ativo pode ser útil. Um serviço de atendimento automatizado pode tirar dúvidas e mensagens essenciais.

Negócios em crescimento/transição: empresas à beira da transição ou de uma atualização também tendem a usar serviços de atendimento que são flexíveis e podem se ajustar às crescentes necessidades de negócios

Imobiliária: Imobiliário geralmente acontece fora do trabalho e no campo. Neste momento, os profissionais do setor imobiliário precisam de alguém no escritório para atender às ligações e consultas dos clientes. É aqui que um serviço de atendimento automatizado personalizado é útil

Consultórios médicos e odontológicos: graças aos rígidos regulamentos da HIPAA, os provedores de serviços médicos e odontológicos devem aderir estritamente ao anotar as informações do cliente por telefone. É aqui que você pode personalizar um serviço de atendimento de acordo com as leis da HIPAA para garantir a segurança das informações do cliente

Companhias de seguros : os trabalhadores de seguros, como os corretores de imóveis, tendem a trabalhar em horários estranhos para atender melhor aos horários de seus clientes. Portanto, em tais cenários, até mesmo ligações fora do horário comercial são igualmente importantes. A configuração de um serviço de atendimento automático de chamadas ajudará a atender essas chamadas e fornecer aos clientes em potencial as informações que eles desejam.

Spas e salões: Ao contrário dos bons velhos tempos, os spas e salões modernos exigem que você faça um agendamento prévio. Configurar uma secretária eletrônica e personalizá-la ajudará os clientes a fazer esse agendamento com facilidade.

Em resumo, ter um atendimento automático é uma ótima opção para empresas com múltiplas áreas de atuação. Portanto, se sua empresa atua em diferentes áreas, ter um serviço de atendimento é extremamente favorável ao crescimento de seus negócios.

Conclusão

Os serviços de atendimento automatizado podem complementar os agentes tradicionais em um call center e ajudar a expandir seus negócios de várias maneiras. Com um atendimento automático, você tem uma recepcionista digital disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, para atender todas as dúvidas dos clientes. Isso tornou ainda mais importante para as empresas ter um serviço de atendimento automatizado para garantir que não percam nenhuma chamada importante, mesmo quando não estão fisicamente presentes para atender o telefone. Com um serviço de atendimento automatizado, as empresas podem garantir que todas as chamadas sejam atendidas com rapidez e eficiência, independentemente da hora do dia ou da localização do chamador.

Com um atendimento automático, você pode melhorar o atendimento ao cliente, aumentar a produtividade e agilizar a comunicação da sua empresa. Também pode ajudá-lo a economizar em custos operacionais, tempo e recursos de equipe, além de fornecer uma presença digital profissional 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Perguntas frequentes

O que é um discador IVR?

Um IVR Dialer é um discador automático que disca números de um determinado banco de dados e reproduz mensagens IVR (Interactive Voice Response) quando conectado.

O que é um sistema de atendimento automático?

Um sistema de atendimento automatizado permite que seu contact center atenda chamadas telefônicas sem um agente de atendimento ao cliente na linha. Em vez de sua equipe atender chamadas, uma secretária eletrônica automática usa autoatendimento e IA automatizada avançada para atender.

Qual é a função de um sistema de atendimento automático por voz?

A resposta de voz interativa é um sistema telefônico automatizado que combina mensagens pré-gravadas ou tecnologia de conversão de texto em fala com uma interface de multifrequência de tom duplo (DTMF) para envolver os chamadores, permitindo que eles forneçam e acessem informações sem um agente ao vivo.